社長の立替金はどう処理する？精算時のやり方・注意点をわかりやすく解説

社長が会社の経費を立替えることは可能

会社経営の現場では、社長が一時的に会社の経費を立替えるケースは珍しくありません。
特にひとり会社などは、ちょっとした経費に対して一旦社長個人の現金・クレジットカードなどで支払うことも多いです。
急な支払いや少額の経費など、「後で精算すればいい」と考えて処理しているものの、会計上の扱いを誤ると、帳簿が合わなくなったり、税務上の指摘を受けたりするリスクがあります。

そこで本記事では、社長が会社の経費を立替えた場合の正しい仕訳方法をはじめ、立替金として処理する際の注意点や従業員の立替経費との違いについてわかりやすく解説します。
立替金が発生したものの、どのように処理をすればいいかわからない人も、ぜひ参考にしてください。

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社長の立替金は「役員借入金」として処理される

会社の経費に対して社長個人の現金・クレジットカードなどから支払った場合、「会社は社長に経費を立替えてもらった」という認識となり、仕訳でもそのような記載が必要です。
このケースを仕訳で処理する際は、「役員借入金」を活用し、会社の負債として扱います。

なぜ会社の負債になるかというと、会社が社長からお金を借りている状態になるためです。
会社には社長に対して返済義務が生じるため、きちんと返済することで正しく処理できます。

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社長の立替金を処理する際の仕訳方法

社長の立替金を処理する際の仕訳はどのように行えば良いのでしょうか。ここで、各ケースの仕訳例を紹介します。

社長個人の資金から立替えた場合の仕訳例

社長個人の資金を使って会社の経費を立替えた場合、貸方側に「役員借入金」の勘定科目を使用して処理します。
例えば、仕事で使用するボールペンの費用を社長個人の資金から立替えた場合、仕訳例は以下のとおりです。

借方		貸方		摘要
消耗品	300円	役員借入金	300円	A店　ボールペン代

また、会社が役員借入金を社長に対して現金で返済した場合の仕訳例は、以下のようになります。

借方		貸方		摘要
役員借入金	300円	現金	300円	A店　ボールペン代

クレジットカードで立替えた場合の仕訳例

立替えた際に現金ではなく社長個人のクレジットカードで支払われた場合も同様に、役員借入金が用いられます。

借方		貸方		摘要
交通費	2,000円	役員借入金	2,000円	タクシー代

クレジットカード会社から請求が来て返済する場合の仕訳例は、以下のとおりです。

借方		貸方		摘要
役員借入金	2,000円	普通預金	2,000円	タクシー代、代表者へ返済

会社の預金口座から返金した場合の仕訳例

ある程度まとまった金額を社長が立替えた場合、現金ではなく銀行振込で返済するケースもあります。
振込で返済する場合は、貸方の勘定科目は「普通預金」または「当座預金」が入ることになります。

借方		貸方		摘要
役員借入金	100,000円	普通預金	100,000円	銀行振込にて借入金を返済

また、全額ではなく一部のみ返済した場合、摘要欄に一部返済の旨と残高を記録してください。

借方		貸方		摘要
役員借入金	100,000円	普通預金	100,000円	銀行振込にて借入金を一部返済（残高200,000円）

資本金に振り替えた場合の仕訳例

会社が社長からの借入金を資本金に振り替える場合もあります。
これは「DES（デット・エクイティ・スワップ）」と呼ばれるもので、株式を発行することで債務から出資に置き換える方法です。
DESによって会社の自己資本比率は改善し、業績回復や資金繰り改善につながる可能性があります。

DESによって役員借入金を資本金に振り替える場合の仕訳例は、以下のとおりです。

借方		貸方		摘要
役員借入金	3,000,000円	資本金	3,000,000円	資本に振り替え（DES）

この取引きで実際にお金が動くわけではないものの、帳簿上で勘定科目が変わるので注意が必要です。

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立替金と間違いやすい勘定科目

勘定科目の立替金は、ほかの勘定科目と間違えてしまう可能性もあります。ここでは、立替金と間違いやすい勘定科目を3つ紹介します。

仮払金

仮払金は、今後発生する支出に対してあらかじめ概算で渡される「前渡し金」を処理するための勘定科目です。
例えば出張が発生したタイミングで必要な旅費交通費を概算で算出し、出張前に渡す金銭を仮払金として扱います。

つまり、仮払金は目的や金額は未確定であるものの、支出は発生するため事前に支給しておくものです。
一方、立替金はすでに支払いが発生済みであり、目的・金額が確定している費用を立替えたものを指します。
どちらも「金銭を立替えている」点では同じですが、目的・金額が確定しているかどうかが異なるので注意が必要です。

貸付金

貸付金は、従業員・取引先などに貸したお金を仕訳する際に使う勘定科目です。
例えば従業員に長期で貸付を行ったり、子会社に対して資金援助をするために貸し付けたりした場合に、貸付金で処理します。

貸付金は一定の返済期間を設けて、返済期限までに返してもらわなくてはいけません。
一方、立替金も会社側は立替えた人に対して返済する必要がありますが、明確な期限を設けていない場合がほとんどです。
もし立替金として処理した後で回収は困難と判断した場合、「貸付金」に計上し直す必要があります。

預り金

預り金とは、将来返還や納付が必要であるものの、一時的に預かっている金銭を処理するための勘定科目です。
例えば顧客からの預かり保証金や給与から天引きした社会保険料、源泉所得税などが該当します。

預り金は負債勘定に分類され、将来的に返済する義務が発生しますが、立替金は資産勘定に分類され、立替払いが行われた後に回収されることが前提となります。

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「社長の立替金」と「従業員の立替経費」の違い

社長が会社の経費を立替える「立替金」と、従業員が一時的に負担して支払う「立替経費」は一見同じように見えて、異なる部分が多いです。
そこで、社長の立替金と従業員の立替経費にはどのような違いがあるのか、解説していきます。

立替経費とは？

立替経費とは、会社の経費に分類されるものの、すぐに決済が難しい場合に従業員などが一時的に自己負担で支払う経費です。
従業員が経費を立替えた場合、会社側は従業員に対して支払った経費分を補填する必要があります。
補填方法は給与を支払うタイミングで支払ったり、2週間に1回など定期的に振り込まれたり、都度申請をして現金で手渡しされたりするなど、会社によって異なります。

また、立替経費は立替金と違って勘定科目ではありません。
従業員が立替えた時点ではまだ会社の経費として計上せず、立替精算が済んだら正式に会社の経費として処理をします。

立替経費の期限

立替経費は本来会社側が負担する経費であり、従業員に精算する必要があります。もし未精算のまま放置しても基本的に精算する権利が消えるわけではありません。
しかし、精算するまでに時間がかかってしまうと、どのような理由でその経費を立替えたのか思い出せなくなる可能性もあります。
そのような事態を回避するためにも、あらかじめ立替経費を申請する期限を決めたほうが良いでしょう。

一般的には、立替経費が発生してから1カ月以内の月次で処理をします。「毎月○日」「月末」「翌月初の○日以内」など、会社によって期限設定が異なります。

立替経費の仕訳例

従業員の立替経費を仕訳する場合、従業員が精算申請を提出し、承認された段階で仕訳が発生します。
承認された段階ではまだ従業員に対して支払いが完了していないため、貸方の勘定科目は「未払金」です。

借方		貸方
旅費交通費	5,000円	未払金	5,000円

立替えていた分を従業員に支払った場合にも仕訳が必要です。この場合、借方に未払金を記入し、貸方には現金や普通預金など支払った方法を記入します。

借方		貸方
未払金	5,000円	普通預金	5,000円

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社長の立替金として認められるケース・認められないケース

社長の立替金は経費として認められるものは精算できますが、すべての立替金が経費に認められるわけではありません。
どのようなケースだと立替金として認められるのか、逆にどのようなケースは認められないのか、把握しておいてください。

認められるケース

社長の立替金として認められるケースとして、交際費・接待費用、海外渡航費用、健康診断費用が挙げられます。
ただし、これらのケースが立替金として認められるためには、いくつか条件を満たさなくてはなりません。

【交際費・接待費用の条件】

• 業務に関連している
• 相手先や日時、場所、参加者、目的などを明確に記載した「交際費精算書」を作成している
• 社内規定に準拠している

【海外渡航費用の条件】

• 渡航目的が業務と関連していることを証明できる
• 妥当な費用である
• 航空券の控えや宿泊施設の領収書など、渡航を証明する書類が保管されている

【健康診断費用】

• すべての従業員を対象とした健康診断である
• 医療機関に企業が直接支払いを行っている
• 常識的な金額である

認められないケース

社長個人の資金から会社の経費を立替える場合、基本的に業務に必要な支出であれば立替金を経費として計上できます。
一方で、プライベートな支出に関しては、いくら立替えても経費として認められないので注意が必要です。例えば、以下のようなケースは立替えても経費になりません。

• 取引先の相手と個人的な付き合いで食事をした時の費用
• 出張を兼ねて観光旅行も楽しんだ場合の費用
• 出張時に購入した家族へのお土産代
• 医療費、マッサージ代
• 仕事で着るスーツや靴、カバン、時計などの購入費用

スーツなどの購入費用は仕事目的での購入だったとしても、プライベートで着るケースもあるため、経費として認められないのが一般的です。

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社長の立替金はいつ処理する？発生時・精算時の考え方

社長が会社の経費を立替えた場合、処理のタイミングは「発生時」と「精算時」の2回あります。
社長が個人の資金で会社の支払いを行った段階では、会社が社長から一時的に資金を借りている状態となるため、「立替金」として処理をすることになります。

その後、会社から社長に返金・相殺を行ったら、立替金が解消する処理を行うのが基本です。
このように、立替金が発生した時点で計上し、精算時に解消する考え方を押さえておくことも重要です。

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社長の立替金を処理する際のポイント・注意点

社長の立替金を実際に処理する場合、いくつか押さえておきたいポイントや注意点があります。
どのようなポイント・注意点に気を付けたほうが良いのか、解説していきます。

勘定科目は社内で統一させる

社長の立替金は一般的に「役員借入金」の勘定科目を使って処理をすることが多いです。
しかし、通常の借入れと同様に「短期借入金」や「長期借入金」として処理することもできます
例えば、1年以内に返済する目途が立っている場合は「短期借入金」、運転資金や投資資金などで返済するまで1年以上時間がかかる場合は「長期借入金」になります。
役員借入金だと明確な返済期限がないため、短期・長期のいずれにも使用可能です。

役員借入金と短期借入金・長期借入金を使い分ける場合、あらかじめ社内で勘定科目を統一し、どのようなケースで短期借入金・長期借入金を使用するのか確認することが大切となります。

支払利息の処理に気を付ける

社長の立替金に対して利息をつけて返済する場合、「支払利息」は経費として処理できますが、社長との取引きでは税務上の制限がかかるので注意が必要です。
例えば、以下のケースに該当する場合は、損金算入が認められない場合もあります。

• 利率が適正ではない
• 契約書を作成していない
• 契約書に明記された利息が支払われていない

事前に契約書で利率・支払い方法を明確にしておかないと、税務署から否認される恐れがあるため、忘れずに記録するようにしてください。

消費税の課税対象外になる

役員借入金はあくまで会社が社長のお金を借りている状態であり、商品・サービスの取引きとは異なります。
そのため、仕訳をする際は仮払消費税、仮受消費税などを誤って計上しないようにする必要があります。
特に会計ソフトを導入しており自動仕訳機能を使っていると、システムが自動で仮払い・仮受消費税を計上するかもしれません。
事前に税区分を対象外に設定することが大切です。

現金で返済する場合は領収書を作成する

社長の立替金を会社の現金から返済する場合、振込とは違い明細が一切残らない状態となるため、後日確認できるように領収書を作成し、保管するようにしてください。
領収書には日付と金額、役員借入金の返済である旨を明記し、社長の署名を入れておきます。
領収書を準備し、保管しておけば税務調査などで提示を求められた際にもすぐ提示することが可能です。

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まとめ・社長の立替金は正しく、速やかに精算しよう

ちょっとした経費を立替えたり、会社の資金繰りを一時的に改善したりする手段として、社長の立替金が用いられます。
便利な勘定科目である一方、プライベートで使ったお金との境目が曖昧になりやすいです。
特にひとり会社や小規模な会社は線引きが難しくなるケースもあるので、扱いには注意が必要です。
社長の立替金が発生した際には、正しく速やかに精算することを心がけてください。

（編集：創業手帳編集部）