起業時に使える便利ツールまとめ！

起業時には便利ツールを活用してバックオフィスの負担を減らそう

起業して間もない時は、処理しなければならないタスクが山積みになります。
ひとり、もしくは少人数で起業した場合には、負担が大きくなりすぎてビジネスに集中できなくなるかもしれません。

起業時に便利なツールを紹介しますので、時間を有効活用するためにも、事業を開始してからどのツールを使うか検討してください。

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起業時におすすめの便利ツール

起業と聞くと、大掛かりなものをイメージする人は多いかもしれません。人を雇ったり設備を導入したりと、初期費用がかかる点は起業時の大きな悩みです。

しかし、事業運営をサポートしてくれるツールがいろいろと登場したことで、コストを抑えながらでも事業をスタートできるようになりました。
起業時におすすめしたい便利ツールを紹介します。

ビジネスチャットツール

この数年で広く普及したのがビジネスチャットツールです。
起業時のメンバーが1～2人程度であればすぐに情報共有ができますが、それより多くなるならビジネスチャットツールを導入してください。
コミュニケーションの行き違いや伝達ミスは、トラブルの種です。

しかし、ビジネスチャットツールであれば、リモートで働いているメンバーでもコミュニケーションしやすくファイル共有も可能です。
ビジネスチャットツールについて紹介します。

Slack

急激に成長したビジネスチャットツールであるSlackは、世界の大企業でも採用された実績があります。
Slackは用途ごとにチャンネルを作成してやり取りするほか、メンバーにDMも送付可能です。
文字やり取りだけでなく、口頭でのコミュニケーションにも対応しています。

検索機能もあるため、過去ログや共有ファイルを探しやすい点も特徴です。
Dropbox、GoogleDriveなど多くのサービスと連携できるので、作業効率アップにも貢献します。

Chatwork

Chatworkは、シンプルな画面でタスク管理やファイル共有などの機能をそなえたビジネスチャットツールです。
グループチャットで「To」を使って宛先を指定したり、マイチャットをメモに使ったりと使い勝手が良い機能をそなえています。
登録しているユーザーを検索できるので、顧客や社外の人とのやり取りにも便利です。

Microsoft Teams

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供しているビジネスチャットツールです。
クラウド上で、ストレージ管理できる機能を持つOffice365と連携しています。

コラボレーションツールを活用してメンバーの間で資料を共同で編集したりファイルをまとめてアップロードできたりと、効率的に作業を進められます。
言語翻訳機能が搭載されているので、海外とのコミュニケーションにもおすすめです。

Web会議ツール

遠隔での打ち合わせやミーティング、海外とのやり取りなどWeb会議の普及は進んでいます。
Web会議であれば対面のように海外や地方の営業所や取引先に出向く必要がないため、コスト削減にもなります。

Web会議ツールを紹介します。

Zoom

Zoomは、専用アプリをインストールしていればあらゆるデバイスからビデオミーティングの開始や参加、スケジューリングができるツールです。
無料のプランでも参加者100名、最大40分間のミーティングができます。

プランを変更すれば最大で1,000名のビデオ参加者に対応できる上、ビデオを最大で49名まで画面上に表示できるので、ウェビナーにも活用できます。
文字起こし機能では検索もできるため、ローカルやクラウドに記録するのも便利です。

また、会話の字幕を自動で生成して画面内に表示する機能があります。
リアルタイムで翻訳を利用できるため、海外との会議が多い企業にもZoomがおすすめです。

Google Meet

GoogleMeetは、Googleのアカウントがあれば誰でもビデオ会議を開催できるWeb会議ツールです。
最大で60分、100人までであれば料金もかかりません。
会議には参加者を 500 人まで招待可能で、ミーティングは最大10万人にライブ配信できます。
Googleが提供するほかのサービスと同じユーザー情報保護機能とプライバシー保護機能が組み込まれた、セキュリティが高いWeb会議ツールとなっています。

請求書・見積書作成ツール

一から起業するとなれば、ビジネスに関わる帳票や書類も用意しなければいけません。
請求書や見積書の作成はExcelなどでも作成できますが、手軽に行うならツールを活用してみてください。

Misoca

Misocaは、登録して項目を入力するだけで請求書が完成するクラウドサービスです。
請求書や見積書、納品書を作成するだけでなく、未払状況の確認や電子送付機能もそなえています。

印刷から郵送まで代行するサービスもあるため、人手がない時にも煩雑に感じる請求作業を楽にしてくれるでしょう。
弥生の申告ソフトや、freee、MFクラウド会計といった会計ソフトと連携でき、作業負担や入力ミスを大幅に減らしてくれるツールです。

会計ソフト

起業する時には、お金の管理をどうするかも考えなければいけません。
経理を任せる人も必要になるかもしれませんが、規模が小さい間は会計ソフトを使ってできるだけ自分で会計を処理することも検討しましょう。
会計知識が少なくても使いやすい会計ソフトを紹介します。

freee

freeeは、シェアトップを誇るクラウド会計ソフトです。クレジットや銀行情報を登録することで、自動で帳簿や仕訳を作成してくれます。

苦手意識を持つ人が多い確定申告作業もfreeeであれば、短時間で完了します。30日間お試し無料なので、気になる人は試してみてください。

MFクラウド会計

MFクラウド会計は、バックオフィス全体を効率化できるツールです。
MFクラウド勤怠やMF請求書といった別のサービスとの連携が優れていて、データを連携することで仕訳の自動作成を利用できます。

無料トライアルがある上、オンライン相談を受け付けているので会計ソフトを導入するにあたって疑問や不安がある場合にもおすすめです。
メールやチャットでもスタッフが導入と運用をサポートしくれるので、心強い味方になってくれるでしょう。

人事労務ソフト

会社が成長すれば、雇用する人間も増えます。人材を雇えば、様々な社会保険の手続きを行わなければなりません。
複雑な手続きも楽にしてくれる人事労務ソフトを紹介します。

SmartHR

SmartHRは、人事情報をクラウド上で管理できるツールです。従業員の情報を入力することで、役所への提出書類を自動作成も可能です。
書類の回収やチェックにかかる時間も大きく削減できます。

さらに、人事データを蓄積して分析もできるので、人員計画や新規採用にも活用できます。
人材の配置シミュレーションから離職防止まで、タレントマネジメントに必要な機能が揃ったツールです。

情報共有・プロジェクト管理ツール

起業時には、様々なタスクが発生します。
全体のスケジュールやタスク管理、進捗状態の把握をメンバー間で共有するには、プロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。
たくさんあるプロジェクト管理ツールの中でも、使いやすいものを以下で紹介しています。

Backlog

Backlogは、直感的に操作しやすいプロジェクト管理ツールです。
シンプルで操作が簡単なのでITツールに慣れていない人でも使いやすく、多くの機能を横断的に利用できます。
また、ユーザー数やプロジェクト数は無制限なので、組織やプロジェクトが拡大しても対応可能です。

外部連携やWebhook、APIが充実しているため、カレンダーと同期するといった形で自由に活用方法を広げられます。
導入前の無料相談だけでなく、技術支援メニューやユーザーコミュニティが充実しているので、今までプロジェクト管理ツールを使っていなかった人にも安心です。

Notion

Notionは、企業に集まる情報をひとつに集約できるツールです。すべての知識が一か所にまとまっているので、情報を探す手間もかかりません。

プロジェクト管理からスケジュール管理、社内Wikiといった目的に応じて情報を整理整頓して可視化してくれます。
無料ではじめられるので、まずはどういったことができるのか試してみてください。

Trello

複数のプロジェクト管理に便利なツールがTrelloです。
タスクを付せんのように移動するカンバン方式で管理するため、進捗状態を一目でチェックできます。
さらにTeamsやGmail、Todoistなどの外部ツールと連携できます。
アイデアを書き出す仮想ホワイトボードにもなるので、ブレインストーミングのツールとしても優秀です。

ネットショップ開設ツール

インターネットで商品やサービスを販売する時には、ネットショップ開設ツールが便利です。
複数のショップが出店するモール型ECサイトは集客はしやすいものの、お店の独自性を打ち出しにくくなるケースもあります。
無料で使えるネットショップ開設ツールもあるので、試してみてください。

BASE

BASEは、0円からスタートできるネットショップ開設ツールです。スタンダードプランの場合は初期費用や月額費用がかかりません。
ショップが成長してから、月額費用が発生するグロースプランに切り替えが可能です。

また、費用は売れた時の手数料だけなのでノーリスクでスタートできる点も魅力です。
操作が簡単でカスタマイズも簡単なので、専門知識がなくても本格的なネットショップを開設できます。

Shopify

Shopifyは、海外展開を考えている人におすすめしたいネットショップ開設ツールです。
多言語や他通貨に対応していて、海外取引に必要な機能が揃っています。

また、拡張アプリが豊富にあるため、カスタマイズしやすい点も特徴です。
ShopifyペイメントではAmazon PayやGoogle Payなどの決済方法を利用できるので、多くの決済手段を提供したい場合にも活用を検討してください。

ソースコード管理ツール

開発環境では、複数の開発者がひとつのコードベースを共有します。各開発者の行動を記録するために必要なのがソースコード管理ツールです。
リモートでの開発にも必要な、ソースコード管理ツールを紹介します。

GitHub

GitHubは、オンラインでソースコード管理ができるツールです。
世界中の企業で導入されており、オープンソースプロジェクトやビジネスユースにも対応しています。

コードを見ながらプロジェクトを管理できるので、効率的に連携を取ることができます。
メンバーにメンションするだけでプロジェクト管理できる上、アプリケーションを探して購入することも可能です。

起業時に便利ツールを選ぶ際のポイント

起業時に便利なツールはたくさんリリースされていて、安価もしくは無料で使えるものもあります。
しかし、あれやこれや手を出しては本当に必要なツールがわからなくなってしまうかもしれません。

起業時に便利ツールを選ぶ時のポイントをまとめました。

導入の目的を明らかにする

ツールを導入する時には、何のために導入するかを明確にしてください。
業務の効率化であれば、そのツールによってどの作業が効率化されるのか、どれだけの手間や時間が削減されるのかまで考えます。

ツール導入時は、便利に見える多様な機能に心を奪われてしまうものです。
あらかじめ目的を明らかにすることで、ツールの選定もしやすくなるでしょう。

初期費用やランニングコストを意識する

ツールを検討する時には、費用も必ずチェックしてください。起業してすぐは、できるだけ費用は抑えたいと考えるものです。

初期費用が少ないもの、一定期間お試しできるものを選ぶようにおすすめします。
機能や利用人数を拡張できるツールであれば、ビジネスの成長に合わせてプランアップできます。

使いやすさを重視する

ツールは使いこなせなければ、せっかくの優れた機能も無駄になってしまいます。
専門的な知識が必要なツールよりも、感覚的に誰でも使えるツール、操作が簡単なものを選択することをおすすめします。
また、導入する時には事前に使い方の講習やサポートが受けられるかどうか確認しておいてください。

まとめ

起業時に使えるツールには様々な種類があります。大切なのは、どのツールを選ぶかではなく、どのように使いこなすかです。
特に複数人で起業する時には、使いこなせないメンバーが出てしまうようなツールは避けなければいけません。

起業時のツールは、長年使う相棒のような存在です。どのツールが必要なのかメンバーと話し合ってから決定しましょう。

（編集：創業手帳編集部）