社員旅行は経費として認められる？計上するための条件やポイントを解説

社員旅行は従業員の親睦を深めるイベント

社員同士の親睦を深めたり、日常業務を離れてリフレッシュしたりするために社員旅行を実施している企業は少なくありません。
社員旅行を行うことで、普段接点がない社員同士が交流して気分転換の機会になることも期待できます。
従業員の定着率を高めるほか、チームワーク向上を目的として社員旅行を計画するケースも多くあります。

ここでは社員旅行を円滑に行うために経費の考え方や処理方法についてまとめました。
社員旅行を実施するための計画段階で取り組んでおきたいこともあるので、ぜひ確認してください。

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社員旅行は経費計上できる？

社員旅行は、従業員のチームワーク強化や人材定着につながる施策として多くの企業で導入されています。
ここでは、社員旅行の経費計上について基本的な部分を紹介していきます。

「福利厚生費」として経費計上が可能

社員旅行の費用は、福利厚生費として経費計上が認められています。これは会社の意思決定として社員旅行が実施される場合です。
この福利厚生費とは、企業が社員のために支払う給与以外の費用を指す言葉です。

社員旅行の費用以外に、企業が実施する健康診断やイベント、レクリエーション、交通費や住宅手当も福利厚生費に該当します。
ただし、社員旅行といってもその形態にはいろいろあります。どういった社員旅行が経費計上できるかは以下で確認してください。

社員旅行で経費計上できる費用

社員旅行を経費計上するには、一定の条件を満たさなければいけません。
全従業員を対象としていることや原則として4泊5日以内でひとり当たりの旅費が高額になり過ぎないことなどが条件です。

また、社員旅行を実施する目的は、従業員のリフレッシュや親睦を深める、コミュニケーションの活性化などです。
国税庁のホームページによると、社員旅行や慰安旅行であれば経費計上が可能とされています。
しかし、社員のスキルアップや知識向上を目的とした場合には、研修旅行に当たります。研修旅行に該当する場合には、福利厚生費ではなく研修費で処理をしてください。

ほかにも旅行に参加する人数が全体の人数の50％以上であることも条件です。
工場や支店ごとに行う旅行であれば、それぞれの職場ごとに人数の50％以上が参加することが求められます。
例えば、営業目標を達成したチームだけや表彰された人だけの社員旅行は全従業員を対象としていないため、原則費用計上が認められません。

社員旅行が経費計上できるかどうかは、旅程や主催者などを含めて総合的に勘案しなければいけません。
過度に贅沢な旅行になると経費として認められないことがあるので、計画を立てる時には注意してください。

社員旅行で経費計上できない費用

社員旅行中の費用には、いろいろな支出が含まれます。社員旅行の費用として計上できるのは、食事や観光活動の費用です。
一方で経費計上できない費用として、社員旅行の自由時間中の支出やお土産費用があります。

社員旅行中に個人や少人数で動く時間が設定されているケースは多いでしょう。しかし、この自由時間の食事や観光代は個人的な支出なので経費計上できません。
社員旅行の時には、個人的な出費に関しては経費計上できないことを事前に共有しておくようおすすめします。

社員旅行の費用を経費にするための条件

社員旅行は一定の条件を満たすことで費用の経費計上が認められます。どういった条件があるのか確認しておいてください。

旅行の期間が4泊5日以内

国税庁の所得税基本通達では、社員旅行が福利厚生費として認められる旅行期間は4泊5日以内とされています。
4泊5日以内の旅行でなければ認められないため、4泊5日以上の旅行のうち、4泊5日分だけ経費とする処理は認められていません。

また、条件を満たせば海外旅行も経費計上できます。海外旅行の場合には海外での滞在日数が4泊5日以内が条件となります。移動中の機内泊は宿泊日数としてカウントしません。
社員旅行の計画を立てる時には、日数にも注意してください。

全従業員のうち50％以上が参加している

社員旅行は、全従業員を対象にしていてそのうちの50％が実際に参加することも条件です。
社員旅行の対象者が限定されていると、特定のグループだけが恩恵を受けることになり、公平性を保てません。

また、様々な事情で50％以上の参加が難しいケースもあるでしょう。
国税庁では参加率が38％であった社員旅行について、社会通念上一般に行われているレクリエーション旅行であり経費計上を認めると回答しています。
例外はあるものの、原則としては50％以上の参加が条件なので、どうしても参加率が足りない場合には経費計上の可否について専門家に相談するようにしてください。

旅行プランが「社会通念上一般的なもの」

社員旅行のプランがあまりに豪華な場合には、経費として認められない可能性があります。
社員旅行の内容は一般的に受け入れられる範囲、社会通念上一般なものでなければいけません。
あくまで旅行の目的は、従業員のリフレッシュやコミュニケーションの活性化です。その目的に照らして妥当な金額でないと税務調査で指摘される恐れもあります。

目安としては、ひとり当たりの旅費が10万円を大きく超えない金額が目安です。具体的な会社負担費用の上限は定められておらず、常識的な範囲とされています。
国税庁ホームページで紹介されている事例では、ひとり当たりの会社負担額が10万円の場合は経費計上が認められています。

社員旅行を経費計上できないパターン

社員旅行の有無や扱いは会社ごとに違います。会社によっては、福利厚生費として経費計上できない社員旅行になっているかもしれません。
どういったケースで経費計上できないのかパターンを紹介します。

不参加の従業員に現金支給している

社員旅行は、全員が参加できるとは限りません。
しかし、不参加の従業員に現金を支給している場合は、福利厚生費として認められず、所得税の課税対象になってしまいます。
もしも社員旅行の旅費分を金銭として支払うように依頼されたとしても必ず断るようにしてください。

福利厚生費は、金銭以外で提供しなければいけません。ギフトカードや金券も金銭支給とみなされます。
不参加者に金銭を提供すれば、社員旅行参加者まで課税対象になってしまいます。
ただし、業務都合で参加できなかった場合には不参加者だけ給与として課税されて、参加者の分は課税対象になりません。

取引先の接待を兼ねた社員旅行

福利厚生費は、企業が従業員の慰安や健康、モチベーションアップのために支給する費用です。
取引先の人のように従業員以外の人を招いた時には、福利厚生費に当たりません。
それが従業員の家族であっても、社員旅行の参加費用を会社が負担すれば福利厚生費ではなくなります。

社外の人間との旅行は、接待交際費で処理しますが、接待交際費で処理すると、一部損金として計上できない可能性もあるので注意してください。

観光だけが目的の社員旅行

社員旅行は、従業員のモチベーションを高めたり、労をねぎらったりする目的であることが前提です。
旅行とはいっているものの、純粋に観光だけを楽しむような旅行は私的利用とみなされます。
私的利用の場合には、給与として計上しなければならないケースもあるので注意してください。

もちろん、旅程に観光が組み込まれている、一部観光の時間がある程度であれば問題ありません。
しかし、完全に観光だけの旅行は慰安やリフレッシュに該当しないので経費計上が認められません。

従業員の家族が同伴している社員旅行

従業員だけでなく従業員の家族にもリフレッシュしてもらう目的で家族が同伴する社員旅行も珍しくありません。しかし、福利厚生費はあくまで従業員を対象としたものです。
そのため、従業員の家族が同伴する場合、家族分は福利厚生費として計上できません。

家族経営の企業で社員旅行をした場合、福利厚生となる条件を満たしていれば旅行費用を福利厚生費として計上できることがあります。
しかし、家族しかいない場合などプライベートでの旅行であると判断されれば経費計上できません。
社員旅行の目的は、従業員のリフレッシュや慰労などです。その目的から外れていないことを示せるように業務に関連する要素を含めるといった工夫をするケースもあります。
また、パンフレットなどに社員旅行であることを記載して客観的に示せるようにしてください。

従業員の家族が社員旅行に同伴する場合には、参加費用は従業員が全額負担をすることになります。
家族の参加費用を支払ってもらう際には、振り込みや領収書発行など支払いが明確に記録できるようにしてください。
さらに同伴する家族は、自由行動を除いて社員旅行の全行程に参加しなければいけません。
ただし、介助が必要な場合など個々の事情でも判断が変わるので、まず専門家に相談することをおすすめします。

一部の従業員のみが対象の社員旅行

一部の成績優秀者や会社役員のように、特定の社員だけを対象者にする旅行は福利厚生費として認められません。社員旅行は、従業員の慰安であるためです。
ただし、事業所や工場、支店といった単位で社員旅行を開催することは認められています。
加えて、社長だけや役員しか従業員がいない場合にも旅行の費用は福利厚生費として計上できません。役員は福利厚生費を受ける側ではなく提供する側であることが理由です。

社員旅行を経費計上するためのポイント

社員旅行を経費として計上するためには、旅行自体の性質が慰安やモチベーションアップを目的としていなければいけません。
さらに、経費計上する時の事務処理にもポイントがあります。
社員旅行は、税務調査で本当に福利厚生費として認められるかどうかを確認される可能性があります。どのような点を押さえて経費計上すればいいのか把握しておいてください。

証拠書類を残す

社員旅行の費用を経費計上する時には、社員旅行の実施に関わる証拠書類を必ず残しておいてください。
税務調査を受けた時に社員旅行が実施されたことを証明する必要があります。経費計上のために保管しておきたい証拠書類は主に以下のものです。

• 社員旅行の参加者リスト
• パンフレット
• 社員旅行の集合写真
• スケジュールや日程表
• 旅行中に支払った費用の領収書や請求書、明細書

税務調査の対象期間は、通常で3～5年です。しかし、最長で7年間のデータが求められることがあります。
7年間は保存しておくようにしてください。

就業規則に明記しておく

社員旅行の費用を福利厚生費として経費計上するには、就業規則に社員旅行の実施について明記しておくようにします。
福利厚生の一環として定期的に社員旅行を実施すること、全社員が対象であることを就業規則に明記してください。

加えて、社員旅行に付随する費用負担についても就業規則に含めておけば、費用負担に関わるトラブルを予防できます。
具体的には、社員旅行が海外であった時にはパスポートが必要です。パスポートの取得費用は個人と企業のどちら負担になるのかは就業規則で決められます。

会社が費用を負担すると就業規則で定めておけば、福利厚生費の一部として計上可能です。
就業規則に社員旅行の実施や費用について明記すれば、社員旅行が会社の公式なものであると明確にできます。
従業員全員に向けた旅行であると証明しやすくなり、税務上の問題を未然に防ぐことが可能です。

社員旅行の仕訳方法

ここからは、実際に社員旅行の費用を計上した時の仕訳を紹介します。

＜例＞
社員旅行の会社負担分として100万円を現金で支払った。

借方		貸方		摘要
福利厚生費	100万円	現金	100万円	社員旅行費用

社員旅行の中で日程に研修が含まれるケースもあります。そういった場合には、社員旅行、レクリエーションに該当する部分と研修に該当する部分を分けて計上します。

＜例＞
社員旅行の会社負担分として100万円を現金で支払った。ただし、うち10万円は研修にともなう費用である。

借方		貸方		摘要
福利厚生費	90万円	現金	100万円	社員旅行費用
研修費	10万円			工場見学研修費用

まとめ・条件を満たして社員旅行を経費計上しよう

社員旅行を含め、企業で発生する福利厚生費はバリエーションが多くあります。経費計上の時にもどのように扱うか悩むかもしれません。
社員旅行として計上できる条件を知っておけば、会計処理や費用面でのトラブルを避けやすくなります。
どういったケースがあるのか、どのように自社に当てはまればいいのか考えておくようにしてください。

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（編集：創業手帳編集部）