人事労務管理のクラウドシステムは打刻漏れが心配！？対策をこっそりご紹介（榊氏連載その2）

社会保険労務士の榊　裕葵氏が徹底解説！スタートアップ／リモートワークのための人事労務×テクノロジー超活用術

近年のクラウドシステムの発展により、人事労務管理の効率化が進んでいます。前回も触れたとおり、特に勤怠管理における導入が目立ちます。これまではエクセルやパソコンにインストールしたソフトウエアで集計や計算を行っていましたが、クラウドシステムではそれが自動化されるため、担当者の負担が減ります。また、リモートワークによる対応も可能になったことで、さらに業務効率が向上しています。

一方で、「新しいシステムを導入したいが、設定が難しそう」と躊躇している会社もあるでしょう。クラウドシステムによる勤怠管理を導入したものの社員の「打刻」を徹底できず、効率化が進んでいないところもあるかもしれません。

今回もこのようなお悩みについて、HRテクノロジー（クラウドのシステム）に詳しい社会保険労務士の榊裕葵氏（以下、榊氏）にどのように対応すべきかを解説していただきました。クラウドシステムの勤怠管理をスムーズに導入して運用するために、打刻漏れの対応策（物理的対策や周知徹底の方法、ルール・制度の策定など）の具体例も紹介していただきます。

なお本シリーズは6回に分けて、勤怠管理以外の人事労務業務についても、クラウドシステムを活用する際のポイントをうかがいます。

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勤怠管理システムの打刻漏れに効く対応策

クラウドシステムによる勤怠管理とは、社員が打刻した出退勤の記録を「自動」で集計して管理するための仕組みのことです。これまではソフトウエアをパソコンにダウンロードして、人事担当者が一つひとつデータを取り込んだり、入力したりして勤怠管理表を作成していたと思います。

クラウドシステムでは、データの取り込みや入力作業がクラウド上で行われるので、業務負担が大幅に減り、入力ミスや漏れも発生しにくくなります。このような効率化が進めば、人事担当者のキャパシティが広がるので、それを新たな人事施策に配分することができるでしょう。

このような理由から、クラウドシステムの勤怠管理を検討する会社が増えていますが、導入する際はいくつか気をつけなければならないことがあります。

クラウドシステムの勤怠管理では、社員の打刻情報が直接取り込まれて集計されます。つまり、社員が正確に打刻を行うことが前提になるのです。担当者が逐一打刻状況を確認することで改善する可能性はありますが、社員数が多い場合は難しいでしょう。

まずは、打刻漏れを防ぐことが大切です。ここでは、具体例を挙げて対応策を3つ紹介します。

打刻漏れ防止策1：物理的な対応策

某社ではカードリーダーを職場の入口に設置して、それに専用カードをかざすことで入退室を管理しています。社員の導線上にカードリーダーがあるので、打刻漏れが減ったそうです。以前はリーダーが隣の休憩室の脇に配置されており、入口から少し離れていました。

カードリーダーや専用機器で入退室を管理している場合は、設置場所がスムーズな打刻を妨げていないか確認するとよいでしょう。社員の導線上にあっても、高すぎる、低すぎるなど目につきにくい場所では打刻を徹底できないので、設置する際は高さにも配慮すべきです。

打刻漏れ防止策2：周知徹底

どの会社でも、クラウドシステムを導入する前から社員に「きちんと打刻をしましょう」と呼びかけていたはずです。しかし、クラウドシステムでは打刻の重要性がより高くなるので、これまで以上に社員の意識付けを徹底しなければなりません。

「出勤時、退勤時は打刻をしてください」と繰り返し伝えることも大切ですが、打刻情報の重要性を社員に説明するのも効果があります。

例えば、打刻漏れの修正にかかる時間や、それが会社全体の業務効率を下げていること、給与の計算根拠として重要であることなど、打刻が大切である理由をきちんと説明したほうがよいでしょう。

常識ある社員が打刻の意味を理解すれば、打刻漏れは大幅に減るはずです。

打刻漏れ防止策3：ルール・制度の整備

上記の2つを試しても改善が見られない場合は、「会社のルールを守らない」として始末書を提出させるという手があります。

そのためには就業規則を改定し、「クラウドシステム上で自ら打刻をしなければならない」という内容を追加しておく必要があります。懲戒規定にも、懲戒事由として「クラウドシステムでの打刻を怠った場合」と加えておくのです。

「打刻をしなかっただけで懲戒は厳しい」という意見もあるかもしれません。たしかに数回の打刻漏れで懲戒にするのは厳しすぎますが、「あらゆる手段で徹底を促したにもかかわらず守られない場合は、懲戒を適用する」としておけば社員の意識に刷り込まれるので、打刻漏れの防止に効果があるでしょう。

なお、その他のクラウドシステムによる人事労務管理を導入した場合も、新たに加わった要素に合わせて規則を変更することが望ましいでしょう。既存の規則に仕組みを当てはめることに固執しすぎず、柔軟に規則を見直すという視点も大切です。

勤怠管理・労務管理システムの初期設定の壁を乗り越えるには？

クラウドシステムの勤怠管理をはじめとする人事労務管理のシステムやソフトウエアが、人事部門の業務効率を改善することは確かですが、導入をためらってしまう人もいるようです。

新たな勤怠管理システムを稼働させるためには、社員情報や勤務体系を登録する必要があり、最初にまとまった作業が発生するからです。

社員数が数百人規模の会社では、登録作業だけで膨大な時間がかかってしまう可能性があり、それに時間を割けない会社もあるでしょう。

また、正社員や契約社員、アルバイトといった雇用形態や、変形労働時間制や休憩時間、シフト制といった勤務形態に応じて登録を行わなければならないため、煩雑と感じる人もいるようです。複数の勤務体系が存在する会社であれば、それに合わせて情報を登録しなくてはなりません。

勤務形態によっては、打刻時刻を何分単位でまるめるのか、あるいはそのまま集計するかといった判断も必要です。なお、法律上は１分単位で残業代を集計するのが原則ですので、「まるめ」の設定を行う場合には、勤務場所から打刻機が離れているためといったような正物理的な理由が必要であることと、実際に定時を過ぎて業務を行っていた場合には、上長に申請すれば「まるめ」を適用せず、勤務が終了した実時間で残業集計を行うような運用が必要となります。

作業が膨大で対応が難しい場合は、短期的にリソースを確保しながら集中して行うとよいでしょう。システムの使い方などがわからなくなったときのことを考えて、電話をすればすぐに聞けるようなサポート体制があるサービスを導入することをおすすめします。

クラウドシステムの使い方に詳しい社労士などに、意見やアドバイスを求めるのもよいでしょう。他社での導入事例や取り組みも把握しているので、有用な提案を得られるはずです。

クラウドシステムに限らず、新たな仕組みを導入するのは簡単ではありませんが、軌道に乗れば大きな改善につながることは間違いありません。最初はある程度の手間や時間、労力が必要になることを認識した上で、導入に臨むことが大切です。

現役社労士からのメッセージ

最初から完璧なクラウドシステムを求めるのは、おすすめしません。何の障害もなくすんなり導入できることは、ほとんどないからです。しかし、人事労務管理という煩雑で作業量の多い業務の効率化は、コロナの影響で不確実性が高まっている今は、特に重要な課題といえます。

今後働き方改革が進み、テレワーク（リモートワーク）がさらに広がれば、個人の端末などで集計ができるクラウドシステムの勤怠管理は主流になるでしょう。まずは、トライ＆エラーをしながらサポートの力も借りつつ、仕組みを整えていってほしいと思います。

打刻情報は勤怠管理の要なので、社員の理解が得られるようにその重要性を繰り返し説明してください。給与計算においても、勤怠管理に基づく正しい情報が不可欠です。社員が「正確な給与計算のために必要なプロセスを担保してくれるのがクラウドシステムの勤怠管理である」という認識を持てば、打刻漏れの防止につながるでしょう。

まとめ

クラウドシステムの勤怠管理をスムーズに導入するためには、打刻漏れを防ぐための対策や社員の理解が必要になることがわかりました。また、導入する際は提供元のサポートや社労士などを活用することも大切です。

次回は「給与計算を行う際、従来のソフトウエアと比べてクラウドシステムではどのような点が楽になるか」について解説します。

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（取材協力： ポライト社会保険労務士法人代表　榊 裕葵）
（編集： 創業手帳編集部）