法人電話を導入するならAI電話自動対応サービスがおすすめな理由。電話対応を効率化

全体の約6割、20代～30代の7割以上が電話に苦手意識。営業電話抑止にも使えるAI電話自動応答サービス

まだ立ち上げたばかりのスタートアップにとって悩みの種となるのが、法人電話を導入するかどうか、ということでしょう。会社として電話番号を持っておく必要はあるものの、営業電話に悩まされることなどを考えて導入をためらっている経営者の方も少なくないのではないでしょうか。

そこでおすすめしたいのが、AI電話自動対応サービスです。本記事では、あらためて法人電話導入についての課題について確認した上で、AI電話自動対応サービスがおすすめな理由と、おすすめのサービスをご紹介します。

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法人電話導入に関する悩み・課題

法人電話導入に関する主な悩み・課題について以下でご紹介します。

法人電話開設に手間がかかる

まず、電話開設に手間がかかります。

電話会社との契約手続きから始まり、工事日の調整、実際の回線工事、そして電話機器の設置と設定まで、多岐にわたる作業が必要となります。

この作業は数週間から数ヶ月かかることもあり、ビジネスの迅速な立ち上げや拡大の妨げとなる可能性があります。

また、物理的な回線工事が必要な場合、オフィスの内装や構造に影響を与える可能性もあり、追加の費用や手間が発生することもあります。

さらに、複数の拠点や部署に電話を設置する場合、それぞれの場所で同様のプロセスを繰り返す必要があり、時間と労力の負担が倍増します。

こうした手間は、特にスタートアップや中小企業には大きな負担となります。

全体の約6割、20代～30代の7割以上が電話に苦手意識

AI電話自動対応サービス「ミライAI」を開発・提供する、株式会社ソフツーが実施した「電話業務に関する実態調査」によると、『電話に対して苦手意識を感じていますか』という質問に対し、「とても感じる」「やや感じる」と回答した割合を合計すると57.8％を占めていました。

20代～30代を切り取ると更に割合が高くなり、7割以上が電話に対して苦手意識を抱えていることが明らかになりました。

若手従業員を雇用するにあたって、無駄な電話業務は、精神的な負担を与えることになりかねません。

営業電話などの対応に苦慮

また、上述した「電話業務に関する実態調査」によると、固定電話について「不快」と感じる人にその理由を質問したところ、全体では「手を止めて対応する必要があり、集中力が途切れ業務効率が悪い」の50.8％が最も多く、電話業務は他業務の効率を妨げるものであると考えていることが明らかになりました。

特に営業電話については、時間と手間を取る割に意味がないものが多く、不快に感じている方は多いのではないでしょうか。

法人電話を導入するならAI電話自動対応サービスがおすすめな理由

法人電話を導入するならAI電話自動対応サービスがおすすめです。以下でその理由をご紹介します。

電話対応の偏り解消

従来の人による電話対応では、オペレーターの経験や知識、その日の体調や気分によって対応品質にばらつきが生じることがありました。しかし、AI電話自動対応サービスを利用することで、すべての顧客に対して一貫した高品質な対応を提供できるようになります。

システムは疲れを知らず、感情に左右されることなく、常に同じ水準のサービスを提供し続けます。そのため、特定の曜日や時間帯、担当者によって対応品質が変わるという問題が解消。新人とベテランの対応の差もなくなり、顧客は誰が対応しても同じ情報と同じ質のサービスを受けられるようになります。

多言語対応など、人間では難しい対応も一貫して行えるようになり、企業全体としての対応力が均質化されます。

営業電話抑止

AI電話自動対応システムを導入することで、不要な営業電話や勧誘の電話を効果的に抑制することができます。

AI電話自動対応システムは着信した電話に対して、まず自動的に応答し、発信者の用件を確認します。従業員は必要な電話のみをピックアップできるため、営業電話に対応する時間を大幅に削減でき、本来の業務に集中することができます。

重要な顧客からの電話は適切に振り分けられ、必要な対応がなされるよう設定できるため、ビジネスチャンスを逃すこともありません。

入電数超過による機会損失抑止

従来の人が行う電話対応では、急激な入電数の増加や予想を超える問い合わせの集中により、回線がパンクしたり、対応可能な人員を超えてしまったりすることがありました。その結果、多くの顧客からの電話に出られず、ビジネスチャンスを逃したり、顧客満足度の低下を招いたりする事態が発生していました。

このような課題に対して、AI電話自動対応サービスであれば、多数の電話への同時対応のほか、基本的な情報提供や簡単な問い合わせの処理、適切な部署への転送などを自動的に行います。これにより、従業員は複雑な案件や高度な判断を要する対応に集中できるようになります。

また、ピーク時にも全ての電話に応答し、必要に応じて折り返し対応の予約を取ることができるため、顧客との接点を失うリスクを最小限に抑えられます。

電話に出られなかったことによる機会損失抑止

従来の電話業務では、従業員が席を外していたり、別の電話対応中だったりして電話に出られないことがありました。その結果、重要な顧客からの問い合わせや新規ビジネスの機会を逃してしまう可能性がありました。

AI電話自動対応サービスを導入することで、この問題を効果的に解決できます。自動応答システムにより24時間365日稼働し、常に電話応対することができます。電話がかかってきたら、まず自動応答システムが対応し、発信者の用件を聞き取ります。その後、緊急性や重要度に応じて適切な対応を行います。例えば、担当者が不在の場合でも、発信者の連絡先を記録し、折り返し連絡する旨を伝えることができます。

簡単な問い合わせであれば、自動的に回答を提供したり、詳細な情報が必要な場合は適切な部署や担当者にメッセージを残すことができます。さらに、営業時間外の電話に対しても、基本的な情報提供や緊急連絡先の案内を行うことができます。

電話取次の効率化

従来の電話業務では、受付や秘書が電話を受け、適切な部署や担当者に取り次ぐ必要がありました。AI電話自動対応サービスを導入することで、この業務フローを効率化することができます。

システムは着信した電話に対して、発信者の用件を自動的に聞き取り、あらかじめ設定されたルールに基づいて適切な部署や担当者に自動転送します。

この自動化により、電話の取次にかかる時間と労力を大幅に削減し、受付担当者は他の重要な業務に集中できるようになります。

また、人為的なミスによる誤った転送や、取次ぎの遅延も最小限に抑えられます。

おすすめのAI電話自動対応サービスは「ミライAI」

以上のような、法人電話導入における悩みを解決できるおすすめのAI電話自動対応サービスが「ミライAI」です。

導入実績は300社、継続利用率は99%を誇るサービスです。

「ミライAI」は、取次、折り返し、電話対応を、24時間AIが代行します。

「ミライAI」はプランに応じて以下の機能を提供しています。

・自動応答
・折り返し先ヒアリング
・担当者氏名転送
・24時間対応
・取次対応
・メール送信
・チャット連携
・会話内容テキスト化

ご契約完了後、すぐに利用できるため、導入も簡単です。
まずは、30日間無料でお試し可能です。ぜひあなたも「ミライAI」で法人電話を導入しませんか。

「ミライAI」の料金プラン

折り返し・アナウンスのみの「START」プランなら月々1,000円から利用できます。基本料金と回線料金の他に、AI会話時間に応じて従量課金で支払い金額が増える仕組みです。

クラウドPBXとAI対応を提供し仕事の時にスマホを会社の内線化できる「OFFICE LITE」プランは、月々3,480円から利用できます。

規模の小さいスタートアップ・中小企業にはこれら2つのプランがおすすめです。

クラウドPBXとは

クラウドPBXは、インターネットを活用した革新的な電話システムです。会社の電話番号への着信が場所を問わず受けられるようになり、オフィス・工場・自宅など、どこにいても対応が可能になります。社員は自分のPCやスマートフォンを使って会社の電話を利用でき、さらにインターネットを通じて内線通話もできます。

「ミライAI」の導入事例

「ミライAI」の導入事例をご紹介します。

「femcare exercise pelvic~ペルビック~」

「ペルビック」は、女性専用のパーソナルトレーニングスタジオで、オーナーがトレーナーを兼任する一人職場です。主な顧客層が高齢者ということもあり予約の大半が電話経由で入りますが、顧客対応中は電話に出られないという課題に直面していました。

この問題を解決するため、オーナーはインターネットで「自動応答」について調査し、「ミライAI」に出会います。留守番電話も検討しましたが「留守」という印象を顧客に与えかねないという懸念から採用を見送ったといいます。自身が顧客の立場なら、留守番電話の場合は電話を切ってしまうだろうと考えたそうです。

「ミライAI」では、「かけ直します」というメッセージを伝えられることで、多くの顧客が名前を残してくれるようになったといいます。また、広告や営業の電話に関しては、オーナーが折り返しの要否を判断できるようになり、業務効率の向上にもつながったそうです。

株式会社カルナベイル

株式会社カルナベイルは、「シルキークイーン」や「リプラオール」といったオリジナル化粧品を企画・開発し、主にインターネットを通じて販売している企業です。注文の大半はオンラインで受けていますが、全体の1割程度を占める電話注文も、デジタル機器の操作に不慣れな顧客層向けに維持しているといいます。

以前同社は、電話注文の対応をコールセンターに外注していましたが、いくつかの問題に直面していました。まず、コールセンターの管理者に伝えた注文方法や価格変更の情報が、実際に電話対応をする現場のスタッフに正確に伝わっていないケースが多発したといいます。さらに、1件の電話対応につき約300円のコストがかかり、経済的な負担も大きかったそうです。

これらの課題を解決するため、同社は「ミライAI」を導入しました。新システムの導入により、電話対応にかかるコストは大幅に削減されました。

「ミライAI」導入による最大のメリットは、顧客の声を録音で直接聞けるようになったことだといいます。同社は、顧客の声の雰囲気から、どのような層が商品を購入しているかを把握し、マーケティング戦略の立案に活用しています。例えば、顧客の声から「セレブな感じ」といった印象を受けた場合、それに合わせた訴求ポイントを検討したり、アンケートを実施したりしているそうです。

株式会社エムアイユー

株式会社エムアイユーは、Macintosh専用の電子カルテの開発・販売・サポートを行う会社です。厚生労働省による医療DXの推進やマイナンバーカード利用に必要なシステムの設置義務化を受け、同社の医療機関顧客からの問い合わせが急増しました。その結果、電話が鳴り止まず、スタッフがストレスで疲弊する状況が続いていました。

この状況を改善するため、同社は「ミライAI」を導入しました。導入の最大の理由は、他社製品と比較して価格が非常に安かった点です。次に、無料デモで実際に管理画面を使用したところ、操作性が極めて優れていたことが挙げられます。マニュアルを読まなくてもシナリオを簡単に作成したり変更できる点が、導入を決定づける要因となりました。

ミライAIの導入後、スタッフは常に電話に出る必要がなくなり、ストレスが大幅に軽減されたといいます。さらに、顧客との会話内容が自動的に文字起こしされメールで送られてくる機能によって、リモートワークを行っているスタッフとの情報共有が容易になったそうです。

「ミライAI」を導入してみませんか

以上、AI電話自動対応サービスについてご紹介しました。

おすすめは「ミライAI」です。ぜひあなたも、30日間無料トライアルを試してみませんか。

（監修： 株式会社ソフツー）
（編集： 創業手帳編集部）