棚卸しの目的と作業手順、効率化するためのポイントとは

棚卸しとは？目的と具体的な作業のやり方・実施する際の注意点を解説

棚卸しは、決算の際に実施される作業の一つです。商品販売を行う企業では、時期が来ると自社の在庫をチェックする棚卸し作業が行われます。
しかし、実際に作業は行っているものの、その目的や作業手順が明確になっておらず、ただおざなりにこなしていることもあるようです。

棚卸しは、明確な目的をもって正しく実施することで、自社の現状を冷静に分析でき、経営上の課題が見つかることもあります。
棚卸しを控えている事業者は棚卸しの目的や効率的なやり方を改めて見直しましょう。

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棚卸しとは

棚卸しは、倉庫内に商品や材料などがどれくらい残っているか、在庫の数を確認する作業です。
商品の販売を行う企業では商品の棚卸しを行い、素材から製品を作る製造業では完成品だけでなく、原材料や部品、出来上がる途中の製品（仕掛品）も確認します。

棚卸し作業には、商品や材料の数量を数えるだけでなく、品質を評価して価値を算出する作業や帳簿とすり合わせて正しく管理されているか確認する作業も含まれます。
この棚卸し作業は各社決められた時期に定期的に、適切な方法で行われることが大切です。

決算作業の一環

棚卸しは、決算作業の一環として行われるもので、会計上の期末棚卸資産の数量と価値を確認し金額を確定する作業です。
棚卸しを行わないと作成できない決算資料もあります。そのため、企業として棚卸しを実施するのは義務と言っても良いでしょう。
また、棚卸しと決算が紐づいている以上、棚卸しは自社の都合ではなく適切なタイミングで行う必要があります。

棚卸しの時期・頻度

棚卸しは、期末の決算作業の一つであり、会計上の資産を明らかにする為に行います。
そのため、棚卸しのタイミングは会計期間の始まりである期首と会計期間の終わりである期末に行うことが必要です。

期首の棚卸し時点での在庫状況を把握し、その1年後の期末に棚卸しをした結果と比較することで資産の増減や利益の計算ができます。
企業によっては、期首と期末だけでなく、半期ごとや四半期ごとに棚卸しをすることもあります。
棚卸しを頻繁に行うことで、その分在庫の管理は行き届き、帳簿と実際の在庫のズレを防ぎやすくなるでしょう。

棚卸しの方法

棚卸しの方法には、リスト方式とタグ方式の2種類があります。棚卸しの基本的な作業は商品の在庫数を確認することです。
どちらの方法の方が自社の棚卸し作業に向いているか、効率的に正しくできるか、検討してみましょう。

リスト方式

リスト方式とは、リストを使って棚卸し資産と帳簿が合っているか確認する方法です。在庫管理表などのリストを準備し、リストと倉庫にある商品を比較します。
リストに書かれた数量を確認してから商品の数を数えることで、スピーディーに作業できます。

ただし、準備したリストに不備があると商品の計上漏れが起こる可能性があるため、注意が必要です。
リストから商品名が抜けている場合、商品があるにもかかわらず棚卸しに反映しません。また、複数の人が関わることで、同じ商品を二重計上する可能性もあります。
リスト方式を実施する際には、商品のチェック漏れや二重計上がないか確認する方法も考えておくことが必要です。

タグ方式

タグ方式は、棚卸原票や棚札と呼ばれるタグを使った棚卸しの方法です。
タグ方式では、まずは倉庫にある商品を数え、その商品や商品棚にタグを貼り付けてカウント済みのサインをします。
タグは連番管理し、管理しやすくするのが一般的です。
すべての商品にタグを貼り終わったら、タグを回収し、在庫データと照らし合わせます。

現物にタグを貼るため、複数のスタッフが参加した場合にも、二重に数えるリスクがありません。
ただし、タグ方式はタグの管理の手間がかかり、リスト方式よりも時間がかかるのがデメリットです。

棚卸しの目的

棚卸しは決算作業の1つとして必要な作業ですが、それだけでなく事業経営において非常に重要な役割を持っています。
漫然と作業だけ行えば、棚卸しはただスタッフを疲弊させるだけかもしれません。しかし、明確な目的をもって行えば非常に有意義なものとなります。

棚卸しは少なくとも決算ごとに行う必要があり、事業を続けていれば定期的に時間を割かなければいけません。
避けられない作業であるならば、目的をもって棚卸しを経営に生かしましょう。棚卸しの役割と叶えられる目的をまとめました。

正確な利益を計算するため

棚卸しの第一の目的は、利益の計算を正確に行うことです。正確な利益を把握できれば、健全な経営ができているか分かります。

商品の販売であれば、商品を仕入れて販売することで利益が出ますが、仕入れた商品が残っていればその分実際の利益は少なくなります。
しかし、売上総利益は在庫も含めて計算されるのが一般的です。そのため、棚卸しでは実際にどれだけ在庫として商品が残っているか明らかにし、より正確な利益金額を出します。

適切な在庫管理をするため

棚卸しは、適切な在庫管理をするためにも役立ちます。帳簿に記載されている在庫数と現物の数を照らし合わせることで、誤差をなくし正確な在庫数を把握することが可能です。

販売や製造をしていると、仕入れと発送を繰り返す中でどうしても誤差が出るものです。
手作業により入力ミスや記入漏れが起こることもありますし、倉庫とのデータの連携がうまくいかないこともあります。
そのため、定期的に正確な在庫数を確認する棚卸しが必要です。決算作業の一環としてだけでなく、在庫を見直すチャンスとして実施しましょう。

販売機会の損失を防ぐため

販売機会の損失を防ぐことも棚卸しの重要な目的の一つです。棚卸しでは商品や原材料などの数量だけでなく、品質も確認します。
在庫の中には長期保管によって劣化していることもあるものです。商品は存在しているため注文を受けますが、いざ確認してみたら発送できる状態ではなかったということも起こりえます。

そのため、棚卸しでは在庫として保有している商品の品質も確認し、データ上だけでなく実際の商品も常に販売できる状況にしておくことが大切です。

棚卸しの具体的な手順

棚卸しの作業は、必要な手順通りに計画的に進めていくことが大切です。基本となる棚卸しの具体的な手順を見て、作業の参考にしましょう。

実地棚卸

棚卸しの作業では、まずは実際の商品在庫を確認する必要があります。この作業を実地棚卸しといい、前述したリスト方式やタグ方式で商品を確認していきます。

実地棚卸しは商品数や品質をリアルに把握できる大切な作業です。自社のビジネスに合わせて、製品や商品、仕掛品、材料や貯蔵品などの資産を確認しましょう。
基本的には人の手を使い、目視で行う作業のため手間と時間がかかりますが、ミスの起こりにくい体制を作り、正確に行うことが必要です。

帳簿棚卸

帳簿棚卸しは、実地棚卸しを行った後、実際の在庫状況を帳簿に反映させます。
実地棚卸しでは商品の現状を把握できましたが、それだけでは決算の作業としての棚卸しは完了しません。
実際の在庫数が帳簿と一致したことを確認し、一致するように決算整理を行うことで、決算書に反映させるまでが棚卸しです。

実地棚卸しと帳簿棚卸しを行うと、紛失や劣化により帳簿よりも実地棚卸しの在庫の方が少ないことが良くあります。
その際には、会計処理によって実際の在庫数に帳簿を一致させます。

棚卸し在庫の評価

棚卸し在庫の評価では、自社の棚卸資産の価値を評価します。棚卸しの作業では、商品ごとの数や状態を確認しますが、決算に反映させるためには金額ベースで計上する必要があります。

棚卸し在庫の評価方法は原価法と低価法の2種類です。各社それぞれ自社に合うものを選んで評価を行いましょう。一度選択した方法は通常、継続的に使っていくことになります。

原価法を採用した場合

原価法とは、帳簿価額を評価額とする方法です。残った在庫を購入したときの原価で計算して評価額とします。
原価法には以下のような6種類の計算方法があり、それぞれに別の計算方法で在庫の価値を評価します。

・個別法
棚卸し資産を一つずつ管理して評価する方法です。宝石など、一つひとつの価値が大きく違うものに向いています。

・最終仕入原価法
期末からもっとも近い価額を使う方法です。

・先入先出法
先に仕入れた在庫から順番に払い出したと見なして計算します。仕入れ額がそれぞれ違う場合、直近の価額が反映されます。

・総平均法
年単位などで仕入れたすべての棚卸し資産の額を仕入れた数量で割って平均的な取得価額を出す方法です。

・移動平均法
棚卸資産を受け入れるたびに平均値を求める方法です。

・売価還元法
販売総額に原価率をかけて取得原価を出す方法です。

低価法を採用した場合

低価法は、棚卸資産の期末の時価と帳簿価額を比較して、低い方を評価額とする方法です。
原価法と比べると低価法では、決算時期の時価の金額次第で評価額が低くなる可能性があります。

棚卸しを効率化する方法

棚卸しでは自社の在庫をすべてチェックするため、非常に手間や時間もかかりますし、その作業に割く人員も多くなりがちです。
そのため、通常業務に支障をきたす恐れもありますし、棚卸しをするスタッフにも緊張感がなくなりミスが発生しやすくなることもあります。

そのため、棚卸しは正しい方法で実施しつつも、できるだけ手間や時間を削減し、ミスなく行える効率化を目指すことが大切です。

日々の検品作業を入念に行う

棚卸しは決算のタイミングで最低限行わなければならない作業ですが、より効率よく正しいデータを得るためには日々の検品作業を漏れなく入念に行うことも必要です。
常に商品の出入りに注意していることで、棚卸しの際にも実際の在庫と帳簿のズレが少なくなり、修正作業を減らせます。

こまめに棚卸しの機会を作ることでも帳簿と実際の在庫の誤差を減らせますが、大規模な棚卸しは何度もできない企業は多いでしょう。
棚卸しができないのであれば、入出荷や返品業務でダブルチェックすることによって、正しい在庫数を維持することが大切です。

在庫管理システムを使う

棚卸しは在庫管理システムを使うことでより正確でスムーズに行えるようになります。
また、常にリアルタイムで在庫状況を確認できるため、ズレを最小限のうちに気づき、修正することも可能です。
リアルタイムで監視することにより、棚卸しの際に実際の在庫と帳簿が大きくズレていることを発見し、慌てることもなくなるでしょう。
一元的に在庫を管理できるシステムは導入に費用がかかりますが、人の手によるミスを減らし、業務を効率化するのに役立ちます。

在庫管理システムでは、商品の入庫や返品、出荷数を管理する入出庫管理があり、バーコードやQRコードなどで管理することができます。
また、会計ソフトとの連携も可能なシステムもあるため、転記ミスも抑えることが可能です。

みなし出庫を活用する

みなし出庫とは、出庫伝票ではなく実務報告に基づいて在庫を使ったものとみなす処理方法です。
在庫のリアルタイムでの入力や管理が難しい業種では、みなし出庫を活用することで、出庫処理のミスを防げます。

みなし出庫は製造業などで使われる方法です。たとえば製品が完成したタイミングで原材料や部品をあたかも出庫したとみなして処理します。

棚卸しを行う際の注意点

棚卸しを行う際には、そのルールと目的に基づいて正しく実施することが大切です。特に注意したい点をチェックしておきましょう。

「棚卸し表」は7年間保存しなければならない

棚卸しした結果は「棚卸し表」に記載して、7年間保存することが国税庁により定められています。
また、平成30年4月1日以降に欠損金が生じたことのある企業は、その年度の棚卸し表を10年間保管する決まりです。

決算の書類としても大切ですが、その後うっかり破棄や紛失しないように管理しておきましょう。税務署に提出する必要はありませんが、税務調査で提示を求められた時には従う必要があります。
担当者が変わる場合には、棚卸し表の保管場所の伝達を忘れずに行いましょう。

数だけでなく品質も確認する

棚卸しでは、在庫の数量ばかりに気を取られがちですが、数量だけでなく在庫の状態もしっかりと確認していく必要があります。
在庫を確認する際には、破損や状態の不良などもチェックするよう周知し、品質が悪化している商品や材料を見つけたら報告する仕組みを作っておくと安心です。

棚卸しで発見された使用不可の商品は損金として処理できます。損金が発生すると、その分課税対象額を減らすことが可能です。
つまり、在庫の品質を確認することは節税にもつながる大切な作業と言えます。

まとめ

棚卸しは決算に必要な作業ですが、経営や販売戦略にも役立ちます。漫然と作業するのではなく、仕入れの見直しや品質維持などの目的をもって実施しましょう。

棚卸しでは時間や手間のかかる作業も多くなりますが、工夫によって効率的に進められます。棚卸しが上手く進まない、ミスが多いといった点が気になる場合には、手間や時間を削減し、正確に実施できる方法を検討することも必要です。

（編集：創業手帳編集部）