工事なしで利用できるクラウドPBXを活用したクラウド電話サービスとは？メリット・デメリットを解説

これからの創業・起業時には電話線工事や設備購入不要の新しい電話の仕組み、クラウド電話を導入しよう！

「スマートフォンで会社の代表電話番号を利用できるサービスはないのか」と相談を受けます。そのような方に創業手帳がおすすめしているのが、クラウドPBXを活用したクラウド電話サービスです。

クラウド電話サービスを利用すれば、スマートフォンで会社の代表電話番号を利用できるようになります。つまり、ビジネスフォンを購入する必要はありません。今回は、創業者に人気のクラウド電話サービスについて解説します。

さまざまなサービスが登場していますが7,000社以上に導入されているクラウド電話サービス『GoodLine』がおすすめです。通話品質やセキュリティ面にこだわりたい方は、ぜひチェックしてみてください。

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会社電話のDX「クラウドPBX」とは

クラウドPBXとは、クラウド上に構築されたPBX(構内交換機)です。
PBX(構内交換機)とは、内線同士の接続や外線と内戦の接続を制御する装置です。

つまりPBX(構内交換機)をクラウド上に構築して、各端末を接続すれば、同じ電話番号が利用できたり、内線電話をかけられたりします。自動音声応答の設定も簡単に設定できるため大変便利です。

NTTの固定電話（アナログ/ISDN回線）サービスは2024年に終了となり、今後はクラウドPBXに変わると言われています。そのため、クラウドPBXを導入する企業が増えています。

クラウドPBXの機能

クラウドPBXの機能には、以下のようなものがあります。

※クラウドPBXにより機能は異なります。

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXのメリットは5つあります。

初期費用を削減できる

クラウドPBXは電話回線工事が不要です。
またクラウドPBXに専用端末の情報を設定するだけでPC・スマートフォンなどで会社の代表番号を利用した発信・着信が可能となります。
スマートフォンで会社の代表電話番号が利用できるようになるため、ビジネスフォンを購入する必要はありません。つまり、電話回線工事費用とビジネスフォン購入費用が不要になるため、初期費用を削減できます。

顧客対応の品質を上げられる

クラウドPBXを活用すれば、顧客からの着信電話を外出先の社員に取り次げるようになります。

電話をかけても担当者になかなか繋がらない場合、相手に不信感を与えてしまうでしょう。

しかし、クラウドPBXを活用すれば、オフィス不在の従業員にも電話を取り次げるようになります。つまり、顧客対応の品質を上げられて顧客と良好な関係を築きやすくなります。

会社の代表番号を使用できる

クラウドPBXに登録した端末であれば、会社の代表番号を使用できます。取引先にスマホで電話をかけても会社の代表番号が表示されれば、円滑な取引が行えるようになります。

また、プライベート用の携帯電話番号をビジネスで使用している場合、携帯電話番号を知られたくないと思うかもしれません。そのような方も、クラウドPBXに端末を登録すれば、プライベートの電話番号を知られずに済みます。

BCP対策、テレワークを推進できる

クラウドPBXはテレワーク推進に役立ちます。なぜなら、クラウドPBXに登録したPCやスマホで会社の代表電話番号を活用した発信・着信ができるようになるためです。

また、会社の顧客名簿(WEB電話帳)が利用でき、名簿に記載されている電話番号をタップするだけで電話をかけられます。

独自機能を使用すれば、在宅勤務者の稼働状況を把握することも可能です。そのため、テレワーク推進を検討している方におすすめのサービスとなっています。

クラウドPBXのデメリット

クラウドPBXを導入するデメリットも5つあります。

インターネット環境により音質が変わる場合がある

クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、通信環境により音質が変わります。

例えば、スマートフォンで利用する場合、オフィスのインターネット回線を低速プランにしたり、性能の悪いWi-Fiルーターを設置したりすると、通話が聞こえづらくなります。そのような場合はクラウドPBX用のアプリはモバイルデータ通信で活用しましょう。

また、クラウドPBXはサービスにより安定性が異なり、電話が途切れたり遅延して聞こえたりして話しづらいこともあります。
通話品質を担保したい方には、オフィスのインターネット環境と合わせて実績のあるベンダーを選定することをおすすめします。

サービスによりセキュリティに不安がある

クラウドPBXには、セキュリティ面で不安があるサービスもあります。
パスワードの管理不足でWEB管理画面に不正アクセスされると、電話帳データの情報漏洩が発生する恐れがあります。また、録音データがハッキングされてしまうこともあるでしょう。

このようなトラブルを防止するためにも、二段階認証やIPアドレス制限、権限による機能制限などのセキュリティが高いクラウドPBXを選びましょう。

ランニングコストがかかる

クラウドPBXはランニングコストがかかります。クラウドPBXを導入する際の初期費用、ライセンス料などを支払わなければいけません。サービスにより料金が変わるため、複数社から見積もりを取ることをおすすめします。

オンプレミス（従来型）の電話設備の導入費用やランニングコストよりも安くなるのかをシュミレーションしてもらえば安心できるでしょう。
またクラウドPBXの機能を利用し業務効率向上で相対的にコストメリットが出るのかも検討が必要です。

FAXが使用できない

クラウドPBXはインターネット回線を利用した電話サービスのため、アナログ回線で繋いでいた複合機(FAX)を使用できなくなります。

FAXも使用したい場合は、複合機を必要としないインターネットFAXを活用するか、変換アダプタを使用して従来型の複合機を利用できるようにする必要があります。そのため、顧客との取引でFAXを頻繁に使用する場合は対策を考えた上でクラウドPBXを導入するようにしましょう。

サービスによっては緊急電話番号をかけられない

クラウドPBXは、NTTが提供する3桁番号サービスを利用できません。つまり、以下の電話番号が利用できなくなります。

クラウド電話サービスの選び方

クラウド電話サービスとは、クラウドPBXを上手く活用した電話サービスです。クラウド電話サービスを利用すれば、お持ちのスマートフォンで会社の代表電話番号が利用できます。クラウド電話サービスを選ぶときは、5つのポイントをチェックしましょう。

通話品質

クラウド電話サービスの通話品質は重要視しましょう。低価格のサービスを導入すると通話品質が悪く、電話が途切れたり遅延して聞こえたりすると業務に支障が出てしまいます。

顧客との電話で何度も聞き返していたら印象も悪くなってしまうでしょう。そのため、無料トライアルを体験してみて、通話品質に問題がないか試してみることをおすすめします。

初期費用、月額料金

クラウド電話サービスの料金(初期費用＋月額料金)はベンダーにより異なります。そのため「通話品質」「機能」「料金」のバランスが良いサービスを選ぶようにしましょう。

クラウド電話サービス乗り換えなどが発生しないように、導入時に事業拡大、テレワークの増加など将来の変化を想定して選ぶことをおすすめします。

機能、連携性

自社が利用したい機能が付いているクラウド電話サービスを選びましょう。

例えば、部門別に電話を振り分けたい場合はIVR(自動音声応答）機能が必要です。また、顧客クレーム対応を強化したい場合は全通話録音や全通話履歴・検索機能があると便利です。

さらに、社内で利用しているチャットツールなどと連携できるクラウド電話サービスを選ぶと、生産性を上げられます。

サポート体制

クラウド電話サービスを利用する際に不明点が出てきたり、トラブルが発生してたりする可能性もあります。そのようなお悩みを抱えたときに相談ができるサポート体制が整備されたサービスを利用すると安心です。電話・メール・チャットなど相談形式や受付時間なども確認しておきましょう。

セキュリティ

クラウド電話サービスは顧客情報を利用するため、セキュリティ対策されたサービスを導入しましょう。例えば、不正ログインを防止する二段階認証機能やIPアドレス制限機能が付いているものだと安心できます。

おすすめのクラウド電話サービス「Good Line」

さまざまなクラウド電話サービスが登場していますが、創業手帳は「GoodLine」をおすすめします。ここでは、GoodLineをおすすめする6つの理由をご紹介します。

運営10年以上、導入社数7,000社以上で安心できる

GoodLineは7,000社以上、さまざまな業界で導入されています。GoodLineを利用している人からは、以下のような声が上がっています。

● 「セキュリティがしっかりしているため、安心して利用できる」
● 「お客様との間で「言った言わない」などの問題を録音機能で解決できた」
● 「契約の縛りがないため気軽に導入できた」
● 「スマートフォンで代表電話番号が使用できるのがよい」
● 「出張先から代表電話番号にかかってきた電話に出られるようになった」

顧客対応の品質を上げられる

GoodLineは着信時に電話帳に登録されている顧客情報がポップアップ表示されるため、スムーズな対応が可能になります。
ポップアップ表示された顧客情報に「いつ、誰が、どのような対応をしたか」が調べられるため参考にしながら対応できて顧客対応の品質を上げられます。

自動音声応答で着信を振り分けられる

Good Lineには自動音声応答(IVR)が搭載されており、着信時に音声ガイダンスを流してプッシュで選択してもらえるため、担当部署や担当者にダイレクトに着信を繋ぐことができます。そのため、電話の取り次ぎの手間を省けます。

テレワークに必要な機能が搭載されている

GoodLineを利用すれば、次のようなことができるようになります。

● テレワーク中の従業員の稼働状況をモニタリングで可視化できる
● 電話中なのかを確認できて、電話の取り次ぎがスムーズにできる
● 通話履歴や通話内容をリアルタイムに共有できる
● PCやスマホにアプリをダウンロードすれば、会社の電話番号が利用できる

つまり、テレワーク推進を行いたい方にGoodLineはおすすめです。また、オフィスにいなくても会社電話を利用でき、各種設定変更もできるため、BCP対策もできます。

SIP電話機を利用できる

GoodLineはLANケーブルで接続するビジネスフォン「SIP電話機」を利用できます。

従来のビジネスフォンと異なり、管理画面が付いているため、外線や内線の設定も簡単です。
従来のビジネスフォンと比較して価格も安いため、オフィスに電話機を設置したい方も満足できるでしょう。

セキュリティ対策がされている

GoodLineはセキュリティ整備がされているサービスです。以下のようなセキュリティ対策がされています。

まとめ

クラウド電話サービスは、会社の電話DXに貢献するクラウドPBXを上手く活用した電話サービスです。クラウド電話サービスを使用すれば、スマートフォンで会社の代表電話番号が使用できるようになります。「スマートフォンで代表電話番号が使用できる」「出張先から代表電話番号にかかってきた電話に出られるようになった」などのメリットがあるため、さまざまな企業で利用され始めています。

創業手帳がおすすめするクラウド電話サービスが「GoodLine」です。GoodLineは導入社数7,000社を突破しているクラウドPBXです。通話品質、機能、セキュリティ、料金のバランスが良いサービスとなっているため、ご検討してみてください。

（監修： 株式会社Good Relations）
（編集： 創業手帳編集部）