会社設立に必要な34種類の書類について解説

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(2018/09/07更新)

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会社を設立するには手順に沿ってさまざまな書類を作成したり、提出したりしなくてはなりません。今回の記事では、会社の設立に必要な書類の一覧をまとめました。
なお、必要書類は会社の種類(株式会社、合同会社など)によって異なるものがありますが、今回は株式会社を設立する際に必要となる書類について説明します。

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会社設立に必要な書類は全部で34種類

株式会社の設立に必要な手続きはおおよそ5つの段階を踏んで行います。

  • どんな会社にするか決める
  • 定款の認証を受ける
  • 資本金を確保する
  • 法務局で登記する
  • 関係官庁に届け出る

※募集設立(発起人以外の出資者を募って会社を設立する方式)の場合、このほかに創立総会などが必要になります。

それぞれの段階で作成しなくてはならない書類がありますが、株式会社を設立するなら必要になる書類と、設立する会社の条件次第で、場合によっては必要になる書類とに分けることができます。

会社設立に必要な書類10種類

まずは、すべての株式会社が必ず用意しなくてはならない書類をご紹介します。

①定款
②発起人全員の印鑑証明書
③登記申請書
④登記すべき事項
⑤設立時取締役の就任承諾書
⑥印鑑届書
⑦払込みを証する書面
⑧法人設立届
⑨給与支払事務所等の開設届出書
⑩健康保険・厚生年金新規適用届

①定款

定款は会社の基本的な事項やルールを決めるものです。「どんな会社にするか決める」作業の核心です。最初に用意すべき書類のひとつであり、株式会社の設立手続き全体を通して必要になる重要な書類です。

②発起人全員の印鑑証明書

定款の認証を受ける際、発起人全員の印鑑証明書(各1通)が必要になります。印鑑登録していない場合はあらかじめ市区町村役場で登録する必要があります。

③登記申請書

法務局に登記申請する際に提出するメインの書類です。登記・供託オンライン申請システムで提供されている申請用総合ソフトを使ってオンラインで提出することもできます。

④登記すべき事項

登記簿に記載される内容をテキストデータで提出します。CD-RまたはDVD-Rにテキストファイルとして記録して提出するか、オンラインで提出します。オンラインで提出する場合は登記・供託オンライン申請システムで送信します。

⑤設立時取締役の就任承諾書

設立時取締役になる人が就任を承諾していることを示す書類です。

⑥印鑑届書

登記申請書に押す印鑑はあらかじめ登記所に印鑑を提出しなくてはなりません。(現実的には登記申請書の提出と同時の提出でも問題ありません。)法務局で登記するまでに印鑑を作成しておきましょう。

なお、③の登記申請書等をオンラインで提出する場合でも印鑑届書は紙で提出しなくてはなりません。(オンライン申請した場合は登記・供託オンラインシステムから付される申請番号または受付番号を印鑑届書の余白に記載して提出します。)
また、印鑑提出者(代表取締役、取締役)個人の印鑑証明書の添付が必要です。

⑦払込を証する書面

設立時に出資される金銭全額の払込を受けたことを証明する旨記載した書類です。

発起設立で金銭出資のみであれば、提出の際に預金通帳の名義人と、すべての払込みが確認できるページをコピーして添付します。

⑧法人設立届

法人登記が完了したら、税務署、都道府県税事務所、市区町村役場に法人設立届を提出します。

提出の際には定款、株主名簿、設立趣意書、設立時における貸借対照表をそれぞれ1部(資本金1億円以上の場合は2部)の添付が必要です。
都道府県税事務所、市区町村役場の書式は各自治体に確認してください。

⑨給与支払事務所等の開設届出書

1人だけの会社でも自身に支払う報酬も対象になります。

⑩健康保険・厚生年金保険新規適用届

1人だけの会社であっても加入義務があります。

場合によっては必要となる書類24種類


次に、場合によっては必要になる書類について説明していきます。

⑪定款認証に同席できない発起人の委任状
⑫発起人となる既存の会社の登記簿謄本
⑬株式申込書
⑭創立総会議事録
⑮払込金保管証明書
⑯登録免許税納付用台紙
⑰発起人の同意書
⑱登記申請の委任状
⑲設立時代表取締役を選定したことを証する書面
⑳設立時代表取締役の就任承諾書
㉑設立時代表取締役の印鑑証明書
㉒設立時取締役の本人確認書類
㉓設立時取締役全員の印鑑証明書
㉔設立時監査役の就任承諾書
㉕設立時監査役の本人確認書類
㉖設立時取締役及び設立時監査役の調査報告書及びその付属書類
㉗資本金の額の計上に関する証明書
㉘財産引継書
㉙弁護士等の証明書及びその付属書類
㉚不動産鑑定書
㉛有価証券の市場価格を証する書面
㉜検査役の調査報告書及びその付属書類
㉝株主名簿管理人との契約を証する書面
㉞株主名簿管理人の選定に発起人の過半数の一致があったことを証する書面

定款認証関連

⑪定款認証に同席できない発起人の委任状

定款認証を受ける際、同席できない発起人がいる場合は委任状が必要になります。定款認証手続き自体を第三者に委任する場合は発起人全員が委任状を提出することになります。

⑫発起人となる既存の会社の登記簿謄本

例えば子会社を設立する場合など、個人だけでなく既存の会社が発起人となることもできます。その場合は、定款認証を受ける際に発起人となる会社の登記簿謄本の提出が必要です。

募集設立の場合

募集設立とは、発起人以外の人からも出資を募って設立する方法です。

⑬株式申込書

株式を引き受けて出資する人が提出する申込書です。

⑭創立総会議事録

募集設立する場合は「創立総会」を行い、所定の事項を議決する必要がありますが、その議事録を作成し、登記申請時に添付します。

⑮払込金保管証明書

発起設立の場合には通帳のコピーの添付で良いとされていますが、募集設立の場合は金融機関から証明書を取ります。

登記申請関連

⑯登録免許税納付用台紙

登記申請時に「登録免許税」の収入印紙を貼付して提出する場合に作成します。オンライン登記申請して「歳入金電子納付システム」でATM、インターネットバンキング等から納付する場合は必要ありません。

⑰発起人の同意書

定款に一定の事項(「本店の所在地の詳細」「発起人が割当を受けるべき株数」「発起人が払い込むべき金額」「株式発行事項」「発行可能株式総数」「資本金の額」「資本準備金の額」)が定められていない場合は、それらについて発起人が同意したことを示す書類が必要になります。「本店の所在地を市区町村までの記載とした場合」に番地などの詳細な所在地をこの同意書に記すケースが典型的です。

⑱委任状

代理人に登記申請手続きを委任する場合は「委任状」を添付します。

代表取締役を定める場合

⑲設立時代表取締役を選定したことを証する書面

設立時代表取締役を選定した場合に、そのことを記録した書類です。取締役会を設置する会社は代表取締役の選定が必須なので、実質的にこの書面が必須。取締役会を設置しない会社は、代表取締役を選定した場合に必要になります。

⑳設立時代表取締役の就任承諾書

代表取締役を選任する場合、代表取締役になる人が就任することを承諾していることを示す書類です。

取締役会を置く場合

㉑設立時代表取締役の印鑑証明書

設立時代表取締役の就任承諾書に押した実印の印鑑証明書を添付します。

㉒設立時取締役の本人確認書類

設立時取締役全員の住民票記載事項証明書、運転免許証のコピーなどの本人確認証明書を添付します。

取締役会を置かない場合

㉓設立時取締役の印鑑証明書

取締役会を設置しない会社の場合は設立時取締役全員の印鑑証明書を添付します。

監査役を置く場合

㉔設立時監査役の就任承諾書

設立時に監査役を置く場合はその人が就任を承諾していることを示す書類を添付します。

㉕設立時監査役の本人確認書類

設立時監査役を選任した場合は住民票記載事項証明書、運転免許証のコピーなどの本人確認証明書を添付します。

現物出資がある場合

「現物出資」とは、資金以外のもので出資することです。事業に使う土地、建物、機械設備、自動車、他社の株式など、さまざまなケースがあります。

㉖設立時取締役及び設立時監査役の調査報告書及びその付属書類

現物出資がある場合など、会社法第28条に規定されている「変態設立事項」が定款に含まれる場合に作成します。

㉗資本金の額の計上に関する証明書

現物出資がある場合、または資本準備金がある場合に必要です。

㉘財産引継書

現物出資する人が出資する物品の明細などを記載して作成します。

㉙弁護士等の証明書及びその付属書類

現物出資がある場合で弁護士、公認会計士、税理士等が証明する場合に作成します。

㉚不動産鑑定書

土地や建物など不動産を現物出資する場合、不動産鑑定士の鑑定評価を受けます。

㉛有価証券の市場価格を証する書面

市場価格のある有価証券(例えば上場企業の株式など)を現物出資した場合に必要です。

㉜検査役の調査報告書及びその付属書類

現物出資が以下に当たらない場合は、検査役の調査と報告が必要になります。

  • 定款に記載した価額が500万円を超えない場合
  • 定款に記載した有価証券の価額が市場価格を超えない場合
  • 弁護士、公認会計士、税理士、不動産鑑定士等の証明を受ける場合

発起人は裁判所に検査役の選任を申立て、検査役は調査して報告書を作成します。

株主名簿管理人を置く場合

㉝株主名簿管理人との契約を証する書面

株主名簿に関する事務を信託銀行などに委託する場合は定款に定めておきます。株式上場には株主名簿管理人の設置が必要になります。

株主名簿管理人を置く場合に、契約が成立していることを示すために必要です。

㉞株主名簿管理人の選定に発起人の過半数の一致があったことを証する書面

株主名簿管理人を置く場合に、過半数の発起人が選定に同意した旨、記載します。

会社設立に必要な書類まとめ

ここまでに挙げた書類を一覧表にし、それぞれの作成や提出のタイミング、どのように取得してよいかと、その提出先についてまとめてみました。

なお、作成や提出のタイミングについては、先にふれた「5つの段階」

  • どんな会社にするか決める
  • 定款の認証を受ける
  • 資本金を確保する
  • 法務局で登記する
  • 関係官庁に届け出る

を使って表記してありますので、対応させた上で確認してください。

名称 必要条件 作成時期 提出時期 提出先 取得方法
①定款 必須 1 2(3通)4,5 公証役場、法務局、税務署ほか 作成する
②発起人全員の印鑑証明書 必須 1(あらかじめ市区町村役場で印鑑登録が必要) 2 公証役場 市区町村役場の窓口で取得
③登記申請書 必須 4 4 法務局(登記・供託オンライン申請システムで送信も可能) 作成する
④登記すべき事項 必須 4 4 法務局(登記・供託オンライン申請システムで送信も可能) 作成する
⑤設立時取締役の就任承諾書 必須 4 4 法務局 設立時の取締役が作成する。(決まった書式はない)
⑥印鑑届書 必須 4 4 法務局(③をオンライン提出する場合も、この⑥は紙で提出) 作成する。(書式は法務局窓口やサイトで取得。提出者個人の印鑑証明書が必要)
⑦払込を証する書面 必須 3 4 法務局 作成する。(決まった書式はない。発起設立で金銭出資のみなら、預金通帳の名義人と、全振込みが確認できるコビーが必要)
⑧法人設立届 必須 4の後 4の後 税務署、県税事務所、市区町村役場 作成する。(書式は税務署や国税庁のサイトで取得。定款、株主名簿、設立趣意書、設立時における貸借対照表の添付も必要。都道府県税事務所、市区町村役場の書式は各自治体に要確認)
⑨給与支払事務所等の開設届出書 必須 事務所開設から1カ月以内 4の後 税務署 作成する。(書式は税務署または国税庁のサイトから取得)
⑩健康保険・厚生年金保険新規適用届 必須 要件を満たしてから5日以内 4の後 年金事務所 作成する。(書式は年金事務所または日本年金機構のサイトから取得)
⑪定款認証に同席できない発起人の委任状 定款認証に同席できない発起人がいる場合 2 2 公証役場 定款認証に同席できない発起人が作成する
⑫発起人となる既存の会社の登記簿謄本 既存の会社が発起人となる場合 既存の会社の設立登記時に作成されている 2 公証役場 法務局で取得
⑬株式申込書 募集設立する場合 3(出資を募集する時) 4 法務局 作成する。(金融機関等の「株式申込取扱証明書」でも可)
⑭創立総会議事録 募集設立する場合 創立総会を行った時 4 法務局 作成する(決まった書式はない。所定の必要事項を漏らさないよう作成し、議長、取締役が記名押印)
⑮払込金保管証明書 募集設立する場合 3 4 法務局 出資金の払い込み口座がある金融機関で取得
⑯登録免許税納付用台紙 登録免許税を収入印紙で納付する場合 4 4 法務局 作成する(実質的には白紙に印紙貼付・契印するだけ)
法務局サイトの「株式会社設立登記申請書様式」にも含まれている
⑰発起人の同意書 定款に所定の事項を定めていない場合 4 4 法務局 発起人が作成する
⑱委任状 登記申請を代理人に委任する場合 4 法務局 作成する
⑲設立時代表取締役を選定したことを証する書面 設立時に代表取締役を選定する場合(取締役会設置会社の場合は必須) 設立時に代表取締役を選定した時 4 法務局 作成する。(決まった書式はない)
⑳設立時代表取締役の就任承諾書 設立時に代表取締役を選定する場合(取締役会設置会社の場合は必須) 設立時に代表取締役を選定した時 4 法務局 代表取締役が作成する。(決まった書式はない)
㉑設立時代表取締役の印鑑証明書 取締役会設置会社の場合 市区町村役場で印鑑登録が必要 4 法務局 市区町村役場で取得
㉒設立時取締役の本人確認書類 取締役会設置会社の場合 市区町村役場などで取得、またはコピーを作成 4 法務局 設立時取締役となる人が作成する
㉓設立時取締役の印鑑証明書 取締役会を設置しない会社の場合 市区町村役場で印鑑登録が必要 4 法務局 市区町村役場で取得
㉔設立時監査役の就任承諾書 設立時監査役を置く場合 4 4 法務局 設立時監査役となる人が作成する
㉕設立時監査役の本人確認書類 設立時監査役を置く場合 あらかじめ市区町村役場などで取得 4 法務局 市区町村役場などで取得、運転免許証のコピー、住民票など
㉖設立時取締役及び設立時監査役の調査報告書及びその付属書類 現物出資など変態設立事項が定款に含まれる場合 4 4 法務局 作成する
㉗資本金の額の計上に関する証明書 現物出資がある場合、資本準備金がある場合 4 4 法務局 作成する
㉘財産引継書 現物出資がある場合 3 4 法務局 作成します
㉙弁護士等の証明書及びその付属書類 現物出資を弁護士等が証明する場合 3 4 法務局 弁護士等から取得
㉚不動産鑑定書 不動産の現物出資がある場合 3 4 法務局 不動産鑑定士から取得
㉛有価証券の市場価格を証する書面 市場価格のある有価証券の現物出資がある場合 3 4 法務局 作成します
㉜検査役の調査報告及びその付属書類 一定の条件を満たす現物出資がある場合 3 4 法務局 検査役から取得
㉝株主名簿管理人との契約を証する書面 株主名簿管理人を置く場合 株主名簿管理人と契約したとき 4 法務局 作成する
㉞株主名簿管理人の選定に発起人の過半数の一致があったことを証する書面 株主名簿管理人を置く場合 株主名簿管理人を選定したとき 4 法務局 作成する

まとめ

今回は株式会社の設立に必要な書類についてまとめました。株式会社の設立に必要な書類は会社の条件によって少しずつ変わってきますので、自身の会社の内容に合わせて漏れのないように作成しましょう。

(執筆:創業手帳編集部)

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