電子帳簿保存法を導入しない場合のリスクや問題点は？準備すべきことも解説

電子帳簿保存法は2024年から義務化！

電子帳簿保存法は1998年に施行された、国税関係の帳簿や書類の電子データでの保存に関する法律です。
何度も改正が行われていますが、2022年1月より大幅に見直された改正電子帳簿保存法が施行されています。

現行の電子帳簿保存法では、電子取引のデータ保存が2024年から義務化されます。
そのため、事業者は電子帳簿保存法の理解を深め、対象企業であれば導入しなければなりません。

この記事では、電子帳簿保存法の対象や導入しない場合のリスク・問題点について解説します。導入に向けた準備についてもご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

電子帳簿保存法への対応は大企業のみでなく、個人事業主にも関係がある法改正です。しかし、創業手帳の読者の方々からは「どのような対応をしたらよいかわからず、対応をしていない」という声もしばしば。そのようなまだ電帳法改正にイメージがわかない人は、是非この「電子帳簿保存法改正　対応ステップシート」をご活用ください！対応が必要な事を網羅しつつ、最低限、いつまでにどの程度対応しておいたら問題ないのかをわかりやすく解説！無料でご活用いただけます。

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電子帳簿保存法の対象になるのは？

電子帳簿保存法の対象は、電子取引を行うすべての個人事業主と法人です。もともと電子帳簿保存法では、電子保存したい事業者だけが対象でした。

しかし、法改正により電子取引を行っている場合、Web請求書・メールデータ・EDI取引・クラウド取引といった電子取引情報は紙ではなく、電子データで保存することが義務化されました。
そのため、電子取引を行う事業者は、完全に義務化される前の2023年のうちに電子帳簿保存法に対応しなければなりません。

電子帳簿保存法の対象から外れるケースは、紙の書類だけで取引きを行う個人事業主や法人です。
紙の書類は引き続き保存できるので、電子取引が一切なければ電子帳簿保存法の導入は不要となります。

2024年までに電子帳簿保存法を導入しない場合のリスク

改正電子帳簿保存法は2022年1月から施行されていますが、電子データでの保存義務化は2024年1月からのスタートとなります。
つまり、義務化まで2年間の猶予期間が設定されました。

2年間の猶予期間が与えられた主な理由は、データ保存に対応している企業が少なかったためです。

データ保存に移行するためには、電子システムやITツールの導入が求められます。
しかし、具体的な対応策がわからず、法改正までに準備が終わらない事業者は少なくありませんでした。

それに加えて、2023年10月からインボイス制度が開始されます。それにより税額の計算方法も変更となるため、経理担当者の負担にも考慮して猶予期間が設けられたのです。

まだ電子データでの保存に移行していない対象企業は、2023年12月末までに対応しなければなりません。
万が一電子帳簿保存法を導入しない場合、どのようなリスクがあるのか解説します。

追徴課税・推計課税が課される

対象企業でありながら、電子取引情報の電子データでの保存を行わなかった場合、電子帳簿保存法の違反となり追徴課税が課せられます。
追徴課税とは、納税しなければならない金額との差額が課税されることで、税金が本来の金額よりも上乗せされてしまうものです。

追徴課税は、35％と高めです。それに加えて、税務調査が入った際に書類に隠蔽や偽装などが発覚すれば、追徴課税額に10％の重加算税がプラスされます。

さらに、電子帳簿保存法を導入しないと推計課税も課せられます。
推計課税とは、一次資料からの所得計算が困難な場合に、税務署の推定で納めるべき所得税や法人税を定め、課税することです。
この課税は青色申告には適用されないため、白色申告に適用されます。

詳しくは後述しますが、青色申告を取り消されることになるので、白色申告者となって課税しなければなりません。
推計で納税額が決まるため、税務署の判断によっては高額な金額を納めなければならないケースもあります。

青色申告の承認を取り消される

青色申告者の場合、最大65万円の特別控除が受けられます。特別控除により所得を大きく減らして節税できるので、多くの事業者が青色申告の承認を申請しています。
このほかにも、年度内に発生した赤字を翌年の黒字と相殺できることもメリットです。

しかし、電子帳簿保存法を導入しない場合、違反となって青色申告の承認を取り消される場合があります。
そうなれば、特別控除や欠損金の繰越しといった青色申告の恩恵を受けられなくなります。青色申告の承認取り消しは、社会的な信頼を落とすことにもなりかねません。

ただし、国税庁は違反したからといって承認をすぐに取り消すわけではないことを発表しています。
帳簿や申告に反映された取引きの事実が書面などの電子データ以外から確認できれば、承認はすぐに取り消さないとしています。
とはいえ、上記でも述べたように違反すれば追徴課税が課せられるため、法令への対応は速やかに行いましょう。

会社法違反による過料が科せられる

電子帳簿保存法の違反は、会社法にも触れる可能性があるので注意が必要です。
会社法第976条の帳簿・書類の記録や保存に関する規定では、国税関係の帳簿書類の保存を適切に行わないと、100万円以下の過料が科せられるとあります。

義務化が決定している電子取引の情報を電子データで保存しないことは、適切に帳簿・書類を保管しているとはいえません。
そのため、会社法違反となり、100万円以下の過料を求められる可能性があります。

電子帳簿保存法を導入しない場合に起こり得る問題点

電子帳簿保存法には、国税関係の帳簿書類のペーパーレス化を促進させる狙いがあります。
そのため、電子帳簿保存法を導入しない場合、前述した罰則以外にも企業にとって様々な問題が生じる可能性が高いです。
続いては、企業に起こり得る5つの問題点を解説します。

1.業務が非効率になりやすい

電子帳簿保存法を導入しない場合は紙の書類での保管となるので、業務が非効率になる可能性があります。

例えば、紙の書類の場合、郵送に手間がかかります。郵送の際は封筒や切手、送り状、書類が折れないようにクリアファイルを用意しなければなりません。
また、書類が到着するのに時間がかかります。特に送り先が遠方となれば到着までかなりの時間を要することになり、紛失や汚れ、破損などの郵便事故の確率も高まります。
電子データであれば、メールでの添付やFAXなどを使って簡単かつ素早く相手に送信できます。
書類での対応よりも時間や労力が少なく、結果的に業務効率を向上させることが可能です。さらに、コスト削減にもつながります。

2.人的ミスが生じやすい

紙の書類の場合、記入や計算などすべて手作業となります。
手作業の場合、システムにより自動化されているケースと比べて人的ミスが生じやすくなるので注意してください。

特に業務量が多い場合、集中力の維持も難しくなるので人的ミスが起こりやすくなります。たとえ些細なミスであっても、取引先に迷惑をかける恐れがあります。
そのため、経理業務の自動化や効率化できる体制を整え、書類の保存体制をデータ化できれば、人的ミスを減らせる可能性が高いです。

3.紙の書類を保管するスペースが必要

紙の書類を保存するためには、保管スペースを設けなければなりません。請求書・領収書・納品書などの書類は、法人の場合7年間の保管が必要です。
長期にわたって保管しなければならないので、保管する書類が増えれば増えるほどスペースを圧迫することになり、必要に応じてスペースを拡張しなければなりません。

保管スペースの確保や拡張にはそれなりのコストがかかります。
また、紙での保存では、保管スペースだけではなく、印刷代・キャビネットの購入費・管理のための人件費などのコストも考慮しなければなりません。

データ化すれば、書類はサーバー上での保管・管理となり、物理的な保管ではなくなります。
そのため、保管スペースを縮小できる可能性があり、保管にかかるコストも削減できます。
サーバーの容量が許す限り、書類が数百、数千と増えても問題なく長期的に保管することが可能です。
サーバーの容量を増やすにしても、物理的に増えるわけではないので安心です。

4.書類が劣化・紛失する可能性がある

紙は時間の経過とともに、紫外線や湿気などの外的要因により劣化します。
また、人的ミスや災害により物理的破損したり、紛失してしまったりすることも少なくありません。ほかにも部外者や内部による盗難にも警戒が必要です。

電子帳簿保存法に基づいて電子データで保存すれば、物理的な劣化や紛失のリスクがなくなります。
何重にもバックアップを取っておけば、ひとつのデータが万が一に破損・消失しても復元できます。
書類の盗難リスクを下げるために、アクセス制限をかけて一部の人間だけしか閲覧できないようにすることも可能です。

5.書類を見つけ出すのも困難

紙の書類はしっかり管理していないと、必要な時にすぐに見つけ出せないこともデメリットです。

特に新人や勤続年数が浅い人は、どこにどの書類を保管しているのか、管理状況を把握しきれていない可能性が高く、書類探しに時間がかかると考えられます。
長く働いていて慣れている人でも、今必要な書類なのか読んで確認しなければなりません。

しかし、書類を電子データにすれば、検索機能を活用して書類の抽出が可能です。
現行の電子帳簿保存法では、スキャナ保存や電子取引データも年月日・金額・取引先の計算ができるように検索要件が緩和されています。
帳簿書類の検索要件は廃止されているので、検索機能を使って素早く必要な書類を探し出すことが可能です。

電子帳簿保存法の導入に向けて準備すること

法令を遵守し、業務効率の向上やコストを削減しながら経営をしていくためにも、対象企業は電子帳簿保存法を適用しなければなりません。
今からでもはじめれば間に合うので、導入に向けて準備することをご紹介します。

1.自社の電子取引を把握する

まずは、自社でどのような電子取引が行われているか状況の把握が必要です。
「誰が」「どの方法で発行・受領しているのか」「どこで保管しているのか」「毎月や年間の取扱い件数」などを調査し、電子取引の状況を確認してください。

いきなりすべての取引きを把握するのは難しいものです。現在、経理部で発生や管理している請求書や領収書などの調査から、はじめていくことをおすすめします。

2.保存要件を満たすように体制・環境を整える

電子帳簿保存法の保存要件を満たすために、体制と環境の整備が必要です。
電子取引情報をデータで保存するためには、「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つを満たさなければなりません。

保存要件①真実性の確保

真実性の確保とは、保存データが削除・改善されていない状態を意味し、ひとつの保存要件が定められています。
その保存要件とは、「タイムスタンプ（取引きや手続きが行われた日付や時刻を示すもの）の付与」です。

タイムスタンプの付与では、以下いずれかの処置が求められます。

1.タイムスタンプが付与された取引情報の受領
2.取引情報を受領した後、速やかにタイムスタンプを付与し、保存の実行者・管理者に関する情報を確認できる環境を整備する
3.訂正や削除の確認が行えるシステム、もしくは訂正や削除が不可能なシステムで取引情報の受領・保存を行う
4.訂正や削除の防止に関する事務処理規定を設定し、それに従って運用する

保存要件②可視性の確保

可視性の確保とは、保存データの検索や表示ができるようにすることです。
「関連書類の備え付け」「見読性の確保」「検索機能の確保」の3つの保存要件が定められています。

各要件の概要は以下のとおりです。

・関連書類の備え付け
システム概要書やシステム基本設計所など、システムの概要を記した関連書類を備え付ける

・見読性の確保
1.保存場所に電子計算機・プログラム・ディスプレイ・プリンタ、そしてこれらの操作説明書を備え付ける
2.電磁的記録をディスプレイ画面や書面に整然な形式、明瞭な状態で速やかに抽出できる状態にする

・検索機能の確保
以下の方法で検索できるようにする
1.「取引年月日」「取引先」「取引先」の3項目での検索
2.「取引年月日」または「取引金額」の範囲指定での検索
3.複数の記録項目を組み合わせによる検索

3.各書類の保存要件も確認する

電子保存する書類ごとにも保存要件が定められています。そのため、各書類の保存要件も事前に確認が必要です。

電子帳簿の要件

帳簿を電子データで保存する場合、期首からの帳簿作成と保存が必要です。そして、一般的には以下の要件を満たしていれば、電子帳簿の保存が可能となります。

1.システム関係の書類等の備え付けがある
2.保管場所に必要な機器とそれらの取扱説明書を備え付け、整然な形式・明瞭な状態で速やかに出力できるようにする
3.税務職員の質問検査権に基づいて、電磁的記録のダウンロードに応じられるように整える

スキャナ保存の要件

受領した書面をスキャンして電子保存する場合、書類の内容によって保存要件が異なります。

契約書や請求書といった資金やものの流れに関わる書類は重要書類の保存要件が適用されます。
検収書や見積書など、資金やものの流れに直結しない書類は一般書類の保存要件を満たさなければなりません。

スキャナ保存の要件では、受領からの入力期間の制限、一定水準以上の解像度・カラーでの読み込み、タイムスタンプの付与など多くの保存要件が定められています。

一般書類は重要書類よりも要件が緩和されていますが、それでも満たすべき項目は多いです。
そのため、国税庁でダウンロードできる制度のパンフレットをよく確認してください。

電子取引の要件

2024年1月から電子保存が義務化される電子取引の保存要件は以下のとおりです。

1.システムの概要書類を備え付ける
2.ディスプレイやプリンターなど見読可能な機器を備え付ける
3.「日付」「金額」・「取引先」の3項目で検索できるようにする
4.改ざん防止の措置をとる

4番の改ざん防止の措置とは、上記で説明したタイムスタンプを付与した書類の受領、受領した書類にタイムスタンプを付与するといった、真実性の確保の保存要件を指します。

4.システム導入を検討する

電子保存に対応していくために、専門システムの導入が求められます。電子帳簿保存法では、真実性の確保が求められるので、改ざん防止の措置を行わなければなりません。
訂正や削除ができない、または確認できるシステムを導入すれば、要件をひとつ満たしたことになります。

実際に導入するシステムは、自社の利用状況や目的に合わせて選ぶことが大切です。
悩んだ時は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会によるJIIMA認証を受けているシステムを検討してみてください。

JIIMA認証は、電子取引の要件をクリアしたシステムだけに付与されるので、導入すれば電子帳簿保存法に基づいたデータ保存・管理が行えます。

まとめ

電子帳簿やスキャン保存の電子保存は任意ですが、2024年1月から電子取引に関してはすべて電子保存しなければなりません。
電子保存をしないと、様々な問題が起こる可能性があります。
そのことを理解し、保存要件を確認した上で、義務化に向けて準備を進めましょう。

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（編集：創業手帳編集部）

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