忙しい人は確定申告をどう終わらせている？時短・効率化のテクニックを紹介！

確定申告は「時短できる」手続き

確定申告は手間や時間がかかります。確定申告の期間は忙しい時期でもあるため、「時短」を考える人も多いかもしれません。
しかし、少しのテクニックで時短が可能になります。

そこで今回は、どういった方法で確定申告が時短できるのかテクニック法を紹介すると共に、確定申告を早く終わらせる方法も紹介していきます。
反対に時間を奪われてしまうNG行動についても紹介していくので、確定申告の時短化を目指している人は、ぜひ参考にしてみてください。

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忙しい人におすすめ！確定申告の時短テクニック

忙しいと確定申告が手間に感じてしまいますが、以下のポイントを参考にすれば申告の時短化が可能です。それぞれの方法についての詳しい解説です。

クラウド会計ソフトを活用して入力作業を減らす

インターネットに接続して会計処理を行える会計ソフトを、クラウド会計ソフトといいます。
データはクラウド上で管理され、銀行口座やクレジットカードなど、様々な取引きの明細を自動で取得するほか、仕訳も行ってくれます。
その結果、手入力の手間が大幅に削減されるので、負担を抑えることが可能です。
確定申告においては、多くのソフトで申告書の作成ができます。案内に従って情報を入力するだけなので、申告になれていない人でも手軽に作成できるでしょう。

クラウド会計ソフトの選び方

確定申告の時短化が可能なクラウド会計ソフトですが、その種類は豊富です。
事業規模や働き方に合ったソフトを活用することで、負担を抑えられるのでソフトを選ぶためのポイントを解説していきます。

ひとつ目のポイントは「費用」です。クラウド会計ソフトには無料のものと有料のものがあります。
無料であればコストがかからない点が魅力ですが、連携できる口座数やサポートの時間帯、仕訳数などで制限が設けられている場合があるので注意してください。
一方、有料のものは月額や年額の費用がかかりますが、確定申告に必要な機能が揃っており、サポートも手厚いケースが多いです。
多くのソフトで無料お試し期間が用意されているため、まずは実際に使用してみてから継続利用するか判断することがポイントとなります。

2つ目のポイントは自分が持っている「知識」です。会計知識のレベルによって、最適なソフトが異なります。
例えば、会計知識のレベルが低いのであれば、専門用語を使用しておらず、質問に答えるだけで入力できるソフトのほうが使いやすいです。
経験者であれば、帳簿に近い形式で入力できるソフトのほうが知識を活かして活用できるのでスムーズな作成ができます。

そのほか、サポートの手厚さやインボイス制度や電子帳簿保存法に対応しているかなど、あらゆる面を比較して自分に合う会計ソフトを選んでみてください。

マイナポータル連携で控除証明書などをまとめて取得する

確定申告の手間を軽減するためにも、マイナポータル連携が重要です。
連携をすれば、マイナンバーカードを活用してe-Taxで確定申告をする際、マイナポータル経由で控除証明書といった各種証明書のデータを一括取得できます。

給与所得の源泉徴収票やiDeCo、国民年金基金掛金、小規模企業共済掛金なども自動入力となるため、申告の手間を大幅に削減できます。
マイナポータル連携は、パソコンやスマートフォンから設定可能です。事前に準備をしてから申告をするようにしてください。

仕訳は溜めずに「毎日5分」で処理する

領収書や証明書などの整理が苦手だと「後でやる」「まとめてやる」などと考えて、作業を後回しにしてしまう人も多いです。
しかし、まとめて整理するとなればその分時間がかかります。申告期限直前になれば焦ってしまうためミスも多くなるので注意してください。

そのため、仕訳は溜めずに都度処理することで手間を減らせます。重要なことは、処理を習慣化することです。
毎日少しの時間を作るだけで仕訳は行えるので、時間を決めて処理をしていくと自然と習慣化を目指せます。

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e-Taxならスムーズな確定申告が可能！

確定申告に時間がかかると考える人は多いですが、e-Taxを活用すればスムーズな申告が可能です。活用するメリットや方法を解説していきます。

e-Taxのメリット

e-Taxとは、消費税や所得税など国税の申告や申請、納税に関するオンラインサービスを指します。
税務署に直接足を運ぶほか、郵送をする手間なく手軽に確定申告ができる特徴があります。メリットは以下の通りです。

• 自宅で申告できる
• 期限内であれば訂正申告もスムーズに行える
• 添付書類の提出を省略できる
• 会計ソフトと連携すれば手続きがスムーズになる
• 還付までの流れがスピーディー

e-Taxの場合、通常は提出が必要な医療費通知や社会保険料控除の証明書、小規模企業共済等掛金控除の証明書などの添付書類の提出を省略できます。
原本の提出を省略できるため、その分手間を抑えられる仕組みです。

また、e-Taxは会計ソフトで作成した確定申告のデータを取り込むことが可能です。作成したデータを1から入力する手間を省けるので、時短化を目指せます。

e-Taxで確定申告をする方法

e-Taxで確定申告をするためにも、事前の準備が必要です。まずはマイナンバーカードを用意します。
通知カードしか手元にない場合には、区役所や市役所で手続きをしてマイナンバーカードを発行してもらってください。

利用者識別番号の取得も必要です。e-Taxのログイン画面で情報を登録して取得するほか、税務署の窓口で取得する方法があります。
また、電子証明書の取得も必要ですが、マイナンバーカードがあれば改めて取得する必要がありません。
ただし、パソコンで申告するのであれば、電子証明書を読み取るためのICカードリーダライタを用意する必要があります。
e-Taxソフトで電子申告する方法は以下の通りです。

• e-Taxソフトのインストール
• 利用者ファイルの作成
• 納税用確認番号、電子証明書の登録
• 作成済みファイルのアップロード（作成していない場合は帳票の作成）
• 電子証明書、電子証明書の添付
• 申告書データ送信
• 受付結果確認

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確定申告を早く終わらせる「時間管理術」

ここからは、確定申告を早く終わらせるための時間管理術を解説していきます。
下記のポイントを意識して申告することで、時間をかけずに確定申告を終わらせられるようになります。ぜひ参考にしてみてください。

提出期限を逆算してスケジュール化する

ひとつ目の時間管理術は、期限を逆算してスケジュール化する方法です。提出期限から遡り、それに至るステップごとの期限を設定して処理をしていく考えとなります。
その結果、ステップごとの進捗確認ができるため、遅れがあれば早めに調整してリカバリーができます。

ただし、細かく計画を立てるのは危険です。例えば時間まで細かく決めすぎてしまうと、ひとつズレができるだけで全体に影響を及ぼしてしまいます。
「午前中は○○」「水曜日までに○○」など、ブロック単位で予定を立てたほうが予期せぬ変更が起きたとしても柔軟に対応できるでしょう。

また、作業の伸びや突発的な用事ができるケースもあるため、余白をスケジュールに組み込むことも大切です。
週末は予備日として設定するなど、余白のあるスケジュールを立ててください。

タスク管理ツールで進捗状況を把握する

進捗状況の把握はタスク管理ツールの活用が便利です。
タスク管理ツールとは、自分がやるべきことを一覧で可視化して、期限や進捗状況などを一元的に管理できるデジタルツールです。
確定申告に必要なToDoをリスト化することで、1画面で把握できます。

また、リマインダー機能を活用すればタスクの漏れや遅延を防げます。
多くのツールで通知機能が搭載されているので、期日を覚える手間がなくなり、抜けや漏れの防止に最適です。
中には詳細を登録できるツールもあります。
タスクに関連する資料や参考リンクを添付できるので、資料を探す手間がなくなり、タスクを実行する際にはすぐに情報を確認できる点が特徴です。

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時短のつもりが確定申告に時間を奪われてしまうNG行動

時短のためにやっているつもりが、実は反対に時間を奪っている行動もあります。時間を無駄にしないためにも、どういった行動がNGとされるのか把握しておくことが大切です。

期限直前にまとめて入力

確定申告の直前になり、1年分の作業をすべてまとめて行おうと考える人もいるかもしれません。
しかし、「控除証明書をなくしてしまった」「領収書が見当たらない」といったトラブルが考えられます。
上記の場合、再発行の手間がかかり、最悪の場合は経費にできないケースも考えられます。まとめて入力することになるため、その分時間もかかるでしょう。

トラブルを避けるためには定期的に入力することが大切です。
記憶が残っているうちに入力できるだけではなく、納税額の予測を立てられたり、節税対策に取り組めたりするなど、様々なメリットが得られます。

必要書類を探すのに時間がかかる

確定申告をする際には、確定申告書以外にも様々な書類が必要です。場合によっては控除に必要な書類を添付しなければいけないため、事前に用意する手間があります。

例えば、社会保険料控除証明書や小規模企業共済等掛金控除の証明書、生命保険料の掛金額の証明書などです。
所定の証明書や明細書は申告書に添付もしくは提示する必要があるため、用意していないと申告できません。

e-Taxで申告する場合、中には添付が不要になるケースもありますが、書類の内容を入力しなければいけないため、資料の用意は必要です。
前もって用意しておかないと、手間がかかり時間も使ってしまうため、なくさないように保管し、申告前には必ず準備しておくことが大切です。

自分のケースに当てはめるために調べる時間が必要

確定申告は、単に個人情報や収入を記載するだけで終わりではありません。
給与所得のみの人、給与所得と事業所得がある人、医療費控除を受ける人、住宅ローン控除を受ける人などによって、書類の書き方や添付書類に違いがあります。

前もって理解しないまま確定申告をすれば、書類を作成するだけでも調べる必要があるため時間がかかってしまいます。
知識不足は時間を浪費する要因なので、自分のケースに当てはめて知識を補うことが大切です。
スムーズな申告を目指すためにも、確定申告に関する知識はある程度身につけておいてください。

計算・記入のミスによりやり直しが発生している

「早く終わらせたい」といった気持ちがあると焦ってしまうのでミスを招いてしまいます。確定申告の場合、申告期限内に間違いに気付けば訂正申告が可能です。
新しい申告書を最初から作成し直して再度提出することで、正しい申告ができる仕組みです。
ミスをした場合でも訂正できるため安心できる制度ですが、申告書の作成を最初から行うため大きな手間がかかります。

二度手間となり時間もかかってしまうため、時短を意識するならミスのない申告が必須です。
確定申告書を作成する際には、間違いのないように丁寧に記入・入力をして提出する際にはミスがないか確認してから申告をするよう心がけてください。

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忙しい人が確定申告を時短するための事前準備

忙しい人でも、少しの工夫で確定申告を時短できます。そのための事前準備を紹介していきます。

日頃から領収書・レシートを整理する

領収書やレシートは、日頃から整理をしておくことが大切です。各月ごとにまとめておくだけでも入力の手間が減ります。
クラウド会計ソフトであれば、取り込むと自動で読み取りを行ってくれるため便利です。時間の削減にもなるので、活用を検討してみてください。

口座やクレジットカードは事業用とプライベート用に分けておく

口座やクレジットカードは、事業用のものを作っておくと、プライベート用との記録が混ざる心配がなくなるので処理が手軽になります。
例えば、クレジットカードを事業用とプライベート用に分ければ、確定申告に必要な経費の仕訳がやりやすくなります。
ビジネスで利用した明細の一覧もWeb上でいつでも確認できるため、毎月の利用状況の把握もしやすいです。

口座に関しても事業用とプライベート用で分けておけば、帳簿をつける際にも明細を分ける必要がないので余計な手間をかけずに済みます。
会計ソフトと銀行口座を連携すれば、そのまま帳簿付けも行えるため、事務作業のかかる時間を大幅に削減できます。

必要書類を先に集めておく

確定申告では事前に必要な書類を先に集めておくと、スムーズに申告できます。確定申告書のほかに、本人確認書類や銀行口座情報、所得を証明できるものが必要です。
電子申告をする場合には、マイナポータルアプリやカードリーダーも必要になります。

また、医療控除を受ける場合や住宅ローン控除など、控除を受ける場合はそれぞれの控除証明書や掛金払込証明書も用意しなければいけません。
複数の書類が必要になるため、直前になって慌てないためにも事前に用意しておくと安心です。

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どうしても時間が取れない場合は早めに税理士に相談を

確定申告の煩雑さに悩んでいる人や、忙しくて時間が取れない人は、税理士への相談を検討してみてください。
経費の領収書や医療費の領収書、保険料の支払い証明書などを税理士に提出すれば、確定申告書の作成を代行してもらえます。
領収書やレシート、通帳のコピーなどを渡せば、記帳の代行も依頼できます。

確定申告に関することを税理士に依頼すれば費用はかかりますが、自分で行う手間が省ける点が大きな魅力です。
どうしても時間が取れない場合には、早めに相談して代行を依頼してください。

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まとめ・忙しい人ほど確定申告は“仕組み化”しよう

忙しいと確定申告をする時間を確保できずに悩んでしまいます。しかし、事前準備を整えてスケジュール管理をし、加えてツールを活用すれば時短化が可能です。
手間を省いて申告するためにも、紹介した内容を参考に準備を進めてみてください。

（編集：創業手帳編集部）