ジョブディスクリプションとは？テンプレートや書き方を紹介します

ジョブディスクリプションを使ってミスマッチを防ごう

ジョブディスクリプションは、企業が従業員の職務内容を明確に定義する職務記述書です。
具体的な業務内容から権限や責任、仕事に求められるスキルや知識などを詳細に記載します。

ジョブディスクリプションを活用することで、より客観的な視点で人事評価ができたり人材採用ができたりと、多くのメリットがあります。
従業員の業務の把握や効率化のためにも、作成を検討してみましょう。

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欧米でも使われているジョブディスクリプションとは

人材採用は、企業にとって大きな意味を持ちます。
しかし、せっかく採用してもお互いのコミュニケーション不足や認識間違いでうまくいかないことも珍しくありません。

採用に悩みを持つ人事担当者にぜひ知ってほしいのが、ジョブディスクリプションです。
ジョブディスクリプションを活用することによって、企業にも採用される側にも多くのメリットが生まれます。
まずは、ジョブディスクリプションの言葉の意味から説明します。

ジョブディスクリプションは職務記述書

ジョブディスクリプションは、日本語に直訳すると職務記述書となります。
仕事で担当する業務の内容や範囲、権限や難易度、求められるスキルがまとめられた書類です。
海外で求職する際には、このジョブディスクリプションを提示するのが一般的です。

これだけの情報だと、ジョブディスクリプションといっても求人の募集要項と変わらないと感じるかもしれません。
しかし、日本でいう募集要綱とジョブディスクリプションには大きな違いがあります。

日本の募集要項で書かれているのは、職種として営業やアフターフォロー、電話応対、事務作業といった内容です。
そのほかに応募資格や雇用形態、福利厚生に関わる情報が記載されています。

一方で、ジョブディスクリプションに書かれるのは、具体的な職務概要です。
例えば、同じ営業でも誰に対して何を売るのか、既存顧客の深堀か新規開拓なのか、さらには利益に対してどのような貢献が求められるかも記載されます。
業務内容が詳細に書かれているため、より具体的にイメージしやすくなっているのがジョブディスクリプションです。

ジョブディスクリプションが日本であまり使われてこなかった理由

海外では、求人の際にジョブディスクリプションが使われるのが一般的です。
しかし、日本では募集要項はあっても、ジョブディスクリプションを使っている企業はそう多くありません。
それは、日本企業と海外企業では雇用契約が大きく違うからです。

多くの海外企業では、職務内容をベースに評価を行います。
ジョブディスクリプションであらかじめ職務内容を明らかにしたうえで雇用契約を結び、ジョブバリエーションといわれる職務評価が実施される流れです。
このジョブバリエーションで、給与や等級が決まります。

このような職務に応じて見合った人材を採用する形態をジョブ型雇用と呼びます。その職務のスペシャリストを養成する雇用形態です。
一方で、日本では明確に業務内容を決めることなく契約し、契約後に配属や職務内容割り当てるメンバーシップ型雇用で組織を作ります。
ジョブローテーションとして、メンバーを入れ替えながらジェネラリスト型の人材を育成します。

日本では、メンバーシップ型雇用を前提としていたため、ジョブディスクリプションも使われていませんでした。
しかし、ジョブ型雇用を行う企業が増え、ジョブディスクリプションも注目され始めています。

ジョブディスクリプションの導入が増えている理由

日本では長らくジェネラリスト型の人材を育成してきたため、ジョブディスクリプションの必要性も認識されていませんでした。
しかし、メンバーシップ型雇用をメインとしていた日本企業もジョブ型雇用に導入するようになってきています。
これは、国際化にともない、企業が個人の専門性を高めて競争力を高めるための試みです。

ITエンジニアのように専門性が高い人材の不足を補う観点からも、ジョブ型雇用が求められています。
加えて外国人雇用も増加しているため、ジョブディスクリプションを使った求人の必要性も高まりました。
ジョブディスクリプションの導入が増えているのは、企業が世界で活躍するため、ダイバーシティ経営を推進するためにも必然の流れと言えます。

ジョブディスクリプションを使うメリット

組織や人事評価でジョブディスクリプションを導入するとなると、今までの採用活動や人事制度も大きく変わります。
ジョブディスクリプションを導入することによって、どのようなメリットがあるのか紹介します。

報酬の透明性が上がる

働いていて、どこまでが自分の仕事なのか、どの範囲まで遂行すればいいのかと悩んだこがある人もいるでしょう。
また、これだけの仕事をしているのに報酬に反映されていないと感じることもあるかもしれません。

ジョブディスクリプションの役割のひとつは、誰がどの仕事をどの範囲名で遂行するのかを曖昧にしないことです。
業務の分割や責任の在りかを明確にしてくれます。

ジョブディスクリプションによってそれぞれの仕事の責任や目標、範囲を明確にすると、報酬の算出もわかりやすくなります。
業務量のムラや権限の曖昧さをなくして給与体系を職階に応じてクリアにするにはジョブディスクリプションの導入が有効な手段です。

人材を育成しやすい

日本企業では、いままで総合職として幅広い職域に向けて採用をしてきました。
しかし、この方法では仕事内容が多岐にわたりすぎてスペシャリストの育成につなげるのが困難です。

ジョブディスクリプションがあることにより、企業は特定の業務領域に特化している経験を積んだ人材を育成しやすくなります。
また、採用された社員も明確に区分された領域でキャリアを増やせるため、スペシャリストとして活躍することができます。

公平に評価ができる

ジョブディスクリプションは、人事評価の際にも活用できます。
ジョブディスクリプションで具体的な業務内容や成果といったゴールがあらかじめ設けられているので、役割として求められる期待値と現状の差を比較しやすくなります。

人事評価は、客観性を持って評価することが重要です。
上司からの主観的な評価だけでは、評価される側にとっては不公平に感じることがあります。

ジョブディスクリプションを評価基準として採用すると、評価が効率化、さらに公平性も保たれます。
客観的で公平な評価がされることで、従業員も評価に対する納得感が生まれ、評価を上げるためのモチベーションにもつながるでしょう。

採用時に求職者に求める条件が明確になる

企業が成長するためには、人材の力が必要です。
しかし、人事担当者であっても、どういった人材が必要なのか、どのような条件で採用すべきかわかっていないことがあります。

ジョブディスクリプションであれば、業務に対しての遂行能力やスキルから採用基準を明確に判断することが可能です。
採用したい人の基準が明確になり、応募者をスクリーニングしやすくなります。

ジョブディスクリプションは、採用される側とのミスマッチを防ぐためにも効果的です。
採用時に具体的な業務内容や必要なスキルが明らかになっていることで、入社前に働いている姿をイメージしやすくなります。
想定外のミスマッチを減らして離職率を下げるためにも、ジョブディスクリプションが有効です。

ジョブディスクリプションを使うデメリット

ジョブディスクリプションを活用することによって、企業には多くのメリットが生まれます。しかし、まったくデメリットがないわけではありません。
ジョブディスクリプションを導入する前にデメリットについても確認しておきましょう。

仕事内容に縛られやすい

ジョブディスクリプションによって仕事の配分が明確化されると、記載されていない業務はしない、自分の権限の範囲でしか働かないといった考え方をする人が出てくる可能性があります。
ジョブディスクリプションには業務内容や職責がはっきりと記載されているので、ジョブディスクリプションに指定された仕事以外は自分の仕事ではないと従業員が感じてしまうためです。

しかし、明確に区分できる仕事ばかりとは限りません。誰も手を付けない業務、タスクが生じた時には従業員同士が見過ごしたり、押し付けあったりするリスクがあります。

それを防ぐためには、ジョブディスクリプション内に漏れなく業務を記載するように注意するほか、ジョブディスクリプションについて柔軟に見直すことをおすすめします。
定期的に見直すか、プロジェクトごとに改定するといった自社に合う形でフレキシブルに運用できるようにしてください。

オールラウンダーは育成しにくい

ジョブディスクリプションは、業務内容を限定して特定の領域で活躍するスペシャリストを育成する仕組みです。
そのため、知識や経験を特定領域に集中させてその道でキャリアを積ませたい場合には、適した方法と言えます。

一方で、幅広い領域に通じたジェネラリスト型の人材を育成するには向かない方法です。
ジェネラリストは、各領域を浅く広く理解することによって各領域の齟齬を防いだり新しいアイデアを生み出したりと、リーダーや幹部候補生となりえる企業にとって必要性が高い人材です。

ジョブディスクリプションは、広い視野を持つジェネラリスト育成には向きません。
ジェネラリストを育成するには、そのための研修や研修機会を設けるといった取組みも検討してみましょう。

ジョブディスクリプションを使った企業の採用活動とは？

ジョブディスクリプションが導入され始めた背景には、求職者の変化への対応もあります。
求職者が企業の情報を得ることが簡単になり、企業は選ばれる側の立場となりました。また、自分が求める働き方で働きたいと考える人も増えています。

求職者の価値観の変化に合わせて、企業から情報を発信する手段としてオウンドメディアリクルーティングが注目されています。
優秀な人材と出会い、選ばれるために必要なのが、ジョブディスクリプションとシェアードバリューコンテンツです。

ジョブディスクリプションは求職者と出会うための採用戦略で、求職者とマッチングするために必要となります。

一方で、シェアードバリューコンテンツは、企業が選ばれるために必要な取組みですです。
自社の価値観や魅力を伝えて、求職者の共感を喚起するコンテンツをシェアードバリューコンテンツと呼びます。
企業が何を大切にしているのか、どのようなビジョンがあるかを発信して、企業の存在価値や文化を伝えます。

労働力人口の減少により、企業の人手不足は深刻さを増してきました。
優秀な人材を確保するためにジョブディスクリプションとシェアードバリューコンテンツはどちらも欠かせません。

ジョブディスクリプションを作ってみよう

ジョブディスクリプションの意義やメリットデメリットを確認したら、実際にジョブディスクリプションを作ってみましょう。
まずどのような流れで作っていくかを紹介します。

STEP1.人事方針の確認

ジョブディスクリプションを作成するには、まず対象の職務について情報収集やヒアリングを行ってください。
職務内容のほか、責任や求められる知識やスキル、権限の範囲を明確に記載します。

STEP2.面談・ヒアリング

ジョブディスクリプションを作成する時には、実際の仕事とのギャップをなくすために、現場からヒアリングを行います。
必要に応じて面談をして、組織から求められている仕事と現場での行動との差を埋めるように作成してください。

STEP3.フォーマットに沿って情報を記載する

情報を集めたらフォーマットに沿って情報を記載していきます。職務を遂行するために必要な作業を定義して、整理してください。

STEP4.複数名で精査して修正を加える

業務内容を書き出してから内容を精査してまとめていきます。仕事は重要度や優先度、頻度などの視点から重要なものを上に記載していきましょう。
業務内容に関しては、ひとりではなく複数で精査するほか、管理職や専門家の意見を聞くことをおすすめします。

ジョブディスクリプションのテンプレート

ジョブディスクリプションに記載する内容を精査したらジョブディスクリプションを作成していきます。

ジョブディスクリプションはA4サイズで収まる量が目安です。
以下では一般的な内容を紹介していますが、自社で必要な項目を付け足して行きましょう。
変更の可能性がある場合には、「ビジネス上の変化に対応するために変更する可能性がある」と加えておくようにしてください。

ジョブディスクリプションで求められる内容は主に以下の項目です。

• 職務・ポジション
• 会社概要
• 職務概要
• 具体的な職務の目的
• 職務の責任
• 職務内容と範囲
• 求めるスキル・資格・経験
• 直属の上司とその部下数
• 求める人物像
• 待遇・福利厚生

ジョブディスクリプション導入時の注意点

ジョブディスクリプションを導入する時に注意してほしいポイントを紹介します。

業務内容はすべて明記する

ジョブディスクリプション導入時に起こりやすいのが、実際の仕事とジョブディスクリプションに記載された内容のズレです。
ジョブディスクリプションを作成する時には、必ず現場からもヒアリングしましょう。
また、情報の偏りをなくすために複数の立場の人から意見を聞くようにしてください。

定期的に見直す

ジョブディスクリプションは、作成がゴールではありません。ビジネスや環境の変化で、今の実態に合わなくなることがあります。
ジョブディスクリプションが古い状態では、採用や評価でも差し支えます。定期的にジョブディスクリプションの内容を見直して改定するようにしてください。

人事評価と連動させる

ジョブディスクリプションは、必ず人事評価と連動させるようにします。人事評価は、評価項目によって客観的に実施しなければいけません。
社員の納得度、モチベーション維持のためにも、ジョブディスクリプションに忠実な評価を実施しましょう。

幅広い意見を取り入れる

ジョブディスクリプションを作成するには、幅広い意見を取り入れてください。
職務に従事している人のほか、人事部の担当者や管理職、マネージャー、経営者からも意見を募ります。
ジョブディスクリプションの作成を通じて幅広く意見を募ることは、業務効率化の観点からも意味があります。

まとめ

ジョブディスクリプションは、採用する側と採用される側のミスマッチを減らすため、企業がスペシャリストを育成するためにも有効な手段です。
海外では普及されているジョブディスクリプションですが、日本でも注目されつつあります。
従業員の評価や人事採用を適切に行うためにもジョブディスクリプションが役立ちます。
まずは、自社のジョブディスクリプションを作成してみましょう。

（編集：創業手帳編集部）