オフィスの空間づくりで働き方改革!レイアウトの工夫や環境整備のポイント

創業手帳

オフィスの空間づくりを工夫することで柔軟な働き方が可能。オフィスを劇的に変えるコツを解説します。


オフィスの空間づくりは、業務を遂行する上で重要なファクターです。近年のワークスタイルの変化やオフィスのイメージアップなど、様々な理由でオフィスの空間づくりに力を入れる企業が増えています。
オフィスのレイアウトや環境を変えることで、社員のモチベーションや生産性向上、また、社員間の円滑なコミュニケーションにもつながるでしょう。

働き方改革にもつながるオフィスの空間づくりについて、解説します。

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オフィスと働き方改革の関係性


オフィスの空間づくりには、働き方改革の動きも関係しています。

オフィスが持つ役割とは

そもそも、オフィスにはどのような役割があるのかを見ていきます。

・業務の生産性を向上させる
オフィス空間が整っていれば、オフィス家具の配置や動線がすっきりし、生産性の向上が可能です。

・会社内のコミュニケーションを円滑にする
組織内における柔軟なコミュニケーションを行う場でもあります。

・商品やサービスを社員が体験して活かす
自社の商品やサービスを社員自らが体験し、さらなる付加価値を生み出すことが可能です。

・役員と社員がコミュニケーションを行う
現場では直接接する機会の少ない役員と社員の連携を取りやすくします。

・社員の団結力を高め、経営方針や理念を共有する
社員が団結して経営方針や理念など、ひとつの目標に向かって業務を行う場です。

・ワークライフバランスの均整化を実現する
近年、重要視されている個々のワークライフバランスの均整化を図ります。

エリアごとに異なる役割

オフィスには、エリアごとにそれぞれの役割があります。

・受付
自社を訪れた人が最初に目にする場所であり、受付の雰囲気で自社のイメージが判断される場合もあります。そのため、イメージアップできる空間づくりが大切です。

・執務空間
実際に作業を行う空間で、社員たちの作業スペースの配置により生産性を向上させたり、円滑に業務を遂行したりするために重要です。

・休憩スペース
業務の合間に一息ついてリフレッシュするために必要なスペースで、休憩はもちろん、普段話すことの少ない他部署社員とのコミュニケーションも取れます。

・会議室
会議室は、社員間はもちろん、取引先との打ち合わせやプレゼンに使用するなど多様な用途がある空間です。用途に合わせた空間を複数用意するのがおすすめです。

・役員室
自社のトップを担う役員の執務スペースであり、来客も迎える場合があります。自社のイメージを保つために効率的かつ高品質な空間づくりが必要です。

・応接室
応接室は、取引先のみならず顧客を迎え入れる場所でもあります。オフィス家具や空間は清潔感を保つよう心がけ、部屋の配置も受付に近い場所など、顧客の動線を考えます。

働き方改革に対応できるオフィス

近年の、働き方改革の流れは拡大しています。一方で、オフィスの面積は縮小傾向にあり、社員ひとり当たりの面積も狭まりつつあります。
これは、テレワークを行う社員が増えたこと、また、社員が自分の席だけにとどまらず自由に作業をするようになったことなど、働き方改革の影響を受けたためです。

働き方改革に対応したオフィスとは、面積を無駄に広く取らずとも社員間のコミュニケーションが十分に取れる空間であるといえます。

なぜ働き方改革にオフィス空間づくりが重要か

働き方改革により、オフィスは必要ないのではないかとの意見もありますが、一方で、企業の付加価値を上げるためにオフィスは必要だとの声もあります。
しかし、前述した付加価値は対外的なものだけではなく、社員が集まってクリエイティブな提案を共有する場所としても重要です。

テレワークが中心になっても、社員が集まる空間づくりをして、コミュニケーションの中で新たにアイデアが生まれることもあります。
そのため、働き方改革を行ってオフィスの規模が小さくなったとしても、社員が集まれる場所は確保しておくのがおすすめです。

オフィスの空間づくりを工夫するメリット6つ


オフィスの空間づくりを工夫すれば、どのようなメリットが生まれるのかを見ていきます。

1.業務パフォーマンスの向上

オフィスの空間を整えることで、社員は快適な環境で働くことができます。その結果、社員のやる気も上がり、生産性の向上につなげられます。
また、自分の席だけにとどまるのではなく、自由に席を選べる空間にすれば、窮屈に感じず、作業しやすくなるでしょう。

2.コミュニケーションが円滑になる

オフィスの空間づくりにより、社員のモチベーションやオフィスの機能性が向上し、社員間でコミュニケーションを取りやすくなります。
また、部署間の垣根をなくす空間づくりに努めれば、業務もスムーズに進み、新たなイノベーションが生まれることも期待できます。

・経営陣と現場の情報共有をスムーズに
経営陣が立てた事業計画については、社員が把握していなければ同じ目標を達成することができません。
そこで、役員室や経営陣のミーティングルームの閉鎖感をなくすことがおすすめです。
経営陣のミーティング内容を社員にダイレクトに伝えるために、モニターなどを使って透明化する方法も有効です。

・部署間のコミュニケーションを円滑にする
部署間のコミュニケーションは、物理的な垣根や壁を取り払うだけではなく、社員が自由に席を選べる形にすると、円滑にコミュニケーションが取りやすくなります。
また、報・連・相をよりコンパクトにするために、席を選ぶ時は複数部署の業務を把握しなければならない営業担当者の席を、デスクの端にするなどの工夫をしても良いかもしれません。

3.社員の満足度アップ

働く空間が綺麗で快適に整っていれば、社員は良い仕事ができるだけではなく、「パフォーマンスを上げてくれる空間である」と良いイメージを持ちやすくなります。
快適かつ仕事に結果を出せるオフィス空間であることで、社員の満足度は上がり、ひいては離職率の低下も期待できる場合があります。

4.事業の目的を共有できる

オフィス空間では、前述したように社員が一堂に集い、事業の目的を共有してひとつの目標に向かうことが求められます。
意識を共有するために、オフィスを自社の経営理念や方針に合ったものに変えれば、企業が求める目標がどこかというイメージを統一させることもできます。

5.企業への愛着心を向上させられる

快適なオフィス空間で仕事をすると、おのずと社員の自社に対する愛着心が湧いてくるでしょう。
自社の経営理念や目標を共有した社員は、愛着のある自社のためにさらにパフォーマンスを上げることもあります。

その結果、生産性や商品・サービスのクオリティ向上につながり、売上高にも如実に反映されるメリットが生まれます。

6.ストレスなく業務をこなせる

オフィスの空間づくりでは、ストレスを軽減させることも大切です。
一人ひとりの間のスペースを十分に取ること、落ち着きのある家具や照明を選ぶことで、ストレスを軽減させられます。

社員のストレスが溜まってしまうと、メンタルに影響を及ぼしかねません。メンタルヘルスの重要性が叫ばれる中、ストレスのない空間づくりは重要です。

具体的なオフィス空間づくりのポイント


こちらからは、オフィスの空間づくりで重要なポイントを挙げていきます。

働きやすいオフィスの空間づくり

適度な広さがある

作業効率をより上げ、ストレスフリーな空間にするためには、オフィスに適度な広さを保つようにします。
デスクや書類棚が所狭しと置かれた余白のない空間では、不快であったり窮屈に感じたりするかもしれません。

そのため、オフィス空間に作業スペースと何も置かない空間があるとすると、作業スペースが30%程度で、ほかの空間は70%程度になるようにレイアウトするのがおすすめです。

余白を確保すると、快適であるだけでなく効率的に動けて無駄が省けることもあります。
オフィスの面積がもともと狭い場合は、省スペース家具を選ぶなどの対策を取ると良いでしょう。

連携を深く取る部署が近い

様々な業務で他部署との連携がカギとなります。しかし、整っていないオフィスの場合は他部署間の連携がうまくいかず、業務が滞ることもあるかもしれません。
より密な連携を取る必要がある部署は、オフィスの配置を近くしたり遮るものをなくしたりする工夫をすれば、機能性を高められます

・部署間で共有する資料や備品は中央に
例えば、コピー機や資料をしまう棚など他部署間で共有する備品は、オフィス内の中央に置き、どちらの部署でも使用しやすくします。

これは他部署間のコミュニケーションを取るためにも有効で、共有の備品を使用する際に、情報交換ができる場にも活用できるでしょう。
共有する備品を中央に置くことで、移動までの時間もコンパクトになり効率もアップします。

デスクが適切に配置されている

チームを組んで業務を行うシーンや、単独の作業が多いシーンなど、様々な作業形態に応じたデスク配置にも気を配る必要があります。
以下に、主なデスク配置の種類と適した業務について説明します。

・対向型
島状にデスクを固め、前の社員と向かい合わせで作業を行う形式です。特に、チームで業務を進める場合や、社員全体で連携を取る必要がある場合におすすめです。
また、PCや電話回線などがまとめやすいというメリットもあります。

・同向型(スクール型)
デスクの配置を列に並べ、社員が同じ方向を向いて座るスタイルです。個人作業が多くなる業務に向き、パーソナルスペースの確保に役立ちます。
また、左右にいる社員はもちろん、後ろにいる社員にも振り返ればすぐに声をかけられ、コンタクトを取りやすくなります。

・背面型
デスクを列に並べ、それぞれの社員が背を向け合って作業を行う形式です。こちらも、パーソナルスペースの確保や社員との連携が取りやすいスタイルです。
加えて、ほかの社員からの視線も気にならず、個人で作業を行う場合にも便利な配置といえます。

・フリーアドレス型
個人に決まった席を設けずに、社員が任意の場所を自由に選べるスタイルです。特に、席を外しがちな営業職やミーティングの多い部署などに適しています。
また、普段は接点の少ない社員や他部署の社員とのコミュニケーションも取りやすくなります。

・ブース型
一人ひとりにブースが設けられ、パーテーションで空間を仕切るものです。コミュニケーションを取ることよりも、それぞれが集中して作業をするために空間を設けます。
アイデアを膨らませるクリエイティブ職や、集中して作業を行いたいSE職などに向いています。

社員の希望を取り入れている

当たり前のことですが、オフィスは社員が使用するための空間です。そのため、実際に働く社員の希望を聞き入れて、要望を取り入れたほうが良いでしょう。
落ち着く環境や動線、デスクや椅子の快適さなど、社員は様々な希望を持っているかもしれません。意見を聞き入れ、空間づくりに取り入れてみるのも良い方法です。

スムーズな動線を確保している

オフィス内を移動するにあたり、スムーズな動線は時間短縮や効率アップやストレス軽減などの効果を生み出します。
社員が移動する過程を考慮して、まっすぐな動線や角の少ない動線にし、シンプルかつ簡単、すれ違っても十分なスペースがあるなどの要素を意識します。

オフィスの空間づくりがさらに捗るコツとは

目的やコンセプトに合わせる

オフィスは、執務空間から会議室、休憩スペースなどそれぞれに用途が異なります。そのため、空間をどのような目的で使うのかを考えるようにします。
自社のイメージを反映させるなら、「明るい」・「柔軟なコミュニケーション」・「オープンな雰囲気」など、コンセプトを最初に決めると、それに合わせた空間づくりができます。

効率的な動線とスペースの区割りを考える

前述した動線は、オフィス内だけでなくそれぞれ異なる目的のスペース間の移動でも重視すべき点です。
例えば、入口からすぐは応接室、まっすぐ行くと執務空間、執務室の横に休憩スペースというように、スムーズに移動できる動線やスペースごとの区割りを考えます。

・区割りとスペースの面積について
フロア内の区割りは、入口から入った時や執務空間からの移動のしやすさを考えて配置するのがおすすめです。
また、スペースの面積は執務空間を大半とし、休憩スペースは10分の1程度、共有スペースは5分の1程度などとフロア内での割合をある程度決めておきましょう。

オフィスの人数・働き方を考慮する

テレワークの活用も多くなった昨今では、外勤をする社員の割合に応じたオフィスづくりも注目されています。
例えば、席をフリーアドレス型にして自由に選べるようにし、社員同士のコミュニケーションを柔軟に取れるようにするほか、席数を少なくして自由度をプラスします。

一方、内勤者が多い場合は、部署内のチームごとにいつでも打ち合わせができるよう、通常の執務スペースに小規模なミーティングスペースを設けるなどのレイアウトも効果的です。

来客を迎える応接室の場所をもとに配置を決める

少し前述しましたが、来客を最初に迎える応接室は入口の近くに設置し、執務空間と距離を保ちます。
これには、来客を迎えやすいことと、社内の機密情報が漏れないようにすることの2つの意味があります。

応接室の配置は一番先に決められるため、ここを基準として執務空間や給湯室などの配置を決めると、フロア内にあるほかのスペースの配置も決めやすくなるかもしれません。

レイアウト以外に重要な環境づくり


オフィスの空間づくりでは、上記のようなレイアウト以外に空間環境の快適さも重要です。

整備すべきオフィス環境について

静音・防音設計

オフィスでは、話し声や足音、電話の音などの雑音が多くあります。
これらの音で、社員たちの集中を奪わないよう、例えば床に音を吸収する素材を採用するのも良い方法です。

また、会議や大切な電話をするために防音スペースを作れば、雑音を気にせず大事な話にも集中でき、電話する声が外に漏れることもありません。

適切な照明

オフィスで快適に作業をするためには、暗すぎる照明では不便です。
かといって、明るすぎても目の疲れなどを引き起こす場合もあり、照明の明るさは十分に考慮する必要があります。

社員が作業しやすい明るさを考える時は、照明器具単体の明るさに加え、設置する場所や数についても調整を行い、適切な環境に整えるようにします。

快適な空調

人が快適に過ごすには、適切な温度や湿度があります。そのため、空調で快適と感じる温度や湿度に調整を行うことも、作業パフォーマンスの向上につながります。
また、空気がこもらないよう、積極的に窓を開けたり換気システムを導入したりするなどの対策も検討してください。

負担がかからないオフィス家具

特に、長時間座りっぱなしになる作業では、身体に負担がかからないオフィス家具を選ぶことも意識します。
身体に負担がかからない椅子、角度を調整して適切な目線に合わせられるデスク、資料をすっきりと整理できる棚のように、オフィス家具一つひとつの選び方で、快適さが変わります。

清潔で安全な距離感

近年の感染症蔓延にともない、人との距離感を十分に保つことが日常になりました。

そこで、オフィスの空間づくりを考える時にも、社員同士の距離を十分に取ることが求められます。
清潔かつ安全な距離感は、およそ1mから2m程度といわれています。また、対向型のレイアウトにする時は、前に透明の仕切りを立てるなどの工夫をしてください。

まとめ

多様な働き方や、社内での生産性向上などの目的で、オフィスの空間づくりの必要性は高まってきました。実際に、快適なオフィスの空間づくりに成功した企業も多数あります。

オフィスの空間づくりで大切なことは、デザインだけではなく、どのように変えれば目的の業務や働き方に寄り添えるか考えることです。
機能性やパフォーマンスをより向上させるために、オフィスの空間づくりを見直してみることをおすすめします。

創業手帳の冊子版(無料)は、創業期のオフィスの選び方を詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。
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(編集:創業手帳編集部)

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