低コストなkinconeは企業の現状にあわせて柔軟に導入可能

導入事例をふまえたkinconeのおすすめの活用方法を紹介！

企業経営に欠かせない交通費や勤怠の管理ですが、組織が大きくなると、管理プロセスを遂行するにも負担が大きくなります。また、足元ではテレワークや働き方改革などに対応するために、さらに管理は煩雑になる場合もあります。

そんな企業悩みを解決するツールとして、以前の記事で株式会社ソウルウェアが運営するkinconeを紹介しました。今回はそのkinconeの具体的な活用方法について、導入事例も参考にしながら解説します。

kinconeとは？

kinconeは交通系ICカードを活用して交通費登録、勤怠打刻を行うシステム。1人あたり月額200円と低コストで導入可能でありながら、導入企業からは勤怠や交通費管理の効率化につながったと好評です。

こうした実績が評価され、アイティクラウド株式会社運営の「ITreview（アイティレビュー）」において「ITreview Best Software in Japan 2021」に選出されました。

それではkinconeの特徴を簡単に見ていきましょう。

kinconeの4つの特長

交通費や勤怠管理の効率化につながる一方で、導入しやすく月額コストも安く済むのが嬉しいkincone。ここでは簡単にkinconeの4つの特長を紹介しておきます。

• 交通系 ICカードを通じて交通費と勤怠を一括管理
• チャットやカレンダーなどの他社サービスとの連携
• 簡単に始められて低コスト
• 交通費や勤怠の管理を効率化する機能が多数

なお、kinconeの特長については以前こちらの記事でも紹介しているので、より詳しく知りたい方は、合わせてこちらの記事も参照してみてください。

交通系 ICカードを通じて交通費と勤怠を一括管理

kinconeは、kinconeのアプリをインストールしたスマホに、交通系ICカードをタッチするだけで利用できます。交通系ICカードをかざすだけで勤怠の打刻と交通費の登録が同時に可能になります。面倒な交通費申請や勤怠打刻の手間がなくなるのです。

人事や経理への申請も、集計されたデータを確認して、ボタンを1クリックするだけで完了するので簡単。交通費、勤怠関連の申請プロセスが効率化します。

チャットやカレンダーなどの他社サービスとの連携

kinconeはSlackやChatwork、LINE WORKSと連携させてチャット上で勤怠打刻が可能。外出先から直帰する際などには、チャット上で打刻をおこなえます。

また、GoogleカレンダーやMicrosoft 365などのカレンダーツールとの連携も可能。これらと連携するとkincone上に訪問先などの情報が登録されるため、エラーや不正のない交通費管理が実現します。

簡単に始められて、しかも低コスト

kinconeは導入に際して特別なシステム開発などは不要。iPhoneもしくはNFC対応のAndroidがあれば簡単に導入できます。また、1従業員あたり月額200円と低コスト。多大な導入コストを嫌気がさして業務効率化を進められないという企業も少なくありませんが、kinconeならそのような心配も不要です。

交通費や勤怠の管理を効率化する機能が多数

そのほかにもkinconeは交通費や勤怠管理の効率化につながるさまざまな機能や仕組みがあります。

• ICカード、スマホアプリ、連携チャットと多様な手段での打刻が可能
• 月末申請もボタン1クリックで完了
• 勤怠管理の不正やエラーの防止機能が満載

これらの仕組みを活かし、すでに多くの企業で勤怠や交通費の管理を、正確かつ効率的に行う体制を整えています。

「ITreview Best Software in Japan 2021」に選出！

出典元：ITreview
kinconeのサービスは外部からも高い評価を受けており、2021年にはアイティクラウド株式会社運営のIT製品レビュープラットフォーム「ITreview（アイティレビュー）」において、顧客満足度・認知度が優れた製品Top50に選出。4000件以上の候補があるなかで35位にランクインし、さらに勤怠管理システムジャンルのなかでは4位でした。

また、ITreviewでは同一カテゴリの中で顧客満足度と認知度が優れた商品に「Leader」、満足度が優れた製品を「High Performer」の称号をあたえて表彰し、バッジを発行する「GridAward」を四半期に一度実施しています。kinconeはなんと2019年より現在7期連続で「Leader」に選出されています。多くのユーザに認知され、かつ高い支持を得ているのです。

実例とともにkinconeのおすすめの活用方法を紹介！

すでに多くの企業に導入され、高い支持を得ているkincone。ここからは実例も交えながら、kinconeのおすすめの活用方法を紹介します。管理業務の効率化の方法を模索している企業においては、ぜひ先行事例を参考に、kinconeの導入を検討してみてください。

アルバイトを巻き込む勤怠管理の効率化と意識向上

勤怠管理のために専用のICカードを発行して電子管理している企業は今や珍しくないでしょう。

しかし、アルバイトが多数在籍する飲食店や店舗の場合、移り変わりの激しいアルバイトのためにいちいちICカードを発行するのは面倒。働くアルバイト側にしても、正社員でもないのにICカードを管理しなければならないのは負担に感じてしまう人も少なくありません。

その点、kinconeは普段利用しているSuicaやPASMOなどの交通系ICカードで勤怠打刻が可能。チャットサービスとの連携により、SlackやChatworkなどでの打刻もできるため、アルバイトの勤怠管理もしやすいのです。

また、勤怠打刻や月次の申請がしやすいkinconeを導入することで、アルバイトのスタッフが自然と適切に勤怠打刻を行うようになりました。アルバイトの勤怠管理に対する意識を高める効果もあります。

「原価BAR」の事例｜アルバイトスタッフも巻き込むkincone活用術

その名の通りBARである「原価BAR」。元々は昔ながらのタイムカードで勤怠を管理していました。もともとは手動でスプレッドシートに入力したものを印刷して会計士などに郵送していたとのこと。

勤怠打刻の電子化はかねてより検討していたものの、アルバイトスタッフにまでICカードを支給して、「勤怠＆交通費申請」を徹底させるのは難しいと考え、導入が進んでいませんでした。

そんな折見つけたのがkinconeでした。スタッフ個人のSuicaなどICカードでタッチして打刻と交通費を登録できるシステム。しかもオーダー用のiPhoneが店舗にあったので、勤怠用も端末を用意する必要がなく「スムーズに導入できた」とのことです。ちょうどチャットシステムの導入も検討されていたなか、チャット側のUIも考慮した結果、今では「Slack」を導入し、kinconeと連携しています。

「データはkincone上に蓄積されるものを会計士に送るだけなので、もともと毎月30分以上かかっていた作業が2、3分あれば済むようになった」とのことです。

また、タイムカード時代には、信頼関係も気にして勤怠打刻について口うるさく言ってこなかったとのこと。その結果、打刻忘れや遅刻などもゼロではありませんでした。それが、ICカード打刻にしたら自然とアルバイトのスタッフも含めてきちんとやるようになったそう。

「打刻が簡単なうえ、本人のICカードじゃなきゃ打刻できないことで、勤怠に対する意識が高まった」と感じているようです。

交通費申請だけでも効果は抜群！低コストで一部機能の利用も検討しやすく

勤怠打刻と交通費申請がともに行えるkinconeですが、どちらかの機能についてはある程度デジタル化、効率化が進んでいる企業は少なくありません。kinconeではこれらどちらかの機能のみを利用することも可能です。

特に打刻についてはすでにタイムカードを廃止して久しく、ICカードなどを用いた自動化が進んでいる企業もあり「あえて変える必要はない」と感じている企業も少なくないでしょう。一方で、そのような企業でも、交通費申請についてはいまだに面倒な申請業務が残っているケースがあります。

kinconeは従業員1人あたり200円と安価で、導入に際して初期費用もかからないため、たとえ一部の機能を使うだけでも充分に効率化につながります。

株式会社第一ビルメンテナンス｜交通費精算で1時間以上の作業短縮に成功！

かつての第一ビルメンテナンスでは交通費管理にアナログな状態が残っていて、営業メンバーは毎月の交通費申請に1時間半以上かかっていました。交通費管理の担当者は、書類をシステムにて入力しており、営業員、管理担当者の双方にとって負担となっていました。

そこで、ICカード読み取りで交通費を登録できるサービスを探して、実際に使ってみたりもしましたが、意外に使い方が複雑だったり、読み取りソフトやマクロの作成が必要だったりしたことがネックとなり、従業員になかなか浸透しなかったそう。

「そこで、kinconeを導入し、各拠点にタブレットを設置。交通系のICカードをタッチして交通費のデータを登録してもらっています。外出しっぱなしの社員には私用携帯にkinconeアプリを落としてもらい、記録しています」

交通費精算にかかる時間は1従業員あたり15分以内となり、営業担当者だけでみても1時間以上の削減につながったとのことです。

なお、同社の場合勤務打刻の方は、ビル管理というサービスの特性上、複雑であることから、独自のソフトを導入しているとのこと。清掃員・現場勤務などさまざまなスタッフがバラバラの時間でシフト制で働いている複雑な勤務パターンに順応した勤怠管理をおこなっているそうです。

チャットサービスとの連携によりテレワークにも適応

ICカードなどでの読み取りによる勤怠管理をおこなっていた企業が少なからず対応に苦慮しているのがテレワークへの対応。テレワークではオフィスに出社しないため、ICカードをオフィスにある端末にかざすことができません。

結局、やむをえず、テレワークについては別途勤務申請をあげなければならず、従業員、人事部双方にとって負担となるケースも少なくないようです。

その点、kinconeはさまざまなチャットサービスと連携させ、チャット上で打刻を行うことが可能。そのため、テレワークを導入するとなっても、問題なく運用ができます。

むしろ、チャット上での打刻機能を備えるために、テレワーク体制の整備の一環でkinconeを導入する企業もあるくらいです。

株式会社ライブナビ｜Chatwork連携でテレワークもシームレスに対応！

もともとは、クラウド型勤怠管理サービスを用いていたライブナビ。新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、テレワークを導入したところ、打刻ができないことに不便を感じたそうです。

「結局、kincone導入前は在宅の日には事務担当者がまとめて全員分を打刻するという状態に。担当者の負担になりますし、就労時間も不確かなものになっていました」

そこで、同社が注目したのがkincone。特にチャットシステムとの連携が可能である点が導入の決め手になりました。ライブナビではテレワーク前からChatworkでコミュニケーションをとっていたため、Chatworkのトークで打刻をおこなえるのは非常に便利だったのです。

Chatworkとの連携により、テレワーク時にはChatworkで打刻、出社時にはICカードやSuicaで打刻と、勤務場所に関わらず簡単で正確な勤務時間の記録が可能になりました。

kinconeを活用した勤怠や交通費管理の効率化を検討しよう

交通系ICカードやスマートフォンで勤怠打刻や交通費の登録が可能なkinconeは、すでにさまざまな形で、企業の管理業務の効率化に役立っています。低コストで導入可能でありながら、打刻や交通費の登録において複雑な操作などもなく、現場の従業員にも受け入れられやすいのが特長です。

今回紹介した活用事例も参考に、kinconeを活用した自社なりの効率化を検討してみてはいかがでしょうか。

kinconeの導入手続きや、さらに詳しい情報をお求めの方は、以下のkincone公式webサイトへぜひアクセスしてみてください。

（監修： 株式会社ソウルウェア）
（編集： 創業手帳編集部）