コピー機の費用を抑える

創業期に適したコピー機の選び方とは？

業務用コピー機を導入する

創業後のオフィスには様々な形態があるが、自宅や賃貸オフィスで仕事をする場合には、当然、自身で電話・通信回線やOA機器を用意をする必要がある。電話や通信回線は起業家自身がプライベートで利用しているものを利用すれば済む事も多いが、コピー機はビジネス用途に耐えうるレベルのものを用意しておくと安心だ。

例えば、営業資料やチラシのような販促物、見積書・請求書・契約書など営業活動に直結する書類は、急きょ必要になる事も多いため、いざ必要になった場合は、印刷物の品質や処理能力は家庭用の機器では不十分なこともある。

また、近年はペーパーレス化の流れもあり、単に印刷機能だけではなくスキャナ機能や、コピー機の中に保存するデータの共有機能、 ファイルデータをパソコンからFAX送信できるPCFAX機能など、コピー機は多機能である。コピー機をうまく活用する事で生産性の高いオフィス環境を整えることが出来る。

業務用コピー機の方が家庭用より月額費用が安くなるケースも

創業時に意外とかかるコストとして、印刷物のランニングコストがある。例えば、印刷費とインクの費用を含めると、家庭用プリンターのコピー印刷のコストは1枚あたり65円〜85円、業務用プリンターの場合でも20〜25円という試算がある。

オフィス環境の総合コンサルティングを手掛けるスターティア社によると、一般的な社員10名程度の会社のコピー印刷にかかるコストは、5万円以上になるという。

1枚あたりの印刷費やトナー代を考えると、家庭用よりも業務用のコピー複合機の方が割安になる事も多いが、コピー機の購入は、創業期には大きな支出であるため、まずはスターティア社など専門の会社に見積もりを依頼して、コスト試算をお願いしてみると良いだろう。

コピー機の「リース契約」と「レンタル契約」を利用する

家庭用に比べてランニングコストを抑えられる業務用コピー機（プリンター機能を持つ複合機）であるが、ネックは購入費用だ。80万円を超える事も多く、特に創業期のキャッシュフローには大きな負担になる。

そこで、コピー機の「リース契約」もしくは「レンタル契約」という選択肢を検討したい。月々の支出を抑えられる上に、固定資産税もかからず、故障などトラブルの際にはサポートを受けられる。また、スターティア社の「コピホーダイ」のように、月数千円でリース契約できるプランも提供されている。

開業をトータルに支援するパッケージサービス

OA機器を提供する企業には、創業者向けに起業・開業のパッケージサービスを用意している企業も多い。例えばスターティア社の「開業支援パック」であれば、創業者にとって以下の様なメリットがある。
　　
①導入企業が多いため、価格が安い(取引先数57,000社、東証一部上場)
②コピー用紙代、インク代が込みのため、月々の費用を抑えられる(指定の機種に限る)
③サポート体制が手厚く、導入後のメンテナンスが安心
④コピー機以外にもオフィス環境整備全般の相談ができる

特に④に関しては、サーバーやネットワークの構築、 ブロードバンド化、モバイル活用、さらにはオフィスのレイアウト、内装、家具などの各種手配から設営・施工まで、オフィス環境の整備に関する全般的な相談が可能だ。開業支援パックのような起業・開業のパッケージサポートサービスを軸にして、あなたのオフィス環境を調えていくという方法も検討に値するのではないだろうか？

（取材協力：スターティア株式会社）
（創業手帳編集部）

創業手帳は、起業の成功率を上げる経営ガイドブックとして、毎月アップデートをし、今知っておいてほしい情報を起業家・経営者の方々にお届けしています。無料でお取り寄せ可能です。