資料作成におすすめのAIツール6選！活用する方法や注意点も解説

資料作成のAI活用で業務効率化や作業の属人化防止になる！

AIはデータの集計や文章の構成、デザインなどの資料作成を任せられる心強い存在です。
AIに資料作成を任せることで仕事が効率化するため、コア業務に注力できるようになります。

どのようにAIを活用すればいいのか、人が手を加えるべき部分はどこなのか、この記事を読んで理解してください。
AIを使った資料作成について紹介します。

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資料作成でAIができることとは？

会社の仕事の中でも、資料作成に多くの時間を割いている人は多いかもしれません。
見やすさやデザイン、構成のように良い資料を作るための要素は多くあり、誰でも使いやすい資料を使作るためには時間も手間もかかります。

しかし、資料作成はAI（人工知能）に任せることが可能です。ここでは、AIを使った資料作成について紹介します。

大量の情報処理や分析

AIが得意とする分野のひとつが、大量の情報処理と分析です。
人が扱えば膨大な時間がかかるようなデータの処理でも、AIであれば高速で処理できます。

リアルタイムで分析できるため、最新のデータを会議や経営判断に反映させることも可能です。
より多くの情報を扱えるようになることで、分析の正確性の向上が期待できます。

構成の生成

AIは、資料の構成も生成できます。
誰しもが理解できる資料を作成するためには、導入から本論、結論まで理解しやすい資料構成が必要です。

AIに資料の目的や方向性を指示すれば構成を作成してくれるため、資料のあらすじを考えたい時にも便利です。
AIによる構成生成は、その資料に関連しそうな情報や発展的な方向性を考える手がかりにもなります。

文章生成

AIは、資料の文章も新しく生成してくれます。
特定の質問や指示を入力することで、資料や質問の内容を分析して文書として表示します。

また、複数言語で資料を作成でき、異なる言語圏のクライアントに対しても瞬時に対応が可能です。
ビジネスのグローバル展開を考えている企業にとっても、言語の壁を軽々と超えるAIが役立ちます。

デザイン作成

AIに資料の内容を任せられなくても、デザインやレイアウトは任せられる場合があります。
テンプレートを選んで統一感がある資料を作成したり、デザインを改善したりと多くの部分を自動化することが可能です。
イメージ画像を自動で挿入してくれるAIもあり、今まで作成していた資料とは一線を画す仕上がりが期待できます。

校正

資料を作成する時に、不自然な日本語の表現や誤字のチェックは欠かせません。また、英語の資料であれば翻訳のチェックも必要です。
AIは、資料の構成やスペルチェック、翻訳なども可能です。時間がかかる資料の構成もスピーディーに行ってくれます。

AIが作成するのに適している資料

資料作成にAIを使うことで、業務効率化や時間短縮に多くの効果が期待できます。
しかし、どのような資料でも作成できたり、どのような内容でも効果的に使えたりすることはありません。

AIが作成するものとして適しているものは、大量の数値データや科学的事実に基づいた資料です。
具体的には、経営陣が会議使う財務資料や顧客に数値で根拠を示すような営業用資料です。
膨大なデータの取り扱いであれば、AIに任せるほうが高速で正確に実行してくれます。

一方で、誰かにわかりやすく説明するために図解がある資料や、商品の魅力を訴求するためのアピールは人間のほうが得意なケースがあります。
AIがどのような分野が得意なのかを知って、どこまで活用するかを明確に区分するようにしてください。

資料作成におすすめのAIツール6選

ここでは、資料作成に便利なAIツールを厳選して6つ紹介します。自社に合ったAIツール選びにお役立てください。

1. SlidesGPT

SlidesGPTは、プレゼンテーションに使うスライドを自動生成できるAIツールです。
プレゼン資料の概要やテーマを入力して作成できるほか、複数言語に対応しています。
資料作成だけであれば無料で無制限に利用できるため、試してみてください。

2. Canva

Canvaは、オンラインで様々な資料を作成できるAIツールです。
テンプレートが豊富で1億点以上の素材を使えるほか、AIライティングやAI画像生成もできます。
テンプレートに制限がありますが、まずは無料版を利用してみてください。

3. Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilotは、Microsoft365ソフトで使用可能なAIツールです。
パワポのプレゼンテーション作成支援のためのAIツールで、具体的な指示を出せば自動で資料を最適化してくれます。
議事録の作成やデータの整理のほか、メールやチャット内のやり取りの要約もでき、チームでの仕事を円滑にしてくれます。

4. Tome

Tomeは、テキストから文章と写真がついたスライドを作成してくれるAIツールです。テンプレートが豊富で、画像生成AIでオリジナル画像を資料に使用できます。
iOSアプリもあるため、パソコンが使えない時でもiPhoneやiPadで資料作成可能です。

5. Elucile

Elucileは、テキストを入力するだけでスライドを自動生成できるAIツールです。デザインテンプレートは、1,000種類以上あります。
日本人向けサービスで直感的に使いやすくデザインも提案してくれるため、デザインスキルがなくてもわかりやすい資料を作成できます。

6. Gamma

GAMMAは、スライド資料だけでなく、ドキュメントやWebページも作成できるAIツールです。
オンラインで共有でき、スタンプやコメントでリアクションも残すことが可能で、複数人での作業にも便利です。
無料ですべての機能をすぐに使えるため、ぜひ試してみてください。

資料作成でAIを活用するメリット

現在は人が行っている資料作成を、わざわざツールを導入してまでAIに任せようとは考えない企業もあるかもしれません。
しかし、AIに資料作成を任せることは、想像以上に多くのメリットがあります。どのようなメリットがあるのかまとめました。

データ分析が得意なため説得力・正確性が増す

計算機やツールを使用しても、人が扱えるデータの量には限りがあります。また、人間が作業する以上はヒューマンエラーをなくすことは不可能です。

AIにデータの集計や抽出、分析を任せることによって、多くのデータを正確に扱えるようになります。ビジネスシーンでは数字の正確性が求められます。
間違いがなく客観的なデータに裏打ちされた資料を作成することは、資料全体の信頼性を高めるためにも有効な手段です。

誰でも安定したクオリティの資料を作成できる

誰にでもわかりやすい資料を作るためには、経験や知識も必要です。
わかりやすい説明やクライアントに対する訴求方法を確立するまでには、時間がかかります。

しかし、AIを資料作成に使えば、経験や知識が少ない人でも安定したクオリティの資料を作成可能です。資料の品質を安定させるためにAIが役立ちます。

業務の属人化予防につながる

職場で専門的スキルや知識を持つ人に仕事が集中してしまうのは珍しくありません。
しかし、特定の人にしかできないことや、属人化した業務があることは業務の偏りを生み出す原因になります。
担当者が休職したり離職したりした時に、対応できる人がいなくなってしまうかもしれません。
資料作成にAIを使えば、誰でも資料を作成できるようになり属人化の解消につながります。

業務を効率化できる

資料作成をAIが行うことで、大幅に作業時間を短縮して業務効率化が叶います。
今までは、資料を作成するためには、必要な情報を集めて整理し、構成や文章、レイアウトを考える作業が発生していました。

しかし、AIを使えばこれらの作業も不要です。資料作成をAIに任せられれば、捻出した時間でより重要なコア業務に注力できるようになります。

一貫性と統一感がある資料を作成できる

資料作成が難しい理由のひとつとして、一貫性や統一感を確保する難しさが挙げられます。
資料を作成しているうちに何を伝えたいのかわからなくなったり、全体的にまとまりがない資料になったりする経験は多くの人が持っています。

AIであれば、自動で全体の構成や文章を作成したり、レイアウトやデザインを整えることが可能です。
主張の一貫性や、デザイン、レイアウトの統一感を確保できます。

資料作成にAIを活用する方法

資料作成にAIを活用するためには、どのようなステップが必要になるのかまとめました。
これからAIを導入しようと考えている人も、実際に活用できるまでの流れを知っておいてください。

目的にあわせてAIツールを選ぶ

資料作成にAIが使えるといっても、どのAIツールでも良いというわけではありません。
作成する資料の種類や目的、クライアントのニーズに最適のAIツールを選ぶ必要があります。
AIツールを選ぶ時には、その機能や特徴、得意分野のほか、操作性なども比較検討します。実際に使用する人の意見も聞いて選ぶようにしてください。

ツールの使い方を学習する

どれだけ優秀なツールであっても、使い方が悪ければその効果を発揮できません。ツールを導入した段階で研修会や勉強の機会を作るようにしてください。
また、AIツールのアップデートや機能追加にあわせて継続的に勉強の機会を設けることをおすすめします。

適切なプロンプトを作成する

AIをうまく活用するためには、適切な指示や情報であるプロンプトが欠かせません。プロンプトの書き方次第で、作成される資料のクオリティが大きく変わります。
つまり、AIに対してどのようなデータを使うのか、ターゲットは誰か、文体はどうするかなどの指示をしなければいけません。
具体的には、資料の役割や提案相手、商材や目的などのほか、箇条書きを使うかどうかや制約条件を指定します。

AIツールの使用に慣れてきたら、使いやすいプロンプトのひな型を用意しておくことも考えてください。
適切なプロンプトを作成するための項目を以下で紹介します。

AIの役割

まず、前提としてAIがどのような役割を果たすのかを説明します。
具体的には、「あなたは○○に精通したコンサルタント。以下の内容を守って資料を作成してください。」や「顧客の課題○○を解決する会社に勤務するコンサルタントとして以下のものを作成してください」などの形で進めます。

タイトル

資料のタイトルは軽視されがちですが、資料の内容や方向性を示し、相手の注意をひきつける重要な役割があります。
もちろん、AIにタイトル作成を任せることも可能です。

ただし、具体的なタイトルを指定しておくことで、その内容やターゲットが明確になって資料の完成度が高まります。

ターゲットユーザー（読者）

「誰に」その資料を見せるのか、提案相手、ターゲットユーザーを必ず指定してください。ターゲットによって、その資料の内容や表現方法、文体などが変わります。
具体的には、「○○銀行のDX推進部門責任者」などの形で細かく指定してください。

資料・サービスなどの概要

提案する資料やサービス、商材の概要をAIに説明します。
これから訴求するものの特徴やメリット、提供価値を明確に示すことによって、AIがどこに焦点を当てるべきなのか判断しやすくなります。
どのような点に魅力があるのか、何を訴求したいのかを可能な限り明確にしておくようにしてください。

スライドの構成・条件

必要な情報としてスライドの構成や条件も指定します。
「スライドの枚数は○○枚」や「スライド1枚につき重要なメッセージはひとつ」などの形で指定可能です。

また、「この資料で当社の商品がクライアントに必要であると気付かせる内容を盛り込む」や「プランや価格をまとめたスライドを作成する」などの条件も指定できます。
より具体的なプロンプトを与えるためには、どのような資料が求められているのか情報を整理しなければいけません。
プロンプトを作成する前に、まずは情報を整理しておくようにしてください。

AIに資料を作成させる時の注意点

AIは使い方次第で大きく業務に貢献してくれます。一方で、その特性を理解していないと想定した効果は得られないかもしれません。
AIに資料を作成させる時の注意点をまとめました。

セキュリティ対策を徹底する

AIに資料を作成させる時には、セキュリティ対策を徹底しなければいけません。
資料作成に使用したAIがサイバー攻撃を受ければ、情報が漏えいするリスクがあります。
AIツールを選ぶ時には、十分にセキュリティ対策がなされているかどうかをチェックしてください。

ハルシネーションが起きる可能性がある

AIを利用している時にハルシネーションが発生するリスクも考えなければいけません。
ハルシネーションとは、「幻覚、幻影」を意味する言葉で、AIが事実と異なる情報をユーザーに生成することを指します。

AIは、日々精度を向上させているものの、古い情報が含まれていたり、単語のニュアンスを取り違えたりすることもあります。
AIだけに資料作成を任せるのではなく、人によるチェックを行うなど対策が必要です。

オリジナリティに欠ける

AIはすでに存在しているデータをベースとしているため、生成される内容にオリジナリティが欠けていることがあります。
資料の中には、聞き慣れない単語や印象に残る表現が必要なものもあります。しかし、AIだけでは目新しくて人の心に残る文章、資料を作成するのは困難です。

資料のレイアウトが適切かチェックする

AIに資料作成を任せた時には、レイアウトが適切かどうかも確認します。タイトルや見出し、本文が見やすい形で配置されているかをチェックしてください。

資料のレイアウトは、相手や目的にあわせて設計されなければいけません。ターゲットに対して訴求するような構成になっているかを確認しましょう。

まとめ・資料作成でAIを使用する時は注意点も理解して導入しよう！

資料作成にAIを使うことで、大幅に業務効率化できます。膨大なデータを分析した資料作成や文章校正、翻訳などの分野はAIが得意とするところです。
ただし、AIを使いこなすためには、適切なプロンプトを作成するほか、人によるチェックが欠かせません。
どのような注意点があるかを事前に知っておくようにしてください。

（編集：創業手帳編集部）