個人事業主がバーチャルオフィスを活用するメリットとは？注意点や選び方も解説

個人事業主の住所問題はバーチャルオフィスで解決！

新たに事業を開始する際は、開業届を出すだけではなく、郵便物を受け取れる住所が必要です。オフィスを構えたり、自宅を拠点にしたりして事業を運営できます。
ただし、不特定多数の人に住所を知られるリスクや、オフィスを借りる費用の捻出方法などに対して悩んでいる方もいるでしょう。
そのような時におすすめできるのがバーチャルオフィスです。
一般的なオフィスよりも費用を抑えられるバーチャルオフィスであれば、事業をスタートしたばかりの方でも活用しやすいメリットがあります。

今回は、バーチャルオフィスの概要やおすすめできる理由、活用時の注意点などを解説していきます。
オフィスを持たずに事業をスタートさせたいと考えている方や、バーチャルオフィスに興味がある方は、ぜひ参考にしてみてください。

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バーチャルオフィスの概要・サービス内容

物件ではなく、住所や電話番号のみを借りられるオフィスをバーチャルオフィスといいます。
シェアオフィスやレンタルオフィス、コワーキングスペースなど、近年はオフィス形態が多様化していますが、バーチャルオフィスは物理的な実態を有さない仮想のオフィスです。

利用できる主なサービス

バーチャルオフィスで利用できるサービスは、借りる場所によって違いがあります。
バーチャルオフィスを借りれば、月額費用が発生します。相場としては幅広く、月500円ほどのオフィスもあれば、10,000円以上のオフィスもあるなど、予算に合わせて自由に選ぶことが可能です。

サービス内容は、基本料金に含まれているサービスのほか、別途追加できる有料オプションもあります。
具体的なサービス内容は施設によって異なるため、あらかじめ確認し、自分に合うバーチャルオフィスを選んでください。

個人事業主にバーチャルオフィスがおすすめの理由

個人事業主がバーチャルオフィスを活用すれば、様々なメリットを享受できます。
おすすめできる理由を解説していくため、バーチャルオフィスの活用で悩んでいる方は、ぜひご覧ください。

自宅住所の公開を回避できる

事業主は名刺やホームページなどで住所を公開する場面が多くあります。
自宅で開業すれば自宅の住所を大々的に公開することになるため、抵抗感や不安を感じる方もいるかもしれません。
「住所を記載しなければいい」と思うかもしれませんが、取引先や顧客に対してマイナスな印象を与えてしまいます。

また、EC事業を展開する場合は特定商取引法に基づき、住所を必ず開示しなければいけません。
自宅の住所が公開されれば、取引先や顧客が手に入れた住所や連絡先を使ってコンタクトをとってくる可能性があります。
自宅まで押しかけてくる危険性もあるため、トラブルを回避するためにも自宅住所は公開したくないと考える方もいます。

一方、バーチャルオフィスを活用すれば、自宅住所を公開する必要がありません。
犯罪行為に巻き込まれるリスクを回避するためにも、バーチャルオフィスの活用を検討してみてください。

低コストでビジネス拠点を構えられる

オフィスを借りたりレンタルオフィスを活用したりするなど、事業を展開する方法は様々ですが、費用がかかる点がデメリットです。
一方、安いバーチャルオフィスであれば、月500円から借りられます。
相場は数千円程度のため、都内でマンションを借りたりレンタルオフィスを借りたりするよりも、安い価格でビジネス拠点を構えることが可能です。

一等地に事務所を構えられる

バーチャルオフィスはビジネスに最適なエリアにあることが多く、都心の一等地の住所にオフィスを構えることが可能です。
一等地の住所を使えることは、ビジネスにおいて大きなメリットです。

名刺やホームページにマンション名や部屋番号が記載されているよりも、「○○ビル□階」といった表示のほうが規模感が大きくなり、信用度も向上します。
人気のエリアであればブランドのイメージアップにもつながるため、事業に影響を与えるでしょう。

バーチャルオフィス料を経費にできる

事務所を借りているわけではないため、バーチャルオフィスの費用は経費にできないと考えるかもしれませんが、経費として計上できます。
ただし、事業に必要なものとして利用したことを証明しなければなりません。

なお、バーチャルオフィスで電話番号やFAX番号を使用する場合には、経費として申告できます。
仕訳での勘定科目は「支払手数料」を使用するのが一般的であることを覚えておいてください。

郵便物や電話番号など便利なオプションが使える

オフィスに必要なものには電話やコピー機などが挙げられますが、バーチャルオフィスではそれらのサービスを受けることも可能です。

• 固定電話番号
• コピー機
• ワークスペース
• 会議室

これらのものを用意するためには、スペースや費用の問題が発生します。
しかし、バーチャルオフィスであればこれらのサービスを利用できるのみでなく、郵便物の転送サービスや来客対応まで行ってくれるところもあります。
サービス内容はバーチャルオフィスによって異なりますが、追加費用が発生するケースもあるため、事前に確認しておくことが大切です。

バーチャルオフィスは個人事業主の納税地として選べる

個人事業主は、住居がある自治体を管轄する税務署で納税を行いますが、バーチャルオフィスであればどのようにするべきか疑問に感じる方もいるかもしれません。
ここでは、個人事業主の納税地について解説していきます。

個人事業主の納税地の選択肢は3つ

個人事業主の納税地の選択肢としては、住所地・居住地・事業所の3つがあります。
それぞれの違いは以下の通りです。

• 住所地：住民票に記されている住所
• 居住地：生活拠点ではないが、相当期間継続して居住している場所
• 事業所：事業運営をしている場所

自分に合う場所を納税地として選択してください。

バーチャルオフィスは事業所の所在地にできる

個人事業主が開業届を提出する際、バーチャルオフィスの住所を所在地として記載できます。
この場合は、バーチャルオフィスの住所のある自治体に納税します。

納税地を自宅住所にすると契約違反となるケースもあります。
また、管理組合によって事業利用ができないと定められているケースも多いため、賃貸契約書を確認することが大切です。

個人事業主がバーチャルオフィスを利用する際の注意点

個人事業主としてバーチャルオフィスを活用する場合、以下のポイントに注意をしてください。

仕事のスペースを別に用意する必要がある

バーチャルオフィスは、住所と電話番号の貸出のみが一般的です。
オプションでワークスペースを借りられるケースもありますが、基本的には仕事スペースは提供されません。
そのため、業務を行う場所や来客時の接待場所、会議場所などは別に用意する必要があります。

自宅で仕事をしていれば作業スペースの確保は可能かもしれませんが、会議や来客の接待などは難しい場合もあります。
別でレンタルスペースを借りるか、カフェの利用を検討してください。

業種によっては利用できない

事業の種類によってはバーチャルオフィスを利用できないこともあります。バーチャルオフィスを利用できない業種は以下の通りです。

• 古物商許可が必要な業種
• 士業
• 人材派遣業
• 職業紹介業
• 建設業
• 不動産業
• 探偵業

これらの業種は、顧客のプライバシー管理が必要な点や、法律で事務所の広さが規定されている点から、バーチャルオフィスの利用ができません。
基準は数年に1回のペースで見直しがされているため、開業前に市町村の法務局などに問い合わせてみてください。

郵便物や宅配便の受け取りにタイムラグが生じる

バーチャルオフィスをビジネス用の住所にした場合、郵便物や荷物はバーチャルオフィスに届きます。
バーチャルオフィスによる転送サービスを利用すれば、自宅住所に荷物や郵便物を届けてくれますが、受け取りにはタイムラグが生じることに注意してください。
ベーシックなプランであれば、週末転送となる週に1回のペース、もしくは月に1度のペースで転送されます。
ただし、急ぎの荷物や書類がすぐに手元に届かないリスクがあります。

なお、即日転送サービスを依頼すれば当日中の転送が可能です。
しかし、1～2日ほどのタイムラグが生じるため、荷物のみ自分で受け取れる住所に送ってもらうなどの工夫が必要です。

取引先・顧客から怪しまれる可能性がある

バーチャルオフィスは多くの個人事業主が利用しています。そのため、ほかの個人事業主と住所が被ってしまうことがあるかもしれません。
バーチャルオフィスはある程度限定された職種の個人事業主が利用しているため、同業他社の個人事業主と取引先が同じ場合は、不審に思われる可能性もあります。

また、取引先の担当者が住所を見て訪問した場合、実際に会社がないことを知るとマイナスの印象を与えてしまいます。
住所がバーチャルオフィスであることをあらかじめ周知させておくと、トラブル防止に役立つでしょう。

過去に犯罪で利用された住所も存在する

バーチャルオフィスは、過去に犯罪に利用されたケースがあります。
特殊詐欺に利用されたバーチャルオフィスであれば、銀行口座の開設ができないことがあるかもしれません。
事業に悪影響を及ぼす可能性があるため、事前の確認が必要です。

なお、利用申し込みに厳格な審査があるバーチャルオフィスであれば、業界や銀行からの信用度も高いといえます。
利用を検討しているバーチャルオフィスが安全に利用できるどうかをチェックしてください。

バーチャルオフィスが廃業したら住所変更が必要になる

利用者の減少などが理由で、バーチャルオフィスが廃業する可能性もあります。その場合は、新しいバーチャルオフィスを契約しなければなりません。
バーチャルオフィスを新たに契約する際には登記申請費用が発生するため、予定外の出費となってしまいます。
無駄な出費を防ぐためには、法律の遵守や運営状況を確認することが重要なポイントです。

個人事業主が利用するバーチャルオフィスの選び方

最後に、バーチャルオフィスの選び方を解説していきます。安全な利用のためにぜひ参考にしてください。

運営会社の信頼性を確認する

バーチャルオフィスを長期間安全に利用するためには、信頼性の高い運営会社を選ぶことが大切です。
安定した経営を続けている会社は信頼できる証でもあるので、経営状況をチェックしてバーチャルオフィスを選んでください。
契約時の審査が厳しいバーチャルオフィスは信用度が高いといえます。審査が甘いようであれば、別のオフィスを契約するほうが安心です。

利便性や信頼性の高い住所地を選ぶ

バーチャルオフィスを選ぶ際には、住所や電場番号に問題がないかどうかチェックしてください。
治安が悪い場所にあったり、事業とは関係のないエリアにあったりすれば、顧客や取引先に不審がられてしまいます。
また、バーチャルオフィスの電話番号が「050」から始まることも信用を得にくく、融資に影響を与える可能性があります。一度見学してから契約してください。

法人登記ができるか確認する

バーチャルオフィスによっては、法人登記ができないところがあります。
法人化を検討している個人事業主の場合は、法人登記ができるか事前に確認しておくことが大切です。
法人登記サポートを実施しているオフィスもあるため、ぜひ活用してみてください。

初期費用や月額費用などの総コストで選ぶ

バーチャルオフィスの費用は、月額費用のみではありません。入会金や初期費用、オプション追加費用なども必要です。
「入会金無料」などのキャンペーンを実施している会社もありますが、月額費用やオプション費用が高ければ総コストが高くついてしまいます。
バーチャルオフィスを選ぶ場合は、総コストから判断して予算に合うところを選んでください。

利用できるオプション・サービスを確認する

バーチャルオフィスによって、オプションやサービスの内容に違いがあります。同じサービスでも基本料金に含まれていなければ、別で費用が発生します。
同じ月額費用でも受けられるサービスは異なるため、基本的なサービスのみでなく、オプション内容も確認して比較することが大切です。

個人事業主で開業するならバーチャルオフィスを活用してみよう

今回は、個人事業主が開業の際に活用できるバーチャルオフィスについてご紹介してきました。
様々なサービスを利用できるバーチャルオフィスには多くの魅力があります。しかし、選び方を間違えれば後悔を招くことがあるかもしれません。
信頼性のある運営会社を選択することが大切です。今回の記事を参考に、自分に合ったバーチャルオフィスを見つけてください。

創業手帳では、創業期のオフィス選びに活用していただきたい、オフィス形態別の比較表を掲載しています。バーチャルオフィスについてはもちろん、シェアオフィスやコワーキングスペースやレンタルオフィスとの違いやメリット・デメリットもご紹介しています。ぜひこちらもあわせてご活用ください。

（編集：創業手帳編集部）