これだけは押さえて！見積書や請求書の発行・管理で起こりがちな３つの問題

請求業務の３つの「あるある」と対策を知ろう！

（2017/03/28更新）

見積書や納品書、請求書に領収書など、ビジネスシーンで作成するべき書類は多岐にわたる。大量の書類を作成、増え続ける書類の管理はもちろん、急な作成を要求されるなど、作業に時間をとられて創業者の負担 となることが多い。そんな悩みを解決し、業務を効率化できるサービスがあったらいかがだろうか？今回は、請求業務で直面しやすい3つの問題と、それを解決するヤマト運輸の「請求業務クラウドサポート」を紹介しよう。

請求業務の３つの「あるある」

①急な送付依頼をされて大変！

創業者はとにかく時間がない。外出先でも見積書の送付を依頼される場面は非常に多く、スピード感が重要な創業期では、「後にまわす」ことでもチャンスを失いかねない。

②管理がまちまちで大変！

取引先ごとにファイル形式が違っていたり、郵送・メール・FAXと発送方法が違っていたりで保管の仕方が煩わしい。きちんと整理ができていないと、後から検索や確認をする際にも余計な手間がとられてしまう。

③書類作成が大量で大変！

資料の作成はもちろんのこと、印刷、押印や封入封緘、発送手続きにいたるまでを自分で行なうのは非常に手間。業務が進むにつれて作成すべき資料も大量になってくるので時間的な損失が大きい。

バックオフィス業務は 売り上げに直結しない！

これらの事務的な作業は、本来時間をかけて行なうものではない。特に創業者は直接 売り上げが伸びていくような営業活動に注力すべきだ。しかし、資料作成などで時間をとられ、機会損失をする創業者は多い。とかく利益を上げていかなければならない創業期に、大きな痛手となるだろう。

こんなにあるの？ 作成、管理すべき書類あれこれ

見積書

依頼された商品・サービ スの合計金額を記した書類。顧客との予算や要望との擦り合わせに使う。

納品書

商品とともに送付する納品を確認するための書類。返送用の受領書も同封しよう。

請求書

最終的な合計金額と入金先を記した書類。振込期限を忘れずに明記しよう。

領収書

入金確認後、証明として送付する書類。場合によっては支払明細書の発行もある。

送付状

軽いあいさつと送付書類の内訳を記し同封する書類。相手への気遣いの表れとされる。

請求業務クラウドサポートとは！

バックオフィス業務の負担を減らしたい創業者におすすめしたいのが、ヤマト運輸がリリースしている「請求業務クラウドサポート」だ。

誰でも簡単に資料作成ができる！

複数のテンプレートから資料作成をできるうえ、プレビュー画面を見て入力するだけの操作なので、誰でも時間をかけずに資料作成ができる。

ワンタッチ送信機能で 無駄なく楽に送付できる！

画面からボタン1つで直接メール、もしくはFAX送信可能。別途アプリの立ち上げや、FAX番号を調べるなどしなくて良いので送付間違えも防止できる。

複数人でリアルタイムに最新情報を閲覧。管理がスムーズに！

請求書などの作成・送付の作業履歴をクラウド上で一覧表示できるため、複数の担当者が最新情報をリアルタイムで共有できる。また、送付履歴をCSVにダウンロードすることもでき、書類や荷物が届いたかどうかを納品書ベースでの確認や、履歴の検索も楽になる。

急な書類送付にも万全の備え！

クラウドにデータが保管されているので、外出先で急な書類送付を求められても作業履歴から最新情報を引き出し送ることで即座に対応が可能だ。

アパレル企画・製造・卸業 Aさま

納品書は今まで手書きで作成しており、とても手間だと感じ何か効率化できないかと思っていたところこのサービスを見つけ導入しました。とても簡単に納品書作成ができ時間短縮になりました。特に過去に作成した納品書をボタン１つで複製できるところが便利です。初めは無料プランで試してみて、今年から取引社数無制限の有料プランに本格的に導入しました。今はチームメンバーみんなで使っており、作成した納品書の共有をしながら効率良く業務を行っています。

選べる2つの料金プラン！

取引先登録数6件以上はスタンダードプラン

スタンダードプランは月額料金980円(税込)で、さらに最大60日無料で取引社数無制限でご利用できます。

取引先登録数5件までならライトプラン

ライトプランは月額料金無料でご利用できます。
※取引先が6件以上の場合の他、FAX機能、納品書合算請求、納品書一体型伝票をご利用いただくには、スタンダードプランへの変更が必要になります。詳しくはWEBサイトをご覧ください。

（監修：ヤマト運輸 ）
（編集：創業手帳編集部）