効率が上がるフリーランスの仕事術と時間術! 習慣化のコツと人気ツールを紹介

創業手帳

成功しているフリーランスが、仕事効率化のノウハウと“使えるウェブサービス”を公開

(2020/05/12更新)

フリーランスにとって大事なのは作業効率と時間管理です。時間を有効にマネージメントし仕事の精度を高めれば、フリーランスの仕事はよりはかどるようになります! そこで今回は、実際にフリーランスの起業家に取材し、効果的だったと評判の仕事術や時間管理術、人気のツールを詳しくご紹介していきます。

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「自己管理」はフリーランスに欠かせない要素

フリーランスにとって「自己管理」は仕事の質を左右する重要な課題です。基本的にひとりで仕事を行うフリーランスには、自分の仕事を管理してくれる人はいませんし、注意してくれる人もいません。ひとりで考えて行動し、結果を出していく必要があります。

フリーランスが自己管理で避けたい行動は「気がつかないこと」「考えないこと」です。
「気がつかない」とは、効率の悪い仕事をしているにもかかわらず一向に気がつかない状態のこと。そして「考えない」というのは、仕事の効率が悪いことは何となくわかってはいるけれど、どう行動して良いか考えられず、改善策を実行できないことです。

この2つの悪習慣を続けると、時間的な効率も悪い上に、仕事の精度も上がらず、フリーランスとして成果を出し続けていくこともままなりません。フリーランスはつねに自分へ意識を向けて、気づき、考え、行動していくという一連の流れを習慣化することが必要なのです。

時間術:フリーランスにおすすめの習慣

フリーランスの仕事場として特に多いのは自宅だと思います。ですが、自宅で仕事をしている方の中には「つい、緊張感がなくなり集中できない」という方が多いのではないでしょうか。 自宅は気持ちが安らぐ分、気が散る要素も多いものです。
自宅で仕事をする時は、集中できるルールを設けるなど工夫が必要です。では、そんなフリーランスにおすすめの、集中できる習慣、効率が上がる習慣とはどのようなことでしょうか? フリーランス起業家に取材し、効果を実感しているという効率アップの習慣をご紹介していきます。

集中できる仕事場を決める

フリーランスは働く場所も自由。だからこそ、集中して仕事ができる場所を探すことが重要です。「外出先の方が集中しやすい」という方は、カフェやコワーキングスペースで仕事をすることをおすすめします。カフェなど人がいる場所で仕事をする場合は、なるべく集中できそうな時間帯を狙って利用すれば良いでしょう。自宅で仕事をする場合は、作業するスペースの、換気、調光、室温、音などの環境を整えることから始めましょう。

仕事をするサイクルを決める

人間の集中力の波は15分周期で、90分が限界と言われています。何時間も根を詰めて仕事をするよりも、15分周期で区切りながら仕事をし、途中に休憩を挟んだほうが仕事の効率は良くなります。

15分、30分、45分、60分など、15分サイクルで集中が途切れないように仕事をしていきましょう。例えば90分間仕事をするなら90分後に10分~15分間休憩してリフレッシュ、そしてまた仕事に取りかかるといった流れです。最も自分が集中しやすいサイクルを見つけ、仕事をする時間帯を決めておくと、スケジュール管理もしやすくなります。

ルーティンを決めて集中しやすくする

集中して仕事をするためにおすすめなのが自分だけのルーティンを持つことです。物事に当たる前に、同じ行動をすることで、特に意識をしなくても集中しやすい環境が整うといわれています。元メジャーリーガーのイチロー選手は、打席に立つとバットを高々と掲げるしぐさをしました。あれがイチロー選手のルーティンのひとつです。仕事に集中するためのルーティンであれば、「起床後、朝食を食べたらコーヒーをいれて、デスクの左側に置いてからパソコンの電源を入れる」、「仕事前にはお気に入りの時計とブレスレットをして、手に香水をつけてから作業に取りかかる」など、自分だけのルーティンを決めて、仕事前に行ってみてはいかがでしょうか?

TO DOリストを書く

仕事を始める前に、「TO DOリスト」を書いておくと、仕事がよりスムーズに進みます。TO DOリストは、優先順位が高いことから書くと良いでしょう。午前中と午後でわけるのもおすすめです。より細やかな時間管理をしたい方は、「○○の記事執筆(60分)」と、タスクにかかる時間の目安を記入しておくと、かなり時間を意識できるようになります。目標時間内にタスクが完了すれば達成感が得られ、時間を超過した場合でも「なぜ時間がかかってしまったのか?」と振り返れば、問題点の是正につながります。

TO DOリストは紙に書いても良いですし、スマートフォンやパソコンを使ってもよいでしょう。「Any.do」や「Microsoft To Do」、「Todoist」など、便利なTO DOツールも多くあるので、自分に合ったものを探してみてください。完了した項目にチェックを入れていけば、業務を忘れてしまう心配もありません。自分のやる気を引き出す上でも、TO DOリストの習慣化はおすすめです。

顧客に合わせたマニュアルを作成する

フリーランスなら、様々な案件が掛け持ちで進行することも少なくありません。複数の依頼主の業務を同時にこなしていると、各案件にどんな規定があったか、時々わからなくなってしまうこともあるかと思います。大きな案件は、マニュアルを作っておくと、その都度確認する手間が省け、業務がスムーズに進みます。

仕事術:フリーランスとしてレベルアップするために

どうすればフリーランスとして仕事の質を高め、キャリアを積んでいけるのでしょうか? フリーランスといっても様々な仕事がありますが、どの業種でもスキルアップ、レベルアップしていくために心がけたい共通のポイントがあります。詳しくご紹介していくので、ぜひ参考にしてください。

引き受ける仕事かどうか見極める

フリーランスとして正式に仕事を引き受ける前に、依頼主と何度かメールや電話で、依頼内容のすり合わせをするはずです。事前のやり取りの最中に疑問点がある時は、そのままにせず、必ず確認しましょう。疑問点を放置していると、業務を引き受けた後、トラブルに発展する場合もあります。確認しても「やっぱりおかしい」と思うなら、依頼を断ることも選択肢に入れておきましょう。また、依頼内容のすり合わせは電話ではなく、メールで行うことをおすすめします。お互いのやり取りを後々確認できますし、「言った、言わない」のトラブルを回避できます。

単価が極端に低い仕事は引き受けない

フリーランスが仕事を受注する手段のひとつとして、クラウドソーシングが活用されることがありますが、中には極端に単価が低い案件もあります。「仕事がないから」と安請け合いをしてしまうと、忙しいのに収入が少ない状況が続くという悪循環に陥ってしまいます。特に独立したばかりの時は単価が低い仕事を引き受けてしまいがちですが、安売りをしすぎず、価格交渉を行うことを意識してみてください。

実績として公表できる案件は積極的にこなす

フリーランスとして仕事をするなら「実績」は多いに越したことはありません。実績は依頼主にアピールできる重要なポイントとなるからです。雑誌や新聞、広告などの執筆や、WEBサイトや広告のデザインなどの仕事は、実績が多ければ多いほど仕事のチャンスが広がります。実績として公表できる案件は積極的に受けるようにしましょう。

メール返信は早めに、断る時はより丁寧に

レスポンスが早い人は相手から信頼されます。どんな問い合わせが来た時でも、とにかく迅速な返信を心がけましょう。時には業務を断ることもあるかと思いますが、レスポンスは「断る時ほど早く、丁寧に」が鉄則です。断る場合でも印象の良い対応ができれば、後々また仕事を依頼してもらえることもあるので、依頼主との信頼関係を大事にしながら連絡を取り合っていくことが、良い仕事を獲得する上で重要です。

場合によってはエージェントを活用

フリーランスの仕事を継続的に行うには、営業をする必要があります。元々営業のスキルがある方なら問題ありませんが、苦手な方も多いはず。そこでおすすめなのが、営業を代行してくれるフリーランス専用のエージェントを利用することです。エージェントはいくつもあり、エンジニアやコンサルタントなど、それぞれの職種で得意な案件が変わってくるので、ぜひ自分に合ったエージェントを探してしてみてください。エージェントは、フリーランスと依頼主との間で交渉をしてくれるので、契約上のトラブルが少ないことも安心できるメリットです。

フリーランスにおすすめのツール4つ

フリーランスで起業している方々が活用しているツールをご紹介します。どれも便利で、効率が上がると評判のツールなのでぜひ参考にしてください。

1. Slack

画像引用元:「Slack」公式サイト

世界中でビジネスに活用されているチャットツール。打ち合わせの内容を記録・保存したり、案件に関わる全員と情報を共有したりすることもできるので、使い勝手も抜群。参加メンバーの働く場所が異なっていても、コミュニケーションが取りやすい仕様となっています。

2. Chatwork

画像引用元:「Chatwork」公式サイト

日本で広く利用されているチームチャットツールです。個人やグループチャット、タスク管理やファイル共有、ビデオ通話や音声通話も利用でき、マルチに活用できます。フリープランと有料プランがありますが、フリープランでも14グループチャットやビデオ通話、5GBのストレージ利用が可能となっていて、ポテンシャルは十分です。

3. Workplace by Facebook

画像引用元:「Workplace by Facebook」公式サイト

ビジネス用としてFacebookプラットフォームの作成が可能なサービス。メッセンジャーや投稿機能などが利用できるようになっていて、Facebookに慣れている人ならより使いやすいでしょう。スタンダードは無料で音声通話やビデオ通話、ライブのストーリーの配信などもできて大変便利です。

4.Zoom

画像引用元:「Zoom」公式サイト

Zoomはビデオ通話や会議が簡単にできるサービスです。ビデオに参加できる人数は無料版で100名。オプションの購入で最大1,000名が参加可能、10,000名まで閲覧可能となっています。打ち合わせに活用できるだけでなく、オンラインでセミナーを開催することもできます。

まとめ

フリーランスとして仕事をする際は、まず時間の管理が重要です。時間を意識して効率的に仕事ができれば、仕事の精度が高まり、焦ってミスをすることも減ります。仕事を効率的に進めるためには、TO DOリストを活用したり、自分なりのルーティンを決めたり、業務と休憩のメリハリをつけて働くことが必要です。フリーランスに限らず、多くの起業家が活用している、実績あるツールを有効活用すれば、さらに仕事の精度を上げられるでしょう。フリーランスとしてさらなるキャリアを築くためにも、記事内の時間術と仕事術を活用してみてください。

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(編集:創業手帳編集部)

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