人材紹介ビジネス業務をExcelで管理するのは限界！おすすめの業務効率化システム

Excelでの人材紹介業務の管理には限界がある！効率的かつ簡単に業務管理ができるおすすめシステム

エクセルでの候補者管理、もう限界を感じていませんか。

検索に時間がかかる、情報が散在している、チーム共有が難しい——創業期を支えてきたエクセル管理も、事業が成長するにつれて、かえって業務効率を下げる要因になってしまいます。

本記事では、人材紹介業務でエクセル管理が抱える具体的な課題を整理し、それらを解決するおすすめのシステムをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

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人材紹介業務をExcelで管理するときの課題

人材紹介業務をExcel中心に管理することにはさまざまな課題があります。以下でご紹介します。

情報検索・管理の課題

候補者のスキルや経験条件での絞り込みが難しく、求める人材を探し出すのに膨大な時間を費やしてしまいます。さらに同一候補者が複数のシートに重複登録されていることも多く、どれが最新情報なのか判断がつきません。面談記録や選考状況の更新履歴も追跡できないため、過去にどのようなやり取りがあったのか、経緯を把握することが困難になっています。

マッチング業務の課題

複雑な条件を掛け合わせた検索ができないため、本来なら最適なマッチングとなるはずの組み合わせを見逃してしまいます。選考プロセスの進捗状況も一覧で確認できず、フォローすべきタイミングを逃すことも少なくありません。どの候補者がどの案件に応募中なのか、その全体像を把握することも難しく、効率的な進捗管理ができない状態に陥ります。

チーム連携の課題

複数のメンバーが同時に編集作業を行えないため、誰かの作業が終わるまで待機する必要があり、業務の流れが滞ってしまいます。最新版のファイルがどこにあるのか分からず、古い情報をもとに動いてしまうリスクも常にあります。担当者が変更になった際には、あちこちに散在する情報を集めなければならず、引き継ぎだけで膨大な時間を消費することになります。

データ活用・分析の課題

成約率や稼働率といった重要なKPIを把握するには手動での集計作業が必要で、リアルタイムな経営判断ができません。クライアント向けの報告書作成も毎回一から作り直す必要があり、本来の営業活動に充てるべき時間が削られてしまいます。また入力ルールが統一されていないため、せっかく蓄積したデータも分析に活用できない状態になりがちです。
これらの課題は事業規模の拡大とともに深刻化し、いずれは成長の大きな障壁となってしまいます。

人材紹介業務の業務効率化におすすめのシステムは「PORTERS」

人材紹介会社創業から数年、事業が軌道に乗り始めた今、こんな壁にぶつかっていませんか。

求職者情報がエクセルのあちこちに散在し、検索に時間がかかる。企業との商談履歴を探すのに複数のファイルを開く必要がある。チーム間での情報共有にタイムラグが生じ、機会損失につながっている。

そんなあなたにおすすめしたいのが、創業期から人材紹介ビジネスを加速するマッチングシステム「PORTERS」です。

人材紹介に特化した業務フローを、すぐに使える仕組みとして利用できる

人材紹介会社の業務フローを完全に取り入れた仕組みが、エクセルのような画面ですぐに利用できます。

人材紹介ビジネスのあらゆるニーズを深く理解して開発された専門システムなので、どの業界にも最適な業務フローを簡単に構築できます。

創業したばかりの少数精鋭チームから、業界トップクラスの大規模組織まで、企業規模に関わらず必要な機能だけを選んでセットアップ可能。しかも、自社の業務に合わせたカスタマイズに追加費用は一切発生しません。

業界のベストプラクティスを標準機能として搭載しているため、導入と同時に業務の標準化と効率化を実現できます。

常にデータを一元管理し、マッチング機会を最大化できる

求人媒体や自社採用サイトとの自動連携により、求人情報と求職者データを常に最新の状態で一元管理できます。手動での情報更新は不要になり、データの鮮度を保ちながら効率的な運用が可能です。

獲得したばかりのHOTな案件や候補者に素早くアプローチできるだけでなく、まだ提案していない有望な組み合わせもワンクリックで発見。埋もれていたマッチング機会を確実に掘り起こし、成約率の向上につなげます。

また、Excelのような親しみやすい画面設計で、選考状況をリアルタイムに可視化。「どの候補者が今どのフェーズにいるのか」「次にアクションが必要なのは誰か」が一目瞭然になり、対応漏れを防ぎます。

フィルター機能やソート機能、セル内での直接編集など、普段使い慣れたエクセルと同じ操作感を実現。新しいシステムでも学習コストがかからず、導入初日から直感的に使いこなせます。

必要な機能がオールインワン。自社用のカスタマイズも簡単

マッチング、企業への推薦、求人開拓、求職者獲得など、人材紹介ビジネスには多岐にわたる業務が存在します。「PORTERS」なら、これらすべての業務進捗管理と、それぞれに必要な機能をワンシステムで完結できます。

標準装備されたカスタマイズ機能により、自社の業務フローに合わせた設定変更もいつでも自由に実施可能。外部に依頼することなく、業務の変化に応じて柔軟にシステムを最適化できるため、常に最高の業務効率を維持できます。

リアルタイムにKPIを把握でき、業務の課題を分析できる

KPIの推移や進捗状況をリアルタイムで可視化するダッシュボード機能を搭載。成約率、稼働率、売上推移などの重要指標が常に最新の状態で表示されるため、手動集計の手間なく経営状況を把握できます。

課題の兆候をいち早く察知し、迅速な改善アクションへとつなげることが可能に。データに基づいた的確な営業戦略の立案と実行により、ビジネスの成長スピードを大幅に向上させます。

人材紹介業務を効率化しましょう

以上、人材紹介業務をExcelで管理する際の課題と、その課題を解決できるおすすめのシステムをご紹介しました。

人材紹介業務を効率化したい方におすすめのシステムは、「PORTERS」です。ぜひあなたも、「PORTERS」を導入してみませんか。

（監修： ポーターズ株式会社）
（編集： 創業手帳編集部）