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納品書、仕切り書、入日記の違いは?

納品書、仕切り書、入日記の定義、違いや使い方についてわかりやすく説明します。
これらは商品やサービスの取引を行う際に使われる書類です。どちらも取引の内容を取引元から取引先に伝える意味がありますが、納品書は取引の内容を伝えるのに対して、仕切り書は納品書に加えて受け取りや支払に関する受領書と請求書も一緒になったもので、入日記は主に郵送する商品の内容のみを伝える、という違いがあります。

まず、納品書は取引元から取引先に商品やサービスを納める際に提出する、取引の明細が記入されている書類です。納品伝票とも呼ばれ、主な記載項目は「作成者の氏名または名称」「発行年月日」「取引内容」「取引金額」「納品先の氏名または名称」です。その他には「明細金額」「数量」「備考」などが含まれることもあります。取引先が商品やサービス自体と納品書の内容に違いがないかを確認して保管し、その控えは取引元が持つものです。

次に、仕切り書は納品書としても使うことができますが、受領書や請求書としても併用できる書類です。主な記載項目は納品書と同じですが、複写式になっているものもあることで、取引先が取引元へ受領した証明として渡す受領書や、取引元から取引先への請求を行う請求書を兼ね備えています。

最後に、入日記は主に郵送する商品へ同封をする内容明細の書類です。文字の通り、日記のように日付と商品の内容を記すもので、主な記載項目は納品書や仕切り書と同じものもありますが、一般的には商品を証明、確認するためのみに使用し、受領や請求の機能はありません。また、商品に必ず同封されるものではなく、納品書や仕切り書で代用されることもあります。
このように、商品やサービスの取引での納品書、仕切り書、入日記の内容と違いをまとめると、次の通りとなります。
・納品書は取引元から取引先に商品やサービスを納める際に提出する、取引の明細が記入されている書類である。
・仕切り書は納品書に加えて、取引元での受け取りを証明する受領書、取引元から取引先に代金を請求する請求書を複写式によって同じ様式で兼ね備えた書類である。
・入日記は主に郵送する商品に同封をする内容明細の書類で、納品書や仕切り書とは異なって商品を証明、確認するためにのみ使用し、一般的に納品書や仕切り書で代用される。

それでは、納品書と仕切り書と入日記の使い方について、かんたんな取引の例で考えてみましょう。ある商品について、買い手である販売先の会社Aと、売り手である販売元の会社Bがあるとします。
販売先A社から販売元B社に商品の発注があると、B社は対象の商品を梱包し出荷します。このとき、商品の内容や金額などの明細を記した納品書が作成されて、商品と一緒に梱包されます。
続いて、商品を輸送し販売先A社に納品をします。このとき、A社が商品と納品書を照合して、取引に間違いがないかを確認します。そして、A社では納品書を保管、受け取りの証明となる受領書へのサインまたは押印をします。一方、B社では納品書の控えと受領書を受け取って自社で保管します。これらの伝票に基づいて、B社で請求書を作成し、A社に請求書の送付、商品代金の請求がされます。代金の支払いがされると、B社からA社に領収書が発行されます。

ここで、仕切り書を使用する場合には、B社からA社に発行する納品書または納品書控え、受領書、請求書が複写式で一緒になっています。そのため、同じ様式の書類でA社は納品書と請求書を、B社は納品書控えと受領書を持ち、その後は同じように保管や請求、支払いが行われます。ちなみに、商品の輸送において運送会社が関わる場合には、納品書や仕切り書と同じ項目の運送状がB社から運送会社に発行され、運送業務が完了すると運送会社は控えを保管します。

これらに対して、入日記を使用する場合、商品の明細を記した入日記が商品と一緒に梱包されます。商品が輸送され、A社で商品と入日記を照合して、取引に間違いがないかを確認します。ここまでは納品書と同じ役割ですが、あくまで取引内容の確認のみを目的とするので、その後のB社の納品控えや請求には関連がない点が異なると言えます。

このように、それぞれの書類は販売元B社から販売先A社に発行されますが、次の通りの処理方法と違いがあります。どちらも似たフォーマットやテンプレートが存在しますが、目的や使い方を混同しないよう注意が必要です。
・納品書…販売先A社で取引内容の確認と保管、販売元B社で控えを保管する。
・仕切り書…納品書と請求書は販売先A社で保管、納品書控えと受領書は販売元B社で保管する。
・入日記…販売先A社で取引内容の確認と保管をする。販売元B社の控えや請求には関連しない。

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