受領書はいつ発行する?役割や書き方などの基本をご紹介!

創業手帳

ビジネス書類のひとつである受領書の基礎を理解しよう


ビジネス書類の中の一つに、受領書があります。
この受領書とは、発注者が受注者に対して発行するもので、納品やサービスなどが正常に行われ完了したことを表すものです。

受領書の存在によって、サービスや商品が滞りなく取引きされ、成立したことが確認できます。
受領書は、領収書や納品書、検収書と似たような意味合いに捉えられることがあるため、違いが分からないという方もいるかもしれません。

ここでは受領書の基本的な部分や書き方、取り扱いを解説します。領収書や納品書、縁収書などと異なる部分も詳しく解説するので、参考にしてみてください。

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受領書とは?


受領書はビジネス書類のひとつですが、必ず発行する義務はありません。しかし、受領というものは必要な役割を持っている書類です。

ここでは、受領書について細かく説明します。

受領書とは「注文品を確かに受け取った」という証明

受領書は、金銭や商品など注文したものを受け取ったことが証明できるものです。
お互いに慣れた相手だと、電話やメールといった簡単な連絡で発注や納品を行うこともあるでしょう。

また発行義務もないため、手間をかけないためにあえて受領書を省いてしまうこともあるかもしれません。
しかし、受領書は省略することでトラブルに発展する恐れがあります。

いつものように品物を送ったはずなのに、相手には届いていないような事態になった場合、早く確認できるのが受領書です。
受領は、確実に相手が発注したものを受け取ったことを示してくれるので、信頼できるビジネス書類となります。

受領書には何を記載する?

受領書には、以下の内容を記載しておくと良いでしょう。どのような内容で何を受け取ったのか、それがいつなのかが分かる内容を含める必要があります。

  • 発行日
  • 取引相手
  • 発行者
  • 受領した商品名
  • 商品の単価
  • 商品の個数
  • 受領した合計金額

受領書でも、合計金額を記載しないケースもありますが、主にこのような内容が記載されています。行き違いを避けるためには、合計金額を記入したほうがよいです。

また、取引先によってはすでに受領書のフォーマットが決まっている場合があるので、この際には相手のフォーマットに従って発行するとよりスムーズになります。
フォーマットが特に決まっておらず、どのように書いたらいいか分からない場合はネット上で見つけることができるテンプレートの活用がおすすめです。

検収書とはどう違う?

受領書と検収書は、似たような意味合いに扱われることがあります。
しかし検収書は発注した商品に間違いがないか、数は同じか、不良品はなかったかなどを確認してから発行します。

検収という言葉には、取引相手から間違いなく納品されたか確認する意味があります。
それを確認したという意味で発行するため、受領書とはまた違った意味になってくるのです。
また、検収書は受け取った品物に間違いことを表すものなので、発行のタイミングも変わってきます。

どのタイミングで発行するか?

受領書は、どのタイミングで発行する書類なのでしょう。受領書の発行期限は特に決まっていませんが、基本的には納品したものを受け取ったタイミングで発行します。

あまり時間を開けてしまうと、正しい確認ができない場合もあるので、納品した商品やサービスに間違いがないか確認後、可能な限り早めに提出するのが望ましいです。
また、注文を受けた方から納品と同時に返送用の受領書を一緒にしてくる場合もあります。

このような場合は、返送前に受領書や宛名の確認をしておくとトラブルを避けられるかもしれません。
主な順番は見積書、発注書、納品書、受領書、請求書、領収書の順に必要となってきます。

領収書とはまったくの別物

受領書、検収書について解説してきましたが、領収書も似たような意味に扱われやすい書類です。
領収書は、商品やサービスの対価である金銭の受け取りを表すものです。身近な存在として、レシートも領収書と同じ扱いです。

領収書には金銭の支払い、受け取りを確認できる書類で、二重払いなどを防ぐためにも使用されます。
会社では経費の精算や管理にも活用されるため、明確なルールに基づいた記載が必要です。
受領書のように発行が決まっていないものではなく、民法で発行の請求が可能な重要書類となります。

受領書の書き方とは?


受領書は、サービスや商品の提供の際に必要となりますが、発行すると手違いやトラブルの解消に役立つ書類です。ここでは、受領書の書き方について説明していきます。

金額は記載しない場合もある

受領書には、決められたフォーマットを用いる場合もあれば、必要事項のみを記載して発行する場合もあります。
そのため、金額の記載に関しては特に記入する取り決めはありません。

見積もりや発注の段階で金額の確認を行っている際には、あえて受領証に金額は記載しない場合もありますが、その後のトラブル防止のためにも記載しておくと安心です。
また受領書を経理処理に用いることがあるので、金額を記載して欲しいを求められるケースも少なくありません。
フォーマットの決まりはなくても、金額の記載されている受領書のほうが丁寧になるでしょう。

返送時は敬称に気をつけよう

受領書を書く際には、発行日や取引相手、発行者や受領した商品名、商品の単価や商品の個数、必要に応じて受領した合計金額を記載し、間違いがないか確認します。
内容を確認するのと同時に、サインや捺印のモレがないかもチェックしてください。

その際、担当者の押印やサインでも良いのですが、社印を押したほうがより丁寧です。
また、返送時の敬称もきちんと確認しなければならない部分となります。

宛名に付けられた「殿」や「様」といった敬称は、そのままにして返送すると失礼にあたります。
書いているからとそのまま返送するのではなく、「殿」や「様」には二重で線を引いて消してから返送します。
返信用封筒が同封されている場合も同じように、宛名の会社名の下にある「行」は二重線を引き、「御中」にして返送するのがルールです。

高額取引の際は印紙が必要

受領書は金額を書くルールはないものの、一定の金額以上の受け取りに関しては収入印紙が必要です。
これは、受領書が金銭の受け渡しにも作成される書類であり、金銭または有価証券の受取書に該当するからです。

これにより、領収書と同じように印紙が必要となる条件が決められています。
印紙を貼ったことで納税した意味となりますが、買い掛けなどで代金がその場でやりとりされないものに関しては、高額でも受領書に印紙を貼る必要はありません。

印紙が必要な場合は以下の通りです。

  • 物品販売業:商品を渡すだけなら印紙は不要だが、代金の支払いを受けた際の金額が5万円以上なら印紙が必要
  • 宅配便会社:商品の引き渡し時には必要ないが、5万円以上の代引きでは受領書ではなく領収書に必要
  • 旅行会社:受取金額が5万円を超えた際に印紙が必要
  • 金融機関:受取金額が5万円を超えた際に印紙が必要

 

基本的には、記載金額5万円未満で非課税扱いですが、5万円以上100万円以下で200円分の印紙を貼ります。印紙には割り印をすると、納税された証明になります。

受領書を書かなくていい場合もある

受領書は納めた商品やサービスに間違いがないかなどを確認するものですが、取引先と事前に受領書に関しての取り決めを行っている場合は、あえて受領書を用意する必要はありません。
書かなければならない決まりもありませんが、信頼できる取引であれば問題ないでしょう。

しかし、受領書を書くかどうかは慎重に判断してください。

受領書には保管義務がある?


受領書は書かなければならない決まりはないのですが、受領書を取り扱っている場合はどれくらいの期間保管する必要があるのでしょう。
受領書は信憑書類と呼ばれ、取引きの証拠にもなる書類と同じように扱われます。

ここでは、受領書の保管に関して解説していきます。

受領書は保管義務のある「信憑書類」のひとつ

受領書の扱いは、見積書や領収書と同じ信憑書類です。
受領書は、その事業年度の確定申告書提出期限の翌日から7年間の保管が定められています。
ここでは信憑書類となっていますが、帳簿書類や証憑書類と呼ばれることもあります。

受領書は、納品書と似た項目が書かれているため、納品書にも保管義務があると思う方もいるでしょう。
しかし、納品書は受注者から発注者への通知であり、納品書を受注者へ返送するものではないので信憑書類に該当しません。

そのため、保管する必要もないとされています。

受領書は電子化も認められている

信憑書類は、会社の信頼にも関わってくる重要な種類です。そのため、7年間すべての受領書がわかるようにきちんと保管する義務があります。

しかし、おおむね7年という期間があったとしても、受領書をすべて保管するには膨大なスペースが必要となるはずです。
このようなスペースや業務効率アップのために、受領書を電子化してまとめることもできます。
受領書は電子化が認められている書類で、電子化により印紙代の節約や保管が可能です。

電子簿保存の対象となるものは、事前に税務署長などの事前承認が必要ですが、受領書を電子化した場合は電子署名の必要があります。
電子簿保存に関しては、2020年に制度が大幅に変更されている点についても、知っておいたほうが良いです。
制度が改正されてことにより、発行する側がタイムスタンプを付与することで、相手は受け取るだけで済むようになりました。

これによって、電子簿保存はより普及していくことが想定できます。
電子署名は、受領書の印鑑の部分にあたるもので、本人である証明にもなります。
これによって正しい書類としての効力を発揮でき、ペーパレス化の強化やコスト削減にもなるでしょう。

受領書を紛失してしまったら?


受領書は商品やサービス、金銭を受け取ったことを証明できるサービスです。この受領書は信憑書類となるため、一定期間の保管が必要となります。

しかし、受領書を紛失してしまった場合はどうすればいいのでしょう。
基本的には7年間の保管義務があるものですが、時間の経過によってすぐに紛失に気がつかない場合もあるかもしれません。

このように受領書の紛失に気がついた時点で、取引先となる相手に連絡をする必要があります。受領書などは、むやみに発行できる書類ではありません。

もし、同じ内容の書類が2枚あったとすれば2回商品やサービスを受け取ったという確認にもなります。
また、金額が書かれていた場合は、2回受け取ったことになりかねません。

これをきっかけにトラブルになる恐れもあるので、受領書の管理は徹底して行うようにしてください。
それでも紛失した受領書が必要であれば、取引先に謝罪して再発行の依頼を行います。
再発行には受領した内容の確認も必要なので、手間がかかるだけでなく、印紙が必要な場合もあります。

費用の負担も避けられないため、これからの信用に関わるかもしれません。
再発行は信用に関わることなので、書類の取りまとめをしっかりと行いたい場合は電子化も視野に入れておくと良いでしょう。
1度でも信用できないというイメージが付いてしまうと、それ以降の取引きにも悪影響を及ぼしてしまう可能性が高くなってしまいます。
そうなることを防ぐためにも、きちんと保管しておくようにしてください。

まとめ

ビジネス書類のひとつである受領書は、発注者から受注者に向けて発行する書類です。
発注者が商品やサービスを受け取った際に、間違いなかったことを相手に知らせるために使用します。
これによってお互いのやりとりが完了したことも分かりますが、発行に関しての義務はないので必要なものではありません。

しかし、取引先とのトラブル防止のために受領書を用いたほうがスムーズになる場合もあります。
また受領書は検収書や領収書と間違われることもありますが、受領書には日付や商品内容、個数や金額などの詳しい情報が記載されているので、商品やサービスを受けた備忘録といっても良いでしょう。

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(編集:創業手帳編集部)

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