インターコードの格安電話代行サービスを活用して電話対応を効率化

創業39年のインターコードで、電話対応の効率化と品質の両立を

創業期や成長期にある企業の経営者にとって、日々の膨大な電話対応はしばしば悩みの種となります。顧客や取引先からの問い合わせの電話には丁寧に対応する必要がある一方で、不要な営業や事業と無関係の電話が業務の阻害要因となる局面も少なくありません。

限られたリソースで業務を効率的に進める必要があるなかで、電話対応の人的・時間的な負荷は課題の一つとなりがちです。そこでおすすめしたいのが、今回紹介するインターコードの電話代行サービスです。

創業39年で顧客の平均契約期間も長い実績のあるサービスなので、安心して電話対応を任せられます。今回は、電話対応に関するよくある悩みとインターコードの電話代行サービスの強みや魅力をまとめました。

企業の電話対応のよくある悩み

日々の業務運営において、頻繁にかかる電話への対応は、しばしばスムーズな業務運営を阻害したり、業務負担を増大させたりします。リソースの限られた創業期・成長期の企業においては、より一層重要な課題です。

生産性の低下を招く

電話対応では、通話が終了するまで社員が電話相手と連続的に応対することになるため、人的なリソースを消費します。電話の内容がその部署のメイン業務に直結するものであれば問題ありませんが、不要な営業など業務遂行に無関係な内容になることもあるでしょう。

仮に業務に関わりのある問い合わせや依頼でも、実はオンライン上で対応した方が早いケースもあります。メールでやりとりするのが適切だったり、Web上に専用のページやフォームなどが用意されていたりすることも少なくありません。

そのような電話まで社員が対応していると、ほかの業務を遂行する時間がなくなってしまいます。結果としてその部署の生産性を低下させ、やがて企業成長の阻害要因となるのです。

コールセンターなどのコストがかかる

多くの顧客を抱えるビジネスにおいて、自社社員で電話に対応しようとすると、コールセンターなどの部署を設置しなければなりません。また、まとまった人数のオペレーターを雇う必要があります。

オペレーターを維持するための人件費が発生しますし、業務遂行のための設備導入・運営にもコストがかかります。創業期・成長期で資金余力が乏しいなかで、コールセンターを配置・運営するコストは重い負担となるでしょう。

社員のストレス増大要因になる

電話対応は、社員のストレスの増大要因となるケースも少なくありません。しばしばクレームやトラブルの電話がかかってきて、社員が対応に追われます。電話相手が強い態度で臨む場合が多く、応対する社員にとっては精神的な負荷のかかる業務となります。

緊急性が高く社員の真摯な対応が求められる案件もある一方で、相手の勘違いや過剰反応による電話も少なくありません。そのような電話に、社員がストレスを抱えながら最優先で対応するのが得策とはいえないでしょう。

しかし、顧客からの電話であることも踏まえると、自社社員がクレームやトラブルの重要性を瞬時に判断し、ストレス負荷を最小限に効率よく対応するのは難しいといえます。

テレワークの導入を遅らせる原因になる

電話対応が原因で、テレワークの導入率が上昇しにくい組織もあります。顧客や取引先に伝達した電話番号が、オフィスの固定電話となっている場合、自動転送など特殊な設定をしない限り、営業時間中は電話対応者が配置しなければなりません。そのため、電話対応がテレワークの拡大を阻害する要因となります。

逆に、電話対応の問題を解決しないまま無理にテレワークを推進した結果、顧客からかかってきた電話に適切に対応できず、相手に迷惑をかけてしまう場合もあります。

インターコードの電話代行サービスで電話対応の課題を解決

企業の電話対応に関する課題を解決するうえで、インターコードの電話代行サービスを利用するのがおすすめです。電話代行を利用すれば、社員が本当に必要な案件のみに集中して対応できるようになります。電話対応の負荷を軽減し、より本来の業務に集中できるようになるでしょう。

電話代行サービスとは？

電話代行は、外部からかかってきた電話を、まず代行会社が取り次ぐサービスです。企業のスタッフが常駐することなく、外部から応対したうえで、応対内容を関連部署や担当者に伝えます。

インターコードでは、教育や研修を経た質の高い担当者が問い合わせや依頼に対応するため、高品質なコミュニケーションが可能です。代行を利用しても、社員と変わらない品質で応対ができます。社員は、余計な電話対応に時間を割かれる心配がなく、本来の業務に集中して生産性を高めることが可能です。

自動転送で応対ののち受付内容を担当者に報告

インターコードでは、企業にかかってきた電話を自動的にインターコードのオペレーターにつなぎます。電話相手から要件を承ったうえで、担当者から折り返す旨を伝えた上で、通話を終了します。

オペレーターから電話を転送されてしまうと、結局担当者が即座に電話対応しなければならないため、代行の効果が低下します。折り返しを基本とした運用により、担当者は事前に準備した上で、自分に取って都合のよいタイミングで電話に対応ができます。この点は、業務の効率化や負荷の軽減に有効です。

二つの方法で電話をインターコードに接続

インターコードでは、顧客の事情を踏まえて、以下のいずれかの方法で電話をオペレーターに接続します。

• 自動転送機能で既存の電話番号を継続利用
• インターコードが持つ電話番号を割り当て

まず、既存の電話番号を利用したままインターコードに電話応対を代行してもらうことが可能です。自動転送の機能を導入することにより、指定の番号に来た電話を全てインターコードのオペレーターに転送します。

インターコードの利用開始後も、同じ番号を取引先や顧客などに企業の電話番号として共有できます。公的な手続きなどで電話番号を登録するときも、同じ番号を使用し続けられます。すでに事業運営を始めている企業であれば、基本的にはこちらの方法を利用するのがよいでしょう。

一方で、インターコードは多数の空き電話番号を保有しています。この番号のひとつを契約者専用の番号に割り当てて、利用する方法もあります。

割り当てられた番号は、契約先企業のみが使用するため、企業の代表番号として資料やWebサイト、名刺などに記載しても問題ありません。これから企業を設立する方や、個人事業主が独立開業するときなどには、こちらの方法で代行サービスを利用するのが便利です。

インターコードが選ばれる理由

インターコードは、創業39年の長い事業実績を活かして、顧客それぞれのニーズに合わせて高品質な電話対応を徹底しています。顧客から高い評価を得ており、平均契約期間がおよそ30ヶ月と、長期継続した契約が多いのが特徴です。ここからは、インターコードが選ばれる要因となっている強みを紹介します。

顧客に応じたオーダーメイドな電話応対

インターコードでは、顧客の業種やニーズに応じて最適な電話対応を常に徹底しています。「不動産、EC、士業、美容等」など、業種ごとに多様な電話マニュアルを保有しています。マニュアルを土台に、電話対応の専門スタッフが丁寧に対応します。

常にマニュアルをそのまま運用するわけではなく、契約時には顧客のニーズを詳しくヒアリングします。顧客の細かい要望をくまなく取り入れて、電話応対をカスタマイズ可能です。

オペレーターの高い応対能力で信用アップ

創業39年の間に培ったノウハウを土台に、丁寧な研修やマニュアル共有を通じて、オペレーターの教育を徹底しています。過去に多くの顧客から評価されていて、顧客間の紹介による契約も少なくありません。

丁寧な対応により、電話相手の信頼向上に役立ちます。また、電話相手からの要件を正確に担当者に伝達します。的確な情報伝達により、担当者はスピーディな対応が可能となり、業務の効率化や対応品質の向上につながります。

格安な利用料でコスト削減に寄与

インターコードの利用料金は次の通りです。プラン名はコール数をひと月のコール数に比例して金額が上がる仕組みで、月額2,900円～で利用できます。

インターコードの料金体系

※月間規定コール数を超えた場合、1コールにつき140円（税別）～の超過料金が必要となります。

創業期・成長期の企業で資金的な余裕がない状況でも、格安で利用可能です。

最短2日でスピード対応

インターコードは、申込みから最短2日で代行対応を始められます。思い立ったときに契約して、すぐに電話対応を効率化できるのが強みです。サービス利用を考えている方は、電話番号「0120-927-305」もしくは「お問合せフォーム」からお問い合わせください。

インターコードで電話対応を効率化して本業にリソースを集中させよう

リソースが限られている創業期や成長期の企業にとって、現場社員任せの電話対応は、業務のスムーズな進行を阻害してしまいます。インターコードを導入すれば、普段の電話応対を同社代行してもらい、本当に必要な連絡のみに対応を絞ることができます。

時間をおいて電話を折り返せる仕組みのため、事前に話す内容や情報を整理したうえで対応可能です。業務の効率化や対応品質の向上はもちろん、社員のストレスや負荷軽減にも役立ちます。電話対応の負荷を軽減して、限られたリソースをビジネス上重要な業務に集中させ、企業の成長を加速させましょう。

インターコードの利用を検討している方は、こちらからお問い合わせください。

（監修： 株式会社インターコード）
（編集： 創業手帳編集部）