レシートで確定申告は可能？保存方法から代替手段まで完全解説

レシートをなくしても経費計上は可能

「経費として認められるのは領収書だけ」と思い込んでいる事業主の方もいるのではないでしょうか。実際には、レシートでも問題なく経費計上できます。

レシートには購入した品目が詳細に記載されているため、税務調査でも説明しやすいメリットがあります。適切に経費を計上し、必要以上の納税を避けましょう。

本記事では、レシートでの経費計上の基本ルールや紛失時の対処法、インボイス制度での注意点などを解説します。個人事業主やフリーランスの方が安心して経費管理できる情報をお伝えするため、確定申告の準備を進めるにあたり、ぜひ参考にしてみてください。

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レシートでも経費計上は可能

税法上、レシートと領収書はどちらも「金銭の受領事実を証明する書類」として同等に扱われています。

個人事業主やフリーランスの方は、わざわざ領収書を発行してもらう手間をかけなくても、レシートをきちんと保管しておけば確定申告に対応できます。

確定申告でレシートの提出は不要

確定申告の際、レシートや領収書を税務署へ提出する必要はありません。申告書と必要な添付書類を提出すれば、手続きは完了します。

ただし「提出不要＝捨ててよい」というわけではありません。税法では、帳簿や証憑書類（しょうひょうしょるい）の保存義務が定められています。証憑書類とは、取引の事実を証明するための書類のことで、レシートや領収書もこれに該当します。

保存期間は、青色申告の場合は原則7年、白色申告の場合は5年です。この期間内に税務調査が入った場合、レシートや領収書の提示を求められます。提示できなければ、計上した経費が否認されるリスクがあるため注意が必要です。

レシートと領収書の違いは実質なし

レシートと領収書の最大の違いは「宛名の有無」です。領収書には購入者の氏名や会社名が記載されますが、レシートには通常、宛名がありません。

項目	レシート	領収書
宛名	なし（省略可能な業種が多い）	あり
品目の記載	詳細に印字される	「お品代」「お食事代」など省略されがち
改ざんリスク	機械印字のため低い	手書きのため高い
発行の手間	自動発行	依頼が必要

しかし税法上、この違いは大きな問題になりません。消費税法では、小売業や飲食店業、タクシー業、駐車場業など、不特定多数の顧客を相手にする業種については、宛名の省略が認められています。

つまり、レシートと領収書は法的に同等の効力をもっています。コンビニやスーパー、飲食店で受け取るレシートは、そのまま経費計上の証明に使えるのです。

レシートが経費として認められる条件

レシートで経費計上するには、以下の5つの項目が記載されている必要があります。

• 取引年月日
• 取引金額
• 取引内容（購入した商品やサービスの名称）
• 支払先の名称（店舗名・事業者名）/li>
• 税率ごとの区分と消費税額（課税事業者の場合）
• 登録番号（仕入税額控除を受ける場合）

スーパーやコンビニのレシートは、これらの情報がほぼ自動的に印字されるため、特別な対応は不要です。なお、課税事業者が消費税の仕入税額控除を受ける場合は、適格請求書（インボイス）として登録番号の記載も必要になります。

一方で、注意が必要なのは手書きのレシートや一部のサービス業で発行される簡易的なレシートです。「お品代」「雑費」など曖昧な記載では、事業に関係する支出かどうかを証明できません。購入内容が不明確な場合は、レシートの余白にメモを書き添えるか、別途明細を保管しておくと安心です。

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レシートの保管期間は7年または5年

税法では、帳簿や証憑書類の保存義務が定められており、保存期間は申告区分によって異なります。確定申告後も、レシートや領収書をすぐに処分しないように気を付けましょう。

青色申告は原則7年（所得300万円以下は5年）

青色申告をしている個人事業主は、レシートや領収書などの現金預金取引等関係書類を、原則として7年間保存する必要があります。これは、所得税法で定められた義務です。税務調査が入った際に提示できなければ、経費が否認されるおそれがあります。

ただし、例外として「前々年分の事業所得および不動産所得の合計額が300万円以下」の場合は、保存期間が5年に短縮されます。たとえば、2024年分の所得が300万円以下かどうかを判断する際は、2022年分の所得をもとに判定します。

保存対象	保存期間
帳簿（仕訳帳・総勘定元帳など）	7年
決算関係書類（棚卸表など））	7年
現金預金取引等関係書類（領収書・レシートなど）	7年
その他の書類（請求書・見積書・契約書など）	5年
例外：前々年所得300万円以下の場合の領収書等）	5年

なお、帳簿の保存期間は7年で統一されています。書類ごとに保存期間を分けて管理するのが面倒であれば、すべて7年間保管しておくのが無難です。

白色申告は5年保管でOK

白色申告をしている個人事業主の場合、レシートや領収書などの書類は5年間保存すれば法律上は問題ありません。青色申告に比べて保存期間が短いのは、帳簿作成の要件がゆるやかであることが関係しています。

ただし、白色申告であっても「法定帳簿」の保存期間は7年間です。法定帳簿とは、収入金額や必要経費を記載した帳簿のことで、白色申告者にも作成・保存が義務づけられています。

保存対象	保存期間
法定帳簿（収入金額・必要経費を記載したもの）	7年
任意帳簿（業務に関して作成した帳簿）	5年
書類（領収書・請求書・納品書など）	5年

帳簿と書類で保存期間が異なると、管理が煩雑になります。そのため、レシートや領収書も、帳簿と同じく7年間保管しておくことをおすすめします。

インボイス保存は青・白問わず7年必須

消費税の課税事業者がインボイス（適格請求書）を保存する場合、保存期間は一律で7年間となります。所得税法ではなく消費税法にもとづくルールであり、仕入税額控除を受けるための必須条件です。

仕入税額控除とは、売上にかかる消費税から仕入れにかかる消費税を差し引いて納税額を計算する制度です。この控除を受けるには、適格請求書発行事業者が発行したインボイスを保存しておく必要があります。

保存期間の起算日は「課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日」です。個人事業主の場合、課税期間は1月1日から12月31日となるため、起算日は翌年3月1日になります。

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レシートがない場合の対処法

レシートや領収書を紛失してしまった場合でも、経費計上をあきらめる必要はありません。

税法上、経費として認められるために重要なのは「支払いの事実を証明できること」です。レシートはあくまで証拠のひとつであり、ほかの方法で支払いを証明できれば経費計上は可能です。

クレジットカード明細で代用できる

クレジットカードの利用明細は、支払事実の証明として有効な代替書類です。第三者であるカード会社が発行する公式記録であるため、信頼性が高く税務調査にも対応できます。

利用明細には、利用日・加盟店名・金額が記載されているため、取引の存在証明として十分な情報が含まれています。

電子マネーやQRコード決済の利用明細も、同様に活用可能です。多くのサービスではWebサイトやアプリから利用履歴を確認できるため、プリントアウトするかPDFで保存しておきましょう。

銀行振込明細・請求書も証憑になる

銀行振込で支払いをした場合は、ATMの振込明細書が領収書の代わりとして有効です。振込明細には日付・金額・振込先が記録されているため、支払いの事実を客観的に証明できます。

ただし、振込明細だけでは「何のための支払いか」がわかりません。そのため、請求書や納品書とセットで保管することが重要です。請求書があれば取引内容が明確になり、振込明細と組み合わせることで証拠としての信頼性が高まります。

請求書だけでは「支払い済み」の証明にはならない点にも注意が必要です。請求書はあくまで支払いを求める書類であり、実際に支払った事実を示すものではありません。「代済」「相済」などと記載された請求書、または振込明細と一緒に保管することで、経費計上の証拠として認められます。

出金伝票は最終手段として使う

出金伝票とは、現金で支払った取引を記録するための伝票です。交通費やご祝儀・香典、自動販売機での購入など、そもそも領収書が発行されない支出に対して使用します。

出金伝票には、以下の5項目を正確に記載する必要があります。

• 日付（支払った年月日）
• 支払先（会社名・店名など）
• 金額
• 勘定科目（旅費交通費・接待交際費など）
• 摘要（何のために、どこで、誰と、などの具体的な内容）

特に重要なのは「摘要」欄です。「電車代」だけでなく「〇〇駅→〇〇駅　取引先A社訪問のため」のように、第三者が見ても取引内容を理解できるよう具体的に記載しましょう。

ただし、出金伝票は自分で作成できるため、領収書やクレジットカード明細に比べて証明力は劣ります。出金伝票の発行枚数が多いと、税務調査で疑いの目を向けられる原因になりかねません。

あくまで「ほかに代替書類がない場合の最終手段」として使い、招待状や交通系ICカードの履歴など、取引の事実を補強できる資料を添付しておくと安心です。

レシートの再発行は原則不可

レシートや領収書の再発行は、原則として断られるケースが多いです。その理由は、再発行による不正利用のリスクがあるためです。

実際には1回しか支払っていないのに、領収書が2枚あれば経費を二重計上できてしまいます。そのような不正に加担したと見なされれば、再発行に応じた店舗側も税務署から疑いをかけられかねません。こうしたリスクを避けるため、多くの事業者は再発行に応じていないのが現状です。

ただし、再発行ではなく「支払証明書」や「購入証明書」であれば発行してもらえる場合もあります。再発行を断られた場合は、これらの書類を発行してもらえないか相談してみましょう。

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経費として認められないレシートの例

レシートがあれば、何でも経費になるわけではありません。税務調査では、レシートの内容や保存状態、事業との関連性が厳しくチェックされます。以下のようなレシートは、経費として認められない可能性が高いため注意が必要です。

私的利用と判断されるもの

事業に関係のないプライベートな支出は、当然ながら経費として認められません。たとえば、家族との外食や旅行、私用で購入した衣類や日用品などが該当します。

スーツや腕時計、バッグなども要注意です。事業用として購入したものであっても、私的な利用が可能であるため、経費として認められないケースがあります。

内容が「お品代」など曖昧

領収書の但し書きが「お品代」「雑費」「商品代」など曖昧な記載では、何を購入したのかわからず、事業との関連性を証明できません。特に手書きの領収書でこのような記載が多い場合、税務調査で指摘される可能性が高まります。

レシートであれば購入品目が詳細に印字されているため、問題にならないケースが一般的です。しかし、金額が大きい取引や接待交際費などは、具体的な内容が確認できないと経費として認められにくくなります。

日付・金額が読めない

感熱紙のレシートは時間の経過とともに印字が薄くなり、最終的には文字が消えてしまうことがあります。日付や金額が判読できない状態では、取引の事実を証明できず、経費として認められません。

また、レシートが破損していたり、一部が欠けていたりする場合も同様です。重要な情報が欠落していれば、証拠書類としての価値を失います。

事業との関係性を説明できない

レシートが完璧な状態であっても、その支出が事業に必要だったことを説明できなければ経費として認められません。税務調査では、「なぜこの支出が事業に必要だったのか」を問われることがあります。

たとえば、接待交際費であれば「誰と」「何の目的で」会食したのかを説明できる必要があります。取引先との個人的な付き合いでの食事や、事業に関係のない友人との飲食代は経費として認められません。ガソリン代や交通費についても、業務での使用実態を示せなければ否認されるリスクがあります。

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レシートのまとめ方・整理方法

ここでは、紙での保管方法から電子保存まで、実務で使えるレシートの整理方法を紹介します。

月別にノートやA4用紙に貼る方法

レシートをノートやA4用紙に貼り付けて保管する方法は、経理の現場で昔から行われてきた定番の方法です。ページをめくるだけで経費の流れを一覧でき、税務調査の際にも確認しやすいというメリットがあります。

ノートよりもA4コピー用紙をおすすめします。コピー用紙であれば、ページの追加や差し替えが自由にでき、月ごとの枚数に合わせて柔軟に対応できます。ノートは月末にページが余ったり、逆に足りなくなったりすることがあるためです。用紙の右上に「2025年1月分」のように年月を記載しておくと、ファイリング後も一目で分かります。

封筒・ファイルで分類する方法

レシートを貼る時間がない方や、枚数が少ない個人事業主には、封筒やファイルに入れるだけの方法が手軽です。

封筒で保管する方法

月ごとに封筒を用意し、レシートをそのまま入れていく方法です。封筒の表面に「2025年1月」のように年月を記載しておきましょう。大きめの封筒を使用し、中のレシートはダブルクリップやホッチキスでまとめておくと散らばりません。

ファイルで保管する方法

13ポケットのじゃばらファイルや、月別のインデックスが付いたクリアファイルを使う方法もあります。ポケットを月ごとに分けてレシートを入れていけば、封筒と同様に手軽で、かつ見やすさも確保できます。

アプリ・スキャンで電子保存する方法

紙のレシートをスマートフォンやスキャナで読み取り、電子データとして保存する方法です。保管スペースが不要で、検索も容易になるメリットがあります。

紙で受け取ったレシートや領収書は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」制度を利用することで、電子データのみでの保存が可能です。2022年1月以降は税務署への事前承認も不要となり、任意のタイミングで開始できます。スキャナ保存を行う場合は、以下の要件を満たさなければなりません。

項目	要件
解像度	200dpi以上
階調	カラー（24ビット以上）
入力期限	受領後おおむね7営業日以内（早期入力方式）
タイムスタンプ	入力単位ごとに付与（訂正削除履歴が残るシステムでも可）
検索機能	取引年月日、取引金額、取引先で検索可能に

2026年1月から、電子帳簿保存法が完全適用となりました。これまでは「相当の理由があれば猶予される」という措置がありましたが、今後はすべての事業者が正式な保存要件を満たす必要があります。

事業主が対応すべき重要なポイントは「電子取引データの電子保存」です。メールで受け取ったPDF請求書やECサイトの領収書などは、紙に印刷するだけでなく、電子データのまま保存する必要があります。

感熱紙レシートを保存する際の注意点

レシートの多くは感熱紙を使用しています。感熱紙は熱を加えることで発色する仕組みのため、インクを使用しておらず、時間の経過とともに印字が薄くなったり消えたりするリスクがあります。

完全に文字が消えるのを防ぐことは難しいため、以下の対策をとっておきましょう。

• コピーを取る
• スマートフォンで撮影する
• スキャナで読み取る
• 余白にメモを書く

一般的な感熱紙は3〜5年程度で文字が消えるとされています。保存期間が7年必要な場合は、受け取った時点でコピーやスキャンを行い、紙と電子データの両方で保管しておくと安心です。

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インボイス制度でレシートはどう変わった？

2023年10月から開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、レシートの取り扱いにも大きな変化が生じました。

課税事業者（消費税の納税義務がある事業者）にとっては、仕入税額控除を受けるための要件が厳格化されたため、受け取ったレシートの内容を確認することが必須になっています。

登録番号入りレシートは簡易インボイスになる

インボイス制度では、仕入税額控除を受けるために「適格請求書（インボイス）」または「適格簡易請求書（簡易インボイス）」の保存が必要です。小売業や飲食業など不特定多数の顧客に販売する事業者が発行するレシートは、簡易インボイスに該当します。

簡易インボイスとして認められるための記載事項は、以下の通りです。

• 適格請求書発行事業者の氏名または名称
• 登録番号（T+13桁の番号）
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率対象品目である場合はその旨）
• 税率ごとに区分した合計額（税込または税抜）
• 税率ごとの消費税額または適用税率

これらの項目が記載されたレシートであれば、領収書と同じく仕入税額控除の証憑として使用できます。スーパーやコンビニ、飲食店のレシートでも、登録番号と税率区分・税額が明記されていれば問題ありません。

登録番号なしは控除対象外（経過措置あり）

インボイス制度開始後、適格請求書発行事業者以外（免税事業者など）から受け取ったレシートや領収書は、原則として仕入税額控除の対象外です。つまり、消費税を支払っても、その分を納税時に控除できないため、実質的に負担が増えることになります。

ただし、制度開始直後の激変を緩和するため、以下のような経過措置が設けられています。

• 2023年10月1日～2026年9月30日：仕入税額相当額の80%を控除可能
• 2026年10月1日～2029年9月30日：仕入税額相当額の50%を控除可能
• 2029年10月1日以降：控除不可（0%）

たとえば、免税事業者の個人商店から11,000円（税込）の商品を仕入れた場合、2026年9月までは消費税1,000円のうち800円を控除できます。2026年10月からは500円のみ控除可能で、2029年10月以降は全く控除できなくなる予定です。

3万円未満の交通費・自販機は例外でインボイス不要

すべての支出でインボイスが必要になると、実務上の負担が大きすぎるため、一定の取引についてはインボイスがなくても仕入税額控除が認められる特例があります。

具体的に、帳簿保存のみで認められるケースは以下のとおりです。

ケース	条件	具体例・補足
公共交通機関の運賃	3万円未満	電車・バス・船舶など。通勤や出張の交通費が該当。ICカードの利用履歴や交通費精算書で対応可能
自動販売機での購入	3万円未満	飲料・食品の自販機、コインロッカーなど。レシートが発行されない、または登録番号の記載が困難な取引
少額特例	1万円未満（2029年9月まで）	基準期間の課税売上高1億円以下、または特定期間の課税売上高5,000万円以下の事業者が対象。2023年10月〜2029年9月の時限措置
入場券等の回収取引	使用時に回収される場合	映画館、遊園地など

コンビニでの少額購入やカフェでの打ち合わせなど、日常的な小口経費の多くが1万円未満に収まるため、インボイスの有無を気にせず処理できます。ただし、2029年9月で終了する時限措置のため、将来的な対応も念頭に置いておきましょう。

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税務調査で否認されるリスクを下げるレシート管理のコツ

税務調査では、経費の証憑書類が適切に管理されているかが重点的にチェックされます。「レシートでも経費計上できる」ことは事実ですが、調査官に疑念を持たれないためには、保管方法や記録の残し方に工夫が必要です。

帳簿の日付・金額とレシートを一致させる

税務調査で指摘されやすいのが、帳簿に記載された日付や金額とレシートの内容が一致しないケースです。調査官は不一致を見つけると「本当に業務用の支出なのか」「架空経費ではないか」と疑念を抱きます。

会計ソフトへの入力時や帳簿記帳時に、必ずレシートと照合する習慣をつけることが重要です。特に現金払いの場合は記憶が曖昧になりがちなので、できるだけ早いタイミングで処理を行いましょう。月に一度まとめて入力する場合でも、レシートを日付順に整理しておくと照合がスムーズです。

交際費・接待費は相手と目的を必ず記録

交際費や接待費は、税務調査で厳しくチェックされる経費項目の一つです。飲食店のレシートだけでは「誰と何のために支出したのか」が分からないため、私的な支出と疑われるリスクがあります。

特に個人事業主の場合、友人との食事なのか取引先との会食なのか区別がつきにくいため、記録の丁寧さが経費として認められるかの分かれ目になります。

ガソリン代・交通費は走行記録とセットで保管

自動車関連費用も税務調査で質問されやすい項目です。ガソリンスタンドのレシートだけでは、本当に業務で使用したのか証明が難しいためです。

手書きの簡易的なものでもよいため、運転日報や訪問記録を残しておきましょう。日付や訪問先などを記録したり、営業日報や出張報告書を保管するのが効果的です。

特に個人事業主で車両を家事按分している場合、業務使用割合の根拠として走行記録が重要な証拠になります。調査で「適当に按分している」と思われないよう、客観的なデータを残しておきましょう。

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よくある質問

最後に、レシートを活用した経費計上に関して、よくある質問を紹介します。

高額でもレシートだけで大丈夫？

法律上は金額の上限なく、レシートでも経費計上は可能です。消費税法でも、記載事項を満たしていれば仕入税額控除が認められます。

ただし、実務的には数万円以上の支出については領収書を発行してもらうほうが、税務調査を受けたときに安心です。高額な支出ほど調査官の注目度が高く、レシートだと「本当に本人が支払ったのか」「事業用途なのか」といった追加質問を受けやすくなります。

ネット通販・メルカリ仕入れはどうする？

ネット通販やフリマアプリでの仕入れは、紙のレシートが発行されないケースがほとんどです。この場合の対応方法は以下の通りです。

• 購入履歴画面のスクリーンショットを保存する
• 注文確認メールや発送通知メールを保管する
• クレジットカード明細や銀行振込の控えを補完資料として保存する

2024年1月以降、電子取引データ（メールやPDF請求書など）は電子のまま保存することが義務化されています。紙に印刷しただけでは要件を満たさないため、原則として電子データでの保管が必要です。

レシートへの書き込みやメモはOK？

問題ありません。むしろ推奨される実務です。

交際費の相手先や目的、ガソリン代の業務利用内容など、レシートだけでは分からない情報を追記することで、税務調査での説明力が上がります。レシートの余白や裏面に鉛筆やボールペンでメモしても、証憑書類としての効力は失われません。

医療費控除もレシートで申請できる？

ドラッグストアや薬局で購入した医薬品のレシートも、医療費控除の対象になります。セルフメディケーション税制（特定一般用医薬品等購入費の所得控除）を利用する場合も、対象商品が明記されたレシートがあれば申請できます。

副業会社員もレシート保管は必要？

副業でも、経費を計上する場合は保管が必須です。

会社員の副業であっても、事業所得や雑所得として確定申告を行い経費を計上するのであれば、個人事業主と同じように証憑書類の保存義務があります。保存期間は、白色申告で5年間、青色申告で7年間です。

まとめ

レシートでの経費計上は、法律上まったく問題ありません。レシートは月別に整理し、感熱紙は印字が消える前にスマホで撮影しておきましょう。特に交際費や接待費は、レシートの余白に「誰と」「何の目的で」を必ずメモしておくと、税務調査での説明がスムーズになります。

万が一紛失した場合も、クレジットカードの明細や銀行振込記録で代用できるため、すぐに諦める必要はありません。日頃からデジタルとアナログ両方で証拠を残す習慣をつけておけば、将来のトラブルを防げるでしょう。

（編集：創業手帳編集部）