経理担当者の負担を軽減する3つの方法とは？

証憑回収まで管理できる法人カード「paild」なら経理もスムーズ

創業期の人的リソースが不足しがちな時期に重くのしかかるのが、経理処理などの事務作業です。
今回は、創業期に取り入れたい経理担当者の負担を軽減する3つの方法をご紹介します。
経理工数を削減できるサービスにも触れていますので、ぜひご一読ください。

創業期の貴重な人的リソースを確保し、さらなる成長を目指してみませんか。

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その1：属人化を避ける

創業期には人員が不足しており、1人が多数の仕事を兼任するケースが多くあります。
経理まわりも、1人ないしは兼任の社員が担っている企業も多いのではないでしょうか。
しかし業務が属人化してしまうと、特定の人しか業務の流れや全体を把握できていなかったり、担当者が不在だと業務が滞ってしまうケースもあります。
なるべく属人化を避けることが、経理担当者の負担を軽減するための重要なポイントです。

業務を明確にする

経理はルーティン化している業務が多くあり、社内で完結できる業務も多く、その上多彩なサービスやツールが多数あります。
経理には、日常的に発生する業務日ごとの業務、月ごとの業務、年ごとの業務があり、業務を明確にすれば効率化できます。

例えば、契約書や請求書などのフォーマットが異なる場合、フォーマットを統一し会計ソフトに連携することで、属人化を避けることができます。

ペーパーレス化を推進する

実はペーパーレス化を進めることで、属人化を防ぐ効果があるのをご存知でしょうか。

紙の書類や契約書は場所を取ってしまうだけではなく、ファイリングして整理しないと探すのも一苦労です。
ペーパーレス化を推進し、誰かに置き場所を確認しないでも社員全員が気軽にアクセスできるようにすることで、経理や事務にかかる工数を削減することができます。

また、契約の締結をペーパーレス化することで、決裁印を押すためにマネジメント層が出社したり過度に時間を取られたりするのを防ぐ効果も期待できます。

クラウドに保存しておけば、担当者の手を煩わせることなく、いつでもどこでも契約書や見積書といった書類を確認できるのも業務効率化に繋がる重要なポイントです。

重要な情報にはアクセスできる権限を設定することで、部署間のやり取りをスムーズにしながら情報漏洩を防げます。

その2：立替経費精算をスムーズにする

立替経費精算は、工数が掛かり金銭的な負担も大きいものです。
また経理担当者は、申請された書類を精査し「どの範囲まで経理で認められるのか」ケースによって判断を下す必要があります。
これらの立替経費精算をスムーズにすることで、経理の負担を減らすことができます。

法人カードの導入も選択肢のひとつ

経費精算の手間を削減するには、法人カードを活用するのがオススメです。
法人用プリペイドカードは、創業間もない与信調査に不安がある時期でもカードを取得することができ、使いたい分だけチャージすることで限度額を気にせずに使えるのも嬉しいポイントです。

その上法人用プリペイドカード「paild」を利用することで、経費の立替払いが不要になるだけでなく、利用した経費をWeb上で確認でき会計ソフトとの連動も可能。
請求のミスを防ぐと共に、立替精算の申請の負担をグンと減らせます。

情報蓄積をすることで経費精算をスムーズに

先ほど触れたように、経費精算の際には、様々なケースに対して経理が「経費として認められるか」判断をする必要があります。
場合によっては、公認会計士などの専門家に確認を取ることも。
こうした情報を蓄積しておくことで、同様の事例が生じた際にスムーズに進めることができる様になります。

こうした部署ごとの情報共有は、創業初期はExcelやオンラインストレージ等を利用するケースが多くあります。
しかし企業が成長し関係する人員が増えた時に移行を考えると、取り扱うデータが膨大な数になってしまうことも。
そのため立ち上げ時から、社内wikiや経理ソフトに連携できるシステムなどを活用するのがオススメです。

その3：決済情報と証憑の紐付けの効率化を行う

領収書や納品書といった、何らかの取引を証明する書類を「証憑（しょうひょう）書類」と言います。
証憑書類には、売り上げにかかわるものだけではなく、商品の仕入れにかかわるもの、従業員に支払う給与などにかかわるものの他に、通帳やクレジットカードなどの利用明細などの企業経営にかかわる書類が含まれます。

月末月初になると、経理担当者が領収書などの証憑の提出を呼びかけ、回収後は利用明細との紐づけを行う業務は負担がかかり、効率化すべきポイントです。

paildの証憑添付は改ざん防止でき、電子帳簿保存法に対応している

そこでおすすめなのが、クラウド型の法人カードpaild（ペイルド）です。
paildは、クラウド上で簡単にカードを発行できる新しいサービスで、初期費用・年会費・カード発行手数料・海外事務手数料などすべて無料で利用することができる点も安心です。

従来は経理担当者が証憑を回収していたところ、paildを利用すると、従業員がカードを使ったら都度レシートや領収書などを管理画面にアップロードする運用が可能になります。
そうすることで経理担当者が回収を呼びかける必要がなくなり、利用明細と証憑の紐付けもすでに行われているので、経理業務の工数削減に繋がります。

また、改ざん防止機能がついており、証憑の添付や日付・金額等の記録事項に関して、全ての修正ログを記録することができます。
もちろん、電子帳簿保存法（スキャナ保存・電子取引）にも対応しているので安心です。

曖昧になってしまいがちなSaaSの支払いもpaildなら大丈夫

SaaSが普及し、様々なサブスクリプションサービスを利用している企業も多くあります。
しかし、既に利用されていないサブスクリプションの契約が継続され、支払いだけが継続されていたり、契約者が誰かわからないまま継続されているケースがあるのをご存知でしょうか。

多くのSaaSモデルがクレジットカード払い前提で、契約解除をするまで自動的に支払いが継続してしまいます。
paildならSaaSの支払いを、決済の段階から網羅的に管理できます。
paildは無料でカード発行できるので、SaaS支払い専用のカードを発行し、そのカードで決済すると、利用しているSaaSを自動で一覧化することができます。
一覧で把握することで、現在は使用していない不要なSaaSの支払いを削減可能。
SaaS支払い専用のカードには個別にメール機能が付くので、分散してしまいがち証憑を効率的に回収できるのも魅力のひとつです。

おわりに

ご紹介したように創業期の経理を効率化するためには、属人化を防いでシステムを導入すると共に法人プリペイドカードpaildを導入するのがオススメです。
paildなら、煩雑になりがちな立替経費精算やサブスクリプションの支払いや管理をスムーズに行うことができ、証憑書類の収集もスムーズです。

創業期の貴重なビジネスチャンスをものにするためにも、人的リソースの確保は必要不可欠です。
paildを導入して経理を効率化し、貴重な人的リソースを確保し有効活用してみませんか。

（監修： 株式会社ペイルド(旧社名:株式会社Handii)）
（編集： 創業手帳編集部）