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経費処理とは?

‘経費で落とす’など会社の色々な場面で「経費」の表現が使われています。同じような意味合いで会計上は「費用」という用語も使われています。また、法人税など税金計算上収益から差し引くことができる「費用」を「損金」といいます。
財務会計上は「費用」、税務会計上は「損金」と明確に分かれています。しかし、「経費」は、会社や人によって微妙に意味合いが異なっているのが実情です。

費用とは
「費用」とは、会計上では「経済的価値の減少」を意味し、会社が費消(支出)した金銭など経済的価値があるものすべてを指します。収入・収益の反対語にあたるのが費用といえます。
支出の時期は、過去・現在・費用の三段階に分かれ、現段階では、確定した債務ではなくても合理的な見積もりにより費用処理することが求められます。
また、減価償却費のように金銭の支出を伴わないものも含まれます。

損金とは
「損金」とは、資本等の取引によるものを除き、法人の「経済的価値の減少」の原因となる原価や費用、損失などの額をいいます。
会計上の利益は、収益から費用を引いて計算し、税務上は益金から損金を引いて計算します。そのため、会計の「費用」と税務の「損金」は基本的には一致します。しかし、会計と税務の目的が異なることから一致しないことがあります。

(費用と損金が一致しない事例)
・役員報酬(賞与、退職金などを含む)
・交際費・寄付金
・税金の一部
・引当金、評価損など

経費とは
「経費」とは経営費用と呼ばれることもあります。一般的には、「経費」は「費用」の一部を構成し、「費用」は「経費」と「経費以外の費用」に区分されます。
「費用」との違いは二つで、「損金」と同じ意味合いで使われること、現金などの支出を伴う費用であることです。
個人事業の所得税では、「損金」の言葉は使われず、必要経費(経費)の表現が使われます。そのため、一般的には「会社の必要経費になる」の表現のように、「損金」として処理される「費用」を意味することが多くなっています。
また、減価償却費や引当金など現金などの支出を伴わない「費用」については、一般的に「経費」の表現は使いません。
そのため、「経費」は、役員や社員が会社の事業のために使用した現金などの支出を伴う「費用」で、税金計算上「損金」として扱われる「費用」となることが多くなっています。

経費処理とは
経費処理とは、会計処理の一部でお金の出入りを計算・評価・記録する処理です。会社の成績を表す決算書作成の基本となる処理です。
経費処理には、社員が立て替えた経費を社員に払い戻す立替清算と会社から取引先に支払う経費処理があります。
立替清算には会社ごとのルールがありますが、一般的に次の流れで行われます。
・上司に近地交通費など経費を使用すること、立て替えることの承認を得る
・社員が経費を立て替える
・取引先から領収書を受領する
・立替経費精算書に領収書を添付して上司に承認印をもらう
・立替清算書を、統制部門又は経理部門に提出
・統制部門又は経理部門が精査して問題がなければ精算
・ 経理部門が小口現金又は振り込みで社員に精算
・立替清算書及び清算の事実を経費処理
会社から取引先に支払う処理は、総務など統制部門と経理部門が中心になって処理いたします。会社全体の経費発生金額の集計や取引先との照合などを行ったうえで、定められた支払い条件で取引先に支払いが行われます。

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