kinconeを導入すれば面倒な交通費・勤怠管理を低コストで効率化

交通系ICカードをかざすだけで交通費登録・勤怠打刻が完了するkinconeとは？

企業経営に欠かせない交通費や勤怠の管理ですが、組織が大きくなると管理プロセスを遂行するにも負担が大きくなります。また、足元ではテレワークや働き方改革などに対応するために、さらに管理は煩雑になる場合もあります。

そんな企業の交通費や勤怠管理の悩みを解決してくれるツールとして、株式会社ソウルウェアが運営するkinconeがおすすめ。交通系ICカードを活用したkinconeを導入すれば、低コストで企業の交通費と勤怠管理の手間を大きく削減できます。この記事ではそんなkinconeの特長や魅力的な機能について紹介します。

※この記事を書いている「創業手帳」ではさらに充実した情報を分厚い「創業手帳・印刷版」でも解説しています。無料でもらえるので取り寄せしてみてください

kinconeの4つの特長

kinconeは交通系ICカードを活用して交通費や勤怠の打刻を同時に行えるツールで、月額200円と低コストで導入できる点も魅力です。これらを含めたkinconeの4つの特長を紹介します。

交通系 ICカードを通じて交通費と勤怠を一括管理

kinconeの最大の特長は、従業員が交通系ICカードを社内に設置した専用端末にかざすだけで、交通費と勤怠のデータが記録されることです。

ICカードをかざすだけで、面倒な勤怠の打刻と交通費の登録がされるうえ、申請も集計されたデータを確認して、ボタンを1クリックするだけで完了するので簡単です。

なお、AndroidやiPhone にて使用される交通系ICカードアプリにも対応しています。交通機関を利用する際と同様に、スマートフォンでアプリを立ち上げてかざせば、ICカードと同様に交通費や勤怠のデータが転送されます。

他社サービスとの連携

kinconeは他の様々なサービスと柔軟に連携できるのも特長。連携によってさらに業務管理を効率化できます。

例えば、SlackやChatwork、LINE WORKSと連携することで、チャット上でkinconeの勤怠打刻が可能です。

外出先から直帰する場合にはチャットで報告、オフィスで業務を行うときはICカードをかざして報告といったように、従業員がより柔軟に勤怠報告を行えるようになります。

また、GoogleカレンダーやMicrosoft 365などのカレンダーツールとの連携も可能。双方を連携するとkincone上に訪問先を自動入力できるようになるため、エラーや不正のない交通費管理が手間なく実現します。

このように、他社のサービスと連携することで、より正確で効率的な交通費精算や勤怠管理ができるのも、kinconeの特長です。

スマホだけで始めることができる

kinconeではICカードを読み取る端末にスマホやタブレットを活用するため、iPhoneもしくはNFC対応のAndroidのスマホだけで、すぐに導入できます。面倒なシステム導入の手間や費用がかかりませんし、専用端末などのレンタルも必要ありません。導入に伴うコストや作業負担がかからないのがkinconeの特長です。

月額200円の低コスト

kinconeは1従業員あたり月額200円と非常に低コストであるのも特長。5従業員から利用可能なので、規模の小さい企業にもおすすめです。

さらに、kinconeでは、最大2ヶ月まで無料トライアルを実施。コストをかけることなく、じっくり試すことができます。

kinconeの機能の魅力をさらに詳しく紹介

kinconeには交通費精算や勤怠管理を効率化してくれる様々な機能が備わっており、従業員と管理担当の部署双方にとって魅力的なサービスです。ここではkinconeの機能とともに、同サービスの魅力を詳しく紹介します。

いつでもどこでも打刻が可能

kinconeは先に紹介したICカードを通じた申請以外にも様々な手法で打刻が可能です。具体的には次のような打刻に対応しています。

• PC端末からログインして打刻
• スマートフォンアプリから打刻
• 提携チャットサービスから打刻

従業員は状況に応じて、多様な打刻方法から最適な方法を柔軟に選べます。例えば、外出先・出張先でもスマートフォンやチャットサービスを介して正確に勤怠報告が可能です。

勤怠を管理するスタッフから見れば、直行直帰の外出や出張の従業員の勤怠を従来より正確に管理できます。

月末申請も1クリックで完了！

交通費や勤怠は日次入力と月末申請を組み合わせて管理している企業が多いと思いますが、kinconeでは月末申請もワンクリックで完了します。

従来のやり方では、月内の交通費の精算や、月々の残業時間などの勤怠状況のチェックなど、月末特有の申請業務が発生しがちでした。その点、kinconeなら勤怠状況と交通費の使用状況が全てデータとして集約されており、従業員は月内のデータを確認して、申請ボタンをクリックすれば、月末申請は完了します。

従業員の月末に絡む申請作業が削減されますし、管理するスタッフからすれば、誤申請や誤入力などによるエラーがなくなるというメリットがあります。

勤怠管理の不正やエラーを防止

交通費や勤怠入力の柔軟性を高める際に不安要素となるのが、不正入力やエラーのリスクですが、kinconeにはこうした不正やエラーを防止する機能も備わっています。

多様な打刻方法を認めると、いつでもどこでも勤怠申請などが可能になるがゆえ、残業時間を水増ししたり、逆に過剰残業を隠して過少申告するケースが心配です。また、ICカードで何気なく申請しているうちに、いつの間にか過剰残業になったというような予期せぬエラーも防ぎたいところです。

その点kinconeなら、3つの機能により、意図的な不正や想定外のエラーをともに防いでくれます。

• 打刻した位置情報を記録：外出先と整合的か確認できる
• アラート機能：打刻もれ・申告もれ・残業時間の超過などをすぐに知らせる
• 月次の労働時間の情報を整理：月間の勤務時間、法定外残業（1日8時間または週40時間を超える労働時間）、所定内残業を常に集計

以上の機能により、不正やエラーのない正確な勤怠管理が可能になるのです。

交通費精算を自動化し時間を1/10に削減

交通系ICカードをかざすことで、交通費の集計も自動化されます。電車をはじめとした主要な公共交通機関を利用した場合は、乗降駅と運賃が自動連携されるため、交通費申請が不要に。交通費精算に要する時間が従来の約1/10に削減された事例もあります。

また、先に紹介したGoogleカレンダーやMicrosoft365のスケジュールと連携すれば、カレンダー上に登録された訪問地なども自動入力できます。交通機関を正当な理由で使用していることを一目で確認できるため、さらに便利になります。

集計したデータはCSVデータとしてダウンロード可能なため、別の経費精算に連携する場合もスムーズに進められます。

人事・労務管理全体を容易にする機能が豊富

kinconeには、他にも人事や労務管理に役立つ様々な機能が備わっており、効率的で正確な労務管理をサポート。また、働き方改革やダイバーシティに対応した業務管理にも役立ちます。

様々な就業形態に対応

固定時間制（一般的な勤務形態）はもちろんですが、フレックスや裁量労働制度、時短勤務など色々な就業形態の管理に対応しています。

見やすいダッシュボード

必要な項目に絞ったシンプルなダッシュボードで、働き方改革などへの対応も円滑に対応。残業時間や有給休暇取得率などを一目で把握できるため、残業の多い従業員や有給休暇を取得していない従業員なども見逃しません。

有給休暇の管理も簡単に

従業員ごとに有給休暇取得数や残日数を管理できます。もちろん、従業員ごとに個別に有給休暇の日数を設定できます。

初期設定も簡単！

他システムでは手間がかかりがちな初期設定もkinconeなら簡単。ポップアップの指示に従いながら、自社の状況を選択していくだけで、難しい操作がなく設定が完了します。

英語表記にも対応

ダイバーシティの潮流の中で外国人の従業員がいる場合にも便利です。kinconeでは英語表記にも対応しており、従業員登録にて言語を選べるため、別のソフトを導入する必要がありません。

勤務間インターバルの設定

働き方改革の努力義務である「勤務間インターバル制度」にも対応。あらかじめ定められたインターバルを取っていない従業員とその管理者への通知機能や、休息時間を確保するための労働時間の調整機能などがあります。

外部サービスとの連携によりkinconeはさらに便利に！

kinconeは様々な外部サービスと連携させることで、さらに交通費・勤怠管理を効率的に行うことができます。連携に対応している外部サービスは多数ありますが、ここでは特に便利な連携の方法を3つ紹介します。

コラボフローとの連携で承認プロセスも効率化！

株式会社コラボスタイルのコラボフローは社内外の申請業務をペーパーレスで自動化するツール。kinconeはここまで紹介した通り、交通費や勤怠の申請を効率化しますが、大きな組織では申請内容や月次の勤怠状況について上席者や他部署への承認などが必要なケースも多いと思います。

コラボフローとkinconeを連携すれば、kinconeで作成した交通費や勤怠データをそのままコラボフローによる承認プロセスに乗せることが可能。そのため、交通費や勤怠に関する申請・承認プロセス全体が効率化されます。

kintoneと連携すれば各社に適した交通費・労務管理システムも構築可能

サイボウズ株式会社のkintoneでは様々な業務アプリケーションを作成できます。そのため各社の事情に適した人事や交通費などの管理システムを構築した上で、kinconeのデータを連携させることで、さらに交通費・労務管理が効率化します。

例えば、kinconeのデータをもとにしたデータ集計やレポート作成アプリケーションをkintoneにて導入して人事や労務管理に役立てたり、シフト制などの就業形態に則したカレンダーを作成し、管理をするなど、企業のニーズに合わせた管理ツールを構築可能です。

freeeと連携することで勤怠管理と給与計算を一気に自動化

freee株式会社が運営する給与計算ツールfreee人事労務との連携にも対応しています。freee人事労務とkinconeを連携させると、従業員ごとのkinconeで打刻された残業時間や勤務時間がfreee人事労務に自動連携されるため、給与関連の業務が更に効率的になります。

kinconeは外部からも高い評価を受けている

kinconeはすでに利用しているユーザーから高い評価を受けています。IT製品のレビュープラットフォーム「ITreview」を運営するアイティクラウド社が、顧客からのレビューが高いサービスを選出する「ITreview Grid Award」において、2020年から連続して顧客満足度・認知度がともに高水準であることを示す「Leader」を受賞しています。

2021年には、同社が4000件を超えるITツールの中から企業から高評価を得たTop50の製品を選出する「Best Software in Japan 2021」にも入賞しました。このようにkinconeの満足度や認知度の高さも注目されています。

kinconeの導入事例

最後に、実際にkinconeを導入した企業の事例について2つほど紹介します。いずれもkinconeが交通費や勤怠管理の効率化に大きく役立っています。

株式会社テマサトラベルの事例

中東地域の旅行プランなどを手がける株式会社テマサトラベルは小規模の企業ということもあり、勤怠管理はエクセルで管理、交通費はその都度申請、現金精算となっていました。従業員からすれば申請に手間がかかりますし、勤怠管理の正確性にも課題を感じていました。

その中で、勤怠管理のDX方法を模索していたのですが、kinconeであれば小規模のオフィスでも低コストで導入できるということや、交通費と勤怠の管理が一気に効率化されるということが決め手となり、導入することにしました。

導入時の操作や初期設定が簡単で、機能もシンプルで使いやすく、スムーズに従業員に浸透させることができたとのこと。足元は新型コロナウイルスの影響でテレワークが導入されましたが、交通費精算に関する業務が効率化され、月次一括支払いが可能になったため、テレワーク下でもスムーズに精算が行われています。

ユウテル株式会社の事例

有料老人ホームの紹介事業を営むユウテル株式会社では、kinconeをkintoneと連携しながら活用しています。同社は、新型コロナウイルスにより対面営業が困難になった中で、テレワークの仕組みづくりに伴うシステム構築を本格化することにしました。

柔軟性が高く、操作もしやすいとのことでkintoneを導入。当初はkintoneの勤怠アプリを導入していたのですが、交通系ICカードの読み取りだけで勤怠の打刻が可能なkinconeが目にとまりました。kintoneとの連携もできることが決め手となり、交通費や勤怠の申請についてはkinconeを導入しました。

その後、kintoneにて、kinconeのデータを自動連携して給与計算をするアプリを構築しました。「控除額」や「時給のパターン」「割増し条件」を選択することで支給額を自動算出する仕組みをつくり、労務管理から給与計算に至るまでの業務が大幅に効率化しました。

テレワークで対面作業の機会が限られる中で、kinconeとkintoneは円滑で効率的な労務管理にとても役に立っているとのことです。

kinconeを導入すれば交通費・勤怠管理の負担が劇的に低下

企業経営を継続していく上で交通費や勤怠の管理は欠かせませんが、その管理は従業員にとっても、管理を担当するスタッフにとっても少なからず負担になります。また人手に頼った管理では、どうしても不正や予期せぬエラーの発生が心配です。

今回紹介したkinconeなら、交通費と勤怠管理を自動化し、従来の面倒な管理業務の負担を大きく削減してくれます。また、様々な外部サービスと連携することで、承認プロセスや給与計算など、より広い範囲の管理業務の効率化も可能です。

従業員あたり200円という低コストで導入可能なため、管理プロセスが煩雑化した大企業はもちろん、従業員数が少ない小規模オフィスにもおすすめ。煩雑な管理業務に課題を感じている場合や、働き方改革やテレワークなど労働環境の変化への対応が必要な場合にもkinconeの導入を検討してみてはいかがでしょうか？