年賀状の準備は終わった?ビジネス年賀状の書き方から最新のルールまで情報まとめ

広報手帳

年賀状は長い信頼関係を築くために活用できるツール


年賀状は旧年中にお世話になった感謝を示し、新しい年を祝う目的で古くから愛されてきました。
プライベートの年賀状であれば、近況報告の意味合いが強くなりますが、ビジネスの年賀状は感謝と祝いの気持ちを伝えるものです。
長期的な信頼関係を築くためにも、マナーや気配りを欠かさずに年賀状を送りましょう。

※この記事を書いている「創業手帳」ではさらに充実した情報を分厚い「創業手帳・印刷版」でも解説しています。無料でもらえるので取り寄せしてみてください

年賀状は出す?ビジネス年賀状の最新事情


気温が下がると、そろそろ年賀状の季節だと感じる人も多いかもしれません。
年末年始は何かと多忙になりがちなため、年賀状の準備には早めに着手しなければ後の負担が大きくなってしまいます。

年賀状と聞いて、友人や親戚に送る年賀状だけでなくビジネスでお世話になった方や取引先に送る年賀状を考える人も多いでしょう。
当たり前のように年賀状を送る人もいる一方で、年賀状を風物詩として必ず送りあうものと考えている人ばかりではありません。

取引先への年賀状は必要?

仕事で送る年賀状は数も多く、用意するのが大変と嘆く人は多いです。
特に近年は、メールやチャットといったコミュニケーションツールが発達しているため、プライベートでもビジネスシーンでも、わざわざメッセージを郵送する機会は減っています。

加えて、年賀状を出し続けている企業であっても、「本当に必要なのか?」と感じつつ惰性で続けているケースもあります。

しかし、年賀状は旧年お世話になったことへの感謝と、新年の挨拶を伝えるものです。
年賀状がなくても困らないからとはいえ、突然年賀状を送らなくなれば、毎年やり取りをしていた取引先から不審に思われる可能性もあります。

年賀状が届いているかどうかを気にする人も少なくありません。一年の感謝や挨拶を伝える習慣として、年賀状は送っておくのが無難です。

年賀状を廃止することにもメリットはある

近年のビジネスシーンでは、虚礼廃止として、古来からの風習や挨拶を省略、簡略化する流れも起きています。
そのため、年賀状から年賀メールに切り替えた、もしくはこれから切り替える企業も珍しくはありません。

企業にとっての年賀状は挨拶であるとともに、経費や時間といったコストが発生するものです。

12月が繁忙期となる業種は数多くあります。
ただでさえ忙しいのに年賀状を用意して発送する業務までは手が回らないことを理由に廃止したり、企業の生産性を上げるための効率化としてメールで一斉送信したりと企業が選択した対応は様々です。

そのような背景があるため、年賀状の廃止は企業にとってメリットをもたらすこともあります。
今まで年賀状に費やしてきた人件費や郵送費用を他に回すことで、新しいプロジェクトに時間をかけるなど、生産性を向上させるのに役立つ可能性もあります。

近年は取引先への年賀状だけでなく、社内での年賀状も廃止される企業が多くなりました。
その結果、誰に出せばいいのか悩んだり、上司からの評価を気にしたりする必要がなくなって社内の風通しが良くなるケースもあります。

惰性で年賀状を続けている場合には、一度年賀状を送るメリットと送らないメリットを鑑みて、自社での対応を見直す機会を設けてみてください。

年賀状を廃止する場合には来年以降の年賀状の廃止を書き添える

年賀状を送らないことによって、ペーパーレス化が推進されコストも削減されます。
しかし、年賀状をやめるデメリットもある点は留意してください。

感謝や新年を祝う気持ちで送っていた年賀状を送らないことは、感謝の気持ちを伝える機会を失うことを意味します。
また、自社が送らなくても取引先が年賀状を送ってきた場合には、返信をしないことで無礼であると受け取られるかもしれません。

年賀状を廃止する場合には、その前の年賀状か、メールであらかじめ年賀状廃止を伝えておくと相手への非礼を避けることができます。
件名を「年賀状の廃止についてのご連絡」としてメールを送れば、さほど手間もかかりません。

文章は、時候の挨拶を述べてから、「経費節減のため、すべてのお取引先様に対しても年賀状の送付を控えさせて頂くこととなりました」といった内容をつなげます。

大切なのは、なぜ年賀状を廃止するのか理由を述べることです。虚礼廃止やペーパーレス化推進、経費削減といった理由を伝えれば問題ありません。

すべての取引先で廃止すると書いておくことで、ほかの取引先にも同様の対応をしていることを伝えて、余計な憶測や軋轢を防ぐことが可能です。

年賀状を廃止する場合でも、相手に不快感を与えないように礼節を尽くすことは忘れないでください。

年賀状に込める意味とは

年賀状は平安時代や奈良時代に宮中で貴族たちが新年の挨拶文を交換したのが起源といわれています。
その後時代とともに通信網が発達して、郵便事業が生まれるのは明治に入ってからです。
明治10年には「年始郵便」と呼ばれる広告付きのハガキが発売されました。

古くから日本では、新年にお世話になった人を訪ねて挨拶をする習慣が行われてきました。
この年始のあいさつ回りは、距離や時間の制約もあるため時代とともに廃れつつあります。

そこでお世話になっている方へ感謝を伝えて、末永いお付き合いをお願いする気持ちを込めて年賀状を送っています。

取引先への年賀状を送るメリット

年賀状を送らない選択肢をする企業があるものの、お客様や取引先とのコミュニケーションツールとして年賀状を活用している企業もたくさんあります。
デジタルでのやり取りが一般的になった時代だからこそ、年賀状を使って自社を印象付けることが可能です。

さらに、お年玉付き年賀はがきを使うことで、当選しているか確認する際に見返してもらえる機会もあります。

年賀状は手書き?

年賀状は手書きだと大変と嘆く声もよく聞かれます。
すべて業者に依頼することもできますが、手書きのほうが良いと考える人も少なくありません。

年賀状のあて名やデザインは社内で共通のデザインで印刷して、手書きのメッセージを書き添えることもできます。
デジタルの時代であっても手書きの文字は、人とのつながりを感じさせて温かい気持ちにしてくれるでしょう。

企業の年賀状マナー徹底解説


年賀状を見ることで取引先やお客様に自社を印象付けられます。しかし、マナーを知らないと逆に悪いイメージを与えてしまうかもしれません。
年賀状は、年に一度のことなのでマナーもうっかり忘れてしまいがちです。企業の年賀状マナーを紹介します。

必ず元旦に届くようにする

ビジネスで送る年賀状のマナーとして、必ず元旦に届くように投函してください。
どれだけほかのマナーに注意を払っていたとしても、元旦に届かない場合には失礼であると受け取られることがあります。

年賀状は期日までに投函すれば、必ず元旦に届くようになっています。
そのため、業者への印刷依頼やメッセージを書く時間も考えて余裕を持って取り組んでください。

また、業者での年賀状印刷サービスには早割が用意されている場合もあります。

2023年年賀状は2022年12月15日から引き受け

2023年の年賀状は、2022年12月25日までに差し出したものは元旦に届きます
年賀状の引き受けは、2022年の12月15日(木)から始まります。
また、年賀状を正確に届けるためにも郵便番号や住所、氏名は正確に記入するようにしてください。

加えて、法人向けのサービスとして年賀タウンメールもあります。これは、指定した配達地域で元日に年賀状の配達がある郵送先年賀はがきを届けるサービスです。
配達地域を区切ってお客様にアプローチしたい場合や、顧客リストがない場合の販促活動として活用できるため、導入を検討してみてください。
差出期間は12月15日から12月24日までです。

宛名面の書き方

多くの企業で、年賀状の宛名面は一斉印刷で済ませているかもしれません。宛名面もマナーが問われる部分なので正しい書き方を確認しましょう。

①住所
宛名面の住所は都道府県から記載します。
また、番地と部屋番号で届くような場合でもアパートやマンション名まで記載します。
番地を記載する時には、一般的に縦書きでは漢数字、横書きの時にはアラビア数字を使ってください。

ビジネス年賀状は一般的には縦書きが使われます。
横書きの年賀状はカジュアルなイメージもあるため、親しみを持ってもらいたい時やフライヤーとして送る時に使われます。

②企業名
年賀状の送り先の企業名は必ず省略することなく正確に記載する必要があります。
例えば、株式会社を(株)と記載することもマナー違反です。企業名の省略は、年賀状だけでなくビジネスレター全般で避けてください。

③肩書・役職
年賀状に会社の肩書や役職を書く際は、氏名の上にやや小さく記載します。
頻繁にやり取りがある場合には問題がありませんが、しばらくやり取りをしていない場合には部署や役職が変わっている可能性もあります。
可能な限り確認しておくようにしてください。

④敬称
敬称の書き方は、ビジネスレターの基本中の基本です。
個人宛てに送る場合には、「様」を使いますが、部署や団体、組織宛てに送る場合には「御中」を使用してください。

裏面の書き方

年賀状の裏面は、企業が自社を印象付けるためにも重要です。
裏面には、賀詞と旧年のお礼、新年の挨拶、日付を記載といった内容を記載します。
それぞれの書き方を紹介します。

①賀詞
賀詞は、お祝いの言葉を意味します。
年賀状以外の場面でも使われることがあり、お正月では、「寿」「迎春」「賀正」といった賀詞が使われます。
ただし、ビジネス年賀状の賀詞は1~2文字のものを使用するのはマナー違反です。

「謹賀新年」、「恭賀新年」、「新春来福」か、「謹んで新春のお慶びを申し上げます」のような文章を使ってください。

また、この4文字の賀詞と文章での賀詞は重複させてはいけません。
例えば、「謹賀新年」を印刷された年賀状で、「明けましておめでとうございます」と書き込むと賀詞が重複してしまいます。

②旧年のお礼
年賀状は1年のお礼と新年を迎えたことを祝う言葉を記載します。
具体的には、「旧年中は格別のご厚情を賜り、誠にありがとうございました」といったものです。

文章を書く時には、忌み言葉は避けるようにしてください。
「終わる」「切る」「失う」「去る」といった言葉は避けるため、「去年」ではなく「旧年」を使用し、「失礼」といった言葉も使わないようにします。

③先方の幸福を祈る言葉、新年のお願い
年賀状では、相手の幸福や活躍を祈願する言葉も記載します。
「貴社のご発展とご成功をお祈り申し上げます」や「本年も変わらぬご引立てをどうそよろしくお願い申し上げます」といった文章が良く使われます。

④日付
年賀状の挨拶の終わりに、行を変えて日付を記載します。
元号もしくは西暦や干支を最初に記載して、元旦あるいは元日と書きます。
「◯◯(年号)二年 元旦」「子年 元旦」「20◯◯年 元日」のように記載してください。

⑤差出人の連絡先
差出人の連絡先として、会社の住所や電話番号を漏れなく記載してください。

添え書きを手書きする

年賀状は形式的になりがちですが、手書きで添え書きするだけで印象的になります。

内容は難しく考える必要はなく、近況報告や日頃の感謝の気持ち、新年の抱負などを書きます。

句読点は使わない

年賀状は、お礼やお祝いを伝えるおめでたいものです。
しかし、年賀状の文章に句読点をつけてしまうことで、お祝い事に区切りをつけてしまうため縁起が良くないとされています。
ついつい普段のクセで句読点をつけてしまいますが、ゲン担ぎや古くからの習慣を気にする人も多いので注意してください。

うっかりやってしまう年賀状の間違い

多く見られる年賀状の間違いを以下で紹介しています。

・「謹賀新年 新年あけましておめでとうございます」
何も問題がなさそうな文章ですが、「謹賀新年」の賀詞と「あけましておめでとうございます」の意味が重複しています。

・「去年はたいへんお世話になりまして……」
これは忌み言葉である「去る」が含まれているため、縁起が良くありません。必ず「旧年中は」としてください。

修正テープは使わない

年賀状は、誤字や誤記には最大の注意を払ってください。また、誤字をごまかして重ね書きしたり、二重線で消したりすることもNGです。
修正液や修正テープも使わずに新しいハガキで書き直します。

書き損じたハガキは交換しよう

書き損じた年賀状やはがきは、手数料を支払えば郵便局で交換が可能です。

また、使わなくなった年賀はがきも、通常切手類と交換できます。交換期間は販売開始日から販売期間終了日までなので忘れないでください。

年賀状で使いやすい例文集

以下では、ビジネスで使いやすい例文を紹介しています。TPOや相手との関係に合わせて使い分けてください。

  • 旧年中はひとかたならぬご愛顧にあずかり誠にありがとうございました
  • 本年も皆さまのご期待に添うべく一層努力して参る所存です
  • 本年も一層のお引き立てを賜りますようお願い申し上げます
  • 貴社のご繁栄ご清福を心からお祈り申し上げます
  • 貴社のご繁栄と皆様のご健勝を心よりお祈り申し上げます

年賀状を出し忘れた時には?

年賀状は元旦に届くように出すのが基本です。
出すタイミングが遅れてて1月8日以降に届く場合には、「寒中見舞い」として出します。
また、年賀状を出していない相手から届く場合にも年賀状か寒中見舞いを返すのがマナーです。

まとめ

年賀状は古くからおこなわれてきた風習で、多くのルールがあります。
忌み言葉や句読点のルール、宛名の書き方は間違える人も多いので注意してください。
新しい年の初めのコミュニケーションとして好感をもってもらえるように、年賀状のルールを確認しましょう。

創業手帳の冊子版(無料)は、資金調達や節税など起業後に必要な情報を掲載しています。起業間もない時期のサポートにぜひお役立てください。
関連記事
小さな会社こそ広報活動にこだわるべき!スタートアップを起業する際の広報とは
kipples日比谷尚武|メディア露出だけがすべてではない!本質を捉えた広報とは

(編集:創業手帳編集部)

創業手帳
このカテゴリでみんなが読んでいる記事
この記事に関連するタグ
創業時に役立つサービス特集
リアルタイムPVランキングトップ3
カテゴリーから記事を探す
マーケティング担当・広告代理店のご担当者様へ
マーケティング担当・広告代理店のご担当者様へ