Zoho Mailを導入して安全で効率的にコミュニケーションを取れる環境を構築しよう

Zoho Mailの機能や魅力とは？Zoho Workplace全体のパッケージ導入のメリットも紹介

現代のビジネスにおいて、メールでのコミュニケーションは日々の業務推進の土台となります。一方で、メールで使用する通信ネットワークへのサイバー攻撃やメールを発端とした情報流出は、企業が対策すべき課題の一つです。また、メールツールが非効率的だと、社員は日々のコミュニケーションのストレスを感じるでしょう。

Zoho Mailはセキュリティ面であらゆる国際基準に準拠していて、信頼のおける企業向けメールツールです。ユーザービリティにも配慮し、社内外の活発で効率的なコミュニケーションを促進します。今回の記事ではZoho Mailと、Zoho Mailを含む企業向けパッケージであるZoho Workplaceが選ばれる理由についてまとめました。

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Zoho Mailとは？

Zoho Mailは、ゾーホージャパンが提供する企業向けのメールサービスです。ビジネス用メールプロバイダとして10年以上の実績があり、セキュリティ・安全性やパソコン、モバイル双方でのユーザビリティの高さなどが評価されて、全世界で1,600万人のユーザーから信頼を得ています。

Zoho Mailは、日本をはじめ、アメリカ、ヨーロッパ、中国、インドにデータセンターがあります。世界最高水準のセキュリティを活かして、99.9%の稼働率を実現させています。送信時はもちろん、保存時や転送時なども暗号化を行い、セキュアな環境で利用可能です。

Zoho Mailが選ばれる7つの理由

Zoho Mailは、以下のような点が評価され、世界中の企業で利用されています。

• セキュリティの高さ
• 多様なツールとの連携
• チームの共同作業の円滑化に寄与
• 万全の迷惑メール対策でクリーンな環境を維持
• モバイルアプリで外出先でも使いやすい
• 他ツールからのスムーズな移行
• AIの力で業務効率化を支援

これらの魅力的な特徴について、詳しく紹介していきます。

セキュリティの高さ

Zoho Mailでは、安全性の高いメール環境を実現するセキュリティの高さが特徴です。物理的セキュリティーやユーザーのプライバシー保護、メールデータの保護など、多面的な対策により、安全なメールでのコミュニケーションを可能としています。

GDPR、HIPAA、SOC 2 Type II など、国際的なデータプライバシーおよびセキュリティ基準にも準拠しており、リスク管理の面で企業の要求水準に応えられるメールサービスです。

多様なツールとの連携

Zoho Mail は、他のCRMやMAなどZoho製品/サービスはもちろんのこと、サードパーティ製アプリとも連携可能です。すでに社内で導入している環境とシームレスに接続ができるため、スムーズに導入を進められます。また、すでに使用しているさまざまなツールと連携して、効率的な作業環境を実現可能です。

チームの協働作業の円滑化に寄与

チームの協働作業の円滑化に役立つ機能が充実しているのも、Zoho Mailの特徴です。下書きのメールを同僚と共有して、送信前にフィードバックをもらったり、共有やフォルダ共有、Streams（チャット型のコミュニケーション）上での連携など、メール機能を軸に、関連のメンバーと柔軟なコラボレーションが可能です。

万全の迷惑メール対策でクリーンな環境を維持

Zoho Mailには、迷惑メール対策機能も備わっています。サイバー攻撃への対策は、ネットワークのセキュリティを強化するだけでは不充分です。フィッシングメールを通じて被害を受けたという事例も少なくありません。

Zohoでは、迷惑メール対策も万全で、社員がうっかりメールに引っかかって企業にとって脅威となるリスクを防げます。また、受信ルールなど多彩な機能により、メールの見落としを防ぎ、必要な情報を、いつでもすぐに見つけられる状態を実現します。

モバイルアプリで外出先でも使いやすい

Zoho Mailのモバイルアプリを活用すれば、外出先からでもスムーズなメールコミュニケーションが可能です。メール送受信や添付ファイルの閲覧など、日常業務の多くがモバイル端末からでも対応できます。外出先でパソコンを開くことなく、円滑なコミュニケーションが可能です。

他ツールからのスムーズな移行

Zoho Mailなら、他のツールからシステムを移行するのもスムーズです。既存の膨大なメールデータを安全かつエラーなく移行できるシステムを整備しています。さらに、万が一トラブルや困りごとが発生した時のために、環境移行のサポート体制も充実しています。数十万通規模の全社のメールをたった一晩で全てZoho Mail環境に移行させることも可能です。

AIの力で業務効率化を支援

Zoho Mailには、AIが搭載されていて、日々のメール関連業務をサポートします。たとえば、長文メールを要約したり、返信文案の作成を行なってくれたりする機能が付与されています。

メール文章の理解や返信対応を効率化することで、日々の業務を円滑に遂行する手助けをします。メール文案については、繰り返し修正することも可能です。また、AIであるため、過去の対応内容に基づいて、要約や文案は洗練されていきます。

※ 現在、一部の機能は英語でのご利用に限られます

Zoho Mailの主な機能

Zoho Mailは、Google MailやOutlookにも引けを取らない、充実した機能と高度なセキュリティ性が特徴のメールサービスです。次のような機能について、さらに詳しくみていきましょう。

• 多機能なメールアプリ
• ビジネス用カスタムドメインの構築
• セキュリティ・プライバシー保護
• どこでも安定したアクセスを実現
• Streamsで協働や連携を促進
• AI Ziaが快適なメール作業を支援

多機能なメールアプリ

Zoho Mailは、次のような機能を兼ね備えたメールアプリです。

• メール
• カレンダー
• メモ
• 連絡先

メールでは、メッセージの送受信はもちろんのこと、カレンダー、ToDo、メモ、連絡先の情報が全てまとめられています。メールのメッセージや送受信情報から、カレンダーや連絡先などに連携して、統合的な管理が可能です。仕事上の連絡先の整理やスケジュール・ToDo管理まで、Zoho Mail一つで完結します。

ビジネス用カスタムドメインの構築

Zoho Mailでは、それぞれの企業にカスタムドメインを構築します。現代において、メールは企業間・組織間のコミュニケーションの土台です。

カスタムドメインは、日常的なメールコミュニケーションを通じて、企業のブランドを明確にし、また信頼性の向上に役立ちます。ドメイン名を社名や主要なサービス名等にすることで、受信者は企業・サービスのブランドを認知します。

受信者は、ドメイン名をWeb上で検索してブランドの詳細情報を把握することも可能です。一貫したドメイン名の活用が、ブランドマーケティングの一役を担います。

Zoho Mail導入時には、まずドメインを作成し、その上で各社員向けの個別メールアドレスを生成していきます。このルールにより、社員が増えても組織全体で一貫性のあるアドレスを所持できます。また、チームごと、役割ごとなどのグループメールアドレスを作成することも可能です。

セキュリティ・プライバシー保護

Zoho Mailには、大企業の要求水準を満たす高度なセキュリティ・プライバシー保護の仕組みが備わっています。

• 物理的セキュリティー：データセンターに最高レベルのセキュリティ環境を構築
• メールデータ保護：最先端のツールを導入し、メールデータの流出や消失を防止
• メール暗号化：送受信やデータ保存時の暗号化により不正アクセスを排除
• 安全なメールアクセス：複数端末からのログインしてプライバシーを保護
• 認証/コンプライアンス：セキュリティに関する複数の国際基準にて企業

物理面・システム面での複数のセキュリティ・プライバシー保護機能により、安全なメールコミュニケーションの環境を実現させています。

また、Zohoは以下のようなさまざまな国際基準を満たしています。

国際基準を満たすレベルのコンプライアンスとセキュリティを導入することで、企業の信頼性やガバナンスに対する評価向上にもつながります。

どこでも安定したアクセスを実現

Zoho Mailでは、オフィス内外を問わず、快適なメールアクセス環境を提供しています。

• デスクトップアプリ
• モバイルアプリ
• オフライン

オフィスPCでは、デスクトップアプリ「Zoho Mailライト」を通じて、Zoho Mailの快適で安全なメール機能を利用可能です。また、モバイル向けにはZoho Mailアプリを展開しています。外出先からでも、Zoho Mailを通じて円滑なコミュニケーションが可能です。なお、管理者向けには、Zoho Mail Adminアプリをリリースしています。

Zoho Mailでは、オフラインでも次のような機能を利用できます。

• 最近のメールの確認
• 送信トレイ内でのメールの保存
• 下書きメールの保存

また、デスクトップアプリのZoho Mail アプリなら、ワンタッチでオンライン・オフラインを切り替えられます。誤送信を避けたい重要性の高い内容を扱う時や、ネット接続できない状況のときにもメールチェックや文章作成の準備を進められます。

Streamsで協働や連携を促進

Zoho Mailの機能の一つとして、Streamsというチャット型のコミュニケーションツールを利用可能です。同じくZoho Mailのアカウントをもつ相手同士と、チャットベースでメールのスレッドを増やすことなく会話ができます。

メールだけだと、受信メールの掘り起こしに手間がかかるケースも少なくありません。Streamsを使用することで、
旧式のメールと新世代のソーシャルメディアの長所を組み込めます。

AI Ziaが快適なメール作業を支援

Zoho Mailに備わったAI「Zia」がさらにメールでのコミュニケーションを効率化します。Ziaを活用すると、たとえばメール作成時には、文脈を認識してオートコンプリート方式でメールの文章案を表示します。メールを打ち込む文量が減るため、文章作成にかかる手間が減ります。

さらに、Ziaではメール全体のコンテンツを即座に生成してもらうことも可能です。これまでのメール文章などを学習しながら、パーソナライズされた自然なメールを生成してくれます。文章の細かい表現を考える手間を削減するとともに、プロフェッショナルな内容・表現により相手との信頼構築にも役立ちます。

最後に、これらのAIを活用した文章は、指示することにより何度でも書き直しが可能です。書き直しを依頼することで、さらに洗練された文章作成が実現します。

※ 現在、一部の機能は英語でのご利用に限られます

Zoho Workplaceのパッケージ導入が、さらに快適な業務環境を実現する

Zoho Mailは、ゾーホージャパンが提供する企業向けツール「Zoho Workplace」のひとつです。Zoho Mail単体での購入もできますが、Zoho Workplaceのパッケージを一括で購入すれば、メールを含む、あらゆる日常業務やコミュニケーションの効率化が実現します。

そこで、Zoho Workplaceの魅力についても少しだけ紹介します。

• オールインワンビュー
• コラボレーションツールでタスクをシンプルに
• モバイルアプリで業務管理・コラボレーション

オールインワンビュー

Workplaceのダッシュボード上では、契約しているすべてのアプリを一覧表示できます。また、画面上部のタブで簡単に切り替えてそれぞれのアプリを利用可能です。アプリの配列は、自由にカスタマイズも可能です。

ダッシュボードを起点として業務を進行することにより、複数のタスクや業務プロセスをシームレスに進められます。他のメンバーとのコラボレーションもスムーズになり、生産性の向上につながるでしょう。

コラボレーションツールでタスクをシンプルに

Zoho Workplaceには、リアルタイムでの協働作業を可能とする万能ツールが搭載されています。オフィススイート「Writer、Sheet、Show」といった複数のツールを通じて、Wordドキュメント、Excelファイル、PowerPointプレゼンテーションといった、一般的な業務用ファイルを使用できます。

複数人で同時に修正・更新をしたり、直接コメントを追加したりできます。ツールを参照しながらビデオ会議を設定してレビュー、ディスカッションを行うことも可能です。

モバイルアプリで業務管理・コラボレーション

Zoho Workplace for Mobileを導入すると、メール以外のさまざまな機能もモバイル上で管理・操作できるようになります。アプリでは「総合スイート」と呼ばれる階層にて、あらゆるWorkplaceアプリが一覧表示されていて、任意のアイコンをタップするだけで起動できます。

アプリ上でキーワード検索も可能です。メールや連絡先などが埋もれてしまった場合には、検索をすればすぐに見つけられます。絞り込み検索や検索結果の保存機能もあり、情報を探す手間の最小化が可能です。

以下はほんの一例ですが、いずれもモバイル上で閲覧や管理ができます。

• Mail：前半で紹介したZoho Mailの機能
• Cliq：インスタントチャットメッセージ、音声通話、ビデオ通話機能
• Connect：オリジナルの社内ビジネスソーシャルネットワーク
• WorkDrive：共同作業用のフォルダ・ファイル管理機能
• Meeting：オンラインミーティング、会議、ライブデモツール
• Vault:安全かつ容易なパスワード管理
• Writer：ドキュメント作成ツール。Office Wordの編集も可能
• Sheet：スプレッドシート。Office Excelの編集も可能
• Show：プレゼンテーションツール。Office Powerpointの編集も可能

充実した機能を投資対効果の優れた価格で利用可能

ここまで紹介したような安全で便利なメール環境でありながら、Zoho Mailは1ユーザーあたり月120円〜の投資対効果の優れた価格で利用できます。

※年間契約の場合の月額料金

Zoho Workplaceについては、月360円から利用可能です。Zoho WorkplaceでもZoho Mailの基本的な機能は使えるので、メール環境以外も一緒に整備したいという方は、Zoho Workplaceもあわせて検討してみてください。

なお、Mailプレミアム/Workplaceプロフェッショナルのプランをお選びいただくと、最初に15日間の無料トライアルが適用されます。

すべての機能をご利用いただき、トライアル終了後に同じプランで契約するか、Mailライト/Workplaceスタンダードのプランに変更するかご検討いただけます。

Zoho Mail/Zoho Workplaceが、セキュアで効率的な業務環境を実現

Zoho Mailのネットワークの安全性を高めるうえで、有効なツールの一つです。GmailやOutlookのような大手のメールシステムと同様の高いセキュリティ水準を、投資対効果の優れた価格で実現させています。充実した機能が、職場内の共同作業や社外との円滑なコミュニケーションにつながります。Google MailやMicrosoft Outlookなど、大手のメールサービスから乗り換える企業も増えています。

また、Zoho Mailを一つのメニューとして含むZoho Workplaceは、世界で1億2千万人以上が使用するZohoサービスのクラウド型の企業向けパッケージです。Zoho Mailは単体で導入することもできますが、Zoho Workplaceを導入することで、さらに効率的な環境が実現します。企業が大きくなる中で、ネットワークの安全性やコミュニケーションコストの増大を課題に感じている企業の経営者の方は、ぜひZoho Mail/Zoho Workplaceの導入を検討してみてください。

Zoho Mailの導入はこちらから。

（監修： ゾーホージャパン株式会社）
（編集： 創業手帳編集部）