中小企業向けの勤怠管理システム決定版!おすすめシステムから選び方まで

中小企業の勤怠管理システムは課題の洗い出しを第一歩にしよう

リモートワークの普及や働き方改革の結果、人事労務の仕事はこの数年で大きく変化しています。
既存の勤怠管理システムにより手間や時間がかかりすぎている場合には、勤怠管理システムの導入を検討することが必要かもしれません。

代表的な勤怠管理システムを紹介するため、自社に合うものを考えてみてください。

※この記事を書いている「創業手帳」ではさらに充実した情報を分厚い「創業手帳・印刷版」でも解説しています。無料でもらえるので取り寄せしてみてください

中小企業が勤怠管理システムを導入するメリット・デメリット

勤怠管理システムは、出退勤の記録や座業や休日の申請、シフトの作成といった勤怠管理に関わる業務をサポートしてくれるシステムです。
今まで勤怠管理システムを使ってこなかった企業は、導入の必要はないと考えるかもしれません。
ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットとデメリットを紹介します。

メリット①勤怠に関わる業務が大幅に効率化する

勤怠管理システムを導入することで、勤怠に関する業務が大幅に効率化します。
例えば、タイムカードや手書きの出勤簿を使っている場合、締め日以降にタイムカードを集計し、間違いを修正する作業が発生します。

労働時間の集計から給与計算までに多くの時間と労力がかかってしまうでしょう。また、チェックや集計を人が行うため、ミスが発生するリスクもあります。

勤怠管理システムを導入すれば、自動集計できミスも削減できるため、業務効率が向上します。

メリット②法改正に対応できる

働き方改革により、有給取得が義務化され残業の規制も厳しくなりました。
しかし、紙やExcelで勤怠管理を行うと、勤務時間や残業時間が把握しにくいかもしれません。
知らないうちに働き過ぎていたり、法令違反が発生したりすることがあります。

勤怠管理システムでは、総残業時間や有給取得状況を管理者と従業員が一目で把握できます。
必要があればアラートや通知を出せるため、安心して仕事に専念することが可能です。

勤怠に関わる法律が変更された場合でも、保守サポートとしてシステムを更新することができます。
勤怠管理システムを選ぶ時には、法令に対応してくれるかどうかもチェックしてください。

メリット③勤怠管理にかかるコストが少なくなる

勤怠管理システムを導入することにより、システムの導入や運用費用は必要ですが、様々なコストを抑えられます。
具体的には、タイムカードや書類の紙購入費や印刷費のほか、人事や労務担当者の人件費です。

勤怠管理システムは、システム上でデータを管理するため消耗品の費用がかかりません。また、業務が効率化して今まで勤怠管理を行ってきた人件費も削減可能です。

メリット④働き過ぎを防げる

紙やタイムカードを使った集計では、勤務状況を月に一回まとめて集計します。
しかし、勤怠管理システムであれば日々の勤務状況をリアルタイムで確認可能です。当月の総労働時間や残業時間の状況を常にチェックできます。

労働時間が長すぎる従業員の業務量を調整したり、残業を減らしたりすることができるため、働き過ぎを予防できます。
また、労働時間のデータがシステムに残るため、労働時間が長くなる傾向の時期や部署を把握して予防措置を取ることが可能です。

メリット⑤不正を防止できる

手書きやタイムカードでの勤怠管理は、時間を偽ったり、ほかの従業員に打刻させたりするなどの不正が行われることがあります。
勤怠管理システムであれば、記録に残すことが可能です。さらに、認証システムを使用し、本人にしか打刻できないようにすることもできます。

デメリット①導入して運用するまでに手間がかかる

勤怠管理システムは優れたツールですが、契約した次の日からすぐに運用できるわけではありません。
自社の就業規則やルールに合わせたシステム設定を行う必要があります。

また、システムの設定だけでなく実際に使う従業員への周知も必要です。
どのように使えばいいのか説明して理解してもらうために、勉強会やミーティングの機会を設けるケースが生じるかもしれません。

勤怠管理システムは、スムーズに運用できるまでに一定の時間と工数がかかると見積もってください。

デメリット②就業規則に対応しきれないかもしれない

勤怠管理システムは、自社の就業規則に沿って設定しなければいけません。しかし、システムにより自社の就業規則やルールに対応しきれない可能性があります。

勤怠管理システムを導入する場合、自社で採用している制度や就業形態、勤務地などにシステムが対応できるかをチェックしてください。
特に、集計や給与計算といった重要な部分で対応できない場合には、ほかのシステムを検討する必要があります。

デメリット③費用対効果がわかりにくい

勤怠管理システムは導入と運用にまとまった費用がかかります。
導入前に予算や計画について協議を行っても、費用に見合ったメリットの有無を判定することは困難です。

例えば、営業システムや新しい機械であれば売上や生産に直接貢献するため、明確に効果を示せます。しかし、業務管理システムはそのとおりではありません。
導入の協議ではその効果が伝わりにくいかもしれないため、導入前と後の人件費の減少や、不正やミスの防止、長時間労働の予防といった幅広いメリットをアピールしてください。

勤怠管理システムでできること

勤怠管理システムは、多くの人がイメージする以上に多くの機能を備えています。ここでは、勤怠管理システムでできることを紹介します。

勤怠時間の打刻

勤怠管理システムの機能に、勤怠時間の打刻があります。多様な打刻方法の中から、自社に合うものを選べます。

パソコンやスマートフォン、タブレットでの打刻に加えて、カード認証や指紋認証、静脈認証での打刻が可能です。
不正打刻を防ぐために、打刻場所をわかるようにしたり、特定の場所でのみ打刻できるようにしたりするシステムもあります。

休暇や残業の申請と承認

仕事に関わる各種申請機能も勤怠管理システムに搭載されています。
具体的には、シフトや勤務希望の提出、有給休暇や代休、振休、慶弔休暇の申請をはじめ、残業や打刻修正の申請も可能です。

勤怠管理システムでは、打刻申請に対して誰を承認者とするか、どのような順番で申請が回覧されるか、などの設定もできます。
スマートフォンやタブレットであれば、外出先からの申請が可能です。

シフト作成

シフト作成機能は、多くの職場で求められています。
勤怠管理システムの中には、時間帯や条件を指定しておけば必要な人数に対する過不足が一目でわかるものもあります。
シフト作成はミスが起きやすい仕事であるため、勤怠管理システムのチェック機能を活用してください。

自動集計

従業員の給与を計算するためには、勤務時間や残業時間、休日出勤などの情報が必要です。
勤怠管理システムでは、自動で集計し、勤務形態、雇用形態ごとに集計できます。自動集計にすることで、給与計算に関わるミスや手間を大幅に削減することが可能です。

従業員の働き方の把握

勤怠管理システムを使えば、従業員の総労働時間や残業時間、有給の取得状況といった情報をリアルタイムで確認できます。
残業時間が一定以上になった場合や、有給取得期限日が迫った時にアラートを出せるものもあります。
勤怠管理システムにより、全国の拠点や営業所の状況を管理者が把握できるため、事業規模が大きくなっても安心です。

中小企業におすすめの勤怠管理システム

勤怠管理システムにはそれぞれ特徴があり、企業により向き不向きがあります。ここでは中小企業におすすめの勤怠管理システムを紹介します。

MINAGINE勤怠管理

MINAGINE勤怠管理は、30年以上企業の労務問題解決に携わってきた実績やノウハウが凝集されたシステムです。
IPOを目指すために労働時間管理を徹底したい場合や、労基監督署から指摘を受けた場合など、労務管理の立て直しを迫られている企業にもおすすめです。

MINAGINE勤怠管理はヘルプデスクが用意されている上、システムが本稼働するまで徹底的に伴走してくれます。勤怠管理システム導入が初めてでも安心して任せられます。

KING OF TIME

KING OF TIMEは、業界トップクラスの打刻種類を誇る勤怠管理システムです。
無償で利用できるパソコン打刻のほか、生体認証やICカードといった多彩な打刻方法から自由に選択できます。

オフィス出勤はICカード、退勤はスマートフォンといった複数の打刻を組み合わせることも可能です。
シンプルで使いやすい画面構成であるため、紙のタイムカードを使っている人も乗り換えしやすい勤怠管理システムといえます。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、導入実績20万社を誇る有名なシステムです。
有料で初期設定代行サポートがあるほか、問い合わせは電話・メール・チャットで受け付けています。
中小企業は30日間無料で全機能を使用できるため、まずは使用感を確かめてみてください。

ハーモス勤怠 by IEYASU

ハーモス勤怠 by IEYASUは、無料で多彩な機能を使える勤怠管理システムです。30名以下であれば初期費用や月額料金がかからない無料プランを使えます。

利用人数が31人以上であれば有料プランで、1人当たり月額100円（税抜）からです。
従業員数が31名以上の場合でも、システムの登録人数が30名以下であれば無料プランが適用されるため、一部の社員のみへの導入にも適しています。

ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は、勤務形態が異なる従業員が打刻方法を自由に選べるため、管理が楽な勤怠管理システムです。
シフト制やテレワーク、フレックスやみなし労働にも対応しているため、一元管理ができます。
24時間365日問い合わせ可能な窓口があり、初期設定から定着まで専任担当者のサポートが受けられます。

マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠は、マネーフォワードが提供するサービス間の連携が強みです。
マネーフォワード給与と連携して給与計算ソフトへの入力を削減したり、マネーフォワード年末調整と連携して年末調整業務を効率化したりできます。
マネーフォワード勤怠は画面もシンプルで見やすく、労働時間が増えると色別アラートで情報を一目で把握できるため、管理者が使いやすい勤怠管理システムといえます。

freee 人事労務

freee人事労務は、AIが長時間労働を早めにお知らせしてくれる働き方改革にも貢献する勤怠管理システムです。
勤怠管理労務の抜け漏れがないかチェックしてくれる自動でチェックBOTが搭載されているため、ミスが頻発している職場にもおすすめです。
プラン契約のみで、初期費用をかけずに導入できます。

中小企業が勤怠管理システムを選ぶポイント

勤怠管理システムは種類が多く、選ぶことが大変です。中小企業が勤怠管理システムを選ぶ時に、確認してほしいポイントをまとめました。

自社のルールに対応できるかどうか

企業により、就業規則や働き方は異なります。導入しようとしている勤怠管理システムが、自社のルールや運用に対応できるかどうかを確認してください。
すでに使っている給与計算ソフトなどがある場合には、連携できるかどうかも大切です。

会社でしか打刻できなかったり、テレワークに対応していなかったりすると不便です。
また、有給の振り替えやテレワーク日数など、独自ルールがある企業に対して、対応可能な機能であるかどうかもチェックしてください。

現場での運用に問題がないか

勤怠管理システムは費用や機能で比較することが多くあるかもしれませんが、実際に使用する人の意見を聞くことをおすすめします。
現場での使い勝手が悪い勤怠管理システムは定着しにくく、誤操作や問い合わせが多発し、業務の生産性を下げてしまうかもしれません。

勤怠管理システムは、直感的に操作しやすいインターフェースであるかどうかもポイントです。
無料トライアルやデモがある場合には、実際に使ってみて操作感をチェックしてください。

サポートが受けられるかどうか

勤怠管理のような大きなシステムは、スムーズに実行できるとは限りません。
導入や運用で問題が発生した場合に、どのようなサポートを受けられるかを確認しておくことが必要です。

近年は、働き方改革の波で労務に関わる法律も頻繁に変わります。
担当者の負担を減らすためにも、法改正への対応サポートとして自動アップデートしてくれる勤怠管理システムがおすすめです。

まとめ

勤怠管理システムは、システムを選ぶのみでなく、導入してから運用が軌道に乗るまでが重要です。従業員数や状況により、かかる手間や時間は異なります。
勤怠管理システムを導入する場合には、勤怠管理システムを安定して運用できるようになるまでの期間をあらかじめ想定しておくようにしてください。

創業手帳（冊子版）は、中小企業の力になれるような役立つ記事を多数掲載しています。創業手帳（冊子版）を活用して事業を進めてください。

（編集：創業手帳編集部）