マニュアル作成はAIで作れる！やり方やメリットなどを詳しく解説！

AIを使ってマニュアル作成を効率化！

マニュアルは口頭よりも業務全体の流れや仕組みを理解しやすくなります。
さらに、何度も同じ指導をする必要がなくなるため、業務内容を統一化し、効率化を向上させるために欠かせないものです。
しかし、マニュアルの作成は作業工程を洗い出したり、わかりやすく文章をまとめたりと手間も多いです。
時間がかかることから、ついつい後回しにしている企業も少なくありません。

そこで今回は、AIを使ったマニュアル作成についてご紹介します。AIを使ってマニュアル作成をする方法をはじめ、メリットや手順、おすすめツールをお伝えします。
マニュアル作成を検討中の方は、ぜひ最後までお読みください。

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AIを使ったマニュアル作成をするには？

AIを、マニュアル作成に活用する場合、2通りの方法があります。ここでは、その方法を詳しく解説します。

一部だけ生成AIを使って作成する

生成AIを部分的に利用し、マニュアルを作成する方法です。
生成AIは、テーマを指示することで文章の生成・要約をはじめ、構成や翻訳、マニュアルの構成設計なども自動的に作成することができます

例えば、構成をAIに提示すれば、その内容に沿った文章を生成することが可能です。
また、ある程度下書きした文章をAIに提示すれば、文章の要約や編集はもちろん、校正もできるので、効率良くマニュアルを作成できます。

ただし、生成AIは学習したデータや一般的な情報を基に内容を生成します。
そのため、専門性の高い分野のように、データ量が乏しかったり、独自性が高かったりする内容を生成するのは苦手な傾向にあります。
したがって、生成AIを利用しマニュアルを作成するのであれば、事務や接客のように独自性が低く、各社共通する業務のマニュアル作成におすすめです。

AIと連携したマニュアル作成ツールを利用する

AIと連携したマニュアル作成ツールを利用する方法もあります。
例えば、Noco株式会社が提供するクラウドサービス「トースターチーム｣では、テンプレートに沿ってテキストや画像を入力するだけで、統一化されたフォーマットでマニュアルの作成が可能です。

マニュアルは作成する人によって表記ルールや文字サイズ、フォントなどに違いが出てしまうといったデメリットがあります。
しかし、マニュアル作成ツールを使えば、テンプレートに沿って進めていくだけなので、品質を均一化できます。
さらに、AIがマニュアルを自動生成する機能も備えているため、マニュアル制作にかかる時間を短縮し、コスト削減も期待できます。

AIと連携したマニュアル作成ツールは、マニュアルの共有が容易になる点もメリットとして挙げられます。
例えば、トースターチームなら作成したマニュアルをセキュリティ面でも安心なクラウドにアップロードできるため、必要に応じてパソコンやスマホからアクセスすることが可能です。

マニュアル作成の手順について

以下では、生成AIを使ってマニュアルを作成する手順をご紹介します。 各手順において大切なポイントも解説しているので、ぜひ参考にしてください。

1.作成する目的を明確に定める

まず、なぜマニュアルを作るのか、目的を明確にすることが大切です。
どのような場面で利用するのか、誰に読んでほしいのか、目的が曖昧なままでは、マニュアルの存在も曖昧になってしまい、徐々に存在を忘れられます。
きちんと運用されるマニュアルを作成するためにも、目的を具体的に考えましょう。

2.作成スケジュールを決める

目的を明確に定めたら、次は作成スケジュールを決定します。
例えば、新卒者向けのマニュアルなら、入社時期に活用できるようにするにはいつから始めれば良いのかを考えます。
製品開発ならスタートする時期に合わせて作成するのが望ましいでしょう。

いつまでに必要なのかを確認したら、作成までにどのくらい時間がかかるかを計算し、スケジュールを決めていきます。
なお、マニュアルは一度完成したらそれで終わりではありません。
利用者の声を聞きながら、必要に応じて追加や改善を繰り返し、完成度を高めることが重要です。そのためにも、スケジュールに余裕を持って組むことが大切です。

3.情報収集や整理をする

マニュアルでは、業務内容をいかにわかりやすく説明・解説できるかが重要であり、そのためには業務内容を正確に把握している必要があります。
偏った内容にならないためにも、できるだけ多くの人や部署から情報収集を行いましょう。情報が多いほど、より正確に全体像を把握することにつながります。
また、集めた情報をまとめ、優先順位を整理することで、わかりやすいマニュアル作成につながります。

4.構成設計を考える

どのようなマニュアルを作るのか、タイトルや見出しなどの全体の構成設計を考えましょう。構成が決まったら、目次や見出しを決めていきます。
全体の構成が定まると、盛り込むべき内容が見えてくるため、書きやすさはもちろんのこと、読む人にもわかりやすいマニュアルになります。

なお、マニュアルは業務全体の目的や理念、考え方を伝える役割を担っています。
しかし、使用者のポジションに合わせた目的や内容も併せて盛り込むことで、より各作業の意味や目的をわかりやすく伝えられます。

5.使用するITツールやフォーマットを決める

どの生成AIやITツール、フォーマットを使うのか、決めていきましょう。効率良くマニュアルを作成するためには、生成AIやITツールの活用は欠かせません。
特に最近は、マニュアル作成に特化したITツールやサービスも増えています。
マニュアル作成ツールは、フォーマットやテンプレートのほか、目次生成機能や文章生成機能も用意されています。
マニュアル作成経験に乏しくても効率良く作ることが可能です。

なお、フォーマットは自社の共有方法に適したものを選びましょう。ローカル保存可能なPDF形式やモバイルでの表示もできるWEBマニュアルなどがあります。

6.マニュアルを完成させる

構成が決まり、ある程度内容もまとまったら、一度マニュアルを完成させましょう。
マニュアルに限らず、何かを制作する作業は完璧を求めるほど終わりが見えず、キリがありません。
だからといって、いつまでもマニュアル作成作業を続けるわけにはいかないため、一度「完成」させ、区切りをつけることが大切です。
最初に決めたスケジュールや運用開始日を目安にすると良いでしょう。

7.試験運用・更新

マニュアルが完成し、内容に問題がなければ運用を開始します。マニュアルは新しく業務に就く人にとって、業務内容を効率良く把握できるものです。

しかし、これまで業務に就いていた人たちにとっても、マニュアルを確認し運用することは、日常の業務を見直し、改善するきっかけになります。
そのため、マニュアルを運用開始する際は、新規・既存に関わらず、全体でマニュアルの内容を実行することが大切です。
なお、運用する中で「ここはこうしたほうが良い」「ここは違う方法が良い」など変更点があれば都度更新することで、より業務を円滑に進め、効率性の向上につながるでしょう。

AIでマニュアル作成を行うメリットとは？

AIをマニュアル作成に活用するメリットについて詳しく解説します。なぜAIを活用するのかを知りたい方はぜひ参考にしてください。

作業の負荷が軽減し、効率化につながる

マニュアル作成時にAIを活用するまず第1のメリットは、作業にかかる負担を軽減し、効率良くマニュアルを作成できる点です。
マニュアルは誰が見ても業務や内容をわかりやすく理解できるものでなければならないこともあり、作成には手間がかかります。
そのため、現時点でマニュアルがなくても業務が回っている企業にとっては、日々の業務と並行してマニュアルを作成するのは負担も大きく、後回しにされがちです。

しかし、AIを活用すれば、文章の作成や要約、構成などマニュアル作成の中でも時間のかかる作業を短縮できます。
作業の負担を軽くできるため、日常業務と並行して進めることもでき、業務の効率化が期待できます。

マニュアルの活用が促進される

2つめのメリットは、マニュアルの活用促進が期待できる点です。せっかくマニュアルを作成しても、うまく活用されていないケースは少なくありません。
しかし、AIを活用すれば手軽にマニュアルを作成することができます。

ITツールを使ったマニュアルなら必要な場所にQRコードを設置するなど確認しやすい環境を整えることも容易です。
業務フローに特化したものを作り、使いやすい仕組みを導入することも可能なため、マニュアルの活用を促進し、業務の効率化や品質の向上につながります。

内容を平準化できる

3つめは、マニュアルの内容を平準化できる点です。マニュアルは作成する内容によって、携わる関係者が変わります。
担当する人が変われば、書き方や様式、言葉遣いも変わるでしょう。統一化するにはチェックしなければならない点が増え、作業の負担を増やす要因になります。

しかしAIを編集や校正に活用すれば、誤字はもちろん、表記ゆれや言葉遣いも自動的にチェックしてくれます。
さらに、ITツールを活用すれば、形式も整えてくれるので、作成者が違っても同じようにマニュアルを作ることが可能です。
負担を軽減しつつ、内容を平準化できるのもAIならではのメリットです。

マニュアル作成に活用できるおすすめAIツール

最後に、マニュアル作成に活用できるおすすめのAIツールをご紹介します。それぞれの特徴をまとめているので、ぜひ参考にしてください。

トースターチーム

トースターチームは、マニュアルを自動作成できるAIツールです。トースターチームは、マニュアルのタイトルを書くだけで、AIが自動でマニュアルを作成します。
AIが作成したあとは作成した内容を下書きに沿って編集するだけで業務マニュアルを作成できるので、未経験者にもおすすめのAIツールです。
トースターチームを活用すれば、下記のマニュアルも簡単に作成可能です。

• 申請書の書き方／提出手順
• ツール・ソフトウェアの使い方マニュアル
• お問い合わせマニュアル
• 接客マニュアル
• 危機管理マニュアル
• 営業・販促マニュアル／セミナー運営の手順書
• 機械の使い方マニュアル
• 機器の検査手順　　など

業務マニュアル・動画マニュアル・用語集の3つのマニュアルに対応しているので、用途に合わせて選ぶことが可能です。
3つある料金プランはいずれも有料ですが、初めて利用する方を対象に、無料トライアルも実施しています。

Bard

BardはGoogleが開発した文章生成AIツールです。対話型なのが特徴で、質問を入力すると、リアルタイムの検索データと連携し、回答を生成します。
ひとつの質問に対し、3パターンの回答を提示するほか、参照元のURLも表示してくれます。
質問を入力するだけで、マニュアルの構成や大枠を作成できるので、マニュアル作成にかかる負担や手間を大幅に作成できる点が魅力です。

また、Googleアカウントがあれば無料で利用できる点もメリットです。
しかし、まだリリースされたばかりということもあり、出力された情報が必ずしも正しいとは限りません。
質問内容によっては回答できないこともあるため、専門的な分野に関する利用には適してないことを覚えておく必要があります。

Notion

Notionはメモやプロジェクト管理ができるツールです。
用途に合わせてテンプレートが用意されており、「業務手順書」のテンプレートを使えばマニュアルの作成も簡単です。
生成AIツールではないものの、文章作成時にAIを選択することが可能です。そのため、説明文など文章を書くのが苦手な方でも手軽にマニュアルを作ることできます。

また、Notionでは作成したマニュアルの共有や更新が簡単にできる点も利用するメリットです。
PDFや文書ドキュメントで作成した場合、内容の修正・追加をするには都度アップロードしなければならないなど手間がかかります。
しかし、NotionはWeb上で更新できるため、簡単に修正することが可能です。
なお、Notionはビジネス向けの有料プランのほか、個人利用向けのフリープランもあります。

まとめ・マニュアル作成にAIを活用するメリットは大きい！

マニュアルを作成することは、「業務内容を統一化できる」「口頭のみよりも業務全体の流れや仕組みを理解しやすい」などメリットは大きいものの、作成に手間がかかる点がデメリットでした。
しかし、AIを使えばマニュアル作成にかかる業務を自動化し、効率化が図れます。
無料で利用できるツールもあるので、マニュアルを作成しようか悩んでいる方は、AIの活用を検討してみてください。

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（編集：創業手帳編集部）