無料で使えるビジネスツールまとめ！自社に合うツールの選び方を徹底解説

無料でも自社に必要なビジネスツールは見つかる

ビジネスツールは、企業の様々な課題解決をサポートしてくれるツールです。
コミュニケーションやタスク管理、バックオフィスなど企業は多くの課題を抱えています。
ここでは無料でも使えるビジネスツールを紹介しているので、使い勝手を確かめたいと考えている企業は参考にしてください。

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ビジネスツールの必要性

今までビジネスツールを使ってこなかった企業にとっては、ビジネスツールの必要性がわかりにくいかもしれません。
ビジネスツールの必要性が叫ばれるようになった要因のひとつが労働人口の減少です。

日本の人口減少、少子高齢化の影響で労働人口はこれから減少すると考えられています。
しかし、働ける人は少なくなっても、必要な労働量は減りません。
労働力不足に対応するためには、ビジネスツールを使って業務の効率化が必要です。

加えて、近年はDX（デジタルトランスフォーメーション）への注目も高まっています。
これはITツールやテクノロジーを活用して新しい付加価値の創造、会社の成長を促進させる取組みです。

日本のDX化への取組みは遅れているともいわれ、国際的な競争力を維持するためにも早急なDX化が求められます。
ビジネスツールの活用はDX化にも貢献する施策です。

ビジネスツールを導入するメリット

ビジネスツールを導入することにより、多くのメリットがあります。どのようなメリットがあるのかまとめました。

コストを削減できる

ビジネスツールを導入することによって、人件費など多くのコストを削減可能です。
今まで人を雇っておこなっていた作業をビジネスツールに頼ったり、ビジネスツールを使って作業負担を減らしたりすることで、より重要な業務に人員を集中できます。
請求書を作成して印刷する業務をビジネスツールでのメールに変えるだけでも印刷費や郵送費、人件費といった人的コスト、時間コストを減らせるかもしれません。

企業の利益は売上からコストを差し引いて計算します。コスト削減は、企業の最終利益を増やすために欠かせないアプローチです。
金銭的、時間的コストを減らすためにビジネスツールが役立ちます。

生産性が向上する

ビジネスツールを導入すれば、生産性の向上にも貢献します。ビジネスツールによって、労働力を付加価値が高い業務に振り分けられます。

単純作業が増えすぎて、メインの業務に集中できないといった事態が発生している職場も多いかもしれません。
ビジネスツールを使えば、従業員の集中力やモチベーションをコア業務に向けられるため生産性が向上します。

ビジネスツールの種類

ビジネスツールにはいろいろな種類があります。やみくもに導入するのではなく、どのビジネスツールが自社にとって有用なのかを見極めなければいけません。
ビジネスツールの種類についてまとめました。

バックオフィス管理ツール

企業において、顧客や取引先と直接やり取りする仕事だけが重要ではありません。経理や人事、総務、情報システムといったバックオフィスも重要です。
経営資源を管理するバックオフィスの効率化に役立つのが、バックオフィス管理ツールです。
バックオフィス管理ツールには、事務処理や会計処理をするもの、人事管理を行うものがあります。
具体的には、請求書の発行や支払い処理の機能、給与計算や社員の人事や勤怠管理が挙げられます。

ツールを選ぶ時に重要となるのが、企業規模や業務内容です。自社の業務に必要な機能が揃っているか、企業規模が適しているかを確認して導入してください。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールは、ビジネスにおけるコミュニケーションを円滑に、効率的にするためのツールです。
テレワークやワーケーションが普及し、社内外に関係なくチャットや電話でミーティングや連絡を行う機会が増加しています。

社内のコミュニケーションは、従業員の働きやすさや満足度にもつながる重要な部分です。
現場の意見も参考にして、使い勝手が良く、ストレスなくコミュニケーションを取れるツールを選ぶようにしてください。

タスク管理ツール

タスクの作成や割当、プロジェクトの進捗管理にはタスク管理ツールが使われています。
チームで進捗を管理できるようになり、情報共有の不足や抜け漏れが防止にも役立ちます。

プロジェクトの進捗管理を属人的に行うと、担当者が不在となるような事態に対応できないかもしれません。
タスク管理ツールがあることによって、これまでのフローが確認しやすく引き継ぎがスムーズになります。

営業支援ツール

営業活動をサポートしてくれるツールには、いくつかの種類があります。SFAツールは、営業担当者の業務を効率化してくれるツールです。
以下で主な種類を紹介しています。

・SFA（Sales Force Automation）ツール
SFAツールは、案件や顧客の管理を効率化・自動化するツールです。
営業活動の中で、どの取引先にどのような提案をしたのか、どの段階にある商談かといった様々な情報を一元管理するために使われます。
SFAツールを使うことによって情報を組織全体で共有できます。

・CRM（Customer Relationship Management）ツール
CRMツールは、顧客情報を一元管理して、関係を強化するために使われるツールです。
カスタマーサポートやコールセンター向けのCRMや、名刺管理システムに連動したものもあり、情報共有や顧客対応を効率化するための機能が搭載されています。

・MA（Marketing Automation）ツール
MAツールは、名前からもわかるようにマーケティングの自動化を目的にしたツールです。
MAツールを使うことによって、顧客開拓のマーケティング活動を可視化、自動化できます。
マーケティング部門で見込み顧客を抽出、情報発信や分析をするためにも利用されています。

名刺管理ツール

名刺管理ツールは、名刺の情報をデジタル化、一元管理する時に使われるツールです。
名刺をデジタル管理することによって、多くの名刺でもすぐに情報検索できるようになります。

また、個々の担当者が持つ人脈が可視化され、組織で活用しやすくなる点も魅力です。
大量に名刺を管理しなければならない場合や、セキュリティ対策をしたい場合にも名刺管理ツールが役立ちます。

デザインツール

デザインツールは、企業のシーンで多く活用されています。
Webサービスに携わる場合であれば、ロゴやバナー、UI、サイト自体のデザインが必要です。
さらに、プレゼンのためにフローチャートを作ったり、組織図やカタログ作成なども行うことがあります。

デザインツールは、ツールごとにできることが大きく違い、印刷物のデータ作成や編集、加工ができるツールのほか、Webやアプリのデザインに特化したものや、作図や広告作成に特化したものもあります。
どのように使うかイメージしながら選ぶようにしてください。

ビジネスツールを選ぶ時のポイント

ビジネスツールは、様々なものがリリースされており、どれを利用するか選ぶのも大変です。
ここでは、ビジネスツールを選ぶ時の基準となるポイントを紹介します。

課題を解決できるかどうか

ビジネスツールを選ぶ時には、自社が抱える課題にマッチしているかどうかを考えましょう。
例えば、現場で従業員同士のコミュニケーションの行き違いによるミスが多発している場合、名刺管理ツールを導入しても課題の改善にはつながりません。

ビジネスツールを選ぶ時には、課題を洗い出し、可能な限り明確にしてから、それを解決できるビジネスツールを選ぶようにします。
ビジネスツールを選定する時には、課題がある業務の担当者からの情報も集めるようにしてください。

誰でも容易に操作できるか

どのように優れたツールでも、使いこなせる人がいなければ役に立ちません。
IT系のツールの中には、ある程度ITリテラシーが高くなければ使いこなせないものも多数あります。

大企業での導入実績があったり、多彩な機能が搭載されていたりするビジネスツールもありますが、導入して使いこなせなければ意味がありません。
導入する前にトライアルで実際に使ってみるか、これからビジネスツールを使うことになる担当者から直接意見を集めるようにしてください。

既存ツールとの相性

ドキュメントツールやメールソフトをすでに使っている企業も多いかもしれません。
ビジネスツールを選ぶ時には、すでに導入しているツールとの相性も確認してください。

複数のツールを併用する場合、相性が悪いと情報が散在してしまい効率が悪くなるケースもあります。
ビジネスツールの導入を決める前に、使う頻度が多い既存ツールとの相性を調べておくようにおすすめします。

無料で使えるおすすめビジネスツール

無料で使えるビジネスツールは優秀なものが次々とリリースされています。ここでは、ジャンル別に無料で使えるおすすめのビジネスツールを紹介します。

【バックオフィスツール】HRMOS勤怠（ハーモス勤怠）

HRMOS勤怠は、出席簿やタイムカードなしでも勤怠管理ができるシステムです。
基本的な機能であれば無料で使えます。有料プランでも、月額100円からなので気軽にスタートできる点が魅力です。

HRMOS勤怠はリーズナブルな価格でありながら労働基準法に準拠した管理に対応し、定期的な機能改善も実施しています。
打刻管理は、ICカードやSlack、LINEなど多様な働き方に合わせられます。
iOS/Androidアプリもあり、操作が簡単なので従業員に合わせてフレキシブルに活用可能です。

【バックオフィスツール】Misoca

Misocaは、簡単な操作で見積書や納品書、請求書を作成できるツールです。
複数の項目が用意されていて、入力フォームを入力すれば簡単に各種書類を作成、送信までワンクリックでできます。

インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しているほか、弥生会計やfreeeといった会計ソフトとも連携可能です。
Misocaは、ペーパーレス化を推進したい企業にもおすすめします。請求書10枚までなら毎月無料で利用可能です。

【コミュニケーションツール】Slack

Slackは、拡張機能が充実したコミュニケーションツールです。
すべてのコミュニケーションをSlackに集約できるので、メッセージの検索や会話への参加も簡単です。
外部サービスとの連携に優れていて、幅広いデバイスで活用できます。

Slackには有料プランと無料プランがあります。無料プランでも、直近90日のメッセージ履歴へのアクセスやビデオ通話が可能です。
無料で試してから有料プランに切り替えるかどうか検討してください。

【タスク管理ツール】Trello

Trelloは、ボードやリスト、カードを使って画面に付せんを貼る感覚でタスクを管理できます。
直感的に操作しやすく、今までビジネスツールを使ってこなかった職場でも浸透させやすいツールです。

新規プロジェクトのアイデアをまとめたり、ワークフローを整理したり、工夫次第で生産性に大きく貢献します。
機能に合わせて段階的にプランがあるので、組織の大きさや必要な機能に合わせて選択できます。

【営業支援ツール】Google Drive

Google Driveは、Googleが提供しているオンラインストレージサービスです。クラウド上に、文書や画像といったファイルを保存して編集できます。
Google Driveで他の人と共有すれば、同じファイルを複数人で編集可能です。

Googleの他のアプリとも相性が良く、遠隔地からでも複数人で同時に作業ができるので業務効率が飛躍的に向上します。

【名刺管理ツール】Eight

Eightは、名刺をスマートフォンで撮影するだけで管理できるビジネスツールです。登録された名刺はリスト化され、情報の検索も容易になります。

撮影するだけなので操作は簡単で、Eightのユーザー同士ならEight内で名刺交換可能です。
無料プランが提供されていますが、名刺データのダウンロードといったオプションを使うにはEightプレミアム（月額600円または年額6,000円）に加入してください。

【デザインツール】Canva

Canvaは、プレゼンテーションからポスター、ロゴや動画の編集まで様々なシーンに対応できるデザインツールです。
無料プランでも25万点以上のテンプレートを利用可能で、クラウドストレージは5GBまで使えます。
有料プランになると1TBまで利用できるので、無料で試してみてください。

まとめ

自社の課題解決に悩む事業主にとってビジネスツールは救世主になりえます。
しかし、役立つ機能があっても使い勝手が悪ければ使われることなく放置されてしまうかもしれません。

無料のビジネスツールを導入して、どういった機能が自社に必要か見極めます。
必要に応じて有料プランに切り替えたり、運用を変えたりしてみてください。

（編集：創業手帳編集部）

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