個人事業主が経費にできるものって?節税対策を紹介します!

創業手帳

個人事業主の経費を知ってどのように会計処理するか考えておこう


その年の所得を確定する確定申告は個人事業主にとって重要な手続きです。
経費をどのように扱うのか、計上可能な経費を知っておくことによって、所得額にも影響します。

適切に会計処理するため、節税のためにも個人事業主が計上できる経費を知っておいてください。

創業手帳では、税金に関するお悩みを解決するために、多くの税理士や専門家と提携しています。さらに、「税金で損をしない13の方法・チェックシート」を作成しました。ぜひこのチェックシートもご活用ください。

また、税理士が監修の「税金カレンダー」も用意しています。このカレンダーを使えば、どの税金をいつ納める必要があるかを見逃すことなく確認できます。こちらも13種類のパターンをご用意しており、どなたでも気軽に利用できますので、この機会にぜひご活用ください。


税金カレンダー

※この記事を書いている「創業手帳」ではさらに充実した情報を分厚い「創業手帳・印刷版」でも解説しています。無料でもらえるので取り寄せしてみてください

個人事業主の経費の基礎知識


個人事業主は、会計処理や税務処理まで自分で行う必要があります。
しかし、今まで会社員として働いていて経費の処理や確定申告もしたことがない人も多いかもしれません。

ここでは、個人事業主の経費についての基本的な部分から紹介します。

個人事業主の経費について

経費とは、事業のために発生した費用を指す言葉です。個人事業主が事業で得た利益は、税務上事業所得に分類されます。
事業所得の金額は、総収入金額から経費、該当する場合には青色申告特別控除を差し引いて計算します。

事業によって発生する経費は様々です。
仕入れに伴う費用や販売費、一般管理費のように業務上必要とされるものが経費として認められます。

また、固定資産税や火災保険料、地代家賃なども必要経費となるものです。
1年間で得た所得から必要経費や青色申告特別控除を差し引いた金額に対して所得税が課されます。
つまり、必要経費を漏れなく計上することで課税所得を抑えられれば、節税効果も高くなるのです。

経費と認められるかどうかの判断基準


個人事業主として働いていると、様々な費用が発生するため「これは経費として計上してもいいのか?」と迷うものも多く出てくるでしょう。

経費は、事業を行うために必要な費用です。国税庁では、経費について、以下のように定義しています。

1.総収入金額に対応する売上原価その他その総収入金額を得るために直接要した費用の額
2.その年に生じた販売費、一般管理費その他業務上の費用の額

経費かどうか迷った場合には、上記を基準として売上に直接つながるかどうかを見直してください。
税務調査を受ける場合には、その費用が業務とどのように関連するか聞かれる可能性があります。
それに対して、明確な説明ができるかどうかを考えると判断しやすくなります。

例えば、飲食費について考えてみてください。
飲食費が取引先との打ち合わせや営業目的であれば、事業に直接関係するといえます。
しかし、日常的な食事の場合には事業に明確に関連するとはいえません。
経費を計上する時に、どういった目的の支出なのか、経費にする理由や必要性を記載しておくのがおすすめです。

個人事業主の経費はいくらまで計上可能か

個人事業主の経費は、「何を」計上できるかだけでなく、「いくらまで」計上できるかも考えなければいけません。

実は、個人事業主が計上できる経費には上限はなく、事業に関わっていて経費として認められる費用であればいくらでも経費に計上可能です。
しかし、現実的に考えて経費とするためには業務との関連性や目的、頻度などが重要です。
あまりに多くの経費を計上していると、売上に対して出費が多すぎることを税務調査で指摘される可能性があります。

経費を計上する時には、必ず証明となる領収証を保管するとともに、事業と関連性がわかるように使用目的を記載しておいてください

個人事業主が経費にできるもの


ここからは具体的にどのような支出を経費として計上できるのかを紹介します。

  • オフィスや事務所の家賃
  • 仕入れや取引先への移動のために使う交通費やガソリン代
  • 出張や事業に関係するセミナーに参加するための宿泊費
  • 仕事で使う制服やユニフォーム

上記のような経費は、事業を行うために必要な費用です。
気分転換や打ち合わせでカフェで仕事をした場合には経費として計上できますが、業務終了後や仕事の合間に飲食をした時には経費として計上できません。

また、ユニフォームや作業着のように事業でしか使えない衣服は経費になるものの、プライベートでも使える洋服やスーツは経費計上できないので注意してください。

個人事業主の経費とならないものとは

個人事業主の事業に関わる費用は、原則経費となります。しかし、中には経費として認められないものもあります。以下を確認してください。

  • 自分のための書籍費用
  • 事業に関係がない車両費用
  • 私的な飲食代
  • 個人事業主個人の税金
  • 個人事業主の資産とみなされるもの

事業に関係がない、個人事業主の交際費や書籍、飲食代は経費ではありません。また、個人事業主自身の出費は経費として計上できないものです。
具体的には、従業員の給料や外注した時の費用は経費になりますが、個人事業主の給料は経費になりません

福利厚生面でも同じように扱います。
従業員の健康診断費は経費になるものの、個人事業主の国民年金や国民健康保険の保険料は、計上できません。

経費を計上するための証拠書類


経費を計上するためには、その経費をいつ、何の目的で、いくら使ったかを証明できる書類が必要です。
どのようなものが経費を証明する書類にあたるのかを確認していきます。

経費の証拠書類として必要な項目

経費を証明する書類として良く使われているのが、領収書やレシートです。
領収書しか使えないと思っている人も多いかもしれませんが、後述する内容が記載されているレシートであれば経費計上に利用できます。

経費を計上するための書類として使うためには、以下の内容が記載されていなければなりません。

  • 支払った人の名前や会社名(宛名)
  • 支払った金額
  • 但し書き(具体的な支出内容)
  • 支払いを受けた人の名前や会社名と所在地
  • 支払った日付

経費の証拠書類は、確定申告が終わってからも7年間は保存するように義務付けられています。
税務調査を受ける時には、領収書を提出するよう求められることもあるので、年ごとに整理して分類しておくようにしてください。

経費それぞれの勘定科目を知っておこう


経費の項目は細かく分類されているため、どの費用をどの項目で計上すればいいのかと悩んでしまうかもしれません。

どのような項目があるのか代表的な勘定科目を紹介します。

水道光熱費

水道光熱費は、水道料金や電気代、ガス代といったライフラインに関わる費用に使う勘定科目です。

ただし、個人事業主の生活費全額ではなく事業にかかった部分だけを経費として参入します。
自宅で事業をしている場合などは、事業にかかっている経費を分けて経費計上します。

家事按分とは?

個人事業主が経費を計上する時に重要となる考え方が家事按分です。

ここでは、水道光熱費を例に考えてみます。
自宅を会社や事務所として使用している場合、プライベートで生活している水道光熱費と事業に関わる水道光熱費を一緒に支払っていることになります。
プライベートの費用もまとめて払っているため、支払ったすべてを経費には計上できません。

経費にできるのは、あくまで仕事で使った水道光熱費だけなので、水道光熱費をプライベートと事業で分ける必要があります。
この仕事とプライベートで使った費用を分けることを家事按分と呼びます。

しかし、水道光熱費を仕事で使っているのはいくらと明確に分けることは困難です。
そこで、一定の割合で分割することで按分します。
例えば、1カ月の電気代が3万円で仕事で使っている時間が全体の3分の1の場合には、3万円×1/3で1万円を経費として計上します。

家事按分の割合は、法律で決まっているわけではありません。自分で使用時間などを使って割合を決めることになります。

後から、税務署からどのように按分しているのか問い合わせを受けても、どのように計算したか説明できるようにしておいてください。

通信費

通信費は、プロバイダ料や携帯電話の料金、電話代や切手代が該当します。
プロバイダや電話の契約をプライベートと事業用で兼ねている場合には、按分して計上してください。

会計処理をわかりやすくするのであれば、別に契約して請求を分けておく必要があります。

旅費交通費

旅費交通費は、電車やバス、タクシー代のほか、出張での宿泊費が該当します。
頻繁に旅費交通費が発生していると管理も大変かもしれません。
そのような場合は、電子マネーの履歴だけでなく、打ち合わせの日付なども記録しておくようにすると会計処理がしやすくなります。

旅費交通費はプライベートと混同しやすい経費なので、事業用であると説明できるようにしておいてください。

荷造運賃

荷造運送費や荷造発送費、梱包費は荷造運賃として経費に計上できます。
梱包に使う段ボールやガムテープも計上可能ですが、大量に購入した場合には、未使用分は経費にはできません

租税公課

租税公課は、事業税や自動車税、印紙税や消費税などの費用です。
ただし、所得税や相続税、住民税や交通違反金は租税公課として経費にはできません。

個人が自宅で仕事をしている場合の固定資産税の場合は、総床面積に対しての事業用途の面積割合といった、合理的に計算した事業割合部分だけを経費に参入できます。

広告宣伝費

会社の商品やサービスを知ってもらって契約につなげるために必要な経費は広告宣伝費に該当します。
テレビや雑誌といったメディアに掲載する費用のほか、宣伝用のチラシやプロモーション、企業のイメージアップに使うための費用も広告宣伝費です。

接待交際費

接待交際費は、税務調査でも厳しくチェックされやすい部分です。接待交際を通じて、売上に貢献した場合であれば経費算入が可能です。

また、事業の一環として会合を開くといったビジネスに直接関わるものは経費として算入できます。

保険料

事業に関わる損害保険料や地震保険料、自動車保険料は経費として計上可能です。
ただし、プライベートと兼用している場合には事業用途分を按分してから計上してください。

修繕費

修繕費は、器具や機械装置、建物の維持管理費や修理費を経費として計上する時の科目です。
修繕費を計上する時の注意点は、原状回復だけかどうかです。
原状回復のための支出は修繕費となりますが、機能をアップさせるような修繕は資産として計上して減価償却で経費に計上します。

どのような維持管理や修理に当たるのかを判断して会計処理してください。

消耗品費

消耗品費は、取得価額が10万円未満か使用可能期間(法定耐用年数)が1年未満のものに使う勘定科目です。
例えば、オフィス家具や機械、プリンターといったものを消耗品費に計上可能です。

減価償却費

資産に計上した固定資産は、その資産の耐用年数に応じて経費として処理をしますが、これを減価償却と呼びます。
資産の耐用年数は、法令によって定められています。

法定福利費

従業員を雇った時には、従業員の健康保険料や介護保険料、厚生年金保険労のほか、労災保険料と雇用保険料を会社が負担することになります。
この負担分は法定福利費として、経費に計上します。

個人事業主であっても従業員数が5名以上の時には原則社会保険は強制加入です。

外注費

外注した工賃やデザイン料は、外注工賃として経費に計上します。
会社の名刺や封筒の印刷、デザイン費や自社サイトの構築にかかる費用も外注費で計上してください。

給料賃金

従業員に支払う賃金や賞与といった報酬は給料賃金に該当します。
ただし、配偶者などの親族に支払う給料は要件を満たさなければ経費には計上できません。

地代家賃

地代家賃は、事業所や店舗、駐車場に関して支払った家賃、使用料を計上する時の勘定科目です。
自家用自動車の駐車場は、事業に供した部分だけを経費に計上できます。

貸倒損失

貸倒損失は、売掛金や受取手形といった債権の回収ができなくなった場合に使う勘定科目です。
売掛先が債務整理や破産の場合には、債権の回収が困難になります。
そういった場合には、貸倒損失として計上します。

雑費

雑費は、他の経費に当てはまらないものに使用する勘定科目です。
引越し代やクリーニング費用、ごみ処理代も事業収入を得るために支出するのであれば雑費として計上できます。

雑費と混同しやすい勘定科目が消耗品費です。
消耗品費は、コピー用紙やボールペンのように使用してなくなるものを指す言葉です。

まとめ

経費を適切に計上することは、課税所得を減らして節税につなげるためにも重要です。
税制や手続きに不安がある場合には、税理士に相談する方法もありますが会計ソフトの利用も検討してください。
会計ソフトがあれば自動で帳簿付けが可能で、会計処理が格段に手軽になります。

節税のためには、青色申告特別控除の利用もおすすめします。
青色申告に求められる記帳を行うためにも、専門家や便利なツールを活用してください。

創業手帳(冊子版)は税金や会計処理といった個人事業主のビジネスで役立つ情報を多数掲載しています。起業アイデアの構想段階から起業まで幅広いサポートに創業手帳(冊子版)をお役立てください。

「創業手帳」では税金に関する問題を解決するため、多数の税理士や専門家に協力いただいています。また、「税金で損をしない13の方法チェックシート」をご提供していますので、是非活用してみてください。

さらに、税理士が監修した「税金カレンダー」も用意しております。このカレンダーを利用することで、必要な税金の納税時期を見逃さず把握できます。こちらも13種類のパターンがあり、どなたでも簡単に利用できます。ぜひこの機会にご活用ください。


税金カレンダー

関連記事
個人事業主が知っておきたい経費の種類と注意点
フリーランスの税金の計算と節税方法とは
創業手帳冊子版は毎月アップデートしており、起業家や経営者の方に今知っておいてほしい最新の情報をお届けしています。無料でお取り寄せ可能となっています。

創業手帳
この記事に関連するタグ
創業時に役立つサービス特集
このカテゴリーでみんなが読んでいる記事
カテゴリーから記事を探す
今すぐ
申し込む
【無料】