発注と支払いが年をまたぐ時の経理処理｜売上・経費の計上基準を解説

年またぎでも計上基準を理解すれば帳簿は整う

年末に多くの個人事業主・フリーランスを悩ませるのが「発注と支払いが年をまたぐ取引きをどう処理するか？」という点です。
個人事業主の事業年度は、1月1日から12月31日です。
12月に仕事を受けて1月に入金された場合の売上計上や、逆に12月に発注して1月に支払う経費の扱いなど、基準を誤ると“計上漏れ”や“二重計上”の原因になります。

本記事では、年またぎ取引きの売上・経費をどのタイミングで計上すべきかを、個人事業主・法人別にわかりやすく解説します。

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発注と支払いが年をまたぐ時の基本ルール

会計上どのタイミングで売上を計上するかの判断には大きな意味があるのです。企業の売上計上基準では実現主義が基本です。
商品やサービスを提供して売上を得る権利が確定した時点での売上計上が原則とされています。
つまり、年またぎ取引きの計上は原則として「サービス提供日」または「商品の受領日」が基準ということです。
支払日や入金日にかかわらず、売上や経費を提供日基準で認識します。

さらに費用は支出義務が発生した時点で計上する発生主義が原則です。つまり、サービスの提供を受けたり、納品されたりした時点で経費計上しなければいけません。
入金方法によって判断が難しい取引きが発生することもあります。
そうした場合には、未収入金・未払金・前受金・前払費用といった経過勘定を使い正確に期間対応させることが求められるのです。

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年またぎの“売上”はいつ計上する？

実務上、売上計上のタイミングは業種によって判断が違います。ここでは事例ごとに年またぎの売上をいつ計上するのかをまとめました。

①12月に納品 → 入金が翌年の場合

今年度に納品した商品の入金が翌年以降になる場合には、売上は納品日を基準に計上します。
翌年の入金であっても実現主義に基づいて納品した12月の売上として処理する必要があります。

入金が翌年の場合は勘定科目に「売掛金」を計上してください。翌期の入金であるため、明確に区分が必要です。
翌年度に売掛金の回収が完了したタイミングで売掛金を減少させて、普通預金や現金などに振り替える処理を行います。
売掛金を回収し損ねないように、取引きごとに納品日と検収日を記録し、帳簿上の売上日と入金日を正確に記録してください。

②サービス提供が複数日にまたがる場合（スポット・回数契約など）

回数契約のように継続的にサービスを提供している場合には、提供した日ごとに収益が発生することになります。
それぞれの提供日の範囲に応じて売上を按分計上しなければいけません。

また、1回の契約期間が月をまたぐ場合でも、月単位で提供実績がある期間分だけを当該年度の売上として認識することが求められます。
契約書に提供期間や回数が明記されている場合は、その記載に基づき提供日を確定し、実績に対応する売上を計上するのが基本的な方法です。

③ 継続業務の場合（顧問・月額コンサルなど）

専門家に顧問をしてもらっている、コンサルを月額で利用しているといった継続サービスはの利用料は「その月に役務を提供した事実」に基づいて、当該月の売上として計上します。
年をまたぐ月の売上は役務提供日で判定して、12月分の業務を翌年請求した場合であっても売上は12月の売上として処理してください。

前払いで報酬を受け取っている場合には、提供前の金額は「前受金」の勘定科目で計上し提供月に売上に振り替える処理が必要です。

④定期課金・サブスク型サービスの売上区分

サブスクの売上は毎月提供されるサービスの対価として発生しています。請求日や決済日にかかわらず、提供した月ごとに売上を計上しなければいけません。
年払い・半年払いなど一括で決済している場合は、受け取った時点ではまだサービスの提供が済んでいない部分を前受金として処理します。
その後、提供期間に応じて月次で売上に振り替えるのが原則です。

無料期間が設定されている契約では、無料期間中は収益が発生しません。実際にサービス提供が開始される日を基準に売上を認識します。

⑤請求書を発行したのが翌年の場合

売上を計上してから請求書を送付するケースもあります。
売上を計上する日は請求書発行日ではなくサービス提供日なので、請求書を翌年以降に発行しても提供日に基づき売上を確定させてください。

請求書発行のタイミングが遅れた場合には、提供日と金額を正しく記録して、計上漏れや翌年への誤った繰り延べが発生しないようにします。
年末に請求が集中する事業では、提供日と請求日の差異が大きくなることがあるので、提供実績で処理するように管理体制を整えて間違いを防ぐようにしてください。

⑥納品物の検収日がずれた場合（成果物ビジネス）

商品を渡したものの、相手方の検収日が遅くなることがあります。原則として成果物の売上計上は、顧客による検収完了で確定します。
つまり、検収が翌年になる場合は翌年が売上を認識するタイミングです。

このように検収が遅れる案件では、契約書に検収基準や検収期限が記載されているかを確認して正式な受領日をもとに売上日を判断します。
検収前に請求書を発行した場合でも、収益認識は検収完了が基準であるため、検収日と売上日が整合しているかを確認するようにしてください。

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年またぎの“経費”はいつ計上する？

売上が年またぎになるケースがあるのと同様に、経費も翌年に持ち越すケースがあります。年またぎの経費をどのタイミングで計上するのか、事例ごとの説明です。

①12月に発注 → 支払いが1月の場合（未払費用の扱い）

経費は、サービス提供日や商品の受領日を基準に計上する発生主義が採用されます。
翌年の支払いであっても、商品やサービスの納品が完了した12月の費用に含めなければいけません。
支払いが翌年の場合は経費とともに未払金または未払費用を計上します。翌年以降に入金したタイミングで入金を処理して当期費用と翌期支払いを正しく区分するようにします。

経費や発生したタイミングで処理するので、確認する時には契約日ではなく実際の役務提供日をチェックしてください。
費用発生の根拠として提供日を記録に残すことで誤計上のリスクを低減できます。

②12月に出張→旅費の精算・支払いが1月になる場合

12月に出張旅費が発生した場合、精算が翌年以降になってしまうことがあります。
たとえ精算や旅費の支払いが翌年1月であっても、出張そのものが12月に行われていれば、12月の経費として計上してください。

領収書や旅程表、交通費明細など「出張日・宿泊日・移動日」が年内であることが証明できる証憑を保存しておくことで、支払いずれでも年度をまたいだ経費処理が認められます。
未精算で支払いが翌年になる場合は未払金等で経理処理して、発生した経費は証憑に基づき当期の費用として計上できます。

③サブスク・家賃・保険の前払いがある場合（前払費用の扱い）

サブスクや保険のように年契約の場合であっても、経費の計上は商品や役務の提供を受けた時点です。
1年分など長期の前払いを行った場合には、提供前の期間に対応する部分を「前払費用」として翌期以降に配分する処理が必要です。

ただし、一定の条件を満たしていれば「前払費用を省略できる特例」を適用できます。これは12カ月以内の役務であれば支払時に全額経費計上できる制度です。
会計ソフトなどサブスク型のサービスは増加しています。特例を利用できる機会も増えているのでルールを理解して適切に処理するようにしてください。

④年度をまたいで仕入れをした場合（配送遅延になった場合）

仕入れで掛取引きをしている場合、12月に商品を仕入れて1月に支払うケースが発生します。仕入れは請求書日付ではなく商品を受領した日に計上してください。
ECや小売では年末の配送混雑により受領日が翌年となる場合があります。配送遅延があった場合には受領日を基準として計上のタイミングを判断します。

計上のタイミングを誤認しないためには、受領証跡を確実に残すようにしてください。実際の受領が翌年なら翌年の仕入れとなるため、帳簿上もそれに合わせるようにします。

⑤修繕工事などが年度をまたぐ場合（工事完了日を基準に判定）

修繕や改修といった工事費用は、工事が完了し、設備または現場が使用可能になった日を基準に経費計上するのが原則です。
着手金や前払金を支払っている場合には、工事未了ならそれらを資産として「前払金」で計上し、完了後に費用として計上する処理が発生します。
年内に着手している工事であっても、工事が翌年に完了すれば費用計上は翌年分として処理してください。

⑥検収・納品がずれた場合（外注費・業務委託費の計上）

外注費は、請求日や支払日ではなく「納品物が完成し、提供を受けた日」を基準に費用計上します。外注費は、原則として発注側が完了を確認した検収基準で計上します。
商品やサービスの納品が12月でも、検収が1月となり業務完了の確認が翌年の場合は、外注費の計上は翌年です。
契約書に成果物の定義・検収基準・修正対応の範囲が明記されている場合は、その基準に沿って費用発生日を判断してください。

検収が遅延する案件では、納品日・検収完了日・修正履歴を残し、費用の帰属年度を正確に区分するのがポイントです。

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個人事業主と法人で異なるポイント

同じ年またぎの取引きであっても、個人事業主と法人ではまったく同じではありません。ここでは、どのようなポイントが違うのかをまとめました。

個人事業主は“簡便法”が多く認められる

個人事業主や規模が小さな事業者は、簡便な方法が認められていることがあります。そのひとつが「現金主義による所得計算の特例」です。
個人事業主や条件を満たした小規模事業者は「現金主義による所得計算の特例」によって、現金でのやり取りのタイミングで記帳が認められています。

また、「中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」によって、中小事業者等であれば取得価額が30万円未満の減価償却資産について一定額まで全額を損金算入できます。

個人事業主は家事按分が認められている点も違いです。法人では事業に直接関連する部分のみ計上可能で、個人事業主のような柔軟な対応は認められていません。
個人事業主は柔軟な対応が許されている分、その根拠となる記録管理は厳密さが求められます。
どのような制度を利用して、経過がどうなっているかまでわかるように記録をつけるようにしてください。

法人はより厳格に計上のタイミングを確認される

法人では、提供日基準の売上・費用計上がより厳密になり、税務調査でも重点的に確認されます。
前受金や前払費用といった経過勘定の処理誤りは税務調査で指摘されやすいため、契約書と提供期間を紐づけた管理が不可欠です。

役務提供日と請求・支払日のタイムラグは正確に整理し、適切な期間損益計算を維持しなければいけません。
業種や企業の性質によっても違いがあるため、担当部門が正確に処理できるよう経理のルールは明文化して担当者全員が把握できるように徹底してください。

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年またぎの経費処理でよくある間違いと注意点

年またぎの経費処理では、様々な間違いが発生します。どういった間違いが発生しているのかを知って事前に備えてください。

①請求書日付＝売上日と誤解するミス

会計処理をしていて、請求書の日付で入力してしまう間違いは頻繁に発生します。
売上日は請求書日付ではなく提供日であるため、請求日基準で計上すると売上の繰り延べが発生し誤処理になってしまいます。
請求書発行が遅れた場合ほど提供日とのズレが大きくなるため、提供実績の記録を確実に残すようにシステム化しましょう。

クラウド会計ソフトを利用する場合も提供日入力が前提であり、請求日を自動反映するように誤って設定することがないようにしてください。

②領収書日付＝経費日と誤解するミス

経費計上日は領収書日付ではなく提供日や受領日です。領収書基準で処理すると費用の期間誤認が発生してしまいます。
特に仕入れや役務提供では受領日が基準となるため、領収書日付だけで判断せず実際の受領記録を確認して処理を行ってください。

その年の経費を来年に持ち越すことは原則認められません。利益を不当に圧縮していると誤解される可能性もあるので、提供日と受領日の突き合わせをを徹底してください。

③前受金・未払金を使わずに“売上/経費をずらす”のはNG

売上や仕入れの計上時期をずらして売上や費用を翌年へずらす処理は資金操作として税務上問題になります。
今期の売上を翌期にしたり、翌期の費用を今期に計上すれば、利益を減らして納税額を減らそうとしていると判断されます。

年またぎとなった取引きであっても、前受金や未払金を適切に使えば提供日基準での期間調整が可能であり、無理な調整を行う必要は一切ありません。
税務調査では年またぎ処理の整合性が重点確認されるため、調整科目の使用履歴を明確に残しておくようにしてください。

④法人成りした年は二重計上が起きやすい

個人事業主から法人になった、法人成りのタイミングは個人事業主時代の提供日と法人請求日が混在しやすくなり売上の二重計上や漏れが発生しやすい時期です。
個人名義の提供分と法人名義の請求分は明確に区分し、開業日を基準に売上と費用の帰属を整理してください。

口座名義や契約名義の移行期は特に混乱が生じます。提供日と請求日、名義の3点を必ず照合するようにしてミスを予防してください。

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まとめ：年またぎ取引きは“基準”を理解すれば迷わない

売上・経費ともに「サービス提供日」または「商品受領日」を基準とすれば年またぎでも正確な計上が可能です。
個人事業主と法人では会計の取り扱いに差があります。業種や自身の事業形態に応じて基準を把握しなければいけません。
未収入金・未払金・前受金・前払費用を正しく使い分ければ期間損益を適切に管理でき、誤計上リスクを大幅に減らせます。
取引きに関わる書類や経過勘定の記録も保管して帳簿と整合するようにしてください。

（編集：創業手帳編集部）