経営者必見のタスク管理ツール6選|経営を3倍以上効率化させることも可能!

創業手帳

経営者にとって重要なタスク管理のメリットやおすすめツールを6つご紹介します。

タスクボードとパソコン

(2020/07/29更新)

経営者には、日々たくさんのタスクが発生します。

1つのタスクを消化したと思えば、また新たなタスクが発生することも多いのではないでしょうか。

経営者にとってタスクが増えることは嬉しいことです。
タスクが増えるということは、新しい仕事が増え、企業が成長していることの証だからです。

もちろん、なかにはクレーム対応やトラブル対応といったタスクもあるでしょうが、それも企業成長には欠かせない要素です。

この記事では、タスク管理のメリットやおすすめのツール6つをご紹介します。

創業手帳の冊子版でも、Webでは掲載していない有益な情報やサービスをご紹介しています。無料でご送付しているので、ぜひ活用してみてください。

経営効率を格段にUPさせるタスク管理ツール6選

コンパス
タスク管理ツールの種類は多岐にわたり、スケジューラやSFA、CRMといったシステムも、上手く使うことでタスク管理ツールとなります。

業態や社員数、経営者が何を大切にしたいのかによって、選ぶタスク管理ツールは変わってくるでしょう。

自社に合ったタスク管理ツールを検討するようにしてください。

①TeamHack(株式会社カタリストシステム)

タスク管理をメインに、ドキュメントや情報共有を1つにまとめることで、業務の効率化を実現できるタスク管理ツールが「TeamHack」です。

担当者にとって情報を探しやすく、経営者は横断的に情報を確認することができます。

TeamHackでは、1つのタスクを軸にチャットすることが可能です。

プロジェクトごとに情報が集約されるため、何に対してのメッセージなのかが一目で分かり、プロジェクトに集中した情報のやり取りをすることができます。

ドキュメントも同様で、プロジェクトごとにドキュメント管理ができるため、情報が分散されません。

また、TeamHackは進捗管理機能がとても優秀で、タスクの進捗度合いが分かりやすく、期限切れのものが分かりやすいです。

プロジェクトに絡むメンバー間で統制が取れるため、プロジェクトが進みやすくなるのです。

②backlog(株式会社ヌーラボ)

backlog」はIT関連の企業がプロジェクトを管理するのに適しているタスク管理ツールで、振り返りがしやすいように作られています。

プロジェクトが終わった後に、前回のプロジェクトで上手くいった点、上手くいかなかった点を総括できるようになっています。

また、チャートが豊富に用意されており、慣れるまでは抵抗があるかもしれませんが、見慣れてしまえばこれほど使いやすいものはありません。

一度使いだしたらやめられないのがbacklogです。

③Trello(アトラシアン株式会社)

世界でシェアNo.1のタスク管理ツールが「Trello」です。Trelloの魅力は、なんといっても無料で使えることでしょう。

Trelloには有料版もあり、セキュリティの強化とアップロードファイルの増強ができるようになります。

つまり、無料版でも全ての機能を使うことができるため、ベンチャー企業の経営者にはぴったりのサービスです。

タスク管理ツールを初めて使う企業においても、気軽に試すことができるのは大きなメリットですね。

海外のタスク管理ツールは少し抵抗があるかもしれません。しかし、Trelloのインターフェースはとても見やすく、使いやすさ抜群です。

Trelloはチームで情報を共有しやすいタスク管理ツールなので、メンバー間で協力してプロジェクトを進めることができるようになっています。

④Chatwork(Chatwork株式会社)

フリーランスで知らない人はいないのでは?というくらい有名なツールが「Chatwork」です。

タスク管理ツールとしては決して豊富な機能といえませんが、そのシンプルさゆえに経営者の多くが利用しています。

情報共有にはとても適しており、モバイルからも利用しやすいツールです。

タスク管理機能では、誰がタスクを持っているのかが分かりやすく、期限も視覚的に確認することができて大変便利です。

メッセージのやり取りが多い企業には、とても使いやすいタスク管理ツールといえるでしょう。

⑤Wrike(Wrike Japan)

豊富な料金プランが特徴的な「Wrike」は、無料プランもあり、初めてタスク管理ツールを利用する経営者の方が利用しやすいツールです。

通常のタスク管理の中に「サブタスク」を設定することができ、詳細までタスク管理ができる仕様になっています。

プロジェクトの振り返りにも適しており、後々分析がしやすいように設計されています。

インターフェースは、見る人によって少し癖があるように感じるかもしれませんが、利用すると非常に使いやすくなっているタスク管理ツールです。

⑥Google keep(グーグル株式会社)

天下のGoogleも、タスク管理ツールを提供しています。本来はタスク管理ツールとしてではなく、メモ機能を充実させているツールなのですが、タスク管理ツールとしても十分に利用することができます。

こちらも無料で利用することができ、Googleアカウントを企業で有効活用している場合はシームレスに利用することができるでしょう。

Google keepでは、リストを追加してタスク化したり、リマインダーを追加することができます。

Google keepを用いて企業内でタスクを共有したあと、他のツールを検討するのもいいでしょう。それだけ手軽に利用することができるタスク管理ツールといえます。

「忙しい経営者」はタスク管理ができている?

経営者のフィギュア
日々仕事と向き合っている経営者の方は、非常に多くのタスクを持っているでしょう。

様々なステークホルダーのことを考えなければならない経営者にとって、タスクをどのように管理し、どのように消化していくのかはとても重要です。

また、経営者は自分だけのタスクを管理していればよいわけではありません。

社員がどのように行動しているのかに目を光らせ、時には指導し、時にはモチベーションをアップさせる、といったマネジメントをしなければなりません。

タスク管理がうまい経営者は、会社をより成長させることができます

逆に、タスク管理ができていない経営者は、仕事に漏れが発生したり無駄に忙しいだけだったりと、非効率的な行動をしています。

同じように「忙しい経営者」であっても、タスク管理ができているかどうかは天と地ほどの差があると言っても過言ではありません。

経営者がタスク管理をするメリット

時計
経営者がタスク管理するメリットは、大きく5つあります。

1.優先順位を考えてスケジュールを立てられる

経営者のスケジュールはあっという間に埋まります。
大切なお客様やパートナー企業との商談・面談が続き、時には社員教育にも時間を割かなければなりません。

タスク管理ができていないと、スケジュールがあっという間に埋まってしまい、急な予定を受け付けることができなくなってしまいます。

今やるべきタスクがしっかり管理できていれば、優先するべきスケジュールが見えるようになります。

社員からすれば、「大切なお客様との予定が入ったから、また今度!」という経営者よりも、しっかりと時間をコントロールできている経営者に惹かれるものです。

できる経営者は、たとえ相手がお客様であっても、自分の都合が良いタイミングでスケジュールを組むことができます。それは、他のタスクを把握しており、しっかり管理ができているからなのです。

2.計画的に物事を進めることができる

タスク管理ができていれば、物事を計画的に進めることができるようになります。

たとえば、3日後に重要な商談が入っていたとします。今から3日間で商談に向けた提案内容を詰めることができれば、何の問題もありません。

しかし、その前日に出張が入っており、社員と打ち合わせをすることができない場合はどうでしょうか。「あと2日間あるから大丈夫!」と思っていると、商談に向けた十分な準備ができなくなってしまいます。

さらに、経営者はこの2日間の間に消化しなければならないタスクが他にもあるはずです。

タスク管理ができていれば、ゴールに向かってどれくらいの時間があればいいのかを把握できるようになり、計画的に物事を進めることができます。

3.仕事を分散させることができる

先程の商談の例であれば、「商談まで日にちはないけれど、寝ないでやればなんとかなる!」といって、精神論と力勝負で乗り切る経営者も中にはいます。

しかし、仕事を詰め込めば1つ1つの品質は落ちていきますし、周りの社員もそれに引きずられて残業が増えていってしまいます。

「また社長が無理矢理仕事を振ってきたよ・・・」と社員の不満は溜まっていってしまうこともあるのです。

タスク管理ができていれば、ゴールまでのプロセスが見えるようになります

ゴールに向けて計画的に進めるためには何が足りないのか?」を把握できると、十分に余裕がある状態で、仕事を社員に分散させることができるようになります。

「急いで資料を作って!」と品質の悪いアウトプットを繰り返し、社員を疲弊させてしまうよりも、余裕のある状態で社員に仕事を振ることができれば、社員の成長にも繋がりますし、社員自らが考えて行動してくれるようになるものです。

4.仕事に対するモチベーションをキープできる

タスクに埋もれていると、「何から手を付けていいのか分からない」ということがよく起こります。目の前にあるものから順番に対応していると、いつまでたってもゴールが見えてきません。

本当に仕事が進んでいるのかどうかも分からなくなってしまうのです。

進捗が分からない仕事のやり方では、仕事に対するモチベーションが落ちていってしまいます。これは経営者に限らず、ビジネスマンなら誰でも同じことです。

タスク管理をして、1つ1つのタスクを消化していくことで、仕事に対するモチベーションをキープすることができるようになります

5.心に余裕を生み出すことができる

タスク管理をすれば、今日のタスク、明日のタスク、来週中でもよいタスク、と計画的に仕事を進めることができるようになります。

すると、「今日は少し残業しなければならないな」とか、「週末は午後休が取れそうだな」と余裕を持った仕事の進め方ができるようになります。

時間に余裕ができれば、プライベートの時間を生み出すことが可能です。できる経営者は、仕事をする時はする、遊ぶときは遊ぶといったようにメリハリを付けているのです。

「仕事が忙しいから」と、家族との時間や趣味の時間を疎かにせず、心に余裕がある状態で仕事に取り組みたいものです。

まとめ

経営者がタスク管理をする重要性やメリット、使いやすいタスク管理ツールをご紹介しました。

タスク管理は個人のものではなく、チームや組織で考えるべきものです。タスク管理ツールを利用することによって、業務全体を見える化し、後から振り返ることができるようになります。

忙しい経営者だからこそ、また、これから成長していきたい企業であるからこそ、タスク管理ツールの利用を検討してみてください。

また、総務をアウトソーシングすることで業務効率化を図ることができます。その方法についても、創業手帳が発行している無料の冊子版でご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

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(編集:創業手帳編集部)

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