電子帳簿保存法の対応ソフトの選び方まとめ！おすすめソフトも紹介します

法改正前の2023年内に電子帳簿保存法対応ソフトを探そう！

改正電子帳簿保存法によって、2024年からは電子取引を電子データで保存することが義務付けられます。
今まで書類を紙で出力して保存していた企業は、2024年に間に合うように対応しなければいけません。

電子帳簿保存法に対応するためのサービスと選び方をまとめました。これから電子帳簿保存法対応ソフトを選ぶ時の参考にしてください。

電子帳簿保存法への対応は大企業のみでなく、個人事業主にも関係がある改正です。ただ実際にどのような対応をしたらよいか、イマイチわからない方多いようです。そのようなまだ電帳法改正にイメージがわかない人は、是非この「電子帳簿保存法改正　対応ステップシート」をご活用ください！対応が必要な事を網羅しつつ、最低限、いつまでにどの程度対応しておいたら問題ないのかをわかりやすく解説！無料でご活用いただけます。

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電子帳簿保存法について基本を確認しよう

2022年1月1日から、改正電子帳簿保存法が施行されました。国税に関わる帳簿や書類のデータ保存について、抜本的に見直しが実施されています。

電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類のデータ保存を可能にする法律です。
書類をデータ保存することを可能にする法律で、ペーパーレス化、経理のデジタル化を推進します。
また、帳簿書類を電子保存するための一定の条件を定めています。

電子帳簿保存法について基本的なことをまとめました。

電子帳簿保存法とは

電帳簿保存法は1998年から施行され、今まで改正を繰り返しています。
子帳簿保存法は、各税法で保存が義務付けられている帳簿や書類を、電子データで保存するためのルールを定めた法律です。
電子改正電子帳簿保存法が注目を集めた理由のひとつは、電子取引に関するデータ保存の義務化が盛り込まれた点です。

2023年12月末までの2年間に行われた電子取引については、従来どおり紙にプリントアウトして保存することが認められていますが、2024年からはデータ保存が求められます。
特に、中小企業にとっては早急な対応が難しい背景から宥恕期間が設けられましたが、2024年からは改正電子帳簿保存法に対応しなければいけません。

電子保存は3パターン

電子帳簿保存法の保存区分は、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引データ保存の3パターンに分けられます。

電子帳簿等保存は、電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存することを指します。
つまり、会計ソフトで作成した帳簿書類や決算資料などを電子データのままで保存することです。

スキャナ保存は、紙で受領したり作成したりした書類を画像データとして保存することを意味します。
つまり、紙で受け取った請求書や領収書をスキャンして保存することです。

電子取引データ保存は、電子的に授受した取引情報をデータ保存することです。
領収書や請求書のように紙でやり取りした場合には、紙で保存しなければなりません。しかし、そういった内容をデータでやり取りした場合に、電子取引に該当します。

今までは、電子データとして受け取った請求書や領収書を紙に出力して保存することが許されていました。
しかし、2024年からはオリジナルである電子データのまま保存しなければいけません。

2024年までに電子帳簿保存法で必要な対応は？

2022年の改正で最も大きな変更点が、「電子取引の電子保存の義務化」です。従来、電子取引の電子データは、紙での保存が認められていました。
しかし、2024年からは宥恕措置が終わるので、データの電子保存への対応が求められます。

データの電子保存には、以下の要件に従わなければいけません。

・真実性の確保
保存されたデータの改ざんを防ぐために、タイムスタンプなどの措置や運用をおこなわなければいけません。

・可視性の確保
保存されたデータが誰でも確認できるように以下の要件をすべて満たさなければいけません。

具体的には、
①保存場所に、電子計算機（パソコンなど）、プログラム、ディスプレイ、プリンタとその操作マニュアルを備え付けて、画面や書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
②電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
③検索機能を確保すること
以上の3つが求められます。

電子保存は要件を満たさなければ認められないため、不安がある場合には電子帳簿保存法に対応したソフトを使うことをおすすめします。

電子帳簿保存法対応の会計ソフトを使うメリット

これから改正電子帳簿保存法に対応が求められる企業にまず検討をおすすめしたいのが、会計ソフトの導入です。
電子帳簿保存法対応のソフトを使うメリットを紹介します。

メリット①紙の書類保管が不要になる

会計ソフトを使って作成した帳簿や書類をそのまま電子保存すれば、紙に印刷してファイリング、保存する手間は必要ありません。
会計ソフトでデータ化することによって、紙の書類を保管するスペースや手間も不要になります。

メリット②法改正に自動で対応してくれる

電子帳簿保存法対応の会計ソフトを使っていれば、法改正があったとしてもメーカーが対応してくれます。
電子帳簿保存法はこれまでにも改正を繰り返しているほか、デジタル技術の進歩や普及も進みます。
今後の変化に対応するためにも会計ソフトの導入がおすすめです。

メリット③専門知識が不要

電子帳簿保存法で求める電子保存の要件は細かく設定されています。
専門知識がない人が、Excelなどで自作した書類を電子帳簿保存法に対応させるのは大変です。
電子帳簿保存法に対応した会計ソフトであれば、専門知識がなくても簡単に電子保存可能です。

メリット④内部統制が強化される

電子帳簿保存法が求める要件を満たすには、手間も時間もかかります。
しかし、電子帳簿保存法に対応したソフトを利用すれば、要件を満たした状態で業務を遂行可能です。
真実性の確保することによって、データの改ざんは不正が行われていない証明となり、内部統制を強化できます。

電子帳簿保存法対応サービスの選び方のポイント5つ

電子帳簿保存法に対応した会計ソフトを選ぶ時のポイントを紹介します。

ポイント①スキャナ保存要件に則った機能があるか

電子帳簿保存法には、スキャナ保存要件に対応できる機能があるかどうかを必ず確認してください。

①データ化した帳票にタイムスタンプを付与できるか
②帳票データ内の訂正削除記録が残る（もしくは訂正削除が不可能）

上記のどちらかの条件を満たした製品であれば、紙で受領した書類も電子データとして保存できるようになります。
紙の原本も破棄できるため、紙と電子データで両方を管理するといった煩わしい状態は発生しません。

ポイント②OCR機能が搭載されているか

紙の帳票をデータ化するためのOCR機能が搭載されているかどうかも重要なポイントです。
OCR機能とは、スマートフォンのカメラやスキャナを通じて紙の文書をデータにしてくれる機能です。
手入力で取引先や取り引き年月日や取引金額を記録することなく電子化できるため、管理業務が大幅に簡略化できます。

ポイント③保存できる書類の種類と機能は何か

どれだけ素晴らしいシステムでも自社に適していなければ意味がありません。どういった書類を保存できるのか、必ず確認してください。

電子帳簿保存法の対象である国税関係書類は、請求書のほか、見積書や納品書、領収など多岐にわたります。
会計システムを選ぶ時には対応可能な書類をチェックして、自社で扱うすべての書類を網羅しているものを選んでください。
請求書の管理や、領収書からの経費精算といった機能もあれば業務効率化にも貢献します。

ポイント④JIIMA認証を受けているかどうか

JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が認証したソフトウェアやシステム、ツールに与えられる認証です。
ITサービスマネジメント、ソフトウェアプロセス、ソフトウェア品質の3つの種類があり、
システムの品質マネジメント体制が整備されていると認められていることを意味します。

電子帳簿保存対応ソフトといってもいろいろな種類があり、多数の書類を電子化することに適したソフトもあれば、経費精算のシステム機能として電子帳簿保存ができるものもあります。
JIIMA認証を受けているシステムやソフトは、電子帳簿保存法の法的要件を満たしているため、個別に電子帳簿保存法やそのほかの税法に対応しているかチェックする必要がありません。
JIIMA公式サイトでは、電子帳簿ソフト法的要件認証製品一覧が公開されているので確認してみてください。

ポイント⑤コストがどのくらいかかるか

電子帳簿保存システムは、サービスによって料金やプランもまったく違います。検討する場合は、初期費用と毎月のコストも比較してください。

扱う書類の数や種類によって固定費用が変わるものもあるほか、機能を追加することでオプション料金がかかるものもあります。
総合的なコストと、自社の運用方法に合わせて適切なものを選ぶようにします。

【比較】おすすめ電子帳簿保存法対応サービス

改正電子帳簿保存法への対応として、インボイス保存を目的とした多くの企業がシステムの導入をスタートしています。
新しい会計ソフトやクラウドサービスを検討している人のために、おすすめの電子帳簿保存法対応サービスをまとめました。

freee経理

freee経理は様々なシステムと連携でき、会計業務を効率化してくれる会計ソフトです。
レポート作成機能があり、経営状況の把握や決定をスピードアップしたいと考えている企業にもおすすめです。
2023年10月から始まるインボイス制度の適格請求書も、電子帳簿保存法要件を満たして保存できます。

バクラク電子帳簿保存

バクラク電子帳簿保存は、スキャナ保存要件・電子保存要件それぞれに対応可能な会計ソフトです。
認定タイムスタンプの自動的に付与できる無料プランも提供されています。

バクラク電子帳簿保存は、直感的に操作しやすい点も大きな魅力です。新しいシステムを現場で導入することに不安がある企業にも適しています。

同じ株式会社LayerXが提供するバクラク請求書は、請求書を自動で読み取って入力補完、振込データの作成も可能です。経理の効率化を進める時にも活躍してくれます。

TOKIUM（トキウム）電子帳簿保存

TOKIUM電子帳簿保存は、あらゆる取引書類を電子化できるクラウド文書管理システムです。
国税関係の書類をすべて電子化して、ひとつのシステムで一元管理できます。

国税関係書類を代行で受け取り、すべて代わりにスキャンする受領代行が用意されている点もポイントです。
取引先から紙で渡される書類がある場合でも、手間をかけずに完全にペーパーレス化を実現します。

楽楽精算

楽楽精算は、経費申請時に添付した領収書や請求書をOCRで自動読み取りしてくれる経費精算システムです。
タイムスタンプを付与して電子帳簿保存法に対応した形で保存してくれます。
また、経費や交通費の申請、請求をシステム化できるので、業務効率化にも貢献します。

楽楽精算は、申請項目やレイアウト、承認フローといった項目を自由にカスタマイズできる点も魅力です。
従来の運用のままシステムを変えたい場合や、ほかのシステムからの乗り換えにも適しています。
サポートサイトがあるほか、導入時には専任のスタッフがサポートしてくれるので安心して任せられます。

invox（インボックス）電子帳簿保存

invox（インボックス）電子帳簿保存は、すべての国税関係書類を必要な取引年月日・ 金額・取引先を正確にデータ化、電子保存できるサービスです。
スキャナ保存にも対応していて一元管理を可能にしてくれます。日付や仕入先といった様々な条件であいまい検索ができるため、検索性の向上にも役立つシステムです。
タイムスタンプを付与できるほか、訂正や削除の履歴を残して10年間保存できます。

invox（インボックス）電子帳簿保存では、電子帳簿保存コンサルタントへの相談が含まれている導入サポートパックを提供しているので、電子帳簿保存法への対応に不安がある企業にもおすすめです。
また、運用開始までのチュートリアルや事務処理規程などのテンプレートも提供されています。

MOT文書管理

MOT文書管理は、クラウド上で多くの文書を管理できるサービスです。取引先からの請求書を代理受領してスキャン代行もおこなっています。
電子データはクラウド文書管理システムへアップロードされ、仕訳データ入力を代行するので、文書管理や会計処理のコストを大幅に削減可能です。

OCRで読み込みもできるので、多くの書類に関わる業務を任せられます。
書類の検索性を良くしたい、書類管理の手間を減らしたいといったニーズに対応してくれるサービスです。

弥生会計オンライン

弥生会計オンラインは、知名度が高い会計システムです。豊富なノウハウを活用した使い勝手の良さ、わかりやすい画面設計が魅力です。
会計の知識が少ない人でも使いやすく、取引データの自動取込みや自動仕訳で、入力ミスや仕訳がわからなくて悩むといった事態も起きません。

弥生会計オンラインは、電子帳簿保存法にもインボイス制度にも対応しており、証憑類を電子化できます。
ほかのサービスとの連携にも優れているので、請求業務や給与計算といったバックオフィス業務を効率化したい時にもおすすめです。

まとめ

改正電子帳簿保存法によって、企業の仕事は大きく変化します。
今までは紙に出力してきた書類も、電子データでの保存が義務付けられるようになります。
対応が遅れていた企業も電子帳簿保存法対応のサービスを利用すれば、時間や手間をかけることなく対応可能です。
自社に合ったサービスを選ぶために、各サービスの特徴を捉えて比較検討してください。

（編集：創業手帳編集部）

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