fondeskに電話対応を任せて、業務効率化を実現しよう

シンプルで使いやすいfondeskの魅力

創業期、成長期の企業にとって、電話対応はしばしば業務遂行を阻害する原因となります。電話対応に人手が割かれてしまう、電話対応のために出社を余儀なくされるなどの課題が発生しがちです。業務を効率化し、リソースを本業に集中させるうえで、電話代行サービスがおすすめです。

今回紹介するfondeskは、シンプルなサービスで使いやすく、また、電話内容は迅速に共有してもらえます。この記事では、fondeskの特徴や魅力について紹介していきます。

電話代行サービスが解決する課題

電話代行サービスを利用すると、次のような課題を解決できます。

• 電話対応で仕事が進まない
• 電話番の人手が足りない
• 電話対応のためだけに出社が必要に

以上のような、成長期の企業にしばしばみられる課題と解決策を紹介します。

電話対応で仕事が進まない

現場担当者が電話対応をしていると、その間は作業がストップするため、業務の進行に支障が出ます。顧客や取引先など、重要性の高い相手からかかってくる可能性もあるため、多くの部署において電話対応は作業を止めてでも、即座に対応すべき業務となります。

そのため、電話が多い部署ではその分作業が滞り、労働時間が延びる、業務の進行が遅くなるなどの弊害が生まれるのです。特に、成長期・創業期の企業はスタッフも限られていて、しばしば多くの業務を一人で抱えがちなため、電話対応の弊害はさらに大きくなります。

電話代行サービスを利用すれば、現場のスタッフはいつ来るかわからない電話対応から解放されて、より重要な仕事に集中できます。代行サービスから共有された情報をもとに、重要な電話だけ優先的に対応することも可能です。電話対応の負荷軽減により、業務の効率化に大きく寄与するでしょう。

電話番の人手が足りない

電話番を置きたいが、人手が足りないという企業も少なくありません。現場の業務負担を軽減するうえで、電話番のスタッフを配置するのは一つの対策となりえます。

しかし、成長期にある企業では、事業の拡大と共に顧客や取引先の数が拡大するため、電話の本数も一気に増えていきます。

当初は一人のスタッフで対応していても、早晩電話対応チームの拡大が必要になるでしょう。人材不足が叫ばれる昨今において、思うように要員を確保できない企業も少なくありません。

電話代行サービスは、一つ契約すれば、電話の本数が増えても対応してもらえます。今回紹介するfondeskのように、受信本数の制限がないサービスなら、上限に達して代行してもらえなくなるリスクもありません。電話番の人手不足の心配をすることなく、事業経営を進められます。

電話対応のためだけに出社が必要に

社内のインフラが未整備だと、電話対応のためのスタッフが出社を余儀なくされる場合があります。固定電話の番号を顧客や取引先に共有している場合、社用スマートフォンへの自動転送機能を搭載していなければ、電話対応のために誰かがオフィスへ出社しなければりません。

電話対応の業務が、リモートワークを阻害したり、休日出勤の頻度を増やしたりするおそれがあります。

電話代行サービスを利用すれば、固定電話にかかってきた通話にも初期対応をしてもらえます。通話内容をメールやチャットに送ってもらい、スマートフォンで確認すれば、スタッフはいつでも、自宅や外出先から内容を確認して折り返せるため、電話対応のための出社を防ぐことが可能です。

fondeskの電話代行サービスの特徴

fondeskは、数あるサービスでもっとも多くの企業に利用されている電話代行サービスです。継続利用者数は5,000社以上にものぼります。継続率が98%と高く、多くの顧客が満足しています。

そんなfondeskには、次のような特徴があります。

• シンプルで使いやすい電話代行サービス
• オンライン契約で即日始められる
• 普段使いのチャットに通知連携
• シンプルな料金体系

これらのfondeskの魅力について、詳しくみていきましょう。

シンプルで使いやすい電話代行サービス

fondeskは、電話の一次取次に特化した電話代行サービスです。電話代行サービスによっては、関連性の薄い電話への断りの連絡や、質問への対応まで担うものもあります。一見便利ですが、オペレーターへのレクチャーが必要だったり、コストが高くついたりするケースも少なくありません。

fondeskは、対応を標準化可能な一次取次に集中することで、低コストで安定した品質での代行を実現しています。取次内容を迅速にスタッフに連携することで、シンプルでも有効活用が可能なサービスを提供します。

オンライン契約で即日始められる

fondeskはオンラインで契約するタイプの電話代行サービスです。以下の3つをあらかじめ用意して手続きを進めれば、最短5分程度でサービスを開始できます。

• 電話番号
• メールアドレス
• クレジットカード

機能自体がシンプルなので、事前の設定等が必要な箇所は少ないのが特徴です。その設定も、マイページから必要最低限のプロセスで実行できるため、すぐにfondeskを使いこなせるようになるでしょう。

普段使いのチャットに通知連携

fondeskが代行といて受電した電話の内容は、即座に指定したコミュニケーションツールに連携します。すでにお使いのチャット機能を始め、以下の7種類のツールに連携が可能です。

• Slack
• Chatwork
• Google Chat
• Microsoft Teams
• LINE
• LINE WORKS
• Eメール

設定一つで、複数のチャネルに連絡することも可能です。電話内容は終話から2分程度でシェアされるため、重要な受電にはすぐに折り返すこともできます。代行を利用したからと言って、対応が遅れる心配もありません。

シンプルな料金体系

fondeskは月額基本料金10,000円で、月50件までの通話に対応します。さらに、51件目以降は1件200円の従量制です。このほかに初期費用やオプション料金などはなく、シンプルな料金体系となっています。

また、初めて利用する場合には、上限200件で14日間無料トライアルが可能です。電話対応に課題を感じている方は、まずは無料トライアルから始めてみましょう。

そのほかのfondeskの強み

次のような安全性や利便性、サポート体制もfondeskの強みです。

• 高い受電率
• セキュリティの高さ
• 受電内容伝達の安定性
• 年300回以上のアップデート

高い受電率

fondeskでは、200人前後在籍する全国のオペレーターが全顧客の電話代行に一斉に対応します。担当を決めないオペレーション体制により、特定の企業に電話が集中するタイミングがあっても、高い受電率を維持できます。

災害などである地域の電話機能が一時的にストップしても、他の地域が補完できるため、BPO対策としても有効です。平日9時～19時のサービス対応時間であれば、いつでも安定した受電率を維持できる仕組みとなっています。

セキュリティの高さ

fondeskでは、受電内容の伝達において統合・自動化の進んだシステムを介して送るため、受電内容の漏洩リスクが低いのが特徴です。電話代行サービスによっては、オペレーターが直接顧客に受電内容を送信する仕組みを取っています。オペレーターが連絡用チャットルームに参加することにより、会社の内部情報が見えてしまうリスクがあるほか、オペレーターの誤送信リスクもあります。

fondeskでは、メッセージはAPIを通じて自動で設定したツールに送信されます。オペレーターはメッセージを作成するだけでチャットなどの会話には参加しないため、内部情報が伝わるリスクがありません。また、自動化により、ヒューマンエラーによる誤送信も避けられます。

受電内容の伝達の安定性

fondeskでは、スマートリトライ機能により確実に受電内容をチャットやメールで知らせます。多くのコールセンターでは、受電内容はオペレーターのマニュアル作業で送信します。ネットワークエラーで送信ができなかった場合に、送信漏れや遅れが発生するリスクがあります。

fondeskのスマートリトライ機能では、送信ができなかった場合には、自動で再送信を試みます。長時間にわたり送信できなかった場合は、契約したEメールに送信がなされる仕組みです。高い確度で、スタッフが伝達内容を受け取れます。

年300回以上のアップデート

fondeskでは、年300回以上のアップデートを行って、常に最新のテクノロジーを駆使したサービス提供を目指しています。

これまでには、たとえば次のようなアップデートを実行してきました。

• 通知ツールの追加
• ブロックリスト機能
• センシティブな通知の防止
• 通知振り分け機能
• 自動応答メッセージの音声アップロード

今後も、使いやすく安全なサービスに進化していくと期待されます。

fondeskの導入事例

fondeskは、すでにさまざまな業界、規模の企業に導入されています。今回は、そのなかから二つの企業の導入事例を紹介します。

ウィルゲート｜月6万円の大幅コスト削減を実現

株式会社ウィルゲートは、コンテンツマーケティング事業を軸に、コンテンツ作成支援サービス「エディトル」や「サグーワークス」、SEO分析・改善ツール「TACT SEO」などを運営しています。fondeskの導入後、社内の固定電話をなくして月間6万円のコスト削減を実現しました。

以前は管理部門の電話対応が課題となっていました。重要な電話が来た時に備えてランチの時間をずらすなどしてスタッフが待機していなければなりませんでした。また、月間400件の電話のうちおよそ80%は無駄な営業電話で、業務の阻害要因となっていたのです。

fondeskの導入により、デスクに張り付く要員は不要になり、業務効率化が実現しました。営業電話への対応が不要になり、スタッフのストレスも軽減されています。受電内容はSlackで通知されるため、重要な電話にも適切に対応できています。受電内容が迅速にメッセージで共有されるため「クレームにつながる連絡に早い段階で対応できる」として、高く評価されています。

株式会社エアロネクスト｜効率的かつ能動的な電話対応が可能に

株式会社エアロネクストは産業用ドローンの研究開発を行う企業です。同社はもともと、転送サービスを活用して電話を全てCFOが受ける環境でした。しかし、利用していた転送サービスが終了したため、オフィスに固定電話を置くことに。しかし、出張やリモートワークの社員が多いなかで、固定電話でのタイムリーな対応は困難な状況でした。

そこで、fondeskに一次受けしてもらうのが最善の策だと考え、導入を決めました。もともとはCFOが電話対応して担当者に連携する仕組みでしたが、fondeskならSlackで全社員に一気に通知されます。もともとSlackが社内コミュニケーションツールとして定着していたため、fondeskの運用もすぐに慣れました。取引先など、社外の方から電話対応で意見が出ることもありません。

電話対応で必要以上に業務を止めることもなく、担当者間の取次も不要なため、fondeskは業務効率化に大きく貢献しています。その点を考えれば「費用対効果で見ても魅力的なサービス」と評価されています。

fondeskで電話対応を減らし、本業にリソースを集中させよう

fondeskは、誰もが使いやすいシンプルな仕組みの電話代行サービスです。ビジネスタイムに頻繁にかかってくる、電話の一次対応を外部委託できます。

受電内容が即座に連携されるため、必要に応じてスタッフが迅速対応することも可能です。電話代行サービスの導入で対応品質が下がって、顧客や取引先から悪い印象をもたれる心配もありません。全国のオペレーターが対応することによる、安定した受電率や被災時の業務継続性も、fondeskの大きな強みといえます。

創業期・成長期の企業にとって負担となりがちな電話対応を外出しして業務負担を軽減させるとともに、本来の業務にリソース集中させて、事業の成長を加速させていきましょう。

fondeskの詳細についてはこちら。

（監修： 株式会社うるる）
（編集： 創業手帳編集部）