ペイトナー請求書で請求書業務の効率化と電帳法対応を一気に実現

請求書の回収・電子化・振込を全て自動化して負担軽減・ミスの削減に

取引先への代金支払いのために交わされる請求書に関する業務は、事業を営んでいればほぼ必ず発生します。

取引の数だけ請求書も増えていくため、成長企業において請求書業務は現場スタッフの負担になりがち。請求書の支払いが煩雑化すれば、振込の漏れや誤った振込先への出金にもつながります。

請求書業務の効率化とミスの予防におすすめなのが、今回紹介するペイトナー請求書です。電子データでの請求書の一元管理や、振込の自動化により、請求書にまつわる課題を解決してくれます。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も、ペイトナー請求書を導入するだけで完結するのも特徴です。

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請求書業務によくある課題

請求書業務には業務の手間やコストやミスの発生リスクなど、さまざまな課題が存在。また、足元では電子帳簿保存法やインボイス制度といった法制度改正への対応も、新たな課題となっています。

請求書業務の負担とコスト

請求書業務は、企業を経営していれば常に発生するもの。ビジネスが加速すればするほど取引が増えて、請求書に関する業務負担も増大します。

請求書に従って振込作業を行なったり、バラバラに届く請求書を一箇所に回収して管理したりする業務が、社員にとって負担となります。また、税理士などの専門家への連携が負担となることも少なくありません。コスト面では書類の授受や振込に関する手数料などが発生し、企業の支出を増やす要因となっている場合もあります。

多くの企業が請求書業務のアナログな業務フローを改善を考えているものの、社員負担とコストを共に軽減する手段を見つけられない企業も少なくありません。

アナログ管理によるミス

請求書をアナログ管理することによるミスの発生リスクも企業にとって頭の痛い問題です。人の手による管理ではどうしても抜け・漏れが発生し、誤った先への振込や支払い漏れなどが発生するリスクがあります。

また、請求書の回収漏れによって、企業の資金フローや財務状況を正しく把握できなくなるリスクも。アナログ管理をしていると、こうしたリスクを完全に排除するのは困難です。

電子帳簿保存法・インボイス制度への対応

足元新たに持ち上がっている課題が、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応です。電子帳簿保存法においては、電子ベースで受け取った請求書の保存が義務化されることに。紙の請求書についても要件を満たせば電子ベースでの保存が認められますが、そのためには電子ベースで請求書を管理するための管理プロセスやシステムを整備しなければなりません。

また、インボイス制度では消費税率の複数管理などにより、アナログ管理のままでは経理部門の業務負担がさらに増大する恐れがあります。

2023年1月からすでに始まっている電子帳簿保存法、2023年10月から始まるインボイス制度への対応が急務ですが、まだまだ充分な対応が取れていない企業も少なくありません。

ペイトナー請求書が請求書業務の課題を解決！

業務の負担やコストの増大、ミスの発生や法制度改正への対応など、請求書業務におけるさまざまな課題を解決させるうえでは、ペイトナー請求書の導入がおすすめです。ペイトナー請求書は請求書をアップロードするだけで、データ化と請求書に従った振込の自動化が実現するシステム。代金の受取人はペイトナーへ登録する必要がないため、あらゆる請求書に対する業務にペイトナー請求書を活用できます。

初期費用も月額費用も0円！利用した分だけしか費用は発生しません

初期費用や月額費用のいわゆる固定費というのは一切かかりません。1件自動振り込みをすると300円の費用がかかりますが、銀行の振込手数料も込みの金額でリーズナブルな料金設定となっています。

請求書のアップロードすれば自動でデータ化

紙やPDFの請求書をペイトナー請求書にアップロードすると、自動で電子データ化されます。振込先と金額が自動で文字起こしされ、振込のミスがなくなるとともに、請求書の管理が大幅に効率化します。

電子ベースの請求書は専用メールアドレスに送ることによるペイトナー請求書への登録も可能です。社員数が多い企業では、各担当者にペイトナー請求書の指定メールアドレスに送る業務プロセスにすれば、簡単に請求書回収が完了します。

電子データ化の精度は99.9％と非常に高性能。取り込んだデータを修正する手間はほとんど生じません。

データ化された請求情報を基に振込も自動化

ペイトナー請求書では、登録された請求情報に従って振込を自動で行ってくれます。ユーザーは振込合計額を一括でペイトナー社に送金するだけで、振込作業が完了します。

担当者がいちいち振込先や期日を指定する必要がないため、振込作業の手間を大幅に削減。また、ペイトナー請求書内の正確なデータに基づいて振込がおこなわれるため、振込のミスをなくすこともできます。

電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応

ペイトナー請求書は改正電子帳簿保存法やインボイス制度に完全対応しています。このサービスを導入するだけで自動的に法制度への対応は完了し、追加のシステム変更などを考える必要はありません。

ペイトナー請求書の導入効果

ペイトナー請求書を導入すると、振込データの作成や振込作業は完全に自動化されます。請求書の登録やデータ入力については、請求書のアップロードやメール送付で完了するため、ほとんど手間がかかりません。また初めから高い精度でデータが入力されるため、修正が大幅に減少し確認作業の手間も軽減されます。

過去の導入事例では、請求書が月50枚の企業の場合でバックオフィス業務の負担が12時間/月から3時間/月とおよそ75％軽減されたという実績もあります。

合同会社黒船の導入事例｜請求書業務の人的ミスの解決や電子帳簿保存に有効！

合同会社黒船では、グループ会社からバラバラなタイミングで経理に請求書が届くため、支払いの見落としや漏れが発生していました。また、社員が週3日出社するパートタイマーへ正確に指示を出さなけらならないという点が負担にもなっていました。

そのような中、同社の代表の目に留まったことがきっかけで、ペイトナー請求書を導入することに。「メールのCcに指定のアドレスを入れるだけで自動的に請求書が回収されて、振込も自動で進められるため、業務の効率化とミスの減少に大きな効果をもたらした」とのことです。

また、紙・電子の請求書を一元管理できるようになったのも魅力に。紙の請求書を写真に撮ってアップロードするだけで電子化されるので、電子帳簿保存法に対応できてしまうのも魅力に感じているとのこと。

振込や請求書の回収状況の最終確認や、担当さんへの連絡など、経理スタッフが行なっていた多くの作業を自動化。一方で振込手数料の1件あたり300円かかるだけで、費用がかからない点でも助かっているそうです。

ペイトナー請求書を使って業務効率化とミスの削減を一気に実現

請求書の回収や期日通りの振込といった請求書関連の業務は、ビジネスが加速すればするほど件数が増えて、経理部などバックオフィスのスタッフの負担に。また、支払い先が増え、期日がバラバラになるとどうしてもミスを防ぐのが難しくなってきます。

ペイトナー請求書を導入すれば、請求書業務の多くを自動化・効率化できるため、スタッフの業務負担の軽減につながります。請求書データの電子化と集約、振込の自動化により、ミスの発生リスクも低減。さらに、電子帳簿保存法やインボイス制度といった新たな制度に準拠しているため、導入するだけで制度変更への対応は完結します。

請求書業務の手間を省き、本業に専念したい方にペイトナー請求書はとてもおすすめです。

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（監修： ペイトナー株式会社）
（編集： 創業手帳編集部）