「SmartHR」とは?クラウド労務ソフトの使い勝手を解説

創業手帳

SmartHRの特徴と導入方法・料金プランとは?クラウド人事労務ソフトでペーパーレス化を目指す


SmartHRは、労務手続きのペーパーレス化を目指すクラウドソフトです。
従業員の情報をデータ化して一元管理できるため、社会保険労務士がいなくても、スムーズな管理と社内業務の改善が期待できます。
また、従業員数の多い企業や支店や支社が離れている企業でも、管理業務を効率化できるかもしれません。
ただし、SmartHRは導入コストもかかるため、どのような業務の効率化とコストカットができるか慎重に判断することが大切です。

SmartHRソフトの特徴や改善できる業務内容、料金プランなどを解説します。
大切な従業員の情報を登録するものなので、コストパフォーマンスのほかに、セキュリティ面も押さえておきましょう。

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SmartHRとは


SmartHRとは、株式会社SmartHRが運営するクラウド型の人事労務ソフトです。
人事労務担当者の手間を削減し、それぞれの従業員による手続き書類の作成ミスや問い合わせなども減らすことが期待できます。
また、人事労務関係書類のペーパーレス化と一元管理によって、コストダウンや管理の効率化も目指せるでしょう。
魅力の多いSmartHRのサービス内容について基本情報を紹介します。

クラウド人事労務ソフト

SmartHRは、クラウド上で利用できる人事労務ソフトです。
従業員の雇用契約や入社手続き、年末調整などのさまざまな労務手続きの手間の削減とペーパーレス化を目指せます。
入退社の書類、社会保険・労働保険の手続き書類などを手間なく作成し、管理が可能です。

クラウド上で利用できるサービスで、紙が必要なく、情報の遠隔管理も集約化も思うままに行えます。
また、さまざまな外部サービスとも連携でき、自社システムとのデータ連携もできます。

SmartHRの特徴


SmartHRは、クラウドで使える人事、労務サービスとして他にはない特徴を持っています。
ユーザーの使いやすさを重んじて作られた機能や仕様によって、労務担当者はもちろんのこと、その他の従業員にとっても快適な利用が期待できます。
これまで煩雑になりやすく、従業員からの問い合わせに手間取っていた労務管理が見違えるほど快適になるかもしれません。

従業員の情報を一元管理してデータ化

SmartHRは、何百人もの情報も一元管理できるサービスが特徴です。
従業員一人ひとりの入社・雇用契約から社会保険関連の手続き、毎年の年末調整などの情報をクラウド上でまとめてデータ化。
必要に応じて呼び出し、データの書き換え、書類作成依頼ができます。
膨大なデータであっても、簡単な操作で必要な情報だけを呼び出し、最新情報を登録・管理できます。

労務関連の作業は、従業員への書類作成依頼や回収、データ入力、役所への提出書類の作成など、手間のかかる作業が多いものです。
未提出者への催促など、付随した業務まで発生するかもしれません。
しかし、SmartHRであれば、パソコン画面ですべての作業を完結でき、少人数の担当者でも簡単に管理可能で、人件費の削減が期待できます。

重要書類を簡単に作成できる

SmartHRでは、重要書類を知識のない人でも簡単、手軽に作成できるインターフェースが整っています。
労務関連の書類は、年末調整を筆頭に、あまりなじみのない書類が多く、関心や知識の少ない従業員にとっては書類作成もハードルが高いものです。
労務関連の従業員以外にとってわかりにくい書式や難しい文言は、書類作成のやる気を阻害する原因となり、提出の遅延を引き起こしかねません。

ところが、SmartHRでは、知識のない社員にも分かりやすい記入画面で書類作成を促せます。
SmartHRの書類作成は、労務担当から個々に届いた質問に画面上でアンケートのように答えていくだけで完了です。
分かりやすい形で質問してもらえるため、知識のない人も簡単に書類を作成できます。
また、パソコンやスマホ上で答えられるため、負担を感じることなく、速やかな提出に踏み切れます。

また、提出されたデータは、自動で最新情報として保存されるため、労務担当者には回収や新データ入力の負担がありません。
さらに、自動で被保険者資格取得届などの書類も作成し、申請までの準備が整います。
社員の提出したデータをそのまま保存、書面にできるため、データの写し間違えもありません。

Web上で完結できる

SmartHRは、WEBで手続き書類の作成から提出まで完結でき、ペーパーレス化できるサービスです。
紙の書類を使う手間やコストを削減し、スマートに労務関連手続きを終えられます。
データのみをやり取りするため、印鑑も必要ありません。

SmartHRは、e-Gov APIとも連携しており、役所やハローワークへの書類提出もWeb上から完了できます。
e-Gov APIは、政府の運営する電子申請システムで、インターネット上の書類受付窓口を指します。
すべての手続きがWEB上で完結し、紙の書類の提出や保管の必要性も減らせるでしょう。

SmartHRの料金プラン


SmartHRには無料バージョンから有料まで、複数の料金プランが揃っています。自社の環境と照らし合わせながら、必要に応じてプランを選択しましょう。
無料でも基本的な作業を体験できますが、一部機能の利用が制限されます。人数も制限があるため、従業員数などを鑑みて有料プランの導入も検討してみてください。

SmartHRの有料プランは「登録された従業員の人数分」のみ費用が発生するシステムなので、自社の規模に合わせて無駄なく使えます。
また、すべてのプランで、15日間の無料お試し期間が利用できます。いずれのプランを利用する場合でも、まずは無料で試してみると良いかもしれません。
また、有料プランのいずれも、料金を明確に知りたい場合には見積もりが必要です。

プロフェッショナルプラン スタンダードプラン スモールプラン
人事情報管理
自動書類作成
電子申請
ペーパーレス年末調整
マイナンバー管理
Web給与明細
履歴閲覧・編集
履歴登録
申請・承認
カスタム社員名簿
組織図
お知らせ掲示板
多言語化対応
ラクラク分析レポート 有料オプション 有料オプション
従業員サーベイ 有料オプション 有料オプション
SSO/SAML認証 有料オプション 有料オプション 有料オプション
オンライン雇用契約・文書配付 有料オプション 有料オプション 有料オプション
専任担当者
導入サポートコンテンツ
カスタマーサポート

スモールプラン

スモールプランは、従業員数は50名以下で、基本的な労務や人事の一元管理を目指す企業向けのプランです。

『専任担当者』の利用は従業員数51名以上からですが、導入サポートコンテンツの利用やチャットによるカスタマーサポートも受けられます。

スタンダードプラン

スタンダードプランは、最新の従業員情報を収集し、蓄積、活用するためのプランです。
従業員の多い企業、組織規模の大きい企業に向いています。スタンダードプランでは、スモールプランの機能に加えて、新たに6つの機能を利用することができます。
いずれも使い勝手がよく、拡張性が高いため、人事労務の作業をより効率化できるでしょう。

外国人従業員のための多言語化対応もでき、グローバル化にも適応したプランです。組織図やカスタム社員名簿など、さらに社内の管理がしやすくなるかもしれません。

プロフェッショナルプラン

プロフェッショナルプランは、分析レポートに人事データを活用したい企業向けです。スタンダードプランの機能に加えて2つの機能が追加されます。
さらに、有料オプションの追加も可能なので、業務形態に合わせて運用しやすくなっています。

¥0プラン

¥0プランは、従業員30名以下の企業で使えるプランです。15日のお試し期間が終わった後にこのプランを選択すると、利用できるようになります。
他のプランとは異なり、機能が制限されますが、基本的な労務管理のシステムは継続して使えます。

SmartHRの利用手順


SmartHRを利用するには、以下の手順での申し込みが必要です。
まずは、無料で使える期間があるため、15日間使ってみた上で、具体的な導入を検討すると良いかもしれません。
また、無料期間中も実際の従業員データを入力できるため、有料化や¥0プランへの変更を前提に、お試し期間中からデータを蓄積していくのもおすすめです。

見積もりを取る

SmartHRでは、それぞれの有料プランごとに見積もり依頼を出せます。見積もりには会社名、担当者氏名、アドレスや従業員数などが必要です。
専用フォームから依頼すると、2営業日以内に担当者から連絡があり、見積もり結果は電話で聞けるので、その内容をもとに導入を検討しましょう。

無料トライアルを利用後プラン選択

SmartHRでは、見積もりをせずに無料トライアルを利用できます。無料トライアルは15日間で、初期設定はスモールプランです。

無料トライアルの登録後、すぐに実際の従業員データや給与データの入力が可能です。
実際に従業員のデータを入力して使い方を試しても良いですし、仮のデータで操作して確認もできます。

無料トライアル期間が過ぎると、有料プランか¥0プランを選択して、本格的な労務管理が始められます。

ダミーデータでお試しもできる

会社設立や従業員の雇用が始まる前にSmartHRを利用する場合には、ダミーデータの使用もできます。
実際の従業員のデータをお試しで使いたくない場合にも安心できるかもしれません。仮の従業員データを使って、ソフトの性能や使い勝手を存分に試すことができます。

15日経過後にプランを選択

SmartHRの無料トライアル期間終了後は、プランを選択すれば本格的に導入スタート。
無料トライアル時には不要でしたが、その後はクレジットカードの登録が必要です。¥0プランを導入する場合でも、クレジットカードの登録は求められます。

手続きせず15日間が終了した場合でも、勝手に有料プランに切り替わることはありません。
ただし、無料のままでは、これまで入力したデータは利用できなくなります。無料トライアル期間終了後は、何らかの手続きを取りましょう。

有料オプションを選ぶ

SmartHRには、有料のオプションもあります。プランの内容だけでは物足りない、機能を拡張したい場合には検討してみてください。
有料オプションは、有料プランを選択した企業のみ利用できます。¥0プランではオプションを利用できません。

有料オプション「文書配付(旧:雇用契約)」

「雇用契約書」・「秘密保持誓約書」・「在籍証明書」・「給与改定通知」などの文書を配付、管理できるオプション。
印刷や郵送ではなくオンラインで完結でき、従業員もスマートフォンなどから場所や時間を問わず確認できるのが良い点です。

多拠点に展開している企業も、パソコンを持たないパートアルバイトの多い企業も、スムーズに文書をデータで配付し、閲覧や合意の依頼などを促せます。

有料オプション「分析レポート」

クラウド内に蓄積・連携されたデータをもとに、集計や分析レポートを作成します。人員採用や配置計画などに人事データを活用したい企業に役立つオプションと言えます。
簡単な操作でこれまでのデータを可視化でき、データ分析の専門知識のない担当者でも使いやすいです。

有料オプション「従業員サーベイ」

従業員サーベイは、クラウド上に登録されている従業員へ向けてアンケートを作成し、配信できるサービスです。
配信から回収、集計までを簡単操作で行えます。また、回答結果を部署や役職、雇用形態や性別など、登録情報に基づいて集計し、分析も可能です。
組織改善など、企業内の問題解決を目指す場合に役立ちます。

セキュリティは大丈夫?


SmartHRは、クラウド上で人事や労務管理を行うサービスです。人事や労務では、企業の重要な情報を扱い、情報の漏洩などは許されません。

SmartHRを導入するにあたっては、多くの個人情報をクラウドで一元管理するため、セキュリティ面の対策は非常に気になる問題です。

セキュリティチェックシートを公開

SmartHRでは、以下の2つのセキュリティチェックシートを公開しています。
ひとつは、経済産業省が公開する「クラウドサービスレベルのチェックシート」。
もうひとつは、情報処理推進機構が公開する「安全なウェブサイトの作り方セキュリティ実装チェックリスト」に準拠したシートです。
導入前には、自社の基準と比較検討してみましょう。上記のシートは、ホームページからダウンロードできます。

SmartHRのセキュリティの取り組み

SmartHRでは、セキュリティの取り組みとして以下の対策を行っています。
暗号化や強固な認証設定のほかに、企業として国際標準規格認証を取得するなど、様々なセキュリティへの取り組みを実践しています。

  • 機密情報を暗号化して保管
  • 二段階認証を設定可能
  • 接続元 IP アドレス制限
  • 常に暗号化された通信
  • ISO 27001(ISMS)を取得
  • SOC2 Type1 報告書を受領
  • 人為的流出への抑制力
  • シングルサインオン(SSO)

 

SmartHRの導入時の注意点


SmartHRの導入時には、以下のような点に注意が必要です。よりスムーズな導入を目指し、慎重に準備を進めましょう。

継続手続きしないと情報の閲覧ができなくなる

SmartHRで行う最初のアクションは、無料トライアルの利用です。無料トライアルから有料や¥0プランへ移行は可能ですが、自動では移行されません。
そのため、無料期間が過ぎたら担当者が必ず継続の手続きをする必要があります。
継続手続きを行わないと、これまでのデータを閲覧できなくなるため、早めにプランを決定し、継続手続きを行ってください。
プランは途中でも変更できるため、まずは必要最低限のものを選んでおいても問題ないでしょう。

すべてのプランでクレジットカード登録が必要

SmartHRでは、無料で利用できる¥0プランでもクレジットカードの登録が必要です。
少人数で事業を始めたい人でも、クレジットカードがないとSmartHRを利用できません
にクレジットカードを登録するのは抵抗があるかもしれませんが、必須となっています。

ダミーデータを削除しないと課金対象に

SmartHRでは最初のお試しとして、ダミーデータを使えます。
ただし、有料プランへと移行する際には、ダミーデータを削除しないとダミーの分まで従業員数として判断され、課金対象となってしまいます。

有料への移行の際には、無駄な課金をなくすためにも前もってダミーデータを消すようにしてください。

まとめ

SmartHRは、入退社の書類作成、社会保険・労働保険手続きをペーパーレスにできるクラウドソフトです。
セキュリティ面も十分な対策があり、労務の効率化を安心して目指せます。

まずは、無料で使用して有料版を検討・導入することも可能。また、料金プランはサービス内容と従業員数で選べて、無料のままでも使えます。
自社の規模に合わせて柔軟に、人事労務管理の手間とコストの削減を目指しましょう。

創業手帳(冊子版)は、事業計画やなど起業前後に必要な情報を掲載しています。起業間もない時期のサポートにぜひお役立てください。
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(編集:創業手帳編集部)

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