個人事業主にも就業規則は必要なのか？作成が求められるケースやポイントを解説

個人事業主にも条件によって就業規則の作成が義務付けられている！

個人事業主として事業を運営している中で、「個人事業主も就業規則は必要なのか？」と疑問に感じる人もいるでしょう。
確かに従業員を雇っていない場合や、家族だけで経営している場合だと絶対に必要というわけではありません。
しかし、一定の条件を満たすと、個人事業主であっても就業規則の作成が法律で義務付けられるケースがあります。

就業規則は従業員の労働条件を明確にし、トラブル防止や労務管理の基盤となる重要な役割を担うものです。
この記事では、個人事業主における就業規則が義務化される条件や、作成のメリットなどを詳しく解説します。

※この記事を書いている「創業手帳」ではさらに充実した情報を分厚い「創業手帳・印刷版」でも解説しています。無料でもらえるので取り寄せしてみてください

就業規則が義務になる条件と対象

就業規則はどのような条件で作成が義務付けられるのでしょうか。
まずは簡単に就業規則について説明しつつ、義務になる条件と対象、さらに就業規則がない場合のリスクを解説します。

就業規則とは？

就業規則とは、賃金や労働時間、解雇・懲戒処分の事由など、就業するにあたって従業員が守らなくてはいけない規律をまとめたものです。
法令に違反していなければ、独自のルールを定めることもできます。

就業規則は作成したら従業員全員へ周知させ、労働基準監督署にも届出を提出する必要があります。経営者による勝手な判断での就業規則の運用を防ぐためです。
労働基準監督署への届出に期限はないものの、作成後は早めに提出するようにしてください。

就業規則の作成義務が発生するケース

就業規則の作成が義務付けられるのは、10人以上の従業員を使用している事業場です。
10人以上の従業員は雇用形態を問わず、パートやアルバイトなども含まれています。
また、個人・法人も関係なく、10人以上の従業員を使用している場合には、就業規則の作成が必要です。

ここで言う「事業場」は1つの場所を指しているため、同じ仕事場で10人以上の従業員を採用していると就業規則が必要です。
ただし、複数の事業所があったとしても独立性を総合的に考慮して、実態が1つの事業所となっていれば、従業員数を合わせて就業規則の作成義務が発生することになります。

就業規則を作成しなくてもよいケース

逆に就業規則を作成しなくてもよいのが、従業員が9人以下の場合です。家族経営や1人で事業を運営している場合、就業規則を作成する必要はありません。

また、雇用期間に定めがある従業員を雇用して10人以上になった場合、雇用期間が過ぎると9人以下に戻ることから、就業規則は作成しなくてもよいとされています。
役員や派遣社員、業務委託者といった会社と直接的な雇用関係を結んでいない人も、カウントの対象外です。

就業規則がない場合のリスク

就業規則を作成しなかった場合、労使間トラブルが発生した際に、ルールが明文化されていないことで適切な対応ができなかったり、懲戒処分ができなかったりするなど、様々なデメリットにつながる恐れがあります。
特に法的な労使紛争に巻き込まれてしまった場合、裁判所からは就業規則の有無を確認され、提出を求められます。
トラブルの発生時に事業主側が不利にならないためにも、就業規則を作成しておくとよいでしょう。

なお、助成金の申請や採用活動の場面でも就業規則の提出が求められる場合もあるため、事前に就業規則を作成しておくことをおすすめします。

従業員の雇用を検討中の方は「雇用で差がつく助成金10選」をチェック！

従業員10人未満でも就業規則を作成するメリット

個人事業主は従業員が10人未満だったとしても、就業規則を作成することで様々なメリットが得られます。
ここで、作成義務が発生していなくても就業規則を作成するメリットについて解説します。

労使間のトラブルを未然に防げる

就業規則を作成する大きなメリットとして、労使間のトラブルを未然に防げることが挙げられます。
上記でも紹介したように、就業規則は従業員が守らなくてはいけない規律をまとめたもので、賃金や労働時間、休暇などのルールが明記されています。
明確なルールがあることで、従業員との間で発生する労務トラブルを防ぐことが可能です。

ただし、就業規則を作成したとしても、規定の内容が抽象的でわかりにくかったり、項目が抜けていたりする場合、問題につながりやすいので注意が必要です。

規模拡大に向けて体制を整えられる

従業員10人未満の個人事業主であっても、将来的には法人成りをして規模を拡大していきたいと考える人は多いかもしれません。
個人事業主がこれから事業規模を拡大していく際に、就業規則を作成しておくとスムーズに社内体制を整えられることから、早いうちから適切な就業規則を作成することも大切です。

例えば事業規模の拡大に伴い、人員を確保しようと採用活動を行うケースもあります。
このとき就業規則がないと、応募者に対してはっきりと事業の方針を示したり、細かい労働条件を伝えたりするのが難しくなってしまいます。
スムーズに価値観の合う人材を採用するためにも、就業規則を作成してください。

従業員の帰属意識が高まる

就業規則の中で労働条件や評価基準を明確に示すことができると、従業員は自分の立場・役割を理解でき、帰属意識が高まります。
個人事業主や小規模企業は大手企業とは違い、限られた人材で最大限の効果を発揮していかなくてはなりません。そのためには、帰属意識を高めることが重要となってきます。

また、就業規則の中で充実した福利厚生や公正な待遇などを明記しておけば、従業員の満足度が高まり、離職率を抑えることも可能です。

助成金の申請に就業規則が必要な場合もある

資金調達で助成金を申請する際に、一部の助成金では就業規則の作成と整備が必要となるケースがあります。
例えば、以下の助成金は就業規則の作成・整備が求められるものになります。

• 働き方改革推進支援助成金
• キャリアアップ助成金
• 人材確保等支援助成金（外国人労働者就労環境整備助成コース）

例えば働き方改革推進支援助成金では、支給対象に「すべての事業場で、交付申請時点で年5日の年次有給休暇の取得に向け、就業規則などを整備すること」を挙げています。

従業員の雇用を検討中の方は「雇用で差がつく助成金10選」をチェック！

個人事業主が就業規則で定める項目

就業規則はテンプレートなどを確認しながら個人事業主が自ら作成することも可能です。ここで、就業規則の中でどのような項目を定めればよいのか解説します。

絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項とは、就業規則の中に必ず定めなければならない事項で、削除することはできません。
労働者が1日または1年を通じて、労働するための生産性・安全性を確保するために必要となります。絶対的必要記載事項は、主に労働時間や賃金、退職関連が該当します。

• 始業・終業の時刻や休憩時間、休日・休暇、就業時転換に関する事項
• 賃金（臨時の賃金を除く）の決定や計算方法、支払方法、賃金の締切と支払の時期、昇給に関する事項
• 退職（解雇の事由も含む）に関する事項

相対的必要記載事項

相対的必要記載事項とは、定める場合に記載が必要となる項目のことです。
個人事業主と労働者にとって定めたほうがいい事柄は、上記の絶対的必要記載事項以外にもたくさんあります。
例えば、以下の項目は相対的必要記載事項に該当します。

• 退職手当（適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算方法、支払方法、支払時期）に関する事項
• 賞与などの臨時の賃金や最低賃金額を設定する際の関連事項
• 食費や作業用品など、労働者に負担させる際の関連事項
• 安全性・衛生面について定める場合の関連事項
• 職業訓練について定める場合の関連事項
• 災害補償・業務外の疾病扶助について定める場合の関連事項
• 表彰・制裁について種類や程度を定める場合の関連事項
• 上記以外で事業場の労働者全員に適用させる定めがある場合の関連事項

任意記載事項

就業規則では、絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項以外にも、事業主側が独自に設定できる「任意記載事項」があります。
例えば事業や業種の性質に伴う定めや、労働者の福利厚生をより良いものにするための規則などが挙げられます。

• 服務規律
• 残業に関する事項
• 異動・転勤・職務内容に変更に関する事項
• 副業に関する事項
• フレックスタイム、在宅勤務などに関する事項
• 社内研修制度に関する事項　など

任意記載事項は事業主が比較的自由に定められるものの、社会通念や公序良俗に反する事項は設けないように注意してください。

従業員の雇用を検討中の方は「雇用で差がつく助成金10選」をチェック！

個人事業主が就業規則を作成する際のポイント

個人事業主が就業規則を作成する上で、どのような点に気を付けながら作成すればよいのでしょうか？作成する前に知っておきたいポイントについて解説します。

業種・業態に合わせて作成する

就業規則は業種や業態に合わせて、定めるべき内容が異なってきます。
例えば飲食店や美容院などのサービス業に該当している場合、パート・アルバイトの入れ替わりが激しいことから、労務管理に関する規定を充実させておくとトラブルの発生を防ぐことが可能です。
さらに、服務規程や変形労働時間制などを規定することも重要となります。

他にも、運送業であれば以下の規定があげられます。

• 国土交通省やトラック協会からの監査対応に関する規定や
• トラック運転手に対する特有の労働時間の規定
• 割増賃金の適正化
• 飲酒運転や違反、事故に関する規定　など

関連性の高い法令や労働協約を確認する

就業規則は労働基準法によって定められていますが、関連性の高い法令や労働協約に違反するような事項を設けることはできません。
そのため、就業規則を作成する前に、関連性の高い法令や労働協約を確認しておくことが重要です。

例えば、育児・介護休業法では、事業主に申し出ることで子どもの1歳の誕生日前日まで、育児休業が付与されることになっています。
しかし、就業規則でこの内容を違反するような事項を明記した場合、該当箇所は無効となります。

事業場の実態に合わせる

就業規則は、事業場の労働条件や職場で守らなくてはならないルールを規定するためのものであり、事業場の実態に合っていなければ意味がありません。
例えば、ネット上で拾ってきたテンプレートをそのまま就業規則として使っても、事業場の実態とそぐわないことで就業規則として機能しなくなるケースも考えられます。
また、就業規則として機能しないことで、労使間のトラブルが発生する恐れもあります。

就業規則を作成する場合、事業場で現在実施している労働者の労働時間や賃金などの労働条件、さらに職場で定めている様々なルールを整理し、それに基づきながら就業規則を定めていくことが大切です。

明確でわかりやすい表現を用いる

就業規則に書かれている内容が複雑でわかりにくい、または抽象的になっている場合、労使間で解釈の違いが発生し、トラブルに発展する可能性があります。
こうしたトラブルを防ぐためにも、就業規則を作成する際には明確でわかりやすい表現を用いることが大切です。

例えば「賞与は算定対象期間を1月1日～6月30日までとし、7月25日に支給する」と定めたとします。
しかし、これでは4月1日に入社した人や、6月30日に退職する人は賞与を受け取れるのかがわかりません。

より明確にするなら「賞与は算定対象期間を1月1日～6月30日の全期間に在籍した労働者に対して、7月25日に支給する（支給日に在籍している労働者に限る）。ただし、会社の業績が著しく低下、またはその他やむを得ない事情がある場合、支給しないことがある。」としたほうが、トラブルも回避しやすいです。

従業員からの意見を聞く

就業規則は基本的に事業主が作成します。しかし、労働者が知らない間に勝手に条件や規律を変更することはできません。
労働基準法では、就業規則の作成・変更する際に労働者の代表から意見を聴かなければならないと定めています。

労働者の代表とは、本店や支店など事業場ごとに、労働者の過半数で組織する労働組合か、労働者の過半数を代表する人を指します。
労働者の過半数を代表する人は、その事業場の労働者全員の意思に基づき、選出された人です。投票や挙手、回覧などで労働者から支持を得た人を選出することになります。

従業員全員に規則の内容を周知させる

就業規則を作成しても、その内容が従業員全員に周知されていないと意味がありません。そのため、個人事業主は就業規則を作成したら全員に配布または掲示する必要があります。
書面で一人ひとりに交付するのが確実に周知させられる方法となりますが、見やすくわかりやすい場所に掲示したり、社内システムでいつでも閲覧できる状態にしたりする方法もあります。

定期的に見直し・更新を図る

一度作成した就業規則でも、定期的に見直しや更新を図る必要があります。
見直しをする理由としては、法改正に対応する必要があることや、時代の変化に合わせて労働環境を適正化することなどが挙げられます。
見直しや更新を怠ってしまうと、法改正に対応していないことで法令違反となるので注意が必要です。

また、従業員のモチベーション低下や離職率の増加、さらにトラブル対応が増えることで不要なコストが発生するなどのリスクもあります。
従業員からの要望や意見なども積極的に取り入れながら、より良い職場環境を築いていきましょう。

従業員の雇用を検討中の方は「雇用で差がつく助成金10選」をチェック！

個人事業主が就業規則作成費用を抑えるためのポイント

就業規則の作成を社会保険労務士（社労士）に依頼した場合、10人未満でも10万円～30万円程度のコストが発生します。
少しでも就業規則の作成費用を抑えたいときは、すべて社労士にお願いするのではなく、部分的に依頼するのがおすすめです。
一部規定の作成や問題がないかチェックをしてもらうだけに留めておけば、費用を抑えることができます。

また、助成金を申請して社労士への依頼費用に充てることも可能です。
例えば働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース）は、支給対象の取り組みに「就業規則・労使協定等の作成・変更」があります。

従業員の雇用を検討中の方は「雇用で差がつく助成金10選」をチェック！

まとめ・個人事業主でも従業員を雇うなら就業規則を整備しよう

個人事業主であっても、常時10人以上の従業員を雇用する場合には就業規則の作成・届出が法律で義務付けられています。
従業員が少人数であっても、就業規則を整備しておくことで労働条件の明確化やトラブル防止につながり、安心して働ける環境を整えることができます。
事業の成長や従業員との信頼関係を築くためにも、早い段階から就業規則の導入を検討し、適切な労務管理体制を整えていくことが大切です。

創業手帳（冊子版）では、個人事業主の事業運営や経営面で役立つ情報などを紹介しています。経営のノウハウや法令に関することまで幅広く紹介しているので、ぜひご活用ください。

従業員の雇用を検討中の方は「雇用で差がつく助成金10選」をチェック！

（編集：創業手帳編集部）