創業期に欠かせないリスクマネジメントとは？

AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」なら安心です

取引先との信頼関係の構築に欠かせないのが、リスクマネジメントです。

AIがあらゆる契約書の自動管理をしてくれる、株式会社LegalForceの「LegalForceキャビネ」は、締結した契約書を一元管理するだけではなく、リスクを各段階で制御できる優れものです。
電⼦契約サービスとの連携や管理台帳⾃動情報登録、管理台帳ダウンロードなどの充実した機能が魅力のLegalForceキャビネで、創業期のリスクマネジメントを強固なものにしませんか。

※この記事を書いている「創業手帳」ではさらに充実した情報を分厚い「創業手帳・印刷版」でも解説しています。無料でもらえるので取り寄せしてみてください

契約書管理の自動化における課題

株式会社LegalForceでは、契約書管理における実態を知るため、業務で契約書を扱った経験がある1,000名に調査を行いました。
その結果、「台帳への記入が負担な上に誤記が不安」という回答が59％、「必要な契約書をすぐに取り出せないので問い合わせが必要」という回答が47.1％にのぼりました。

管理台帳の作成は工数がかかりますし、記入ミスを防ぐためにも自動化したいもの。
さらに、該当の契約書を探す手間も省きたいものですよね。

これらの悩みを解決してくれるのが、AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」です。

AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」の魅力

株式会社LegalForceには、多彩なプロフェッショナルが集結して開発・研究に携わっており、LegalForceキャビネは、それらの知見を基に作られたシステムです。

多彩なプロフェッショナルが研究・開発を行ったシステム

LegalForceキャビネでは、契約書という大切な書類を扱います。
そのため、開発・研究には、法律のプロも納得のクオリティを実現するために、多彩なプロフェッショナルが携わっています。

研究部門には、国内トップの研究者機関出身者や米国大手テック出身者が在籍し、契約書言語処理を中心とした要素技術の研究や開発を実施。
さらに、AI・自然言語処理技術を京都大学と共同研究しています。

また、開発専任の弁護士が在籍しているだけではなく、法律事務所との連携を行って製品を開発・提供しています。

強固なセキュリティを確保

Google Cloud上にクラウド基盤を構築し、第三者機関であるGMOサイバーセキュリティ byイエラエ株式会社による脆弱性診断を実施。
侵入への対策を行っています。

また、情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)とISMSクラウドセキュリティ認証を取得。
情報セキュリティ専任者を設置して情報管理を徹底しています。

そのため、金融系の企業や上場企業なども利用して おり、500 社以上の企業が利用しています。

LegalForceキャビネの機能

LegalForceキャビネのフローに触れながら、多彩な機能を見ていきましょう。

その1：契約締結

取引先と書面での締結や、他サービスによる電子契約を締結し、契約書作成を行います。

その2：LegalForceキャビネへの登録・管理

電子契約サービスとの連携に対応しており、契約情報を自動抽出できるので契約書管理台帳の作成もスムーズです。
閲覧権限を自由に設定可能で、全社運用にも対応しています。

電⼦契約サービスと連携できる

LegalForceキャビネは、「GMO電子サイン」などの電子契約サービスと連携可能です。
電子契約サービスと連携することで、電子契約で締結した契約書を紙の契約書と同じように管理できます。
フォルダごとに契約書をアップロードでき、契約書の登録も簡単です。

管理台帳自動情報登録機能あり

アップロードした契約書からAIが自動抽出し、当事者名や契約書の開始⽇・終了⽇、⾃動更新の有無などの情報を契約書管理台帳へと登録してくれます。
創業期の事務工数を削減し、人的リソースを確保したい方にピッタリです。

さらに管理台帳は、Excel形式でダウンロードできます。

権限管理が行える

契約書の閲覧権限を、所属組織やユーザーごとに設定することができます。
営業部門と管理部門間で共有する契約書、人事部門のみが閲覧可能な契約書など、権限を自在に設定することが可能です。

関連契約書の紐づけもできる

関連する契約書を紐づけて登録すると、変更契約だけではなく派生契約を含む完全な合意内容にどの契約書からもアクセス可能。
書類を探す手間が省けます。

その3：リスク検出機能

LegalForceキャビネはリスク検出機能を完備しているので、リスクマネジメントに役立ちます。
リスクがありそうな契約書を自在に検索しExcel形式でダウンロード可能。
関連契約書を登録したり、合意内容の変更を追跡したりでき、全社で共有できるのも嬉しいポイントです。

全文検索

LegalForceキャビネにアップロードだけで契約書がテキストデータ化され、全文検索ができるようになります。
契約書に含まれる単語を入力することで、契約書を検索できます。
確認したい条文に直接辿りつけ、該当部分を探す手間が掛かりません。

更新期限の自動リマインド機能

AIが契約の終了・更新に関する期⽇を自動で計算し、メールでリマインド。
不要な契約を更新してしまったり、重要な契約が終了してしまうのを防げます。

契約書ごとに担当者を設定できる

契約書ごとに「担当者」を設定可能なので、契約書の管理を担う担当者が⼀⽬で分かり、締結済みの契約書を放置せずに済みます。

番外編：他にもある充実した機能

LegalForceキャビネは英文契約書にも対応しており、IPアドレス制限も可能です。

管理台帳画面の表示項目のカスタマイズ

管理台帳画面に表示する項目は、カスタマイズすることができます。
契約書を探す際に重要な項目だけではなく、確認することが多い項目に絞って表示することも可能です。

IPアドレス制限

LegalForceキャビネでは、IPアドレス制限をかけることができます。
社外から契約書データへアクセスすることを制限できるので、情報漏洩リスクを軽減したい方にピッタリです。

英語にも対応可能

LegalForceキャビネの全機能は、英文契約書にも対応。
英文契約書であっても日本語の契約書と同様に、テキストデータ化をしたり、情報の抽出を行ったり、台帳の作成を自動で行ったりできます。

LegalForceキャビネの料金体系と導入フロー

LegalForceキャビネの契約期間は1年間。
導入初期費用と月額のライセンス費用が掛かります。

初期導入費用は、初回時に実施する契約書手動補正件数により異なります。
ライセンス費用も、契約書の年間アップロード件数によって異なります。

オプションサービス

LegalForceキャビネは、オプションサービスを提供しています。

「スキャンプラス」は、送付した契約書をLegalForceがスキャンしてPDF化し、LegalForceキャビネのアカウントへ格納してくれるサービスです。
既に契約書が大量にあり、自社でスキャン対応できない方にピッタリです。

また、「オペレーション補正」では、AIによる契約書情報の自動抽出精度を、オペレーターが目視で補助してくれます。
オペレーターがチェックを行い補正することで、より情報精度が高まります。

LegalForceキャビネの導入の流れ

導入時には、はじめに「見積依頼」を行いましょう。
担当者が課題や要望を「ヒアリング」し、LegalForceキャビネの運用やプランを「提案」してくれます。
その後、電話で「見積」の連絡があります。

安心のサポート体制

導入後には、専任のカスタマーサクセス担当がつきます。
定期的なミーティングを実施し、導入・運用を支援してくれます。

また、無料の有人チャット機能を利用できるので、不明点はチャットで相談も可能です。
チャットであれば電話がつながるまで待つ必要もなく、数分程度で返信が届くので仕事の合間でも気軽に問い合わせをすることができます。

導入事例

LegalForceキャビネの導入事例をご紹介します。

株式会社Kyulux様インタビューより抜粋

株式会社Kyuluxは、2015年に設立された九州大学発のスタートアップ企業です。
有機ELディスプレイなどに用いる“次世代有機EL発光材料”を開発・販売している同社では、取り扱う契約の種類も多岐に渡ります。

LegalForceキャビネ導入以前は、「契約書をPDF化し、クラウド上のフォルダに保存して共有する」という方法で契約書の管理をしていました。
しかし、ただ格納しただけでの状態では検索性が非常に悪く、契約書の有効活用ができていませんでした。

LegalForceキャビネを使って管理したことによって、契約書の管理台帳がスムーズに作れるようになりました。
Excel形式で一括ダウンロードができるので、用途によって自分たち好みにカスタマイズできる点が非常にありがたいです。

また、契約更新のタイミングを、LegalForceキャビネが知らせてくれる通知機能も便利に活用しています。
これまでは、契約更新日を自分のカレンダーにメモしており、見落としや抜け漏れがないか不安がありましたが、いまはLegalForceキャビネが教えてくれるので、ダブルチェックできます。

LegalForceキャビネを導入する際には過去の契約書を格納する必要があります。
当社は早い段階でLegalForceキャビネを導入したおかげで、その工数を最小限に抑えることができました。
そういった意味でも、設立間もない時期にLegalForceキャビネを導入することを強くおすすめしたいです。

おわりに

ご紹介したように、LegalForceキャビネの導入を創業時に行うことで、既存の契約書を取り込む工数を削減することができます。

創業時からLegalForceキャビネを導入し、事務フローの確立と人的リソースの確保をしませんか。
興味をお持ちの方はお気軽にお問い合わせください。

（監修： 株式会社LegalForce）
（編集： 創業手帳編集部）