営業効率も売上もUPできる？おすすめ営業効率化ツールを3つご紹介！

営業効率化ツールを活用するメリットとおすすめツールをご紹介します

（2020/07/07更新）

営業活動を効率化することは、売上を上げることにもつながります。

1日に5人のお客さんに会うのか、10人のお客さんに会うのかによって、ビジネスチャンスも全く異なるのです。

また、営業活動といっても交渉がすべてではありません。事業戦略を立てることやビジネス仲間と交流をすること、提案書や報告書を書くことなども重要な営業活動といえます。

起業家として会社を成長させるためには、営業活動を効率化して新たな時間を生み出し、仕事の生産性向上を図っていくことが大切です。

今回は、営業活動を効率化させるための方法やおすすめの営業効率化ツールをご紹介します。

無料で発行している創業手帳の冊子版では、導入することで業務の効率化を図ることができるツールなどをご紹介しています。役立つ情報ばかりなので、ぜひ活用してみてください。

営業効率をアップさせる方法とは？

企業形態やサービススタイルによって、「営業」の捉え方は違うと思いますが、効率化の観点はどの業種・職種でも活用できます。

見込み顧客を選別する

欲しいと思っているお客さんに商品を提供すれば売れますし、欲しくないお客さんにはいくら頑張っても売ることはできません。

これは、営業効率化において重要な考え方になります。
「当たり前じゃないか」と思うかもしれませんが、効率的に営業活動ができていない人は、見込み客の選別ができていないことが多いです。

「まだ何が欲しいかわからない」というお客さんに10の営業パワーを注ぐよりも、「今すぐ欲しい」というお客さんに10のパワーを注ぐべきです。

見込み顧客の選別ができていない営業は、「担当者の話しやすさ」とか「会社からの距離」などで無意識に訪問しやすいお客さんに会いにいくようになってしまいます。

お客さんのニーズに対する温度を営業が把握しておくことで、同じ訪問回数であっても営業成績に差が生まれます。個人の主観だけでは、お客さんの温度を把握することができないことが多いため、お客さんへの訪問履歴を見える化するといいでしょう。

そうすることで、上司や同僚が客観的に見て「どこを攻めるべきか」をアドバイスしてもらえるようになります。また、訪問履歴から起業家が分析することもできるようになります。

見込み客を選別することは、営業を効率的に実施するためにとても重要です。

エリアを考慮した営業活動をする

問合せがあったお客さんごとに、スケジュールを順番に埋めていくとどうなるでしょうか。

午前中は北に行き、お昼を挟んで南に行き、また夕方に北に行く。お客さんのエリアを考えずに行動をすると、移動時間が無駄になってしまいます。

お客さんのスケジュールに合わせることは重要ですが、エリアと移動時間を考慮してスケジューリングすることが営業効率化につながります。

もし営業担当者が複数名いるのなら、販売するジャンルではなくエリアで担当者を分けるといいでしょう。そうすることによって、１回の外出で効率よくお客さんを訪問できるようになります。

一方で、お客さんをセグメントごとに分けて管理することも大切です。重要なお客さんがいる地域、購入額の高いお客さんがいる地域など、優良顧客をセグメントで分けるのです。

セグメントを分けることで、ベテランの営業が訪問するべきなのか、経験が浅い営業でも大丈夫なのか、といった戦略を立てることができます。

お客さんのエリアやタイプが一目で分かるような管理ができていれば、起業家は営業戦略が立てやすくなるでしょう。

報告に時間をかけすぎない

商談状況がどうなっているのかを起業家が知ることはとても大切です。報告内容によって新しい指示をすることができますし、隠れた課題を見つけることもできるようになります。

店舗展開をしている起業家も同様で、その日の売上情報と課題などを離れていても把握したいものです。

しかし、一日の営業活動を報告するのは億劫であったりもしますよね。良い報告ばかりならよいでしょうが、上手くいかなかった報告をするときはストレスが倍増します。

事務所に帰ってパソコンの前に座り「どうやって説明しようか・・・」と無駄な時間が過ぎていくことになってしまうのです。

営業を効率化する上で考えるべきことは、「報告は必要なのか」という点です。報告する以上、起業家や上司はしっかりと目を通して、求めているボリュームに対し、しっかりと確認できているのかを問いただしてみてください。

信頼関係が築けていれば、週に1回の報告でよいかもしれません。100文字以内という制限をかけて報告している企業もあります。

報告が活用されているのかどうかをチェックし、活用されていないのなら廃止や縮小を検討しましょう。

つぎに報告のスタイルです。パソコンからしか報告できないのであれば、会社に戻ってこなければなりません。最近は紙での報告は減りましたが、それでも紙に押印が必要な書類はたくさん残っているのではないでしょうか。

報告のスタイルを変えることで、営業活動は効率化されます。出先から、スマホでメールやLINEをするだけで十分かもしれませんし、履歴を残しておくのなら営業効率化ツールを活用するといいでしょう。

営業の業務の中で、どこの時間を節約し、どのように情報を活かしていくのかを起業家は考えておかなければなりません。

営業効率化ツールを導入するメリットとは？

営業効率化ツールを導入することで得られるメリットについてご紹介します。

営業活動のボトルネックに気付くことができる

一生懸命に努力を続けていても、数字で評価されるのが営業です。一生懸命頑張っている社員をサポートしたいと思うのは起業家として当然のことですが、何がボトルネックになっているのか把握できていないことがよくあります。

営業効率化ツールを導入すると営業活動が見える化されるため、数字が上がらない社員のどこに課題があるのかが把握しやすくなります。

見える化するメリットは起業家だけに限らず、社員間同士で見える化されることもメリットが大きいです。

お互いの営業活動での良い点と悪い点が共有され、アドバイスしながら会社として課題に取り組むことができるようになるのです。

効率的な営業活動ができるようになる

お客さんの住所を地図上で確認することができれば、「どのルートで訪問するのがいいのか」が分かるようになります。効率的な訪問ルートを割り出し、1日に1件でも多くお客さんを訪問することができれば、営業成績も上がっていくでしょう。

また、どのお客さんに営業を仕掛けているのかが他の社員でも確認できるようになればさらに効率を上げることができます。

見込みのあるお客さんを訪問をしているのか、または購入意欲のないお客さんの訪問をしているのかによって営業効率は全く異なります。

起業家は定期的に営業活動をチェックして、社員が効率的に動けるようにマネジメントしていくことができるようになります。

営業事例を共有することができる

営業効率化ツールのデータベースには、成功した商談情報やうまくいかなかった商談情報が蓄積されていきます。これらの情報は、営業が集めてきた宝の情報になります。

成功した事例は他のお客さんに対しても実施できますし、逆に失敗した事例は次の成功への材料となるはずです。

情報を分析することも容易にできるようになるため、起業家の方が営業戦略を立てる時にも役立ちます。

場所を選ばすに情報共有できる

最近の営業効率化ツールのほとんどがクラウド上で動作しています。そのため、営業は事務所に戻って自分のパソコンを立ち上げることなく、出先で商談報告や進捗報告ができるようになります。

出先でお客さんから急に電話があった際も、営業ツールを確認すれば「現状の商談状況」を確認することができるようになります。移動時間に営業効率化ツールを確認して、お客さんの情報を整理したり、次の展開を考案したりすることができれば、時間を有効的に活用することができるでしょう。

評価に使うことができる

売上額が多い営業が優秀な社員であることは確かかもしれませんが、例えば小規模でも新しいことにチャレンジしている社員や他の営業の手本になる活動をしている社員を評価してあげることも起業家としての重要な役割です。

また、マネージャー層がしっかりと部下に対して指示を出しているのかも確認することができます。

起業家にとって、個性を活かした組織を検討することで会社のパフォーマンスは大きく変わります。営業効率化ツールはうまく活用することによって、利用価値が上がっていくようになるでしょう。

おすすめしたい営業効率化ツールをご紹介します！

起業家の方に向けて、ぜひおすすめしたい営業効率化ツールをご紹介します。

Salesforce（株式会社セールスフォース・ドットコム）

SFAの代表格として知られている営業効率化ツールが「Salesforce」です。

クラウドの名前が世に広まったのは、Salesforceのプロモーションからでした。ロゴを見ても分かる通り、雲（クラウド）がイメージされています。

デザインが欧米ぽく、日本人受けしないように感じるかもしれませんが、使ってみると何の違和感もなく、人種関係なく使いやすい設計になっています。

顧客管理、案件管理、各種分析など、SFA（※）として必要な機能はすべて網羅されている営業効率化ツールとなっています。連携するシステムも多数あり、拡張性も十分です。

Salesforceは、5名以下のスタートアップ企業向けのサービスも展開しており、起業家の方にもマッチするクラウドサービスといえます。

※SFA・・・営業のプロセスや進捗状況を管理し、営業活動を効率化するためのシステム

Microsoft Dynamics CRM（マイクロソフト）

マイクロソフトとの親和性が高いCRMソフトが「Microsoft Dynamics CRM」です。

「Microsoft Dynamics CRM」はoffice製品と使い勝手が似ているため、普段からofficeをよく利用している起業家の方は抵抗なく使いこなすことができるでしょう。officeでメールを受信した内容を取り込むことができ、スケジュールやタスクを共有することが可能です。

顧客情報の分析機能もついており、既存のofficeシステムを拡張させて営業を効率化させることができるイメージです。CRMシステム（※）を別で導入すると、効率化される面もありますが、ダブルインプットが発生することもあります。

情報を一元管理して、システムを連動させることができれば、より効率的に時間を生み出すことができるようになるでしょう。

※CRM・・・顧客の情報を収集・分析して、最適で効率的なアプローチを行い、自社の商品やサービスの競争力を高める経営手法のこと

Sansan（Sansan株式会社）

テレビCMでよく見かける「Sansan」も営業効率化ツールに分類されます。

起業家の方は、普段からたくさんのお客さんに会います。展示会や研修、会合などに参加すると名刺が溢れかえるのではないでしょうか。

枚数の多い名刺を管理することができるのが、名刺管理システムであるSansanです。名刺をクラウド上で管理することができ、お客さんの情報をすぐに検索することができるようになっています。

Sansanは名刺管理を超えて営業をサポートすることができるシステムに進化しています。お客さんが異動すれば、自動で最新の情報に書き換えてくれるようになるため、情報を最新の状態に保つことができます。

Sansanは先に紹介をしたSalesforceと連携をすることができ、営業効率化に役立てることができます。

まとめ

営業を効率化させるツールは、お客さんを管理するシステムに限りません。器用に動き回る営業だからこそ、様々なシステムを上手く使いこなすことが重要であり、上手く使いこなした人がビジネスの成功者となるのです。

起業家は、いかにお客さんの情報が重要なのかを把握しているはずです。自社の戦略と照らし合わせて、営業効率化を推進していって欲しいと思います。

創業手帳の冊子版では、創業期や創業後に役立つ情報を多数掲載しています。ぜひ参考にしてみてください。

（編集：創業手帳編集部）