Backlogでチームの業務を見える化して生産性の向上を

タスク漏れや遅延を防ぐBacklogの特徴を4つの事例と共に紹介

チームで日々の業務を進めるうえで、各メンバーの進捗把握に手間取る企業は少なくありません。「タスク漏れやスケジュール遅延につながらない」、「進捗がすぐにわからないがゆえに、進捗確認だけで会議が終わってしまう」といったことが、効率的に業務を進めるうえでの阻害要因となっています。

業務改善ツールやタスク管理ツールなどを導入しても、操作が難しく更新が面倒だと一部のメンバーしか使わなくなることも。また、従量制のサービスでは組織拡大に比例して費用が掛かるため、メンバーが多い企業には重い負担になる場合もあります。

そこで、チームメンバーの業務管理におすすめしたいのがBacklogです。Backlogなら簡単に各メンバーの業務を可視化して、チーム全体の進み具合も一目で把握できるので、タスク漏れやスケジュール遅延を予防します。誰でも操作しやすいインターフェースなので、メンバーにも定着しやすく、チームの生産性アップにつなげられます。

既に13,000社（2022年12月末時点）以上に利用されていて、サービス継続率は99.5％と高水準を維持しています。それでは、Backlogの特徴を、4つの活用事例と共に詳しくみていきましょう。

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Backlogの4つの特徴

Backlogはチームメンバーの業務・スケジュールを管理するタスク管理・プロジェクト管理ツールです。次の4つの特徴が支持されて、多くの企業が継続的に利用しています。

タスク漏れやスケジュール遅延を防ぐ

タスクごとに担当者や管理者、期日などを整理して、各メンバーのタスクを見える化します。タスクはそれぞれ優先度やマイルストーンをつけて整理することが可能に。また、複数のプロジェクトが存在する場合、業務が複数の領域に整理される場合などには「カテゴリー」でタスクを仲間分けすることもできます。

誰がどのタスクを進めているのかわかりやすくなるため、タスクを円滑かつ効率的に進める手助けをしてくれます。

直感的に操作できるインターフェースでチームに浸透

シンプルな操作性や親しみやすい見た目のインターフェースを意識して開発されています。そのため、開発者だけでなく、デザイナー、マーケター、バックオフィス、営業などあらゆるメンバーが簡単に使いこなせるようになるでしょう。

これまでプロジェクト管理ツールや業務改善ツールを導入しても、利用が広まらず結局効果がでなかったというチームにもおすすめ。Backlogなら、抵抗感なくチーム全員に定着し、チームの生産性アップに役立ちます。

業務全体を見える化して進捗を把握

個々のタスクだけでなく、チーム全体の進捗状況をガントチャートで整理することができます。タスクの進捗状況や、優先的に対応するべきタスクなどが一目で把握でき、計画の進捗状況の確認や計画調整に役立ちます。

日々の業務管理ツールとして使えるのはもちろん、チームで取り組むプロジェクト管理ツールとしても有効です。

人数によって料金が変わらない安心感

Backlogはスペースに課金されるシステムなので、使用メンバーが増えても料金は変わりません。スタンダードプラン以上はユーザー数も無制限なので、チームの拡大に応じて自由にメンバーを追加することができます。今後組織が拡大すると見込まれる成長期の企業にもおすすめです。

Backlogの4つの機能

Backlogの、次の4つの機能について紹介します。

• プロジェクト管理
• タスク管理
• コミュニケーション
• バージョン管理

これら4つの機能が、チームの効率的なタスク管理を実現しているのです。

プロジェクト管理｜必要な機能を全て集約

Backlog上では、登録した全てのプロジェクトを一元管理できます。各プロジェクトのタスクは「カード」単位で管理されていて、カンバンボード上の直感的な操作で、進捗状況のチェックが可能に。また、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作でステータス、スケジュールなどのアップデートもおこなえます。

チームやプロジェクト全体の進捗確認はガントチャートが便利。担当者と作業内容をカードごとに明確化することで、対応漏れを防止します。各作業は、未対応・処理中・処理済み・完了の4つから選択する仕組みで、進捗状況を整理できます。

上図のように、プロジェクト全体の進捗状況をステータスやマイルストーンで把握することも可能に。進捗遅延の発生がすぐにわかるツールとなっています。

チーム課題とタスクの管理｜お互いのタスクを把握して協力しやすい

チームのタスクごとに担当メンバーやステータスを整理できます。課題の更新があれば、メールなどコミュニケーションツールで送信される仕組みなので、タスク状況に変化があればすぐにチーム全体に共有できます。

各タスクごとに期日管理や、タスクの親課題・子課題の分離による細分化も容易に。個々のタスクを管理したり、メンバー間の業務量を把握したりするうえで役立ちます。また、メンバー同士が協力して作業を進めるときにも便利です。

コミュニケーション｜すべての人が使えるツールでコラボレーションを強化

Backlogは誰でも使いやすいインターフェースを採用しており、業務関連するすべての人を巻き込んで、情報の連携やコラボレーションの強化に役立ちます。

プロジェクトメンバーの権限は自社のスタッフだけでなく、取引先や代理店などにも付与することができます。社外と共に進めるプロジェクトや、顧客・取引先などと連携した作業にも利用できるのが特徴です。

Backlog内にはWikiを集約する機能もあります。チームのナレッジの蓄積、共有のほかプロジェクトや課題に関するメモ、会議の議事録、作業マニュアル、仕様書など、プロジェクトにかかわるさまざまなデータ・ファイルを簡単に閲覧できる状態で保存できます。リンク・PDFでの出力にも対応しているため、メールやコミュニケーションツールでの共有にも便利です。

その他、絵文字で気持ちや状態を表現する機能や、各メンバーに「いいね！」をつける機能などはチームの相互理解を深め、コラボレーションを促進するうえで有効です。

バージョン管理｜GitやSubversionで円滑な管理

Backlogにはバージョン管理システムとしてGitやSubversionのリポジトリ機能を導入しています。

特にシステム開発プロジェクトやタスクにおいては有効で、ソースコードのレビューやチームごとの管理の色分け、開発プロジェクトへのコミット履歴の管理やドキュメント管理が容易に。また、Git LFSを活用すれば、大容量ファイルも効率よく管理できます。クローンやフェッチに伴う通信を高速化して、より効率的なチーム連携を実現します。

Backlogの4つの活用事例

ここからは、成長著しい4つの企業のBacklogの活用事例を紹介します。それぞれ、自社のタスク管理の効率化をBacklogで実現し、順調な事業拡大を果たしています。

株式会社レザボア・コンサルティング｜タスクの抜け漏れや埋没を防止

株式会社レザボア・コンサルティングは、ビジネスとテクノロジー双方に精通したメンバーによるプロジェクトチームで、最上流のコンサルティングからシステム開発、DevOpsまで、一気通貫のソリューションを提供する企業です。

同社メンバーの一人が、もともとBacklogを利用していて、便利さを実感していたため、社内外のタスクや情報確認の目的でBacklogを導入することにしました。

主にシステム開発、開発担当と運用担当が連携協力したシステム開発や、社内での課題とタスクの管理そして、会社規定・プロジェクト管理といった3つの領域の作業においてBacklogを活用しています。

システム開発では、顧客との要望・課題のすり合わせと、それに合わせたプロジェクトの期限、担当者の整理や進捗管理に有効活用しています。また、社内課題とタスク管理においては、会計、労務、人事、広報などさまざまな部署についてカテゴリーで業務と関連部署・メンバーを整理して効率的に管理しています。

また、会社規定・プロジェクト情報管理はBacklogのWikiを活用。共有すべき情報をこまめにWikiに転載することで「情報が埋没化して場所がわからなくなる事態を予防できるようになった」とのことです。

顧客など、Backlogを使用したことのない方にシェアすることも多いのですが、使いやすいレイアウトやデザインのため、いちいちマニュアルの配布や説明なしで新規ユーザーもすぐ使えるようになる点について、高く評価されています。今後もBacklogを業務・プロジェクト管理の軸として利用し続けていく方針です。

株式会社圓窓｜Backlogでのスマートな業務管理

ジェイエイシーリクルートメントをはじめとした大手企業のビジネスマネジメントアドバイザーやコンサルティングを事業とする「圓窓」ですが、プロジェクト管理にはBacklogを活用しています。

案件や顧客管理にBacklogを有効活用することで、タスクの漏れがなく、効率的な案件対応が可能に。オンラインアシスタントの活用なども背景にビジネスの急拡大の原動力となりました。案件が倍増する中で、従来使用していたSlackでの進捗管理・情報管理が困難となり、オンラインアシスタントと業務管理ツールの導入を検討しました。

Backlogはタスクごとに期日・担当者・作業内容がカードごとに整理され、確実なタスク管理が可能になると考え、導入することに。Backlogが期日をリマインドしてくれるため、タスクを放置することがなくなり、また優先順位付けによって、隙間時間を最小化してより効率的に作業することができるようになりました。

直感的に使えるデザインのため、新しいスタッフやオンラインアシスタントもすぐにツールを使いこなせるようになります。 2段階認証により、機密性の高い顧客情報の管理などにおけるセキュリティ面も安心です。

同社ではBacklogとオンラインアシスタントをうまく活用することで急速に事業を拡大。2019年からの3年間でビジネスを7倍に成長させました。

株式会社デジタルキューブ｜Backlogで全社員リモートワークを達成

株式会社デジタルキューブは、WordPressを軸にした、受託開発と自社ウェブサービスの開発・運営をしてます。世間でリモートワークが広がるはるか前の2006年から全社員にリモートワークを奨励してきた会社です。リモートワークを円滑に進めるためのタスクや情報管理ツールとして、Backlogを活用しています。

Backlog上で、タスクの振り分けや進捗管理、また業務にかかわるさまざまな情報を記録、連携することにより、業務を効率的に進められる環境を整えています。受託開発になれば、
顧客との情報連携や進捗管理もBacklogでおこなうことで、円滑なプロジェクト管理を実現しています。

なお、同社では、コミュニケーションツールのTypetalkも導入し、よりフランクな会話や、案件にはなっていないアイデアベースのコミュニケーションなどに活用しています。BacklogとTypetalkをうまく併用することで、全社員リモートワークを実現しながら順調に事業を推進しています。

株式会社リザーブリンク｜Backlogで人事総務部の管理コストを約50%削減

予約管理システムを開発する株式会社リザーブリンクの人事総務部では、以前は大きく2つの課題がありました。

1つはタスク管理が属人化し、スタッフの進捗管理がうまくできていなかったことです。特に、スタッフの入退社手続きにおいては人事総務部で最低22個のタスクが存在し、重い業務負担が発生していました。

2つ目は、業務の他部署への共有が進んでいなかったことです。人事総務部ではルーティンワークが多く、また個人情報を多く扱うため他部署に見せてはいけないという意識があり、業務共有の妨げとなっていました。

以上のような課題を、Backlogの導入によって解決することができました。タスクが整理されたことでスタッフの入退社処理の業務が大幅に効率化し、管理コストを約50%削減しています。

他部署への連携がスムーズになり、自分の業務の優先順位と他部署を巻き込んだ課題の担当者や期限が共に明確化。進捗管理がスムーズになり、対応漏れもなくなりました。他部署や社内外のメンバーが介在する業務では、Backlogによるタスク管理、進捗管理が特に大きな役割を果たしています。

タスク管理をBacklogで効率化したことで、残りの時間を採用活動など人事総務部本来の業務にリソースを割けるようになりました。

プランと料金

料金プランは次の4タイプで、どのプランも30日間は無料でトライアルできます。

スタンダード以上であればユーザー数は無制限なので、組織の規模が拡大しても、日常業務の進捗管理には安心して利用できます。連続的にプロジェクトが生成される業務には、プロジェクト数無制限のプレミアムプラン以上がおすすめです。

Backlogを活用してタスク管理やプロジェクト管理を効率化しよう

Backlogを使えば、タスク管理やプロジェクト管理が円滑に行えるようになり、業務の抜けや漏れ、スケジュール遅延などを予防できます。また、誰でも使いやすいインターフェースが特徴なので、今回の事例でもみられたように顧客との協働においても進捗管理や情報連携などに有効活用できます。

事業拡大に伴いタスク管理・プロジェクト管理は複雑化しがちで、成長期の多くの企業が課題となるポイントでもあります。Backlogで業務管理の効率化を実現して、事業拡大を加速させていきましょう。

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（監修： 株式会社ヌーラボ）
（編集： 創業手帳編集部）