ビジネス文書を電子データ・ペーパーレスで保存しておくメリット！改正電帳法対応は？

2024年1月1日から改正電子帳簿保存法は既に開始済み！あなたは対応していますか？

請求書や領収書など、事業活動をしていく上で保存しておかなければならない文書はたくさんあります。しかしながら、アナログ・書類で管理しておくと紛失してしまったり、管理が大変だったりと、デメリットも多いです。そもそも、2024年1月1日の改正電子帳簿保存法の施行によって、電子データのまま保存しておかなければならない文書もあります。

本記事では、そうしたビジネス文書を電子データ、ペーパーレスで保存しておくメリットや、おすすめのペーパーレス文書管理システムなどをご紹介します。

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改正電子帳簿保存法とは？2024年1月1日から全事業者が要対応！

そもそも電子帳簿保存法とは、国税関係の書類や帳簿（例えば請求書や領収書など）を電子データで保存する場合の要件について定めている法律です。

自らが電子データとして作成した文書を電子データのまま保存する「電子帳簿等保存」、受け取った書類をスキャンして電子データとして保存する「スキャナ保存」、取引相手から受け取った電子データ形式のビジネス文書を電子データのまま保存する「電子取引」の3つの保存方法が定められています。

そのうち、「電子取引」については2023年末まで必須ではありませんでしたが、2024年1月1日から、全事業者が「電子取引」に対応しなければならなくなりました。つまり、電子データとして受け取った請求書や領収書などは、そのまま電子データとして保存しておかなければならなくなったのです。請求書のデータを受け取って、そのデータをプリントアウトして書類で保管することはできなくなりました。

他にも、いくつかの要件が改正によって変更されています。

この改正電子帳簿保存法の施行によって、程度の差はあれ、多くの事業者がビジネス文書の電子データ化、ペーパーレス化を推進し始めました。

ペーパーレス化のメリット

改正電子帳簿保存法に対応できる他にも、ビジネス文書のペーパーレス化を進めるメリットはたくさんあります。以下でご紹介します。

コスト削減

紙、印刷、郵送、保管にかかるコストを削減できます。デジタル化により、物理的な文書管理に必要な物資やスペースのコストを大幅に下げることが可能です。

効率性の向上

文書のデジタル化は、情報の検索、共有、更新を簡単かつ迅速にします。デジタルツールを使用することで、業務プロセスが自動化され、生産性が向上します。

環境への影響の軽減

紙の使用量を減らすことは、森林資源の保護、廃棄物の削減、炭素足跡の低減に貢献します。企業の持続可能性と環境保全への取り組みを示すことができます。

アクセスと共有の容易さ

デジタル文書は、場所を選ばずにアクセスが可能で、必要な情報をリアルタイムで共有できます。これにより、チームのコラボレーションが促進されます。

セキュリティとコンプライアンスの向上

デジタル文書管理システムは、アクセス権の管理、監査トレースの提供、データの暗号化など、紙の文書に比べてセキュリティレベルを高めることができます。これにより、機密情報の保護と規制遵守が強化されます。

災害時のリスク管理

自然災害やその他の緊急事態が発生した場合、物理的な文書は永久に失われるリスクがあります。デジタル化されたデータはクラウドに保管されることが多く、適切なバックアップと復旧プロセスにより、データの安全性が保証されます。

顧客体験の向上

デジタル化されたサービスは顧客にとっても便利で、速やかな対応が可能になります。オンラインでの文書提出やサービスの利用が容易になり、顧客満足度の向上につながります。

ペーパーレスの文書管理システムなら「GO!!電帳」

ビジネス文書のペーパーレス化には、上記のようにメリットがいっぱいです。

とはいえ、「ペーパーレスかと言っても、何から始めたら良いかわからない」という方もいるでしょう。

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システム操作が苦手な方でも簡単に利用できる直感的な操作が可能。承認フローは貴社のルールに沿って柔軟に設定できます。

文書の情報はAIが読み取ってくれるので業務効率も大幅にアップ。

ぜひあなたも、コスパ最強の文書管理システム「GO!!電帳」でペーパーレス化を進めませんか。

「GO!!電帳」利用者の声

「GO!!電帳」利用者の声をご紹介します。

マルノ靴店

1922年から東京赤羽で靴専門店を営業しているマルノ靴店は、テナント火災に遭ってしまい、大量のビジネス文書を紛失してしまった経験があるそうです。その経験から、ビジネス文書のペーパーレス化を推し進めるため、「GO!!電帳」を導入されたと言います。

ネクストフューチャー

ITコンサル業などを展開されているネクストフューチャーでは、改正電子帳簿保存法に丸ごと対応できると聞き、「GO!!電帳」を導入されたそうです。その結果、ファイリング作業などの事務作業時間が減り、月に40通送っていた書類の郵送費用も、送る必要がなくなり0円になったと言います。

「GO!!電帳」で文書管理をスマートに

以上、ビジネス文書を電子データ、ペーパーレスで保存しておくメリットや、おすすめのペーパーレス文書管理システムなどをご紹介しました。

改正電子帳簿保存法対応、ビジネス文書のペーパーレス化の両方を推し進めたいなら、ビジネス文書管理システム「GO!!電帳」がおすすめです。ぜひあなたも、「GO!!電帳」でペーパーレス化を始めませんか。

（監修： 株式会社ユーエスエス）
（編集： 創業手帳編集部）