人事評価システムの最適な導入タイミングは？事前に理解すべきポイントや手順を解説

人事評価システムを導入して問題解決を目指そう

人事評価システムを導入すれば、従業員の業績やスキルなどを客観的に把握するために役立ち、評価や管理などを徹底できます。
人事評価における課題解決に役立つため、問題を抱えている企業は人事評価業務を効率化するためにもシステムの導入を検討してください。
しかし、どのようなシステムなのか具体的に理解していない人もいるでしょう。

そこで今回は、人事評価システムの概要を解説すると共に、導入すべきタイミングやメリット、導入前に理解すべきポイントなどについて紹介していきます。
導入する際の手順についても解説していくので、人事評価制度の見直しを図りたいと考えている企業担当者は、ぜひ参考にしてみてください。

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人事評価システムとは

人事評価に関する業務を効率化するためのシステムが人事評価システムです。
目標の設定や成果基準の設定、振返りの記入やフィードバックの共有など、人事評価に関わるプロセスをシステム上で行えるITツールになります。

通常、メールやExcelを活用して管理していくため非常に手間のかかる作業です。
しかし、システム上で一元管理していき、シートの配布や回収、集計といった作業も自動化していくため、人事担当者の負担を大幅に削減できるようになります。

評価基準が統一され、データに基づいた客観的な評価ができるので、公平性が向上して従業員も納得のいく形で評価される点も特徴です。
公正な評価はモチベーションの向上にもつながり、離職防止にも貢献するでしょう。
また、近年ではAIといった最新の技術が搭載された人事評価システムも登場しているため、より効率的に評価や管理ができるようになっています。

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人事評価システムを導入すべきタイミングとは

人事評価システムの導入タイミングは、企業の成長段階や組織体制の変化によって異なります。
従業員数が増え、マネジメントの属人化や評価の不公平感が目立ちはじめた時が、導入を検討すべきサインです。
また、期首や決算期など経営計画を立て直すタイミングで導入することで、制度運用をスムーズに定着させることができます。

人事評価システムの導入が必要になるサイン

次のような状況が見られたら、システム導入の検討をはじめるのが望ましいです。

• 評価の基準が人によってバラつきがある
• 上司の感覚や主観で評価が決まっている
• 評価のフィードバックが十分に行われていない
• 従業員数が増え、エクセルや紙での管理に限界を感じる
• 昇給・昇格の判断に時間がかかる

このような課題は、企業規模が拡大するほど深刻化します。早めに仕組み化しておくことで、評価の透明性と納得感を高めることができるのです。

決算期に合わせたタイミング

人事評価システムを導入するベストなタイミングのひとつに「決算期」が挙げられます。
1年の予算は年度ごとに組まれており、期の初めから人事評価システムを導入すればスムーズに運用できるでしょう。
3月決算の場合の導入事例をみてみます。

• 評価期間：4月1日～3月31日
• 評価のタイミング：年に1回、1月1日に実施

決算期が終わってから評価を行う企業は多いですが、決算後は異動や人事配置によって評価者の立場が変わっているケースもあります。
しかし、上記のタイミングであれば人事異動だけではなく賞与計算にも支障が出にくいです。
また、1月1日～3月31日までの期間は見込み評価となってしまいますが、達成度に変動があった際には評価後に修正できるようにすれば問題ありません。

業績が良いタイミング

人事評価システムは業績が良いタイミングで導入したほうが良いといわれています。
業績が好調であれば利益が出て昇給や賞与の原資もあるため、どのように分配するかといった話ができるようになります。

しかし、業績が悪いタイミングで導入すれば、昇給原資や賞与原資のない状態なので、例え人事評価システムを導入して人事評価が良くても、「昇給ができない」「賞与を支給できない」「少ない額しか賞与を渡せない」といった結果に陥ってしまうでしょう。
人件費のコストカットをしなければいけない状況になれば、人事評価システムがコストカットやリストラの手段として使われることになるかもしれません。

その結果、「人事評価システムを導入したことで自分たちに不利益が生じた」と従業員は感じてしまいます。
人事評価システムに対してネガティブなイメージを持つ人が多くなれば、社内の雰囲気や従業員のモチベーションにも影響を与えてしまう可能性があります。

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人事評価システム導入のメリットと効果

人事評価システムを導入すれば、業務の効率化を図れるメリットが得られますが、そのほかにも様々なメリットを享受できます。
ここからは、導入することで得られるメリットや効果についての解説です。

評価の属人化を防ぐ

人事評価が属人化すれば、特定の評価担当者が不在になった場合に業務全体が滞ってしまいます。
退職するとなれば評価業務が停止してしまうため、組織全体が混乱するリスクもあるかもしれません。
また、同じ人しか評価に関われないとなれば、公平性も失われてしまうため、従業員のモチベーション低下を招くデメリットもあります。

しかし、人事評価システムを導入すれば属人化を防ぐことが可能です。上記のようなリスクも軽減できるため、企業にとっては大きなメリットです。

目標達成度を可視化できる

人事評価システムが導入されれば、従業員それぞれの目標がシステム上で可視化されます。
その結果、どのような行動が成果につながるのか、そのプロセスを意識しやすくなるため、業務に対する目的意識の高まりを期待できます。

モチベーションの維持や向上が期待でき、進捗確認もしやすいので従業員の自己管理を助ける要素としても役立つでしょう。

人材育成・配置の最適化につながる

前述したように目標達成度を可視化できれば人材育成にも役立ちます。進捗の確認や定期的な面談は成長を助けることにつながります。
目標から評価までの縦軸も一元管理できるため、部門を横断するようなプロジェクトを行う場合も、直属の上司以外の人が面談記録を見てアドバイスできるようになります。

また、人材配置の最適化を目指せる点もメリットです。
従業員それぞれの能力や経験、スキルなどをシステム上で一元管理でき、加えて主観や先入観を持たない評価ができるためです。
ミスマッチな配置が減少すれば、個人だけではなくチームにとっても成長につながる結果を期待できます。

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人事評価システムを導入する前に理解すべきポイント

人事評価システムを導入するにあたって、前もって理解しておくべきポイントを解説していきます。

主な機能について

まずは、人事評価システムを導入することでどのようなことを実現できるのか知るためにも、主な機能についての紹介していきます。

従業員の情報管理

人事評価システムでは、従業員それぞれの情報を一元管理できます。

• 経歴
• スキル
• 実績
• 保有している資格
• 参加した研修
• 異動履歴
• 住所
• 社会保険の状況　など

バラバラに監理されがちな情報をシステム上で一括管理できるので、必要な情報に素早くアクセスできる点が魅力です。配属先や人材開発を検討する際に役立ちます。

目標管理

会社の目標だけではなく個人の業務目標を明確化して保存できます。
目標の達成度合いはリアルタイムで可視化できるため、上司は目標達成に向けたアドバイスがしやすいです。
また、定期的に開催した面談の記録を残すこともできます。定期的に振り返ることで次の目標設定にも役立つでしょう。

評価管理

人事評価システムには様々な評価機能が搭載されています。その中から自社の人事評価方法に合ったものを選んで管理できる仕組みです。
評価基準を明確にできるので、客観的な視点で評価することができ、公平性のある評価を実施できます。主な評価の種類は以下の通りです。

・MBO評価
従業員が目標を決めて進捗や達成度合いを基にして評価する方法です。

・360度評価
上司だけではなく、同僚や部下など、複数の従業員がひとりの従業員を評価する方法です。

・コンピテンシー評価
優れた成果をあげる人の行動特性を基準にし、従業員を評価する方法です。

データ収集・分析

評価結果を蓄積して可視化することで、組織の人材戦略に役立てることが可能です。
評価項目ごとにスコア集計やグラフ化、レポートの作成ができ、その結果をもとにして人材の育成方針を立てられるほか、報酬制度の改善ができます。
部署別や評価者別の評価のばらつきも表面化されるため、評価基準の見直しや評価者の教育にも活用できます。

フィードバック支援

評価後の面談内容を記録し、共有する機能がフィードバック支援です。テンプレートを活用して記録されるため、内容の隔たりがなく、建設的な会話ができます。

定期的にフィードバックが行われることで、従業員の継続的な支援ができ、成長を促せます。上司と部下の信頼関係構築にも役立つでしょう。
また、行動目標や次回の面談日も記録できるため、業務の振返りや改善アクションの管理も可能です。

外部との連携

Excelで管理しているデータをCSV形式でまとめて出力でき、ほかのシステムとの連携も簡単に行えます。
自社ですでに使用していた給与管理システムや労務管理システム、コミュニケーションツールなどと連携すれば、業務効率化も目指せます。
また、他システムと連携すれば、人事情報が自動で反映されるので二重入力も防止可能です。

種類について

人事評価システムは大きく分けると3つのタイプがあります。それぞれの特徴を知り、自社にとって最適なシステムを見つけるために役立ててください。

クラウド型

インターネットを経由してサービスを利用できるタイプがクラウド型です。
ユーザー数に応じて月額費用が発生するサービスや、一定のユーザー数であれば固定料金で利用できるものもあります。
インターネット環境さえあればどこからでもアクセスでき、環境構築にかかるコストや時間を比較的抑えられる点がメリットです。

ただし、インターネット回線が悪い場所では使いにくさを感じるため注意してください。

オンプレミス型

自社内に専用サーバーを置き、専用のソフトウェアなどをインストールして運用するのがオンプレミス型です。
自社内にサーバーを設置するので、情報流出のリスクを抑えることができ、トラブルが起きた際にも対応しやすいです。カスタマイズのしやすさも魅力になります。

ただし、初期費用が高く、運用をスタートするまでに時間がかかる点がデメリットです。

パッケージソフト型

パッケージソフトを購入してパソコンにインストールして使用するタイプがパッケージソフト型です。インターネット環境がなくても使用できます。
ソフトを購入するため初期費用がかかりますが、ランニングコストは発生しません。不正アクセスや情報流出といったリスクが抑えられる点も魅力です。

ただし、ソフトをインストールしたパソコン上でしか使用できません。複数にわたる部署間での情報共有がしにくく、リモートワークにも対応していない点に注意してください。

人事評価システムを導入する手順

最後に、人事評価システムを導入する際の手順を解説していきます。

1.目的を明確化させる

システムを導入するためにも、まずは導入する目的を明確化させます。

• 公平性のある評価をしたい
• 業務の効率化を図りたい
• コストを削減したい　など

目標が明確になればシステムに求める条件も具体化されます。サービスの選定もしやすくなるでしょう。

2.現状の評価制度の見直しをする

システムを導入する前には、現状の評価制度の見直しも必要です。
例えば、評価項目が抽象的すぎる場合や現場にとって運用しにくい内容であれば、制度そのものの見直しが必要になります。
評価者ごとの基準にバラつきがあれば、システムを導入しても課題が残ったままとなります。
導入するタイミングで評価制度を整理して、システムと制度の両方が機能する仕組みを確立することからはじめてみてください。

3.自社の課題を洗い出す

自社にとって最適なシステムを導入するためにも、課題の洗い出しを行ってください。
課題を解決できないようなシステムを選べば、導入後に以下のような問題が発生してしまいます。

• 高機能すぎるシステムを導入して持て余す
• 機能が不足して業務改善が難しい
• 操作が複雑で利用の定着化が難しい
• 評価手法が自社に合わない

人事評価システムを導入することだけが目的にならないよう、解決したい問題を明確にして最適なシステム選びをしてみてください。

4.必要な機能を考える

目的や課題を踏まえた上で、必要な機能を考えてください。
その際には不要な機能の洗い出しやサポート体制への要望なども行うと、システムの選定時に判断がしやすくなります。
また、予算や利用人数、導入時期も決めると、スムーズな導入に役立ちます。

5.自社に合う人事評価システムを選ぶ

必要な機能を考えたら、自社に合う人事評価システムを実際に選んでいきます。
その際には、複数のシステムをピックアップして資料請求や体験版の利用を通じて比較することが大切です。

機能の充実性や使いやすさ、サポート体制や導入実績など、あらゆる点を比較して自社に合うシステムを選んでいきます。
また、実際に業務で使用する担当者の意見を聞くことも大切です。

6.導入準備を進める

システムを選んだ後には導入準備を進めていきます。契約やシステムの設定、既存データの移行や説明会の実施、運用マニュアルの制度などが具体的な内容です。
これまでと人事評価制度が大きく変わる場合には、従業員が不安になる可能性もあります。納得してもらえるよう、しっかりと説明を行うことが大切です。

7.導入し改善を重ねる

導入した後は、新しいシステムに慣れていないため混乱が生じてしまうケースもあります。
そのため、システムが浸透するまでは手厚いサポートを用意しておくと安心です。

また、導入後は定期的に見直しを行い、利用状況を確認してフォローアップをすることで、システムの効果を最大限に引き出せるようになります。
課題が見つかった際には改善してください。

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まとめ・準備を徹底して自社に最適な人事評価システムを導入しよう

人事評価システムを導入すれば、公平性のある評価ができるようになります。人事評価業務の効率化を目指せるだけではなく、人材配置の適正化や人材育成にもつなげられます。
最適なシステムを導入するためにも、紹介したポイントを参考に準備を進めてみてください。

創業手帳（冊子版）では、人事評価に関する情報や業務効率化に役立つ情報を多数掲載しています。制度の見直しに役立てるためにも、ぜひ参考にしてみてください。

（編集：創業手帳編集部）