アウトソーシングのメリット・デメリットとは？選び方などもわかりやすく解説！

アウトソーシングを活用して業務効率化を図ろう

昨今の働き方改革や人材不足により、アウトソーシングの需要は高まっています。
そこで、この記事では、アウトソーシングとはどのようなものか、特徴や種類といった基本的な内容をはじめ、メリット・デメリットやアウトソーシング先の選び方を解説します。
また、アウトソーシングを導入できる業務の一例も紹介しているので、検討中の方は参考にしてください。

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アウトソーシングとは

自社の業務の一部を外部の企業へ委託することをアウトソーシングといいます。
ここではアウトソーシングについてより詳しく解説するとともに、人材派遣との違いや需要の高まった理由をご紹介します。

業務の一部分を委託すること

アウトソーシングとは、「アウト（外部）」と「ソーシング（調達）」を組み合わせて作られた言葉で、外部の企業や人材に業務の一部を委託することです。
その業務に特化した専門企業にアウトソーシングすることで、業務の効率化や品質向上、コスト削減などが期待できます。

元々アウトソーシングはシステム開発や運用を外部に委託する際に使われていましたが、最近では営業や事務、製造など様々な業務に対応したアウトソーシング企業が増加しています。

人材派遣との違い

アウトソーシングは外部の企業や人材に委託することから、人材派遣と混同されることも少なくありません。
しかし、両者には、業務の管理者が社内と社外、どちらの人間かという明確な違いがあります。

例えば業務を外部委託するアウトソーシングの場合、作業に必要なスペースや人材の確保・管理はすべて委託された企業が担います。
一方、人材派遣では、業務に必要な人材を人材派遣会社から派遣してもらうだけです。そのため、作業スペースの確保や派遣スタッフへの指導・指示は社内の人間が行います。

需要が高まった理由

アウトソーシングの需要が高まった理由のひとつとして挙げられるのが、人材不足です。
少子高齢化の進む日本では労働人口が年々減少しており、多くの企業が人材の確保に悩んでいます。

しかし、人材が確保できないからといって仕事量が減るわけではありません。
むしろより高い付加価値を求められることによって、1人がこなさなければならない仕事量は増加傾向にあります。
そのため、人材不足を解消し、業務を円滑に進めるためにアウトソーシングを活用する企業が増えているのです。

アウトソーシングの種類

アウトソーシングは業務によって、形態や名称が異なります。ここでは、「BPO」「ITO」「KPO」「SPO」という代表的な4つの種類について、詳しく解説していきます。

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）

業務のプロセスを専門的な知見に特化した外部業者にまとめて委託することをBPOといいます。
総務や人事、経理など間接部門の業務や業務プロセスをノウハウのある企業に委託するため、課題の洗い出しや分析・改善が期待でき、質の高い業務水準を実現します。

また、事業の柱となる事業に人材や資金を集中させることができるのもBPOのメリットです。

ITO（インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング）

IT部門の業務を外部委託することをITOと言います。
ITOでは、PC管理などの情報システムをはじめ、システム関連業務やサーバーの運用管理など、ITに関する業務を委託することが可能です。

デジタル化の加速によってITの新しい技術やサービスを取り入れる企業が増えていますが、高い専門的知識や経験を持つ人材を社内で確保するのは難しいのが現状です。
しかし、ITOならIT関連業務をノウハウのある専門業者に委託できるため、高品質な業務遂行はもちろん、社員教育や人材確保にかかるコストを削減できます。

KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）

情報の収集や分析、データ処理など知的処理業務を外部委託することをKPOと言います。
購買データや行動データを含むビッグデータをいかに活用するかは、企業のマーケティングや経営戦略にとって避けては通れない課題のひとつです。

とはいえ、ビッグデータを取り扱うには、データベースを構築する必要があります。
また、データを加工・分析するなど非常に高度な知識が求められるため、人材確保が非常に難しいといえます。
しかし、専門的なスキルとノウハウを持つ外部企業に委託するKPOなら、自社でコストをかけて環境を整えずとも、ビッグデータを活用した新たな知見をもたらすことが可能です。

SPO（セールス・プロセス・アウトソーシング）

営業事務や問い合わせ対応を含む営業活動を外部委託することをSPO（セールス・プロセス・アウトソーシング）といいます。
SPOにすれば、これまで営業活動にかかっていた人材や資金を製品開発やマーケティングに回せます。

また、支社や営業所がなく、これまで営業活動するのが難しかったエリアでも営業できたり、営業プロセスにおける課題の洗い出しや改善をしたりすることも可能です。

アウトソーシングを活用するメリット

企業にとってアウトソーシングの活用にはどのようなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

業務の効率化・品質の向上

アウトソーシングでは、業務の効率化や品質の向上がメリットとして挙げられます。
アウトソーシング企業は、対象となる業務に特化した専門的な知識やスキル、ノウハウ、専門ツールを持っています。
そのため、自社でするとなると環境の整備や人材確保から始めなければならず時間のかかる業務も、アウトソーシングすれば短時間で効率よく処理することが可能です。
また、その業務に特化した企業や人材が行うため、高品質な成果も期待できます。

コア業務に集中できる環境が手に入る

アウトソーシングの活用によって、売上げに関わるコア業務に注力できる点もメリットです。
例えば、営業活動をするには、アポ取りの電話から取引先とのやり取り、経費の申請など、様々な業務が付随し、これらに取られる時間は少なくありません。

しかし、こうした業務をアウトソーシングすれば営業マンは商談のみに集中できるため、こなす件数も増え、結果的に受注件数アップが期待できます。
また、営業活動そのものをアウトソーシングし、開発に集中することも可能です。

コストの削減が可能

アウトソーシングはコスト削減が期待できます。例えば、新たな事業を展開する場合、社員の採用や教育が必要となり、どうしても時間や手間、費用がかかるでしょう。

しかし、それらの業務をアウトソーシングすれば、採用や教育にかかる時間や手間を削減し、他の業務に注力できます。
アウトソーシングすると費用がかかると思われがちですが、その分を他のリソースに使えると考えれば、コスト削減に効果的です。

外部の専門的なノウハウの取り入れが可能

アウトソーシング企業は、その業務に特化した専門的なノウハウを持っているため、導入することで、これまでの業務内容の問題を可視化し、改善することが可能です。

わかりにくい、無駄な作業が多いと感じていても、日々の業務に追われているとなかなか改善まで手が回らず、そのままにしてしまうこともあるでしょう。
しかし、アウトソーシングを活用すれば、企業が持つ専門的なノウハウを活かし、問題を洗い出しから改善、マニュアル化までしてくれるため、業務の標準化が期待できます。

アウトソーシングを活用するデメリット

アウトソーシングには様々なメリットが期待できる一方で、デメリットも存在します。
ここでは、アウトソーシングを活用することで起こり得るデメリットについてお伝えします。

ノウハウの蓄積がされにくい

アウトソーシングを利用していると、社内に必要なノウハウが蓄積されにくいというデメリットがあります。
特に、専門性の高い業務を外部に委託している場合や委託企業が倒産した場合、社内では業務を担当できるだけのノウハウを持つ人材がいないため、業務に影響を及ぼす可能性があります。

また、倒産せずとも委託先がサービスから撤退する可能性もあるため、全くノウハウがないという状態は、企業にとってリスクが高いと言わざるを得ません。

ガバナンスの弱体化

ガバナンスとは企業経営を健全に行うために監視・統制する仕組みのことです。
業務をアウトソーシングした場合、業務がどのように進められているのか、業務工程や品質管理にまで目が届かず、問題が発生する恐れがあります。

そうなればガバナンスの弱体化につながるため、アウトソーシングする際は信頼できる業者を見つけること、業務を任せきりにしないことなどが重要です。

情報漏洩の危険性

外部企業に業務を任せるアウトソーシングは、情報漏洩の危険性があります。基本的には、どの企業も情報漏洩が起こらないようルールを設定しています。
しかし、自社で業務を行う場合に比べると、アウトソーシングのリスクが高いのは否めません。

委託先企業が悪質だった場合、業務上知り得た情報をライバル企業へ流されたり流用されたりする可能性があるためです。
また、委託していた個人情報に関する業務内容が流出した場合、委託先だけでなく、自社の責任が問われた事例もあります。

コストが高まる危険性

アウトソーシングはコスト削減に効果が期待できる一方で、業務内容によってはコストが高まる危険性もあるため注意が必要です。
例えば、既に自社内で効率化できていた事業の場合、委託することで余計にコストがかかることもあります。
アウトソーシングをしたからといって必ずしもコストが削減できるとは限りません。
委託する際は、業務プロセスを整理し、社内で行った場合のコストと比較し、判断することが大切です。

アウトソーシング先の選び方

最後に、アウトソーシング企業を選ぶ際のポイントをご紹介します。対象となる業務内容もお伝えするので、ぜひ参考にしてください。

導入できる業務をチェック

アウトソーシングの対象業務は、各種事務をはじめ、受付や営業など非常に幅広いのが特徴です。以下では、依頼できる業務の一例をご紹介します。

事務

営業事務や総務事務、経理事務などの各種事務業務を委託できます。業務内容の例は以下のとおりです。

• 受発注業務
• 請求書発行
• 経費精算
• 売掛金管理
• 支払い処理
• 社内イベント運営
• 社内外広報
• 申し込み受付処理
• データ入力

受付

受付に関する業務も委託することが可能です。

• 電話への対応
• 会議室の管理
• 来訪者の対応（会議室への案内やお茶の提供など）

コールセンター業務

委託できるコールセンター業務の一例は以下のとおりです。

• コールセンター受発信業務
• ヘルプデスク
• オーダーセンター
• Eメール受発信業務

営業

アウトソーシングでは営業に関する以下の業務などを委託できます。

• ルート営業
• 見込み客の新規開拓
• 顧客リストの作成
• 資料や書類作成

採用

採用に関する業務で委託可能な仕事の一例をご紹介します。

• 採用計画の作成
• 募集活動
• 応募者管理
• 説明会の実施、運営
• 採用試験の実施
• 連絡対応
• 選考のサポート
• 応募者、採用者の分析

イベント・複合型施設などの運営

イベントや複合型施設などの運営業務もアウトソーシングすることが可能です。

• 施設案内や接客
• 受付
• 物販
• マーケティング業務
• 会場の設営や搬出入
• 施設運営の代行
• 株主総会の運営

現場管理

工場など、現場での業務管理もアウトソーシングの対象です。

• 商品製造
• 在庫管理
• 梱包作業
• 発送業務
• ピッキング
• ラベル貼り付け作業
• 定期報告

システム開発・管理・運営

システム開発や管理、運営では多岐にわたる業務がアウトソーシングの対象になります。

• データベースの構築及び運用
• ITコンサルティング
• データ処理
• 問い合わせフォームの設計と作成
• データの集計や分析
• 対応履歴の記録や管理、報告

健康管理

健康管理に関する業務もアウトソーシングが可能です。

• 健康診断実施のための医療機関との交渉
• 健康診断結果の分析
• 健診後のフォロー

基本的にルーティン化できる業務は、アウトソーシングの対象範囲となります。

提案力の高さをチェック

アウトソーシング先を選ぶ時は、品質や成果を高める方法や手段を提案できるかどうかも重要です。
依頼した業務を遂行することは大切ですが、自社業務を共に担っていくパートナーとして適切な提案をしてくれる企業を選びましょう。

チェックするポイントは、専門企業としてのスキルやノウハウを活かし課題解決に向けた提案をしてくれるかどうか、また高品質かつ効率的な提案をしてくれるかどうかよいう点になります。
企業を選ぶ時は上記の視点からチェックしてみてください。

セキュリティの高さをチェック

業務では個人情報や機密事項も数多く取り扱っています。そのため、アウトソーシング先を選ぶ時は、セキュリティ対策の有無もしっかりチェックしてください。

例えば、銀行などの金融機関から派生したアウトソーシング企業の場合、資金に関する業務を取り扱っていることもあり、セキュリティレベルが高い傾向にあります。
また、事務スキルの正確さも魅力です。

一方、システム開発会社の場合、情報システムに関する幅広い業務を一貫して任せられるほか、データ管理やセキュリティ対策の万全のため信頼度は高いです。
委託する業務内容に合わせて、適切な企業を選ぶことが大切です。

対応力をチェック

アウトソーシング先を選ぶにあたって、迅速な対応がうけられるかどうかも重要なポイントのひとつです。
業務を進める中で、問題が発生するなどして早急な対応を迫られることもあり、万が一対応に遅れを取った場合は経営上のリスクを負うことになります。

そのため、緊急時にも素早いレスポンスが期待できるかなど対応力については、事前にしっかり確認しておくことをおすすめします。
口コミやレビューの確認はもちろんですが、可能であれば検討中のアウトソーシング企業を利用している会社にヒアリングするのも有効な手段のひとつです。

まとめ

各種事務や営業、受付や採用活動など、アウトソーシングできる業務は多岐にわたります。
賢く活用すれば、業務の効率化や品質向上、コスト削減などのメリットが得られるでしょう。

一方で、ノウハウが蓄積されにくかったり、ガバナンスの弱体化につながったりするなどのデメリットも考えられます。
アウトソーシングを活用する際は、信頼できる委託先企業を選ぶことが大切です。

（編集：創業手帳編集部）

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