電子帳簿保存法でファイル名のルールはある？付け方やデータの送付・保存の注意点

電子帳簿保存法におけるファイル名のルールを確認しよう

2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行され、国税に関する帳簿や書類のデータ保存に関する抜本的な見直しが行われました。
2023年12月末までの電子取引はこれまでと同じようにプリントアウトして保存しておけます。
これは準備期間が短く、個人事業主や中小企業の対応が難しいと判断されたため、認められた対策です。
電子帳簿保存法に対応するには、ファイル名のルールも確認しておかなければいけません。

今回は、電子帳簿保存法やそのルールなどについて詳しく解説していきます。

電子帳簿保存法への対応は大企業のみでなく、個人事業主にも関係がある改正です。ただ実際にどのような対応をしたらよいか、イマイチわからない方多いようです。そのようなまだ電帳法改正にイメージがわかない人は、是非この「電子帳簿保存法改正　対応ステップシート」をご活用ください！対応が必要な事を網羅しつつ、最低限、いつまでにどの程度対応しておいたら問題ないのかをわかりやすく解説！無料でご活用いただけます。

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電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法は、書類の電子データで保存することに関する法律です。まずは、この法律がどのような内容になっているのか解説していきます。

書類の電子データで保存することに関する法律

電子帳簿保存法は、帳簿や領収書、請求書などの保存処理にかかる負担を軽減するために、電子データによる保存を認める法律です。
電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引という3つの区分に分けられます。

電子帳簿保存は、コンピューターなどで電子的に作った国税関係帳簿書類の電子保存を認めるものになります。
スキャナ保存は、自分自身で作成した紙の書類の控えや取引先から受け取った紙の請求書などを一定の要件に基づいてスキャンし、電子データの保存を認めるものです。
電子取引は、契約書や注文書などの取引きに関する情報を紙ベースではなく、電子データで行った場合の保存について定めています。

電子帳簿保存法の対象となる事業者

電子帳簿保存法の対象となるのは、すべての企業や個人事業主です。所得税・法人税の保存義務者が対象になるためです。
企業の規模はどのくらいか、法人と個人事業主のどちらかなどの違いに関わらず、すべての事業主が電子帳簿保存法の対象になると考えて問題ありません。
つまり、事業を営んでいる方にとって大きな変化になります。特に、電子取引における電子データ保存は、すべての事業者が対応できるような体制を整えなければいけません。

2024年1月以降は電子取引でやりとりした書類の保存が義務化されるため、電子取引がある場合は2023年12月31日までに対応方法を決め、実行する必要があります。

電子帳簿保存法の対象となる書類の種類

電子帳簿保存法の対象となる書類は、電子帳簿保存とスキャナ保存で異なります。対象となる書類の種類は以下のとおりです。

【電子帳簿保存の場合】
電子帳簿保存は、希望者のみの対応です。要件を満たすと、過少申告加算税の5％軽減措置が適用になります。
そのために必要な書類は以下のようになっています。

• 仕入帳
• 総勘定元帳
• その他必要な帳簿（売上帳や仕入帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、賃金台帳、固定資産台帳など）

【スキャナ保存の場合】
スキャナ保存も、希望者のみの対応です。

書類の種類	具体的な内容
重要書類	・契約書 ・納品書 ・請求書 ・領収書 ・預金通帳 ・小切手 ・約束手形借用証書 ・預り証 ・送り状 ・振替依頼票 など
一般書類	・見積書 ・注文書 ・検収書 ・貨物受領証 ・口座振替依頼書 など

電子帳簿保存法でのファイル名のルールとは？

請求書は、電子帳簿保存の検索要件に則ったファイル名で保管することが定められています。
続いては、電子帳簿保存法でのファイル名のルールにはどのような内容が盛り込まれているのか、解説します。

受領した電子データは検索要件を満たしたファイル名にする

ファイル名の付け方に関する法的なルールは設けられていませんが、取引年月日などの日付、取引きの金額、取引先などを同じ順序で入力するのが望ましいとされています。
ただ、情報を過不足なく盛り込むだけでは、どこにファイルがあるのか見つけるのが大変になってしまいます。

そうなることを防ぐためにも、一定のルールに基づいた順序で列挙するのがおすすめです。
情報を過不足なくファイル名に盛り込めれば、探しやすくなります。
ただし、あまりにもファイル名が長くなると見づらくなってしまうので、取引金額など長くなりそうな部分は省いても問題ありません。
Excelなどの牽引簿を作成したり、検索要件に対応しているシステムを導入したりすると、より検索しやすくなります。

取引先に送る電子データはシンプルなファイル名にする

取引先に請求書をメールで送る際、改ざんを防止するためにWordやExcelをPDF化してから添付するのが望ましいです。
その時のファイル名は、できるだけシンプルなものがおすすめです。

しかし、「請求書」だけしか書かれていないと、どの請求書か判断するのが難しくなり、混乱を与える可能性があります。
請求書の内容が伝わるような簡潔なファイル名にするのが無難です。具体的には以下のようなファイル名がわかりやすいと考えられます。

• 「2023年11月 社屋新築工事費用請求書 〇〇社」
• 「10月 印刷用紙代請求書 △△社」
• 「【請求書】202311 建築資材 ××社」

後からファイル名で検索を書ける可能性もあるため、請求月や取引先、取引内容がわかるようにしてください。どの請求書も同じパターンにするとより検索しやすくなるでしょう。

ファイル名の日付は請求年月日にする

ファイル名の日付に関しては、請求年月日にするのが一般的です。
請求年月日4月30日となっている請求書のファイルが5月1日に電子メールで送られてきた場合は、ファイル名には「0430」や「4月30日」と記載しておけば問題ありません。
請求書の日付は、基本的に請求書を発行した日になります。それと同じ考え方で問題ないということです。
すでに作成した請求書の場合は、送付する日付を記載するケースもあるので、臨機応変に対応してください。

ファイル名の取引金額は帳簿の処理方法に合わせる

ファイル名に記載する取引金額は、税込か税抜かで迷ってしまうケースもあります。
基本的には帳簿の処理方法に合わせるべきとされているので、税込経理方式と税抜理方式のどちらを採用しているかによって変わります。

しかし、受領した国税関係書類に記載されている取引金額を検索要件の記録項目にしても問題ないため、わかりやすいほうを選択してください。
どちらにするかという点は社内で共有しておかないと、ファル名がわかりにくくなる可能性もあります。そのため、社員への周知は必要不可欠です。

電子データの送付・保存に関する注意点

電子データの送付や保存をするにあたって、いくつか把握しておくべき注意点もあります。
続いては、具体的にどのような注意点があるのかピックアップして解説していきます。

フォルダ分けやフォルダ名付けは適切に行う

電子帳簿保存法では、文書の保存期間が設けられており保存期間は法人で基本7年（最長10年）、個人事業主で基本5年（最長7年）です。
長期的にフォルダに残しておかなければいけないので、フォルダ分けやフォルダ名付けは適切に行わなければいけません。
年度別のフォルダ内に会社ごとのフォルダを作成しておくと、検索もしやすくなります。

さらに会社ごとのフォルダに、見積書や請求書、領収書等のフォルダを作れば、よりわかりやすくなります。
しかし中には、細かくフォルダを分けると保存が面倒になると感じる社員がいる場合もあるため、社内でどのような保存方法にするか話し合うようにしてください。

改ざん対策のために送付する請求書はPDF形式にする

請求書の作成にはWordやエクセルを使うケースが多いですが、そのまま送ってしまうと受け取った側が取引内容や金額などを書き換えてしまい、改ざんされるかもしれません。
しかし、PDFに変換して送信すれば、簡単に内容を改ざんできなくなります。
そのため、電子請求書のフォーマットに適した方法だといえます。
電子帳簿保存法では、PDFファル形式で送付した電子請求書データは、請求書の控えとして電子取引制度の電子保存の対象になります。
データの適切な保存が義務付けられているので忘れないようにしてください。

そのほかにも、クレジットカードの利用明細データやペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機の利用なども電子取引に該当するとされています。

電子印鑑に対応する

PDFなどの電子データ化された請求書に押印がないと、正式な証憑書類として認めてもらえないと考える方も少なくありません。
しかし実際は、押印に法的な拘束力はなく、慣行的なものでしかないのです。
2020年には政府が、書面への押印は特別な事情がある場合を除いて必要ないと明言したことにより、押印廃止が主流になっています。

しかし、取引きの場面ではまだ押印が必要なケースも多いです。
そのような時にスムーズに進めるためには、電子印鑑や印鑑をスキャンした画像の貼り付けで対応できるようにしておくと安心です。
押印後の再データ化は手間もかかるので、このような方法をおすすめします。

スキャナ保存は要件をよく確認する

スキャナ保存の要件には、真実性と可視性の確保が含まれています。真実性は、スキャナ保存する時の改ざんや削除を防ぐための対策です。
可視性は、税務調査の時にすぐ検索できる状態にしておき、明瞭な表示を求めるものです。
特に気を付けたいポイントは以下の3点となっているので、把握しておいてください。

• 白黒スキャン（グレースケール）が認められるのは一般書類だけ
• 書類のサイズが大きくて、1回でスキャンできない場合は何度かスキャンしても問題ない
• スキャンした書類は一定期間保持する

そのほかにもタイムスタンプの付与や電子計算機処理システムの開発関係書類などの備え付け（システム概要書・操作説明書・システム基本設計書）などの要件もあります。
細かい部分までしっかり確認しておいてください。

電子帳簿保存法に違反した場合どうなる？

ファイル名のルールを含む電子データの保管・管理のやり方を誤ってしまうと、電子帳簿保存法違反となり罰則を科せられる可能性があります。
違反した場合、どのような罰則を受けることになるのか解説していきます。

青色申告ができなくなる

電子帳簿保存法に違反すると、青色申告が取り消されてしまいます。青色申告ができなくなってしまうと、最大65万円の特別控除が受けられなくなります。
また、赤字の繰り越しができなくなるというデメリットも生まれるので、違反するのは避けたいと考える企業や個人事業主が多いです。
ただし、違反してもすぐに青色申告の取り消しが行われるわけではありません。
書面など電子データ以外で確認できれば、特段の理由がないのに青色申告が取り消されてしまったり、金銭の支出がなかったものと判断されたりすることはないと国税庁が発表しています。

つまり、書面などが残っていて、しっかりと確認できれば、すぐに青色申告ができなくなるわけではないといえます。

支払う税金が増える

青色申告が取り消されてしまった場合、白色申告をすることになります。白色申告だと、最大65万円の特別控除も受けられなくなってしまいます。
また、国税関係帳簿書類にミスが多いと、税務署による推計課税が行われる場合もあるので、支払う税金が多くなることも念頭に置いておかなければいけません。

推計課税は、所得税や法人税の税額を税務署が推定し、課税することです。
金額は税務署の判断によるため、多くの税金を課せられる可能性もあります。
電子データで悪質な改ざんが行われている、隠ぺいしているなどに不正が明らかになった場合、通常の追徴課税（35％）に10％加重して納めなければいけない点にも注意が必要です。

会社法違反で過料を請求される

会社法違反とみなされ、過料を請求される場合もあります。会社法第976条には、帳簿や書類の記録・保存に関する規定が盛り込まれています。
規定に反したり、虚偽の記帳を行ったりすると、100万円以下の過料が科せられるので要注意です。
過料を請求されないようにするには、電子帳簿保存法だけではなく会社法に関する知識も必要になります。
会社や自分自身が行っている事業を守るためにも、法律に関する基本的な知識は必要不可欠です。

罰則を受けることになると、周りからの信頼も失うことになりかねません。
取引先などとの関係を維持するためにも、電子帳簿保存法や会社法に関する理解を深め、適切な施策を日々行うことが重要になります。

JIIMA認証の電子帳簿保存法システムの導入がおすすめ

電子帳簿保存法に対応するには、新たなシステムの導入がおすすめです。
電子帳簿保存法は対応しなければいけない項目も多く、社内で運用するには担当者の負担が大きくなる可能性が高くなります。

そのような事態を回避するために特におすすめなのは、JIIMA認証の電子帳簿保存法システムです。
JIIMA認証の電子帳簿保存法システムは、要件を満たしていると判断されたものになります。
そのため、認証を受けたソフトウェアやソフトウェアサービスを利用すれば、法律に関してそこまで詳しくない方でも適切な税務処理業務を遂行できます。

まとめ

電子帳簿保存法に適切に対応するためにも、細かいルールをしっかりと確認しておかなければいけません。
まだ対応ができていない場合は、対応できるように早急な準備が必要です。

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創業手帳・代表 大久保の解説

（編集：創業手帳編集部）