web会議とは?サービス導入で知っておきたいこと

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web会議とは?テレビ会議との違い、メリットとデメリット・おすすめサービス5選

web会議とは?テレビ会議との違い、メリットとデメリット・おすすめサービス5選
web会議サービスは、会議やミーティングをオンラインで円滑に進めるためのサービスです。
ネット上で手軽に音声や画像のやり取りができ、リモートワークでも使えるため、導入する企業も増えています。

手軽につながれて意思の疎通ができるなど良い面も多いweb会議ですが、デメリットを感じることもあります。
また、似たサービスである「テレビ会議システム」に比べると劣る点もあるようです。
web会議を検討中の企業は、メリット・デメリットやテレビ会議との違いを把握し、慎重にサービスを選びましょう。

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web会議とは?


web会議とは、オンライン上でビデオ動画や音声を用いて行う会議のことで、オンラインで会議ができるツール自体を指して呼ぶこともあります。
web会議サービスは、遠く離れた場所にいる社員同士のコミュニケーションや外注先との打ち合わせにも便利です。

web会議とテレビ会議の違い

web会議サービスと同じように遠隔地同士をつないでコミュニケーションを取れるツールとして、テレビ会議があります。
web会議とテレビ会議は、どちらも遠隔での会議を実現するシステムですが、拠点間の接続方法が異なることから、コストや使い勝手が大きく違います。

web会議は、ネットワーク回線を使ってパソコンとパソコン、またはスマホやタブレットなどをつなぎ、コミュニケーションをとるツールです。
しかし、テレビ会議では専用機材と専用の接続回線を使い、特定の部屋に設置したテレビを介して行います。
そのため、テレビ会議は高額な導入コストがかかり、設置した以外の場所での会議参加はできません。

このような違いから遠隔会議システムを導入する場合には、メリットやデメリットを見極めて、どんなサービスを使うか厳選する必要があります。

参考
テレビ会議とweb会議の違いとは?メリットとシステムの導入のヒント

web会議のメリット・デメリット


web会議は社内のコミュニケーションを活発にできる反面、オンラインだからこその不便さ、やりにくさを感じることもあります。
web会議ツールの導入を検討している場合には、まずはweb会議のメリットとデメリットを知ることが必要です。
テレビ会議との比較によって、どちらが向いているか判断してください。

web会議のメリット

web会議は、ロケーションを気にすることなく気軽なコミュニケーションを取れるため、以下のようなメリットを得ることができます。

移動費・出張費の削減が期待できる

web会議のメリットは、これまで移動や遠隔地での滞在にかかっていた費用や時間、手間を削減できる点です。
離れた場所に支店や支社を持つ企業では、本社で会議があるたびに、それぞれの拠点から社員が集まる必要がありました。
移動のためには、社員自身の準備もありますし、移動にかかる交通費、宿泊を伴う場合にはその費用も必要です。また、出張費用の精算などの手間もかかりました。

web会議であれば、これらすべてのコストや手間が必要ありません。時間をかけて準備や移動する必要もなく、その場で会議に参加できます。
移動に要していた時間や出張費用の計算に充てていた時間は、それぞれの社員が別の業務をすることができ、生産性もアップ、人件費の効率化につながるでしょう。

スケジュール調整が楽になる

web会議のメリットとして、スケジュール調整がしやすいことも上げられます。会議を行う際には、参加者のスケジュールの合う日程を組まなければなりません。
しかし、たくさんの人の参加が必要な会議や多忙で外出や出張の多いメンバーが参加する会議では、参加者それぞれの都合を合わせるのは難しくなります。

しかし、web会議であれば、出張先からの参加や外出先からの参加も可能です。手元のノートパソコンやタブレット、スマートフォンからも気軽に会議に参加できます。
参加者のスケジュールに振り回されずに会議日程が組めるため、経営判断や意思決定が進み、業務がより円滑に進むでしょう。

リモートワークの推進になる

web会議があれば、気軽なコミュニケーションもオンラインで可能となり、リモートワークも行いやすくなります。
web会議は、正式な会議だけでなく簡単なミーティングも行いやすく、気軽に離れた社員同士がコミュニケーションを取れるツールです。

在宅でも毎朝のミーティングや定期報告など、オンラインで気軽に顔を見て話すことができます。

web会議のデメリット

web会議はコミュニケーションツールとして良い面ばかりではありません。使いにくいと感じることもあるため、導入前にしっかりと確認してください。

顔や表情が見えにくい

web会議のシステムは、どちらかというと画面上で顔の表情が見えにくく、対面でのミーティングに比べるとやはり、多少のやりにくさは感じることがあります。
途中参加者が場の雰囲気を読めず、困ることもあるかもしれません。

環境整備が必要

web会議システムを導入するためには、テレビ会議ほどではないにせよ、事前の環境整備が必要です。
そもそも会議を行う双方にネット環境がなければ利用できません。また、外出先のネットワークを使う場合には、通信環境が不安定なこともあります。

web会議がテレビ会議より優れている点

web会議の導入にあたっては、テレビ会議との比較も重要です。自社の利用目的や状況ではどちらが向いているか、確認しておきましょう。

低コストで運用できる

web会議は、テレビ会議と比較すると、低コストでの運用が可能です。テレビ会議では高価な専用設備の導入や専用回線の敷設が必要となり、コストも高くなります。
しかし、web会議では、ネットワーク回線さえあれば使えるので、既存のシステムで流用できることが多く、コストダウンが可能です。

導入が簡単・設備もシンプル

web会議は、テレビ会議に比べて導入が簡単で設備も使い方もシンプルで分かりやすくなっています。
web会議では機器を設置する専用の会議室を作る必要もなく、必要に応じて各端末にアプリを入れる簡単なアクションだけでスタートできます。

様々な端末から利用可能

テレビ会議は、機器を設置した場所のみで会議の開催が可能ですが、web会議であれば各自のパソコンやタブレットなど、様々な端末から会議に参加できます。
リモートワークで在宅している人も、自宅のパソコンやタブレットを使えばコミュニケーションを取れます。

web会議でテレビ会議より劣っている点

web会議はテレビ会議よりも使いやすい面もありますが、会議のタイプや通信状況によって使えないこともあります。

大人数の会議には向かない

web会議は、拠点ごとの人数が多い会議やミーティングには向いていません。
一拠点あたりの参加人数の多い会議を行うなら、サイズの小さいwebカメラを使うweb会議よりも、大きなレンズで映せるテレビ会議が安心です。
ズーム操作や上下左右の動きなどで、幅広く参加者を映すこともできます。

通信状況によっては使いにくいことも

web会議とテレビ会議を比較した場合、通信環境が安定しているのはテレビ会議です。
インターネット回線によらず、専用の回線で通信しているため、テレビ会議では常に安定した音質、画質が期待できます。

web会議システムの選び方の注意点


web会議システムを選ぶなら、ポイントを押さえて自社に合うもの、品質の良いものを探してください。web会議システムを探す際に重要なポイントは以下の通りです。

操作性の良さ

web会議システムを選ぶ際には、使いやすく、誰でも簡単に操作できることを重視しましょう。
パソコンやタブレット、スマートフォンなど、使い慣れたアイテムで利用できますが、操作画面が難しいと扱いにくく感じます。
あらかじめ無料トライアルを利用して、実際に使用するメンバーで使用感をチェックしてみることをおすすめします。

セキュリティ対策

セキュリティ対策は、企業の会議では欠かせないポイントです。
会議やミーティングでは、社外秘や部外秘、個人情報を含むやり取りも多いため、情報の漏洩や盗聴のリスクから守る対策があるかどうかを確認することが必要です。
通信の暗号化やアクセス制限など、セキュリティレベルの高いサービスを探しましょう。

同時接続可能な人数

web会議システムには、それぞれに同時接続可能な人数が決められています。
以前よりも大規模向けのサービスも増えたweb会議システムですが、サービスによっては最大人数が一桁といったこともあるため注意が必要です。
また、同じサービスでも参加人数がプランごとに違うケースや、人数ごとに料金を加算するタイプもあります。

外部ツールとの連携

web会議システムを企業で使う際には、データの共有などで外部ツールを使えるかどうかも押さえたいポイントです。
外部ツールとの連携ができると、情報を音声以外でも共有でき、より分かりやすく内容の濃い会議ができます。

画質・音質の良さ

画質や音質の良さは、会議参加者の快適さ、意思伝達のスムーズさにつながるため、画質や音質もこだわりたいポイントです。
画質が荒く、表情が見えにくいとコミュニケーションが取りにくくなりますし、音声が悪いと正しい情報が伝わらない恐れがあります。

サポート体制

操作で疑問があった時やトラブルが起こった時のサポート体制も重要です。導入してから困った時、不十分な対応に気づくのでは遅すぎます。
事前にトラブル時の対応方法やスピード、対応時間を調べておいてください。海外サービスの場合には日本語対応の有無も確認しておきたいポイントです。

おすすめweb会議システム5選


web会議システムの導入を検討するなら、以下のシステムがおすすめです。それぞれに魅力的なサービスがあり、社員同士のコミュニケーションを活発にしてくれるでしょう。
それぞれのweb会議システムの特徴や料金をまとめました。

Zoom(ズーム)

Zoomは知名度が高く、日本国内でもプライベート利用からビジネス利用まで幅広く使われているweb会議システムです。
プライベート利用では無料で使えますが、ビジネス利用では有料となります。
海外のシステムですが日本語のホームページやYouTube動画、日本語対応チャットボットもあり、利用しやすくなっています。

プライベート利用の経験者も多いことから、企業での導入も戸惑うことなく受け入れやすいです。料金は企業や会議の規模から選べます。

zoom
最大利用人数 100名(大規模ミーティングは500人まで)
特徴 チャット機能、録画機能、自動トランスクリプト
セキュリティ 256ビットTLS暗号化
サポート チャットボット、電話
費用 プロ(小規模チームに最適}:2000円/月/ライセンス
ビジネス(中小企業向け):2700円/月/ライセンス

FreshVoice

FreshVoiceは、セキュリティレベルが高いことで定評のあるweb会議システムです。
個人参加もできますし、会議室参加を選ぶことでカメラのリモコン操作やスピーカー利用も可能となりました。
パワーポイントやワードExcelなどの共有もでき、リアルタイムで修正も可能です。費用は月額費用の他、初期費用がかかります。

FreshVoice
最大利用人数 100拠点
特徴 無料お試し期間あり、テレビ会議に匹敵するレベルの高画質・高音質、テレビ会議のような複数人参加も可能
セキュリティ 256ビットTLS暗号化、セキュリティ保険付きプランも
サポート 電話・メールサポート:平日9:00~17:00
リモートメンテナンス、有料出張(訪問)サポート
費用 初期費用:10万円
月額費用:15,000円

Microsoft Teams

幅広い国と地域で活用されており、グローバルコミュニケーションに向いているweb会議システムです。Microsoftの強固なセキュリティと知名度の高さもあります。
また、Windows・Mac・iPhone・Androidなど、様々なデバイスを用いることもできますし、大規模なイベント、ウェビナーにも活用できます。

Microsoft Teams
最大利用人数 300~10,000名
特徴 225の国と地域で活用、リンク一つで外部のゲストを招待、過去の会議メモや録画/録音にアクセス
セキュリティ 暗号化、2要素認証
サポート チャットボット(Microsoft サポート)
費用 1ユーザー540円~2,170円/月相当
(年間契約)
参考
Microsoft Teamsの基本機能とは?企業で導入するメリット・デメリットを解説

Google Meet

Google Meetは、Googleの手掛けるweb会議システムです。複数名で会議ができる時間は1時間と限定されますが、無料で使えるプランもあります。
自動文字起こしやレイアウトの変更といった、ユーザビリティに富んだサービスが魅力です。他のGoogleアプリやMicrosoftアプリとの連携もできます。

Google Meet
最大利用人数 150~250名
特徴 Google アプリおよび Microsoft Office アプリとの統合、カレンダーから直接参加
セキュリティ 暗号化、セキュリティ キーを含む 2 段階認証プロセス オプションにも対応、定期的な監視、会議の主催者向けの管理機能
サポート 24 時間 365 日対応のオンライン サポートとコミュニティ フォーラム
費用 アクティブ ユーザーあたり 8 米ドル/月~問い合わせ

LiveOn(ライブオン)

LiveOn(ライブオン)は、完全自社開発製品として、音声遅延と音切れを防ぐ高度な独自技術で{高音質と高画質を実現したサービス}です。
最大でハイビジョン画質(1280×720)に対応しており、滑らかな映像で円滑なコミュニケーションが期待できます。
ブラウザや会議招集メールから簡単にログインでき、難しい操作なく、会議が始められます。

LiveOn(ライブオン)
最大利用人数 20拠点
特徴 音声遅延と音切れを防ぐ高度な独自技術を持つ自社製品
セキュリティ アメリカの新暗号規格として規格化された共通鍵暗号方式採用、LiveOnは独自のプロトコル
サポート 24 時間 365 日対応のオンライン サポートとコミュニティ フォーラム
費用 初期費用78,000円(税別)/1ライセンス
月額費用3,000円(税別)/1ライセンス
参考
web会議システム・LiveOnとは?特徴や便利な使い方・料金について解説!

まとめ

web会議は遠隔地でもスムーズに会議に出席でき、ビジネスの効率化に役立つシステムです。
ただし、web会議システム導入にあたっては、重要なポイントを抑えて、より良いサービスを選ぶことが大切になります。

また、web会議と似たサービスであるテレビ会議との比較で、どちらが自社にとってより利便性が高いか判断し、使いやすい方を選びましょう。

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(編集:創業手帳編集部)

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