領収書の整理方法とは？管理・保管術から電子化のメリットまでまとめて解説！

領収書は原則7年間の保存が必要！

確定申告や税務調査に備える上で、領収書の整理・保管は欠かせない業務のひとつです。
しかし、「どの領収書をどれくらい保存すればいいのかわからない」「気づくと封筒や引き出しに溜まってしまう」といった悩みを抱えている人もいるでしょう。
領収書は原則として7年間の保存が法律で求められており、申告ミスや税務上のリスクにつながる可能性もあるため、正しく整理・保存する必要があります。

この記事では、領収書のおすすめ整理方法から管理・保管術、電子化のメリットまでわかりやすく解説します。領収書の整理・保管に悩んでいる人は、ぜひ参考にしてください。

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領収書の整理方法は「月ごと×日付順」が基本

領収書の整理方法で最も基本かつ実践しやすいのが、「月ごと」に分けた上で「日付順」に並べて保管する方法です。
確定申告や経費精算の際に時系列で確認しやすく、記帳漏れや二重計上を防ぎやすいのが特徴です。
個人事業主・会社員を問わず、まずはこの方法をベースに管理すると良いでしょう。

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領収書のおすすめ整理方法

領収書はなるべく溜め込まず、できるだけ毎日コツコツと整理を行ったほうが良いでしょう。ここで、領収書を整理するのにおすすめの方法を解説します。

領収書を封筒に入れてまとめる

毎日のように発生する領収書をまとめて保管するのに役立つのが、封筒です。
1月～12月までの月別封筒を準備しておき、あとはその中に使った領収書を入れておくことで手早くまとめておけます。
しかも、封筒の中に入れてクリップなどで閉じておけば、紛失する心配もありません。
特に領収書やレシートがそれほど多くないケースや、小規模の事業を運営している場合におすすめの整理方法です。

封筒に入れてまとめる整理方法で注意すべきことは、そもそも封筒に入れ忘れてしまったり、別の月の封筒に間違えて入れたりするなどのミスを起こさないようにすることです。
もしこのようなミスが起きてしまうと、帳簿付けの際に余計な時間と手間がかかってしまいます。
また、領収書をまとめているだけなので、見返したい場合に目的の領収書を見つけるまで時間がかかってしまいます。

ノートやコピー用紙などに貼り付けてまとめる

仕訳処理をした領収書は、専用のノートまたはコピー用紙などに貼り付けてまとめる方法もおすすめです。
ノートやコピー用紙などに貼り付けておくことで、後から支出がどれくらいあったか見返したい時に探しやすくなります。また、領収書を紛失するリスクも低いです。
コピー用紙に貼り付ける場合、1枚1枚が独立しているため、ページの並べ替えや挿入がしやすいのは大きなメリットです。
パンチで穴を開け、ファイルにまとめておけば紛失リスクも防げます。

ただし、ノートやコピー用紙への貼り付けは手間と時間がかかりやすいので注意が必要です。
また、請求書・見積書などをまとめて保管する際は、別途保管用のファイルを準備しておく必要があります。

ファイリングしてまとめる

領収書を整理するためのファイルを準備し、その中に領収書をまとめて保管する方法です。
いくつかファイルを用意しておけば、領収書以外の書類を整理するのにも役立ちます。

ただし、毎月保管する領収書の量が多くなってしまうとファイルが膨大になり、その分保管スペースが必要になります。
1つのファイルにまとめようとすると膨大になってしまう場合は、取引先ごとに分けるなどの工夫が必要です。
また、単にクリアファイルの中に入れておくだけだと、整理してもどこにあるのか確認が難しくなってしまうため、必ずインデックスを付けておくことが大切です。

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領収書を整理する際のポイント・注意点

領収書を整理する際には、いくつか押さえておきたいポイント・注意点があります。どのようなことに気を付ければいいのか、把握しておきましょう。

日付順に並べる

領収書を整理する上でまず重要となってくるのが、日付順にすることです。
特に領収書をノートやコピー用紙などに貼り付けて管理する場合、日付順に並べて貼り付けてください。
領収書を日付に関係なくバラバラに貼り付けてしまうと、まとめていてもどこに何日の領収書があるかわからず、探しにくくなってしまいます。
領収書は毎日、または定期的に日付順に整理する習慣を身に付けておくと、まとめて整理する際の負担が軽減します。

勘定科目ごとにまとめるのもOK

領収書を勘定科目ごとにまとめて整理するのもおすすめです。例えば、勘定科目ごとにファイルまたは封筒を設けて、領収書を分類しつつまとめておきます。
勘定科目ごとに整理すれば、確定申告の際にも迷わず必要な書類を取り出し、作成することが可能です。

なお、勘定科目を使って整理する際は、あまり細かく分けすぎてしまうと集計の際に手間がかかってしまうことから、ある程度使いやすい範囲で大まかに区分するのがおすすめです。

領収書を貼る時は見返しやすさを意識する

領収書をノートやコピー用紙に貼って整理する場合、見返しやすさを意識して貼り付けることが大切です。
重ねないように貼り付けるのはもちろん、左から右に向かって順番に貼り付けると規則性が生まれ、見返しやすくなります。

なお、領収書の中には大きなサイズもあり、ノートに貼り付けると大部分をその領収書1枚で占めてしまう場合もあります。
そのような場合は領収書を折りたたみ、小さくした状態で貼り付けても問題ありません。

感熱紙だと印字が消える可能性がある

領収書やレシートには「感熱紙」が使われていることが多いです。感熱紙は、熱に反応する薬剤が表面に塗布されており、熱を加えることで素早く印字できる紙です。
感熱紙の特性的に熱が加わることで印字が薄くなり、場合によっては黒ずんで文字が読めない状態になるケースもあります。

そのため、領収書・レシートを保存する際には、なるべく光や熱、空気に触れさせないところに置いたり、コピーを取っておいたりするなどの対策が必要です。

不要な領収書はすぐに破棄する

個人的な支出による領収書・レシートを、業務で使ったものの領収書・レシートと混ぜてしまうと、どれがプライベート用の支出でどれが仕事用の支出なのかわかりづらくなってしまいます。
プライベート用の支出は領収書を保存していても経費にはならないので、わかりづらくならないようにすぐに破棄するか、家計用の領収書・レシートをまとめておくファイルなどに入れておくことが大切です。
「仕事用とプライベート用の領収書は後でまとめて整理しよう」と考えていると、仕事用だったか忘れたり、整理するのに手間がかかったりするため、その日のうちに分けて整理してください。

時間をかけすぎない

領収書を整理する際に、丁寧かつ綺麗にしようと時間をかけてしまう人もいますが、領収書整理にできるだけ時間をかけないことが大切です。
丁寧に時間をかけてやりすぎてしまうと、「領収書整理は時間がかかる」というイメージから後回しになってしまい、最終的に大量の領収書を整理しなくてはいけない状況になります。
少し曲がっていたり、1ページに入りきらなかったりしても気にせず、どんどん作業を進めていけば、領収書整理の負担も軽くなるでしょう。

帳簿付けが終わってから保存する

領収書やレシートを保管する手順は人によって異なり、一旦領収書を保管してから後でまとめて帳簿付けする人もいれば、帳簿付けをまず行ってから保管するという人もいます。
どの方法でも問題ありませんが、可能であれば帳簿付けを済ませてから保管する方法がおすすめです。

なぜなら、一度保管した領収書をまとめて帳簿付けしようとすると、前回どこまで帳簿付けをしたのかわかりづらくなり、場合によっては二重計上をするリスクがあるからです。
また、ノートに貼り付けた領収書を1枚1枚確認し、帳簿付けするのは意外と時間がかかってしまいます。
二重計上のリスクを回避しつつ、帳簿付けの時間と手間を省くためにも、帳簿付けしてからの保管がおすすめです。

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領収書整理に役立つ便利アイテム

領収書を整理・保管する際に役立つ、便利アイテムを紹介します。ここで紹介するアイテムを参考に、自分に合ったものを探してみてください。

蛇腹式のドキュメントフォルダ

書類を整理するのに便利なファイルの中でも、特におすすめなのが蛇腹式のドキュメントフォルダです。
蛇腹式のドキュメントフォルダは、複数のファイルが蛇腹状につながっているもので、仕切りが付いているため1カ月ごとに分けて整理できます。

仕切りの上にラベルで「○月」と記載しておけば、どこにあるかわかりやすく、すぐに取り出せるというメリットがあります。
また、製品によってはファイル部分に閉じ口があり、領収書が落ちてしまう心配もありません。

領収書専用のファイル

ファイルにも様々な種類がありますが、実は領収書専用のファイルも販売されています。
領収書専用のファイルは様々なサイズに対応しつつ、複数の書類をまとめて保管できるようマチが付いているなどの工夫がみられます。
また、領収書の量が多くなった場合でも背幅とポケットが広がるタイプであれば、ファイルが膨張して扱いづらくなることもありません。

チャック付きクリア・メッシュケース

領収書を一時的に保管しておきたい場合には、チャック付きのクリアケースやメッシュケースを用意するのがおすすめです。
クリアケースやメッシュケースはわざわざチャックを開けなくても中身を確認でき、しかもチャックを閉めることで紛失を防げます。

チャック付きクリア・メッシュケースを購入するなら、底にマチが付いているものや、領収書を折りたたまなくても保管できるようにA4サイズのものを選んでみてください。

クリップ

封筒やファイルと一緒に活用したいのが、クリップです。
例えば、領収書を一時的にファイルに入れて保管する場合、整理する際にクリップで日付ごとにまとめておくと取り出しやすく、さらに帳簿付けもしやすくなります。
ホチキス（ステープラー）を使ってまとめることもできますが、領収書を1枚取り出したい時に手間がかかってしまいます。
手軽さも考慮すると、クリップを使ってまとめるのがおすすめです。

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領収書を効率よく整理・保管するなら「電子化」がおすすめ！

領収書整理の手間や保管場所の悩みを解消したい場合は、紙のまま管理するのではなく「電子化」を取り入れるのがおすすめです。
近年はスマートフォンのカメラやスキャナを使って簡単に領収書をデータ化でき、会計業務の効率化やミスの防止にもつながります。
ここでは、領収書を電子化する具体的なメリットを紹介します。

まとめる手間が省ける

紙の領収書を月別・科目別に仕分けたり、ファイルに綴じたりする作業は、意外と時間と労力がかかります。
電子化すれば、受け取ったその場で撮影・保存するだけで管理が完了するため、後からまとめて整理する必要もありません。
忙しい時期でも領収書が溜まりにくくなり、整理の手間を大幅に削減できます。

領収書の経年劣化を気にせずに済む

紙の領収書は、時間が経つと文字が薄くなったり、破れたりするリスクがあります。特に感熱紙の領収書は、長期保存に不向きです。
電子データとして保存しておけば、こうした経年劣化を心配する必要がなく、保存期間中いつでも鮮明な状態で内容を確認できます。

会計ソフトと合わせてスムーズに経費精算ができる

電子化した領収書は、会計ソフトと連携させることで、経費精算や帳簿作成をよりスムーズに進められます。
OCR機能により金額や日付を自動で読み取れるサービスも多く、手入力の手間や入力ミスを減らすことが可能です。
確定申告前の作業負担を軽減できる点も大きなメリットです。

保管スペースを節約できる

紙の領収書を7年間保管する場合、ファイルや箱が増え、収納スペースを圧迫しがちです。
電子化すれば、物理的な保管場所は不要になり、パソコンやクラウド上で一元管理できます。
オフィスや自宅をすっきり保てるだけでなく、必要な領収書を検索ですぐに見つけられる点も魅力です。

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領収書のスキャナ保存のやり方

紙の領収書・レシートを電子データ化して保存する場合、スキャナで読み取る必要があります。ここで、領収書のスキャナ保存のやり方について解説します。

スキャナ保存の要件

領収書やレシートをスキャナで読み取り、きちんとデータ側で印字が見えるか、折れたり曲がったりしていないかを確認できたら、すぐに紙の領収書を破棄しても問題ありません。
しかし、スキャナ保存をするためには、以下の要件を満たす必要があります。

• 書類を作成・受領してからおおむね7営業日以内、または業務処理サイクルの期間（最長2カ月以内）を経過後、おおむね7営業日以内にスキャナ保存する
• 解像度200dpi相当以上で読み取る
• 赤・緑・青の階調がそれぞれ256階調以上（24ビットカラー）で読み取る
• 入力期間内にタイムスタンプをスキャナデータに付す
• データの訂正・削除の事実や内容を確認できるシステム、または訂正・削除できないシステムを使う　など

スキャナや複合機、スマホアプリでも可能

スキャナ保存はその名の通りスキャナを使い、電子データ化して保存することになりますが、読み取る際はスキャナだけでなく複合機も使用できます。
スキャンを使う機会がそれほど多くなく、定型の用紙サイズを用いることが多い場合には、複合機を活用するのがおすすめです。
また、スキャナ保存ができるスマホアプリを導入すれば、領収書・レシートを受け取った時点ですぐにアプリから撮影できます。

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まとめ・領収書は整理しやすい方法で管理しよう

領収書・レシートは保管する義務があり、さらに帳簿作成や確定申告などで必要となります。
あとでまとめて整理しようとすると時間と手間がかかってしまうため、毎日コツコツと整理するのがおすすめです。
自分にとって整理しやすい方法を見つけて、管理の手間を少しでも省けるように工夫しましょう。

（編集：創業手帳編集部）