脱ハンコを進めるためには?企業が検討すべきことについて

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脱ハンコを勢いで決めてしまうのは危険?脱ハンコをするうえで考えておきたいポイントを抑えよう

脱ハンコ

新型コロナの影響や、業務効率化のためにさまざまなネットサービスの需要が高まっています。買い物や決済など日常生活はもちろんのこと、行政にも変革が求められるようになりました。

以前から日本のデジタル化の遅れは指摘されてきましたが、コロナをきっかけに行政から企業まで大きく変わろうとしています。その一つが脱ハンコです。脱ハンコはハンコをなくすことだけの目的ではありません。脱ハンコでデジタル化することによって業務の効率化スピードアップを目指したものです。

脱ハンコに踏み切る企業が増える一方で、脱ハンコすることによるセキュリティの問題やルール作りなどデメリットもわかってきました。脱ハンコに向けて企業が考えておきたいポイントを紹介します。

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コロナをきっかけにハンコ廃止に動き出した企業も増加


今までも日本のハンコ文化の問題が指摘されることはありました。しかし、ハンコでも現状問題ないことで小規模な企業であればあるほど、現状維持で脱ハンコに踏み切れませんでした。

しかし、そのような状況を大きく変革させたのが新型コロナウイルスの流行です。感染防備のために在宅勤務、テレワークが推奨されるようになりました。一方でハンコを押すために出社しなくてはいけない事態が起きてしまうため、社会全体が脱ハンコに向かって舵を切っています。

政府と経済団体は、対面を原則にした書面や押印の行政手続き、ビジネス慣習からデジタル化に転換することを共同で宣言しました。政府と経済界は「新しい生活様式」の中で、在宅勤務、テレワークを定着させて、より効率性、生産性の向上を図ることで経済と社会の活性化にアプローチしようとしています。

企業が脱ハンコするメリットにはどんなものがある?

企業がハンコを使わなくなることで、さまざまな面でメリットがあります。どのようなメリットがあるのか紹介します。

ハンコのために出社しなくなりテレワークしやすくなる

旧態依然としたビジネスでは、同じ空間に机を並べて一緒に仕事をするのが当たり前でした。古いビジネススタイルであれば、同じ場所に集うためハンコを押印しなければ仕事ができない形態でも問題ありませんでした。

しかし、テレワークの場合はチャットツールなどを使って自宅や出先からアクセスするため、社員によって働く場所が分散されます。同じ場所にいるわけではないので、今までのように書類を手渡しして、押印することができません。

テレワークの推進するために欠かせないのが脱ハンコです。書類にハンコを押すために出社する必要がなければ、よりテレワークしやすくなります。また急いで処理しなければいけない書類があった時にも対応しやすくなります。

脱ハンコで事務作業が減るため生産性が向上する

ハンコをなくすことによって、無駄な時間が無くなり生産性の向上が期待できます。今まではハンコを必要とする書類の作成は、書類を作ること自体よりも、必要なハンコを集めるために時間がかかっていました。

ハンコをもらうために不在の上司を待ったり、他部署や他の支店まで書類を送ったりと時間も手間もかかってしまいます。ハンコを押す責任者がたまたま出張や外出で不在の時は、業務自体がストップしてしまうこともありました。しかし、ハンコをなくすことによって、ハンコを押してもらうために待つ時間を削減することができます。

ハンコをなくすことで出張中でも出先からオンラインで書類を処理可能になります。脱ハンコは無駄な業務を減らして必要な業務に集中して取り組むためにも効果的な取り組みです。

脱ハンコにすることで紛失破損リスクが軽減する

ハンコは業務面での効率だけでなく、紛失や破損のリスクも考えなければいけません。代表者の実印は厳重に保管されているものの、日常的に使う社判などは管理がずさんな企業は珍しくありません。

しかし、使用頻度が高い社判こそセキュリティには慎重さが求められます。紛失した場合は、悪用されるリスク、信用を損なうリスクがあります。また破損してしまった場合も新しいハンコを作製するまでに、業務が滞る恐れもあります。

契約書や大切な書類に押印するときは、持ち出しのセキュリティ、破損リスクまで考えなければいけません。脱ハンコにすることで、持ち出しにも心配がなく、セキュリティ面と破損のリスクにも対応することができます。

ハンコのデジタル化で使用記録を残すこともできる

ハンコは使用に際してルールが決められていたとしても、本当に守られているかどうか検証するのは困難です。どこで、誰がハンコを使ったか記録に残そうとすれば手間もかかります。

ハンコをデジタル化できるサービスを利用すれば使用日や時間、使用者の情報を履歴として記録することができます。管理担当者が不在の場合も事前承認が可能となり、フレキシブルに対応することができます。

脱ハンコのために企業がすべきこと


脱ハンコはいきなりオフィスからハンコをなくすことではありません。ハンコがなくなっても問題がない業務フローの構築や社外対応まで脱ハンコに含みます。企業が何をすべきなのか紹介します。

「その書類、印鑑は必要なの?」印鑑の必要性を考えてみる

脱ハンコのためにまず始めたいのが、印鑑の必要性を考えてみることです。日々処理している書類ですが、本当にハンコが必要ですか。中には慣習的にハンコを押しているだけで、ハンコが必要ない書類も多いはずです。どのような書類にハンコが必要なのか考えてみましょう。

法律で印鑑が必要とされている書類

現行の法律でハンコが必要としているものは、ハンコをなくすことはできません。具体的には、定期借地契約(借地借家法第22条)、定期建物賃貸借契約(借地借家法第38 条第1 項)、業務提供誘引販売取引(特定商取引法第4条等)などが該当します。また訪問販売や電話勧誘での販売もハンコが必要です。

業種によっても違いはありますが、あまり法的にハンコが必要な書類を扱うことはない企業も多いです。取締役会議事録など一部の社内文書について書面への押印が求められる場合がありますが、ハンコが絶対に必要な場面はそう多くありません

証拠として残したい書類

法律上は、口頭のやり取りでも契約は成立します。ではなぜ契約書や印鑑が必要になるのかというと、それは証拠を残すためです。もしも契約の合意について争いがあった場合、書面で残ったものがなければ契約の合意を証明することは困難です。

民事訴訟法でもまた、契約書に押印することによって、その文書に書かれた内容の意思表示がなされたことが推定される規定があり、後々で紛争になるリスクを避けるためにも契約書にハンコを押す形がとられるのです。

そのため、ハンコを押すかどうかは、どの程度しっかり証拠に残したいと考えるかによって判断は違います。一般的には契約書の合意がないとされたときにリスクが大きければ、書面でハンコが必要と判断されることが多いです。社内の決裁文書は特に争われるリスクもないため、ハンコが必要ないケースもあります。

デジタルにするリスクも考えよう

ハンコをデジタル化する場合、セキュリティ面での対策が必要です。単純にワードやPDFにしたハンコは画像データでしかないため、コピーして悪用することも可能です。悪意を持った複製が簡単にできてしまうのは、信用やセキュリティにも関わります。セキュリティ対策がないハンコは社内の回覧用の個人印鑑などリスクが少ない場面での利用に限定するようお勧めします。

まずは企業内から脱ハンコでの運用をスタートしてみよう

脱ハンコ化を段階的に進めるには、まずハードルが低い企業内から脱ハンコでの運用を始めてみましょう。例えば上司への説明資料や会議資料、業績管理資料のほか伝票類からハンコをなくします。

また経費や取引に関する申請書類や社内稟議書もハンコをなくすことができ、社内の書類は自社内だけで対応を進めることができるので、スピーディーに脱ハンコに移行可能です。

社内意識や文化から変えていく

脱ハンコが難しい理由の一つが、いままで続いてきた紙・印鑑文化から脱却できない点です。今まで紙のチェックリストを使ったり、ハンコが必要な書類を作成したりしてきた長く続いた慣習は、ただ脱ハンコ、ペーパーレスと通達するだけでは抜け出すことができません。

脱ハンコするには単純に今までの書類を電子化してハンコをなくすのではなく、業務プロセス自体を効率化、平準化しなければいけません。これらの社内意識や文化の変革には、抵抗もあるため通常は長い時間がかかります。

しかし、この急激な社会の変化によって今までの常識が変わるタイミングは大きく変革を起こすチャンスです。変革によって将来的な業務のオートメーション化、AI活用などペーパーレスによるコストカット以上の利益をもたらすことも可能です。

ペーパーレス前提の業務

脱ハンコ、ペーパーレスにするには、業務の効率化を目標にして業務プロセス自体を組み立てなおす必要があります。

紙資料の押印を社内業務の証跡としている企業が多いため、そのルールに縛られて紙での運用が続いてしまっていることも多いでしょう。業務プロセスと証跡の残し方、さらに後から確認できる仕組みや保管法も見直しが必要です。

ペーパーレスに必要となるインフラ整備

業務プロセスを効率化するためには、業務の発生時から全てシステム上で処理、データを自動で作成して、後続の作業につなげられるようなシステムが必要です。承認プロセスの電子化、進捗管理など一元管理できるシステム、インフラの整備が求められます。

取引先との脱ハンコはどうする?

社内での脱ハンコよりも問題が大きくなるのが、取引先など社外との脱ハンコです。例えば出荷や請求書など日々の取引で、取引先が指定の伝票で対応を希望する場合は、既存のシステムを変えるのは困難です。

ただし、法的には請求書や契約書を電子化することは一定条件下で認められています。一部の電子化が認められていない書類以外は、紙の請求書ではなくPDFにすることが可能。電子化することで脱ハンコでき、必要な時にスピーディーに書類をやり取りすることができます。

2005年に制されたe‐文書法では、今まで電子化できなかった書類も、電子化できるものについては、管轄省庁の取り決めで電子化を認めています。電子帳簿保存法の内容も改正され、紙の文書をスキャンして電子ファイルで保存する電帳法スキャナ保存も認められています。

そのため取引先から紙で送付された書類でも、画像データとして保存することができます。ただし、電子データは紙のものよりも修正が容易なため、セキュリティ対策も必要です。社外との取引についても電子化やスキャナ保存を活用することで可能な限り、ペーパーレスにすることができます。

企業が脱ハンコするために活用できるアイテム

脱ハンコを行うにはワークフロー全体の見直しも必要です。脱ハンコするにはどのようなアイテムを使うことができるのでしょうか。

電子署名

電子署名は電子化された書類に記載される署名で、紙書類への署名と同じように改ざんや本人確認の意味があります。電子署名を利用するには、電子署名を運用しているソフトウェアを導入することが必要です。サービス会社ごとに違いはありますが、社内と社外の両方で業務を効率化することができます。

ワークフローシステム、グループウェアの導入

ワークフローシステム、グループウェアは電子決済システムで業務の効率化を図るツールです。ワークフローは経費の精算や稟議など各申請書類の承認や決済まで一連の業務の効率化を図ります。

一方でグループウェアを使うことでスケジュール管理やタスク管理を活用して情報の共有やコミュニケーションの活性化を図ります。脱ハンコに必須ではありませんが、一連の業務を自動化、電子化するため、脱ハンコと導入することで効率化でき、運用のメリットが大きくなります。

デジタル印鑑

デジタル印鑑は印刷しなくてもデジタルでハンコを押すことができる仕組みです。パソコンやスマートフォン、タブレット端末を使ってハンコの陰影をデータ化することで、さまざまな印鑑を押すことができます。デジタル印鑑を導入するにはどのような方法があるのでしょうか。デジタル印鑑の種類について説明します。

既存のデジタル印鑑サービスを利用したもの

デジタル印鑑は複数の企業でサービスとして提供されています。あらかじめデジタル印鑑のフォーマットが用意されていて、手軽に押印することができます。シリアル番号や電子署名が施されたデジタル印鑑を作成できるほか、セキュリティ対策としていつ誰が押印したか確認できるようになっているものもあります。

スキャナで取り込んだ画像データ

すでにある印鑑を活用するのであれば、実際に紙に押印した陰影をスキャナで取り込む方法があります。取り込んで画像化することでワードやエクセルに張りつけることができます。

画像編集ソフトでデザインしたもの

画像編集ソフトなどを使って陰影をデザインすることもできます。画像として保存すればそれを電子印鑑として貼り付けることができます。電子印鑑を画像として作成するソフトも多く販売されています。

まとめ

顧客の利便性を高めるため、業務を効率化するために脱ハンコには大きなメリットがあります。しかし、脱ハンコにすることでワークフロー全体が変わるため、セキュリティ対策や社内運用を考えたうえで脱ハンコに踏み切るようにお勧めします。

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(編集:創業手帳編集部)

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