見積書はどう用意する?作成方法からテンプレートまでまとめました

創業手帳

正確な見積書で、トラブルを回避しよう


見積書は、契約の内容や金額を確認するために発注者と受注者が取り交わす証憑(しょうひょう)です。
形式や用紙などの決められた記載方法があるわけではありません。
しかし、必要な項目や情報を記載しておかないと、あとからトラブルに発展する恐れがあります。

契約の意思確認や交渉の記録、契約に関わる認識の齟齬を防ぐためにも、見積書が重要です。
ビジネスをスムーズにして、トラブルから身を守るためにも、適切な見積書を作成しましょう。

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見積書の基礎知識をおさらいしよう


ビジネスでは、お金や商品、サービスの動きを把握するために様々な書類を使用しています。そのひとつが見積書です。
取引先に見積書が欲しいといわれてから、初めて作成するケースもあるかもしれません。意外と知らない人が多い見積書の基礎知識をまとめました。

見積書は、仕事の注文を受けてから正式に受諾する前の証憑のひとつです。
証憑とは、ビジネスのやり取りで発行される書類、注文書や納品書などの書類を指します。

見積書は、受注側が商品やサービスの金額・数量・工程・期間などの取引内容を前もって提示するために使うものです。
見積書を受け取った発注者は、見積書を参考に予算の検討や他社との比較をしてから、実際に契約するかどうかを判断します。

見積書作成に至る流れは、企業や業種によって様々です。
口頭やメールで依頼される場合もあれば、見積依頼書によって依頼されて見積書を作成することもあります。

見積書を使う場面は?

見積書は、主に契約前に内容を確認する時に使う書類です。
金額や納期が具体的になることで、より資金や経営面でのシミュレーションがしやすくなります
また、複数社の商品、サービスから1社を選ぶ時に、価格や内容を比較する目的で見積書が使われています。

見積書と発注書は何が違う?

契約前に使用する書類として、発注書もあります。
見積書は受注者側が提示する書類であるのに対して、発注書は発注側が申し込みや依頼を目的として発行する書類です。

発注書に記載する内容は、発注側の名称・住所・電話番号などの必要な情報のほか、取引年月日・取引内容・取引金額などです。

見積書の有効期限はいつまで?

見積書には、有効期限を設定することがあります。
例えば、「発行後3カ月以内」などと提出日と組み合わせる方法や「〇〇年〇月〇日まで」のように具体的に日付を使用する方法があります。

有効期限は、必ず設定するように決まっているわけではありません。しかし、原価変動や情勢の変化に備えて有効期限が設定されているケースが多いようです。
有効期限は、コスト増による赤字受注やトラブルを避けるためにも設定するようにおすすめします。

有効期限は、発注側に意思決定を促すためにも効果的です。
発注側が判断しやすいタイミングや見積金額の変動など状況ごとに判断して、適切な有効期限を設定してください。

相見積もりってなに?

ビジネスでは、「相見積もり」という言葉を使うこともあります。
相見積もりは複数の業者から見積もりを取る時に使う言葉で、「あいみつ」と称されることもあります。

発注側は、相見積もりを取ることによって、複数の業者の条件や価格を比較可能です。
他社の見積書をより有利な条件を引き出したり、価格の値下げを交渉する材料に使ったりするケースもあります。

見積書は何のために用意する?


見積書が使われているのは、価格交渉が行われる現場やサイト作成やデザインといった請負業が多いようです。
見積書はビジネスで重要な役割があるものの、必ず発行しなければならないものではありません。
お互いが納得していれば、口約束でも契約として成立しますが、見積書がどのような目的で使われているのか、その目的を知っておきましょう。

費用に関わる情報を透明化するため

見積書では、受注した側が取引内容を詳細に提示します。
取引される商品やサービス、その数量・金額・工程・期間まで記載します。
さらに、総合計金額だけでなく、含まれている人件費や手数料などを含む費用も必要に応じて明記しなければいけません。
発注側は、総額だけを知らされても、何に費用がかかっているのか内訳がわからないためです。
見積書を取って、料金の価格設定の根拠を知ることによってコストを透明化できます。

見積書によって明確にコストを提示することは、信用性を高める効果もあります。
不透明な金銭のやり取りや水増しがないことを証明するためにも、原価計算を正確に実施して取引先に開示することが有効です。

他社と見積もりを比較するため

見積書は他社と条件や金額を比較するためにも使われていますが、見積もりの比較は金額だけを比べるものではありません。

単純な金額だけを比較していては、本当に同じ条件での計算なのか、どのようなコストがかかっているのかがわかりません。
見積書があれば、契約の期間や含まれているサービスや使用する材料といった多方面から見積もりを照らし合わせられます。
より、正確で公平に他社と比較するために見積書が使われています。

受注者と発注側の認識をすり合わせるため

事前に見積書を発行することによって、金額や工程などの契約内容について共有できます。
見積書として残すことで、契約内容や金額に勘違いがないか、認識にずれがないかを確認できます。

加えて、見積書の発行が1回だけとは限りません。
複数回にわたって条件を擦り合わせて見積書を発行した場合には、変更や追加条件が記載された見積書が取引の記録にもなります。
不要なトラブルを避けるため、取引を記録するためにも見積書が重要です。

見積書に必要な項目


見積書は、発注者と受注者の情報共有や他社との比較に使う大きな意味がある書類です。
その役割を果たすためには、商品名や納期、金額などの取引で使われる項目が抜け落ちることがないよう、細心の注意を払わなければいけません。
見積書にどのような項目が必要なのか、まとめました。

タイトル

見積書を作成する時には、この書類が見積書であることがわかるように、一番上にタイトルを表記します。
表記方法に決まりはありません。
一般的には、「見積書」や「御見積書」と記載します。

見積書の宛先(発注者の情報)

見積書が誰に対する見積書なのかを表記するため、発注者の情報も記載します。
見積もりを依頼した企業名、担当部署や担当者名を記載してください。

会社宛ての場合には、「〇〇会社御中」と記載し、担当者がいる場合には、「〇〇会社〇〇グループ〇〇様」のように記載します。
宛先が個人であれば、「様」法人であれば「御中」を記載しますが、必要に応じて部署名や役職名も記載します。
「御中」と「様」を一緒に使うと敬称が重なってしまうので、同時には使用しません。

見積書発行日

見積書の発行日は右上に記載します。
契約の流れで、見積書を何回も発行する場合、どの発行日の見積書なのかが重要になります。
必ず正確に記載するようにしてください。
何度も見積書を発行すると予想される場合には、通し番号を用意しておくと管理しやすくなります。

見積書の有効期限

情勢の変化や原価の変動に備えて、見積書には有効期限を設定します。
有効期限は特定の日付を設定する方法もありますが、「発行日より〇カ月」のような記載も可能です。

納期までの目安日数

提供する商品やサービスによっても違いはありますが、納期の目安日数も記載します。
納入までの日数も判断材料となるため、目安で記載しましょう。
「納期予定:発注より〇週間」といった形で記載します。

見積金額

見積もり金額は、発注者が特に気になる部分なので、わかりやすい位置に記載してください。
また、わかりやすいように税込みか税抜きかも書きます。
小計と総合計金額、消費税額(〇%)も記載しておくと、後のトラブル予防にもなります。

商品やサービスの詳細

商品やサービスの内容は間違いがないように正確に記載します。
品番やサービス名のほか、数量や単価も必要な情報です。
間違いがないかどうか、受け取った人がわかりやすい書き方になっているかどうかもチェックしてください。

備考欄

補足の情報があれば、備考欄に記載します。
契約や有効期限など契約の条件に関わる注意書きがあれば、書いておきます。

見積書を複数回作成している場合は、別に通し番号をつけて備考欄に記載すると管理しやすくなり、「No.〇〇‐〇」という形が便利です。

受注者の情報

見積書を提出した受注者の情報も記載します。記載する情報は一般的に、企業名・住所・電話番号・担当者名です。
必ず発注者よりも下の位置になるように配置するようにしてください。

社印は押さなくて問題はありませんが、押すことによって信頼性を高める効果があります。

見積書の書式テンプレートを紹介


見積書は、法的に決められた形式があるわけではありません。
しかし、総合計金額・発注者・日付など最低限必要とされる項目はあります。
見積書は、あらかじめ項目が記載されたテンプレートを用意しておけば、必要な情報を入力するだけで作成可能です。
ここでは、簡単な見積書のテンプレート作成方法を紹介します。

見積書は自分でも作成可能

見積書のテンプレートは、文書作成ソフトや表計算ソフトで作成可能です。
自分で作成するだけでなく、インターネットで探せば、見積書のテンプレートもたくさん見つかります。
以下では、見積書の簡単な書式を紹介するので確認してみてください。
テンプレートを自分で用意して、商品やサービスに合わせてカスタマイズすると便利です。

見積書作成に必要な情報を集めよう

見積書の書式が用意されていれば、必要な情報を入力するだけで見積書が完成します。
見積書を作成するには、はじめに必要な情報を集めます。
必要な商品やサービスに間違いはないか、納品場所はどこなのかを確認してください。
前提になる契約する商品やサービスについて、双方の認識が違うと正確に見積もりができないので注意が必要です。

見積書の提示方法

一般的に見積もりは正式に契約する前に提示しますが、見積書の提示方法は千差万別です。
郵送やFAXで送付する場合もありますが、メールでファイルを添付することもできます。
郵送する場合は、封筒に宛名と住所を記載して「見積書在中」と添え書きしてください。

見積書はそれだけを提示するよりも、どうしてその見積額になったのか、根拠を伝えることで説得力が増します。
必要に応じて、別紙や口頭で見積書に情報をプラスします。
発注者が判断するために必要な情報が欠けることがないようにしてください。

見積書の保管期間はどのくらい?


交渉の進行具合によっては、見積書を何度も出すこともあります。
紙やデータの見積書が多くなってくると保管の問題も出てくるでしょう。
そもそも、契約書・注文書・納品書などがあれば、見積書を保管しておく必要がないと感じるかもしれません。

しかし、請求書や見積書などの取引を証明する証憑書類は、保管が義務付けられています。
保管しなければならないのは、自社が発行した見積書と他社に依頼して発行してもらった見積書の両方です。
ビジネスでトラブルになった時にも見積書が重要なので、ルールを設けて保管しておくようにおすすめします。

法人と個人事業主で保管期間は違う

見積書の保管期間は、法人か個人事業主かによっても違います。法人の場合は、法人税法によって原則7年間の保管期間と定められています。
発行日から7年ではなく、次の確定申告の翌日から7年後なので注意してください。

加えて、赤字決算の法人は例外として、保管期間は10年です。これは昔の赤字と将来の黒字を相殺する制度に使われるためです。
面倒ではありますが、いつまでの保管期間になるのか把握するようにしてください。

一方で個人事業主は、見積書の保管期間は5年です。
書類や帳簿の種類によって保管期間が7年のものもあるので、確認しておきましょう。

見積書は紙よりもデータで保管がおすすめ

見積書は日々の仕事で発生するため、整理を怠っていると後の管理に手間がかかります。
事業年度ごとや取引先ごとに分けてファイリングをし、廃棄の流れまでルール化しておきましょう。

見積書は、紙として保管するだけでなくデータで残す方法もあり、スキャンしてデータ保管して置けば、保管のスペースも必要ありません。
2022年1月改正された電子帳簿保存法においても、電子取引のデータ保存が義務化されています。
書類のデジタル化に関しては、サポートしてくれる業者に依頼することも検討すると良さそうです。

電子帳簿保存法について詳しくはこちらの記事を
電子帳簿保存法改正でおさえておきたいポイント

まとめ

見積書は、実務上ビジネスに大きく関わっている書類です。
仕事での機動力を失わないためにも、スピーディーに適切な見積書を作成できるようにしてください。
テンプレートを活用し、商品やサービスに応じて活用できるように準備すると良いでしょう。
保管や廃棄に関しても、ルール化すれば効率良く業務を行えます。

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